الدليل النهائي لإعداد رقم هاتف العمل

لا يعد استخدام رقم هاتفك لإجراء مكالمات عمل أو قبولها فكرة جيدة دائمًا. أحد الأسباب العديدة هو أنك تجعل نفسك عرضة لتلقي مكالمات العمل حتى في الساعات الأولى ، وهو أمر غير احترافي. يجب توجيه هذه المكالمات إلى خط العمل ما لم تكن حالة طارئة.

وظيفة ذات صلة: رقم الهاتف الافتراضي: 5 أسباب تفيد عملك

يساعد الحصول على رقم هاتف العمل في تأسيس احترافية عملك. يمكّنك من خلق انطباع أول إيجابي وبناء ثقة العميل في عملك. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك رقم هاتف عمل رسمي ، فمن الأفضل إعداده.

من الأهمية بمكان معرفة أن الشركات مختلفة وتلبي احتياجات المجالات المختلفة. وبالتالي ، عند إعداد رقم هاتف عملك ، فإن اختيار الرقم الذي يلبي متطلبات مؤسستك أمر بالغ الأهمية.

لمساعدتك ، تقدم هذه المقالة دليلاً لإعداد رقم هاتف العمل. واصل القراءة!

لماذا تحتاج إلى رقم هاتف العمل

يوفر الحصول على رقم هاتف العمل مزايا عديدة. بصرف النظر عن هذا ، قد يساعدك إذا كنت تفكر في الحصول على رقم هاتف العمل لأسباب عديدة. وهي تشمل ما يلي:

1. تجربة العملاء المحسنة

عندما يكون لديك رقم هاتف خاص بالعمل ، يسهل عليك إنشاء تجربة أفضل وأكثر تخصيصًا لعملائك وعملائك. إذا كان لديك رقم هاتف خاص بالعمل به ميزة مثل موظف استقبال افتراضي ، فمن الأسهل على العميل العثور على الشخص الذي يبحث عن الاتجاهات وإجراء الاستفسارات.

علاوة على ذلك ، ستكون أكثر رسمية ومهنية عند الرد على المكالمات وتقديم نفسك ، الأمر الذي يختلف عن المكالمة الشخصية. ومن ثم ، ستتجنب قول "مرحبًا" أو "مرحبًا" ، الأمر الذي قد يكون بمثابة إيقاف للعميل أو العميل. بدلاً من ذلك ، ستقدم نفسك باسمك وتسأل العميل كيف يمكنك مساعدته. يمكن أن يساعد ذلك في بناء ولاء العملاء وسمعة العلامة التجارية.

علاوة على ذلك ، لتحقيق أقصى قدر من تحسين إدارة علاقات العملاء ، يمكنك أيضًا التفكير في استخدام البريد الصوتي بدون رنين ، مثل Drop Cowboy Ringless Voicemail ، بالإضافة إلى الحصول على رقم هاتف خاص بالعمل. سيساعدك هذا على أتمتة حملات البريد الصوتي والرسائل النصية القصيرة بدون حلقات. يمنح هذا أعضاء فريقك مزيدًا من الوقت للتركيز على الرد على مكالمات واستفسارات العملاء الذين يتصلون بك مباشرةً ويراسلونك.

2. ميزات متقدمة لتعزيز إدارة المكالمات

يمنحك استخدام أرقام هواتف العمل ميزة الوصول إلى الميزات التي لا يمكنك الحصول عليها عند استخدام خط شخصي. على سبيل المثال ، يعد تحويل مكالمة شخصية إلى عضو آخر في الفريق أمرًا صعبًا ولكنه ممكن عند استخدام رقم هاتف العمل.

السبب في سهولة القيام بذلك باستخدام رقم العمل هو أنها تأتي مع عناصر فريدة لإدارة المكالمات مثل أدلة الشركة وملحقاتها. هذه ضرورية للتعامل الفعال مع المكالمات العديدة من أو إلى العملاء والعملاء وشركاء الأعمال.

علاوة على ذلك ، تحتوي أرقام هواتف العمل على الميزات التالية:

1. تحديد هوية المتصل لمساعدتك في معرفة من المتصل وما إذا كنت تريد الرد على المكالمة

2. إخطارات فورية في حالة وجود مكالمة فائتة

3. يمكنك نسخ البريد الصوتي من قراءة رسائل البريد الصوتي بدلاً من الاستماع إليها

جوهر وجود كل هذه الميزات هو تبسيط الاتصال في مكان العمل ومعرفة المكالمات الهاتفية لتحديد أولوياتها.

