فوائد تطبيق نظام إدارة العقود

في قلب كل مؤسسة حديثة ، تكمن الحاجة إلى التحول بسرعة ووضع أعمالهم التجارية من أجل البقاء. يتضمن إدارة متطلبات العمل ضمن إطار عمل منظم لاستمرارية الأعمال.

تنفذ كل شركة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، اتفاقيات لعروض أعمالها ومعايير الأداء. إنها تنطوي على عقود رسمية لضمان أن الاتفاقات ملزمة لكلا الطرفين ولا يوجد خطر انتهاك أي شروط. وبالتالي ، تعمل الشركات الحديثة التي تعتمد على التكنولوجيا على حماية مصالحها التجارية وصورة علامتها التجارية من خلال نظام رسمي لإدارة العقود (CMS) يعمل على أتمتة دورة حياة العقد بالكامل.

الحاجة إلى CMS في بيئة المؤسسة

يبدأ أي عقد بمفاوضات غير رسمية أو شفهية وينتقل إلى التوقيعات النهائية من قبل الموقعين المفوضين ومكاتب المحاماة التمثيلية. تتضمن العملية القانونية أيضًا فقرات مختلفة توضح كيفية تسليم المنتجات أو الخدمات النهائية.

ولكن هل يمكن أن تضمن العمليات اليدوية امتثالًا خاليًا من الأخطاء وفي الوقت المناسب ملزمًا لجميع الأطراف؟ لا ، فالطرق التقليدية لإدارة العقود مليئة بمخاطر سوء التفسير أو عدم تنفيذ الشروط التعاقدية ، مما قد يؤدي إلى خسارة الأعمال ، أو جعل بعض الشروط باطلة وباطلة.

ومع ذلك ، فإن برنامج إدارة العقود الآلية المستندة إلى القواعد خالٍ من الأخطاء ، مع تشغيل تلقائي للشروط القانونية بناءً على التواريخ ، وإكمال المهام ، وقواعد الامتثال ، طوال نظام إدارة دورة حياة العقد. وبالتالي ، فإن نظام إدارة العقود يبسط دورة حياة العقد الكاملة باستخدام برنامج متكامل يتعامل مع إجراءات العقد.

الفوائد العشر الرئيسية لنظام إدارة العقود المتكامل

يقوم نظام إدارة العقود برقمنة جميع العقود وتخزينها وتصنيفها في مستودع مركزي للوصول إليها من قبل أصحاب المصلحة مثل أعضاء الفريق القانوني وفرق الامتثال والإدارة. إلى جانب ذلك ، فإنه يلغي الحاجة إلى تقديم العقود يدويًا ويوفر الوقت. أي ضرر أو سرقة محتملة لملفات مهمة أو خسارة من وضعها في غير مكانها ومشكلات مثل الحريق هي المزايا الأخرى لنظام إدارة العقود.

هنا نذهب مع بعض فوائد نظام إدارة دورة حياة عقد المؤسسة :

1. نظام إدارة دورة حياة العقد الشامل

يمكن للشركات الاستفادة من المستودع المركزي الذي يخزن ويدير جميع المستندات القانونية ، من أجل نقطة وصول واحدة. تعمل نقطة توقف واحدة لتخزين المستندات على تسهيل الشفافية والمساءلة من أجل ضوابط أفضل.

يساعد النظام المركزي القابل للبحث في تحديد موقع العقود بشكل أسرع وأكثر كفاءة استنادًا إلى البيانات الوصفية المحددة مسبقًا والبحث عن النص.

2. التصنيف والاستخراج المركزي للعقود

يجني المستودع المركزي فوائد استخدام نظام إدارة العقود: التخفيف من المخاطر من خلال رقمنة واستخراج بيانات العقود التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي ، وآلية موحدة لتصنيف المستندات القانونية ، وتحديد ومقارنة المستندات من أجل التحكيم السلس والتعاون ، وتدفق التدقيق القابل للتتبع والمزيد.

يوفر نظام إدارة عقد واحد مبسط مزايا نظام إدارة العقود ، مما يساعد في النهاية على إتمام الصفقات بشكل أسرع وبدون أخطاء.

يوجد الكثير من بيانات المؤسسة اليوم في السحابة. يعد نظام إدارة العقود السحابية جزءًا من نظام إدارة المحتوى ، مما يسهل العمل الجماعي وقرارات العمل غير المحددة الموقع. يعد نظام إدارة المحتوى المستند إلى السحابة عنصرًا حاسمًا في النظام البيئي العالمي للأعمال ، حيث يتم إجراء الصفقات والتفاوض على العقود عبر مواقع مختلفة.

