أهمية وجود إطار شامل لنظام إدارة الامتثال

يضمن نظام إدارة الامتثال التزام مؤسستك بالمعايير الداخلية واللوائح الخارجية. يساعد في تقليل مخاطر عدم الامتثال ويمكنه أيضًا توفير أموال عملك على المدى الطويل.

يمكن أن يساعد إطار نظام إدارة الامتثال الشامل ، المصمم بتوجيه من مستشار خدمات الامتثال للأمن السيبراني ، مؤسستك في تأمين بيانات العملاء على مدار العام. فيما يلي بعض الخطوات الأساسية لإنشاء مثل هذا النظام:

تقييم المخاطر

مع انتشار اللوائح العالمية وزيادة توقعات أصحاب المصلحة ، تواجه المؤسسات مخاطر امتثال أكثر من أي وقت مضى. لذلك ، يجب أن يكون لديهم إطار عمل شامل لنظام إدارة الامتثال يركز على إدارة البيئة والمجتمع والحوكمة وإدارة المخاطر من طرف ثالث والمخاطر الأخرى من البداية إلى النهاية.

تقييمات المخاطر هي نقطة البداية لجهود التخفيف من المخاطر ، ويجب أن تركز على إيجاد الأخطار المحتملة التي يمكن أن تؤثر على أصول الشركة. للقيام بذلك ، من الضروري تحديد وتقييم المخاطر عند ظهورها. وتشمل هذه أنظمة تكنولوجيا المعلومات والبنية التحتية المادية والعمليات التجارية وسمعة الشركة.

يجب أن يأخذ تقييم المخاطر أيضًا في الاعتبار مقدار الوقت أو المال الذي يمكن أن تخسره الشركة إذا سمح للمخاطر المحددة بتحقيقها. يساعد هذا المقياس في تحديد ما إذا كانت المخاطر كبيرة أم لا. عادةً ما تجري المؤسسات ذات نظام إدارة المحتوى القوي تقييمات شاملة للمخاطر بانتظام ، ويزداد تواتر هذه التقييمات مع نمو المؤسسة في التعقيد والحجم. تُستخدم نتائج هذه التقييمات في التخطيط التشغيلي والرصد. يجب أن تكون عملية تقييم المخاطر جهدًا مستمرًا وديناميكيًا يشارك فيه مجلس الإدارة والإدارة العليا والتدقيق الداخلي.

يراقب

نظرًا لأن بيئة المخاطر تزداد تعقيدًا وتصبح توجيهات الامتثال أكثر تطلبًا ، تدرك الشركات أن هناك حاجة إلى أكثر من عمليات إدارة الامتثال الموجودة مسبقًا لتلبية المتطلبات التنظيمية المتزايدة. بينما تسارع العديد من الشركات إلى اعتماد تكنولوجيا جديدة وإعادة تشكيل هياكلها الداخلية ، فإن اتباع نهج شامل لإدارة المخاطر ضروري لضمان النجاح.

تعتبر عملية المراقبة عنصرا حيويا في أي نظام فعال لإدارة الامتثال. إنها الوظيفة التي تتحقق من أن المنظمة تلتزم بجميع لوائحها الداخلية والخارجية. سيعمل برنامج المراقبة القوي على تحديد أوجه القصور ذاتيًا وتصحيحها وسيتم تصميمه لضمان الامتثال لجميع المعايير ذات الصلة.

يجب على الشركات التي تجمع بيانات بطاقات الائتمان أو تعالجها أو تنقلها أو تخزنها الامتثال لمعايير الصناعة الأخرى لتقليل مخاطر الانتهاكات الأمنية التي قد تؤدي إلى فرض غرامات كبيرة من البنوك أو معالجي الدفع. في هذه الحالات ، من الأهمية بمكان أن يكون جميع موظفي المؤسسة قادرين ومؤهلين تمامًا ولديهم الحافز الكافي لإدارة هذه المخاطر والتخفيف منها. بالإضافة إلى ذلك ، ينبغي منح كبار موظفي الامتثال السلطة المناسبة والاستقلالية عن مديري خط الأعمال لأداء وظائفهم بفعالية.

