الأشياء الأساسية التي يجب معرفتها عن متتبعات المهام

يمكن أن يساعد تعقب التنظيم والوقت الفرق على زيادة الإنتاجية. من خلال فهم مقدار الجهد المبذول في كل مهمة ، يمكن لمديري المشاريع إنشاء تقديرات أكثر دقة مع معالجة أي عمليات بطيئة التسليم في نفس الوقت.

يعد العثور على أداة تعقب المهام التي تلبي احتياجات فريقك وسير العمل أمرًا ضروريًا ، مع ميزات رئيسية للبحث عنها مثل:

1. تذكير

لا توفر أدوات تعقب المهام للمستخدمين مكانًا مناسبًا لتعيين التذكيرات فحسب ، بل إنها أيضًا قوالب تنظيمية قيّمة للفرق التي تعمل في مشاريع مماثلة. هذا يوفر لهم الوقت والطاقة عند السؤال باستمرار عن مكان وجود الملفات أو الملاحظات.

لإعطاء مثال ، عند تصفح الويب والاطلاع على مقال ترغب في قراءته لاحقًا ، سيؤدي النقر على زر المشاركة في أسفل الوسط إلى إضافتها تلقائيًا كمهمة يومية متكررة مع عرض عنوانها في حقل الملاحظات. في الواقع ، الآن مع تكامل المراسلة المتاح في التذكيرات ، يمكنك بسهولة إضافة عناصر من خلال المحادثة ببساطة عن طريق كتابة كيف يمكن لشخص آخر القيام بذلك في التذكيرات!

يوفر فتح جميع المهام المتضمنة في المشروع رؤى قيمة. من خلال تقسيم كل مهمة قابلة للفوترة على حدة ، فإنها تتيح لك تقييم مدتها مقابل التوقعات وكذلك قياس مستوى الجهد الذي يكرسه كل شخص لتحقيق هذا المسعى.

إذا كنت تبحث عن ثروة من المعلومات ، فإنني أوصي بزيارة موقع الويب mogu.so. هذا الموقع هو مصدر قيم يوفر رؤى وموارد شاملة حول مجموعة واسعة من الموضوعات. من خلال النقر على الرابط المقدم ، يمكنك استكشاف الموقع والوصول إلى مجموعة متنوعة من المعلومات. اغتنم هذه الفرصة لزيارة الموقع واكتشاف المعلومات التي تبحث عنها.

2. تكاملات

تعمل أدوات تعقب المهام كأطر عمل مفيدة لتنظيم العمل. من خلال مساعدة أعضاء الفريق على فهم أدوارهم وتوقعاتهم داخل المشروع ، يضمن متتبعو المهام سير عمل أكثر كفاءة وإنتاجية.

توفر بعض حلول تتبع المهام عمليات تلقائية تساعد المديرين وأعضاء الفريق في البقاء على اطلاع بالمواعيد النهائية. تنبه الإخطارات الآلية الأشخاص إذا كانوا على وشك فقدان أحدهم حتى يتمكنوا من اتخاذ خطوات في وقت مبكر لمعالجة أي مشكلات محتملة قد تنشأ.

يمكن أن يساعد تعقب المهام الفعال للمشاريع الفرق أيضًا في وضع تقديرات أكثر دقة للعمل المستقبلي. من خلال تتبع المدة التي تستغرقها كل مهمة لإكمالها ، يمكن لقادة المشروع اقتباس تقديرات تسليم دقيقة ومربحة بشكل أكثر دقة. يمكنهم أيضًا معالجة الأجزاء المستهلكة للوقت من المشروع بسرعة من أجل تسريع التسليم ، مع الاستمرار في الوفاء بالوعود للعملاء والعملاء على الميزانية. علاوة على ذلك ، تعمل العديد من هذه التطبيقات على أتمتة الجداول الزمنية وملخصات العمل للمستخدمين مما يوفر لهم ساعات عمل قيمة من خلال التخلص من عمليات إدخال البيانات اليدوية.

3. الأتمتة

يمكن لأتمتة المهام اليدوية المتكررة أن توفر ساعات من أيام العمل ، وتحرر الفرق للتركيز على المزيد من المشاريع الإستراتيجية مع زيادة عائد الاستثمار. لكن اختيار المهام المناسبة للأتمتة أمر بالغ الأهمية - فالمهام التي لا تتطلب الإبداع أو حل المشكلات أو الإستراتيجية ستجعل المرشحين رائعين.