3. شكلي سير العمل والقوالب

الفوائد الأخرى لاستخدام نظام إدارة العقود هي تدفقات العمل المضمنة عبر دورة حياة العقد لتبسيط عملية إنشاء العقود والموافقة عليها وتنفيذها وإنهائها ، وضمان خداع الأعمال بضمانات في مختلف الاحتمالات.

توفر القوالب المستندة إلى أنواع العقود والتواريخ المختلفة تنبيهات وإشعارات في الوقت المناسب قبل انتهاء صلاحية العقد. إنه يجعل التجديدات والتمديد على أساس سنوي عملية سلسة وآلية تسمح للشركات بإعادة التفاوض أو إلغاء اتفاقية وتجنب الجمود في الإعدادات غير المواتية.

4. يقلل من الأخطاء والخسائر

يفيد نظام إدارة العقود الأعمال من خلال تحسين العملية القانونية بأكملها. تعد صياغة المستندات القانونية موحدة وخالية نسبيًا من الأخطاء بسبب وجود مكتبة فقرات مضمنة مع شروط تتزامن مع قوالب العقود للموافقات والمرونة في إدارة المستندات.

5. الأمن من الهجمات الإلكترونية وخروقات البيانات

يتم تخزين ميزات نظام إدارة العقود داخل خوادم مركزية وآمنة ، وغالبًا ما يتم تشفيرها وتمكينها من خلال عناصر التحكم في الوصول. لذلك ، لا يمكن للأفراد غير المصرح لهم الوصول إلى المستندات القانونية للأعمال الهامة. يحتوي نظام إدارة عقود المؤسسة المركزي أيضًا على عناصر تحكم في الوصول تضمن الرؤية عبر كل نقطة من دورة الحياة القانونية للشفافية.

6. أقصى درجات الأمان للوثائق القانونية

ميزة أخرى لنظام إدارة العقود هي الرقمنة والأتمتة الفائقة من البداية إلى النهاية عبر دورة الحياة التعاقدية ، لأنها تعني أن كل شيء يحتوي على نسخة احتياطية رقمية. وبالتالي ، يتم تجنب الخسائر التي قد تتراكم من الفيضانات أو الحرائق في حالة العقود المادية ، وكذلك من الأعمال الخبيثة عند مغادرة الموظفين. تحمي أنظمة إدارة المحتوى المصالح التجارية واحتمال دفع مبالغ كبيرة في مواجهة الاستقالات الجماعية أو تسريح العمال.

7. تبسيط العمليات التجارية في الإدارات

تتعقب أنظمة إدارة العقود أيضًا البيانات المستندة إلى الموردين ، وتتكامل مع الإدارات الأخرى لرؤية العقود من البداية إلى النهاية ، مما يسمح بتعديل العقود من الباطن ، والجداول الزمنية ، والأسعار ، وما إلى ذلك. يتيح نظام إدارة المحتوى تحليل الأداء الآلي مقابل الشروط التعاقدية لتعزيز العمليات التشغيلية والأداء المالي للإدارات المختلفة مقابل المعايير التعاقدية.

8. تحديد وتخفيف المخاطر المالية والمتعلقة بالسمعة

يعد الامتثال التنظيمي لشروط العقد ضد الجهة التنظيمية المالية والقانونية في المنطقة مطلبًا بالغ الأهمية لكل شركة. يعالج نظام إدارة عقود المؤسسة هذه المشكلة من خلال وضع خطة استمرارية عمل مناسبة ضمن آلية الامتثال لنظام إدارة المحتوى ، وبالتالي التخفيف من أي مخاطر مالية أو مخاطر تتعلق بالسمعة نتيجة عدم الامتثال للإطار القانوني.

9. إنشاء التقارير الآلي

يستفيد نظام إدارة العقود من تبسيط العملية القانونية والتعاقدية بالكامل ويساعد في إنشاء تقارير دقيقة وفورية لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية مقابل تقارير ملخص العقد. وبالتالي ، فإن الميزة الرئيسية لنظام إدارة العقود هي التقارير الذكية والآلية للإجراءات في الوقت المناسب.

10. إدارة علاقات العملاء أكثر كفاءة

تستفيد حلول إدارة العقود الذكية من إدارة علاقات العملاء (CRM) من أجل نهج يركز على العميل وشامل للعلاقات مع العملاء. يتم الاستفادة من العقود وإنفاذها بسلاسة من خلال الإخطارات المؤتمتة في الوقت المناسب لإدارة علاقات العملاء بكفاءة.

إذا كنت تريد أن يقدم القسم القانوني الخاص بك قيمة تجارية ، فاتصل بنا في Vuram للحصول على أفضل نظام CMS للتوصيل والتشغيل في السوق! تطبق TrustHall الخاصة بنا نظامًا مبسطًا لأتمتة جميع احتياجاتك القانونية.