الإبلاغ

قد تستغرق مواكبة التغييرات التنظيمية وقتًا وجهدًا. يمكن أن يساعد النظام الذي يمكّنك من تبسيط عمليات الامتثال ودمجها في عمليات عملك في تخفيف هذا العبء. يمكن أن تساعدك أداة GRC الشاملة أيضًا في إنشاء تقارير وتنبيهات آلية تسهل المراقبة.

تأكد من أن لديك نظامًا للتواصل مع الموظفين وتشجيع الاتصال ثنائي الاتجاه بانتظام. يتضمن ذلك توفير آلية للموظفين للإبلاغ عن مشكلات الامتثال أو السلوك غير الأخلاقي أو الاحتيال دون خوف من الانتقام. كلما زاد فهم موظفيك لأهمية إدارة الامتثال ، زادت مشاركتهم.

يساعدك الاستثمار في إطار نظام إدارة امتثال شامل على البقاء في الجانب الصحيح من الهيئات التنظيمية ، ولديك إدارات مالية مستقرة ، وبناء سمعة قوية لشركتك. بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي عدم الامتثال للوائح إلى غرامات باهظة وعقوبات ورسوم قانونية. تجنب هذه التكاليف من خلال وجود نظام يراقب ويتتبع مستويات المخاطر وحالة الامتثال والتهديدات. بهذه الطريقة ، ستكون دائمًا جاهزًا للفحص أو المراجعة المستهدفة.

تمرين

تحتاج أي منظمة إلى نظام إدارة امتثال شامل. يساعد الإطار الكامل على ضمان اتباع السياسات وعدم تعرض الشركة لخطر خرق البيانات أو الانتهاكات الأخرى. هذا صحيح بشكل خاص لأن الموجة الرقمية تجلب مخاطر جديدة يجب معالجتها وحصرها.

لكي يكون لدى شركة ما نظام إدارة امتثال فعال ، يجب أن يشمل القيادة من مختلف الإدارات والمناطق في الشركة. بعد ذلك ، يجب على هؤلاء القادة التأكد من تنفيذ السياسة وإنفاذها. وهذا يشمل التدريب الذي يتخطى متطلبات السياسات ويضمن أن الفريق على اطلاع بأية تغييرات في السياسة.

أصبحت معايير الامتثال التنظيمي أكثر تعقيدًا وصرامة. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى عقوبات قانونية وخسائر مالية وسمعة مشوهة. تضمن أنظمة الامتثال الشاملة أن تكون الشركة دائمًا على اطلاع دائم بمعايير الصناعة ويمكنها معالجة المشكلات المحتملة قبل أن تصبح تهديدات كاملة.

علاج

يشتمل إطار نظام إدارة الامتثال الشامل على عنصر معالجة لتصحيح الانتهاكات ونقاط الضعف التي تم تحديدها من خلال المراقبة والتدقيق. سيشجع نظام إدارة المحتوى القوي على التواصل ثنائي الاتجاه مع الموظفين ، مما يسمح لهم بالإبلاغ عن الأسئلة أو المخاوف دون خوف من الانتقام.

يساعد هذا في منع "عقلية الصومعة" حيث لا تتواصل أقسام معينة بشكل فعال أو تتبع بروتوكول الإبلاغ عن المشكلات ، مما قد يساهم في الانتهاكات والمخاطر التنظيمية. سيراقب نظام إدارة المحتوى الجيد أيضًا شكاوى المستهلكين لتحديد مشاكل الضرر المحتمل للمستهلك أو غيرها من أوجه القصور أو الانتهاكات في إدارة مخاطر الامتثال ثم اتخاذ الإجراءات العلاجية المناسبة.

تعد الإدارة الفعالة للامتثال التنظيمي المتعدد وسياسات وإجراءات الشركة بطريقة منسقة تحديًا للمؤسسات. يمكن أن يوفر حل إدارة الامتثال المركزي والآلي للحوادث نقطة مرجعية واحدة لمراقبة الحوادث وتتبعها عبر المؤسسة. يوفر هذا رؤية أكثر شمولية لامتثال مؤسستك ، مما يلغي العمليات المنعزلة ويسهل على مجلس الإدارة إظهار الالتزام بالمعايير التنظيمية والموثوقية. يمكن أن يساعدك هذا في تجنب الإجراءات القانونية والعقوبات المكلفة.