اقرأ أيضًا: إطلاق العنان لإمكانات الوكلاء السكنيين لاحتياجات عملك

أنواع أرقام الهواتف

هناك أنواع مختلفة من أرقام الهواتف ، ولكل منها ميزات فريدة. نوع رقم الهاتف الذي تختاره لعملك هو أيضًا أحد الاعتبارات الرئيسية. فيما يلي الأنواع الأساسية للأرقام التي يمكنك استخدامها لعملك:

1. رقم الهاتف المحلي

هذا النوع من الرقم هو لتأسيس الوجود المحلي لعملك. من الناحية المثالية ، يكون مرتبطًا أو مرتبطًا بمنطقة أو موقع معين لتسهيل معرفة أصحاب المصلحة الذين ليسوا جزءًا من مؤسستك بمكان عملك.

على الرغم من أن وجود رقم محلي يحدد موقعك ، يمكنك أيضًا الحصول على أرقام محلية برمز مختلف عن المكان الذي تدير فيه عملك. وتكمن فائدة ذلك في أنه يساعدك على أن يكون لديك حضور مهيمن في ولايتك أو بلدك أو منطقتك.

2. أرقام الغرور

يسمح لك هذا الرقم المخصص أو المخصص بإضافة عبارات أو كلمات ذات صلة. مثال على هذا الرقم هو 2-700-BAGS. يتمثل جوهر استخدام الرقم المميز في تسهيل التعرف على الاسم للأشخاص الذين لا يعرفون عملك.

علاوة على ذلك ، فإن هذا الرقم يعزز الذاكرة. على سبيل المثال ، إذا أراد العميل طلب شيء ما ولكنه يحتاج إلى تذكر كيفية حفظ رقم عملك ، فيمكنه البحث عن الخدمة ، مثل التسليم ، وسيظهر الرقم على شاشته. بعد ذلك يمكنهم الاتصال بك.

من الناحية المثالية ، إذا رأى أي شخص أو سمع رقم الغرور في عملك ، فلن يضطر إلى التعمق أكثر للعثور على ما يقدمه عملك بالضبط. سيعرفون على الفور خدماتك ويتصلون بك إذا احتاجوا إليها.

أحد العوائق الرئيسية مع الرقم المميز هو أن العديد من الشركات تقدم خدمات مماثلة ؛ وبالتالي ، تم أخذ معظم الأرقام التي تحتوي على عبارات أو كلمات مطابقة لمنتج تبيعه. وبالتالي ، يجب أن تكون مبدعًا في العبارة أو الكلمات التي اخترتها للحصول على رقم مناسب لعملك. فرصك في الحصول على رقم مجاني ضئيل. وبالتالي ، بناءً على شروط مقدم الخدمة الخاص بك ، يجب عليك دفع مبلغ شهري قياسي.

3. رقم نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)

يمكنك الحصول على رقم هاتف VoIP عند التسجيل في خدمة VoIP للأعمال. يمكّنك هذا من إجراء واستقبال المكالمات عبر الإنترنت طالما لديك اتصال ثابت. من بين جميع أرقام الهواتف التي تقوم بإعدادها ، كنت تنفق أكثر في الشهر للوصول إلى خدمات مزود الخدمة الخاص بك عندما تختار رقم هاتف VoIP.

ومع ذلك ، فإن الشيء الجميل هو أنه قد تمت ترقيته الميزات من خلال أحدث التقنيات ؛ ومن ثم فهي أكثر قابلية للتوسع. علاوة على ذلك ، لن تتحمل أي تكلفة عند توصيل الرقم بخطك لأن ذلك يحدث مباشرة عبر الإنترنت.

اقرأ أيضًا: 11 من أفضل الممارسات لإدارة صناعية فعالة

4. أرقام الاتصال المجاني

من المعروف أن هذه الأرقام تبدأ ببادئة بين 800 و 899. هذه الأرقام فريدة مقارنة بالباقي لأن الاتصال بها مجاني. لا ترتبط بأي منطقة أو منطقة.