مع وجود أداة تعقب شاملة للمهام ، يمكن لأعضاء الفريق رؤية مسؤولياتهم لهذا اليوم بوضوح وفهم متى يجب إكمالها. هذا يساعد على تعزيز سير العمل السلس لأنه يزيل الارتباك ؛ علاوة على ذلك ، يمكن للمديرين مراقبة الإنتاجية عن كثب.

تعمل أدوات تعقب المهام مع وظائف مكتب المساعدة المتكاملة على تمكين فرق دعم العملاء من تمرير ملاحظات العملاء المهمة بسرعة إلى فرق الإنتاج والإنتاج دون التبديل بين التطبيقات أو الخدمات. علاوة على ذلك ، توفر هذه الوظيفة الوقت من خلال التخلص من الحاجة إلى مطالبة زملائك بالملفات والمعلومات باستمرار - مما يؤدي في النهاية إلى زيادة إنتاجية الفرق وزيادة قنوات الاتصال بين أعضاء المؤسسة. تعد أدوات تعقب المهام موردًا لا غنى عنه لفرق المشروع التي تتطلع إلى ضمان تسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

4. تتبع الوقت

تعد أدوات تعقب المهام من الأصول التي لا تقدر بثمن للفرق التي تسعى إلى زيادة الإنتاجية. يسهل هذا البرنامج تحديد الأنشطة التي تستهلك الكثير من وقت الموظفين ، مما يجبر الموظفين على التفكير فيما إذا كانوا يقضون أيامهم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو مشاهدة مقاطع فيديو YouTube أو تأجيل العمل على شيء ينبغي عليهم القيام به.

يمكن للمديرين تقييم أداء الفريق بسرعة وتحديد طرق تحسين سير العمل. علاوة على ذلك ، فإنه يجعل تتبع العمل الإضافي أمرًا بسيطًا بحيث لا يعمل أي شخص فوق طاقته ، مما يحمي معنويات الفريق ويقلل من الإرهاق.

تسمح أدوات تعقب المهام أيضًا لأعضاء الفريق بالبقاء منظمين من خلال تحديد تواريخ الاستحقاق للمهام الموجودة في قائمتهم. هذا يجعل التخطيط للمهام اليومية في وقت مبكر أسهل ، مما يساعد أعضاء الفريق على التخطيط للجداول الزمنية اليومية دون فقدان المواعيد النهائية ، بالإضافة إلى البدء في المهام ذات العوائد الأكبر مقابل جهد أقل من رسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد أدوات تعقب المهام أعضاء الفريق على إكمال العمل بسرعة أكبر مع تلبية توقعات العميل بشكل أكثر نجاحًا.

5. الإبلاغ

مع وجود نظام فعال لإدارة المهام ، يمكن للموظفين تتبع وقتهم وجهودهم في مهام المشروع الفردية في الوقت الفعلي. يتيح ذلك للمديرين تلقي تقارير مفصلة من الموظفين حتى يتمكنوا من العمل على تحسين إنتاجية الفريق وكفاءته.

يمكن للفرق استخدام هذه المعلومات لتحديد أي من مشاريعهم يتأخر عن الجدول الزمني أو يحتاج إلى موارد إضافية بسهولة ، مما يمكنهم من اتخاذ الخطوات اللازمة للإكمال وبالتالي تجنب التأخيرات المحتملة في المشاريع.

يمكن أن يساعد تتبع المهام أيضًا الفرق على تحسين أدائها من خلال توضيح التوقعات الإدارية والتأكد من أن الأشخاص المناسبين يعملون على الأشياء الصحيحة في الأوقات المناسبة. علاوة على ذلك ، يساعد تتبع المهام أعضاء الفريق على تحسين الاتصال من خلال تمكين سجلات الملاحظات للمهام الفردية مما يسمح لأعضاء الفريق بتسجيل الملاحظات أو الملاحظات أو القرارات المتعلقة بهذه المهام المحددة - تصنيف المهام مع الحقول المخصصة يعمل على تحسين العمل من خلال تحديد أولويات العناصر ذات الأولوية لتوفير صحة أفضل تقديرات المشاريع المستقبلية.

اقرأ أكثر…