يمكن أن يساعدك مزود خدمة الهاتف في إعداد رقم مجاني بسعر مناسب. علاوة على ذلك ، فإن السعر الذي يتقاضونه ميسور التكلفة ، حوالي 10 دولارات أمريكية ، لذلك لن ترهق بالدفع شهريًا. نظرًا لأنها غير مرتبطة بمنطقة أو منطقة معينة ، يمكن لأي شخص من دولتك الاتصال بعملك بسهولة.

كيفية إعداد رقم هاتف عملك

جعلت التطورات والتطورات التكنولوجية إنشاء رقم هاتف العمل أسهل. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فإليك دليلًا لإعداد رقم هاتف عملك:

1. حدد تطبيق رقم هاتف العمل

مع التقدم التكنولوجي ، تستخدم الشركات في الوقت الحاضر تطبيقات رقم هاتف العمل لإعداد رقم هاتف العمل. تطبيق رقم هاتف العمل هو برنامج يمكّنك من اختيار نوع رقم العمل الذي تفضله وفقًا لاحتياجات عملك. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك ذلك استخدام رقم واحد على أجهزة مختلفة يمكن مشاركتها بين موظفيك ، مما يسمح لك بالرد على المكالمات وإعادة توجيهها وتسجيل الرسائل الصوتية والمزيد.

عند اختيار مزود رقم هاتف العمل ، يجب عليك التأكد من أنه يتمتع بسمعة طيبة ومشهور بتقديم خدمات عالية الجودة. يمكنك التحقق من مختلف مقدمي الخدمات ومقارنة الأسعار. يمكنك أيضًا قراءة المراجعات عبر الإنترنت حول خدماتهم.

بمجرد اختيار موفر ، يمكنك تنزيل التطبيق على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هذا هو المكان الذي ستحدد فيه وتنشئ رقم هاتف عملك. هذا أيضًا ما سيستخدمه فريقك لتبسيط عمليات المكالمات والرسائل النصية.

2. حدد رقم هاتف

بمجرد تنزيل تطبيق مزود الرقم المفضل لديك ، يمكنك تحديد رقم الهاتف المطلوب. عند اختيار الرقم ، عليك أن تأخذ وقتك.

السبب هو أن بعض التطبيقات تمنحك خيار الاختيار بين التطبيق المحلي أو الغرور أو المجاني. إذا كنت ترغب في خلق المزيد من الوعي بالعلامة التجارية ، يمكنك اختيار خيار الغرور الذي يقوم بتسويق خدماتك.

سيكون الرقم المحلي مثاليًا إذا كنت ترغب في الحصول على أكبر عدد ممكن من العملاء من منطقتك. ومع ذلك ، عليك أولاً معرفة أهدافك واختيار نوع الرقم الذي تريده.

اعتمادًا على مزود الخدمة الخاص بك ، قد تدفع رسومًا شهرية للخدمات التالية:

1. البريد الصوتي

2. دقائق مكالمات غير محدودة

3. تسجيل المكالمات

4. تحيات مخصصة

5. تحويل المكالمات

6. نسخة تجريبية مجانية

من الضروري البحث عن مقدم خدمات تناسب احتياجاتك على أفضل وجه لتحسين عملياتك ومنح عملائك أفضل تجربة.

3. إنشاء تحية شخصية

بمجرد تنزيل التطبيق ، واتباع جميع تعليمات التسجيل ، واختيار الرقم المفضل لديك ، فإن الخطوة التالية هي إنشاء تحية. بمجرد تعيين التحية المخصصة ، ستكون أول ما يسمعه عملاؤك عندما يتصلون أو يطلبون رقم عملك.

مثال على التحية الافتراضية التي يمكنك تسجيلها ، "شكرًا لك على الاتصال بشركة ABC. للاستفسارات ، اضغط 1. " ليس بالضرورة أن تكون التحية بهذه الطريقة. يمكنك تخصيصه لتلبية احتياجات عملك.

إذا كنت لا ترغب في تسجيل نفسك ، يمكنك استخدام البرامج التي يمكن أن تساعد في سرد ​​التحية الخاصة بك بشكل احترافي. حاول وتأكد من أن التحية تتوافق مع أسلوب عملك لتجنب نزع أصالتها وأصالتها.

لتحميل الصوت ، تحتاج إلى اتباع تعليمات التطبيق واختيار الخيار الذي يناسبك ، على سبيل المثال ، التسجيل عبر الهاتف أو الكمبيوتر. حاول قدر الإمكان التأكد من أن التسجيل بتنسيق mp3 ثم قم بتحميله. طالما أن الصوت الموجود على الصوت جذاب وينقل رسالة مناسبة ، يمكنك استخدامه كتحية مخصصة.

4. لا تنس الامتدادات

تحتوي معظم تطبيقات رقم هاتف العمل على توفير للإضافات. تتيح لك هذه الميزة إعادة توجيه المتصل إلى الفرد في القسم التنظيمي الصحيح. على سبيل المثال ، يمكن أن تتضمن ملحقاتك: 'لفتح حساب جديد ، اضغط على واحد ؛ للاستفسار عن قروضك اضغط 2 "وستستمر القائمة.

إذا كنت على الخط ، فيمكنك إعادة توجيه المكالمة إلى المحترف الذي يتعامل مع شكاوى العميل. تعتبر الإضافات فعالة للغاية إذا كنت تدير شركة كبيرة. لذلك ، إذا كان لديك امتدادات ترحيب بالإضافة إلى أحد العملاء ، فستساعدك في التعامل مع العديد من العملاء في يوم واحد مقارنةً بالاتصال بشخص واحد.

قد يكون لديك عمل تجاري صغير ؛ ومن ثم فإنك تتعامل مع معظم الأشياء بشكل مستقل. في هذه الحالة ، لا تحتاج إلى ملحقات أو تحيات مخصصة. يمكنك التعامل مع عملائك مباشرة وتلبية احتياجاتهم.

5. تعيين رسالة البريد الصوتي الخاصة بك

تمامًا كما قمت بتعيين الترحيب الخاص بك ، يمكنك إعداد رسالة بريد صوتي افتراضية في حالة اتصال المتصل وفوتك مكالمته. على سبيل المثال ، "شكرًا على اتصالك بشركة ABC. ستتلقى مكالمة بمجرد توفر الوكيل التالي. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا إخبارهم بترك رسالة.

نظرًا لأن هذا هو عملك ، فالأمر متروك لك لتحديد شكل رسالتك الافتراضية بعيدًا. الشيء الوحيد الذي عليك القيام به هو التأكد من أنه يتماشى مع خدمات عملك. علاوة على ذلك ، لاحظ أنه يمكنك تغيير رسالة البريد الصوتي في أي وقت وتعديلها إلى رسالة أفضل.

اقرأ أيضًا: البحث التنفيذي عن المبيعات: نصائح للعثور على أفضل المرشحين

6. الحصول على الموسيقى المناسبة في الانتظار

في بعض الأحيان قد تتلقى مكالمة أثناء إجراء مكالمة أخرى ؛ ومن ثم ، عليك أن تضع المتصل الآخر قيد الانتظار. في هذه الحالة ، من الضروري أن يكون لديك موسيقى معلقة تحفز المتصل على الانتظار.

إذا كنت لا تريدها أن تكون موسيقى حرفية ، فيمكنك تسجيل مقطع فيديو يشرح خدمات شركتك بخلفية آلية مريحة واستخدامها كموسيقى معلقة. ستكون هذه فرصة للإعلان عن عملك.

7. اختبر رقم الهاتف الجديد

بعد اتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، يمكنك إرسال واستقبال المكالمات. في هذا الصدد ، قد ترغب في تأكيد ما إذا كنت قد اتبعت الخطوات بشكل صحيح عن طريق اختبار رقم الهاتف. تأكد من وضع التحية والامتدادات ورسائل البريد الصوتي بشكل جيد.

يمكنك القيام بكل هذا باستخدام رقمك للاتصال بالشركة. يمكنك اصطحاب صديق معك لتسهيل الأمور. سيكونون عونا كبيرا في تجربة جزء الموسيقى المعلقة. علاوة على ذلك ، سوف يقدمون لك ملاحظات. إذا أشاروا إلى أي أخطاء ، فلا تتردد في تصحيحها.

خاتمة

يعد الحصول على رقم هاتف خاص بشركتك أمرًا ضروريًا. يساعد ذلك في تبسيط عملياتك وتحسين احترافيتك. وهذا أيضًا يجعل إجراء الاستفسارات أسهل لعملائك ، مما يمنحهم تجربة أفضل. لذلك ، إذا كنت لا تزال تستخدم رقمك الشخصي لعملك ، فقد حان الوقت لإجراء تحديث وإعداد رقم هاتف عملك.