5 أدوات لإدارة المهام لدفع الشركات الناشئة نحو إنتاجية عالية

تشغيل وتوسيع شركة ناشئة في هذه الأوقات غير المتوقعة بعيدًا عن أن يكون مهمة مباشرة. المنافسة الشديدة والموارد المحدودة والضغط المتزايد لإشراك الجمهور المستهدف بسرعة هي بعض التحديات الشائعة التي يجب عليك التغلب عليها من أجل البقاء والازدهار.

بصفتك مدير مشروع ، يقع على عاتقك مسؤولية تحقيق أهداف العمل من خلال الاستخدام الفعال للموارد. من بين أمور أخرى ، تحتاج إلى التأكد من تعيين المهام إلى الأشخاص المناسبين ، ومن إكمالهم لعملهم في المواعيد النهائية المحددة أثناء التعاون بكفاءة.

هل هناك الكثير مما يجب فعله لمدير المشروع؟ حسنًا ، يمكن أن يكون الرد المثالي هو "نعم" و "لا". نعم ، إذا كنت تقوم بتخصيص المهام ومراقبتها بفعالية للحفاظ على تقدم مشروعك قيد الفحص.

ولا إذا تم ترك أعضاء فريقك دون تحديد بشكل متكرر وفشلوا باستمرار في إكمال المهام ضمن المواعيد النهائية المحددة ، مما يؤدي إلى مزيد من التأخير في إرسال مشروعك.

يتمسك! ليس دائمًا أن الموظفين هم سبب التأخر في تنفيذ المشاريع. كما أن سير العمل غير المنظم والارتباك المحيط بالأدوار الوظيفية والتخصيص غير المناسب والمهام اليدوية الشاقة تساهم أيضًا في إعاقة نمو شركتك الناشئة.

لتصحيح الأمور ، لا يمكن للشركة الناشئة أن تستمر وتنمو إذا كانت إدارة مهامها ضعيفة. دعونا نتعمق أكثر في هذا الجانب المهم للغاية لتخطيط المشروع وتنفيذه.

ما هي إدارة المهام؟

بكلمات بسيطة ، يمكن تعريف إدارة المهام على أنها عملية إنشاء مهام مشروعك وتخصيصها ومراقبتها من البداية إلى النهاية. تبدأ إدارة المهام من فكرة المهمة إلى التتبع إلى التنفيذ.

لا تمكّن إدارة المهام الفعالة مديري المشاريع من الإشراف على العمل المخصص بسهولة فحسب ، بل تسهل أيضًا التعاون داخل الفريق لمهام المجموعة. تعطي إدارة المهام فهمًا واضحًا للأشخاص حول من من المفترض أن يعمل على ماذا ومتى من المفترض أن يكتمل العمل.

من المعروف أن مديري المشاريع الذين يلتزمون بإدارة المهام يكونون أكثر كفاءة في إدارة المهام المختلفة لدفع المشروع إلى الأمام وفقًا لتوقعات العملاء.

موصى به لك: أدوات العمل التي قد تدفع مبالغ زائدة مقابلها.

لماذا تعتبر إدارة المهام حاسمة؟

حتى المهمة التي تبدو صغيرة ومهملة يمكن أن تتحول إلى مشكلة عملاقة وتعرقل مشروعك تمامًا. تعد إدارة المهام الجيدة أمرًا بالغ الأهمية ليس فقط لتسليم المشاريع بنجاح ولكن أيضًا تعزز التعاون الجماعي المثمر.

دعنا نلقي نظرة على ما تجلبه إدارة المهام الجيدة إلى طاولة أي منظمة.

1. تحديد أولويات المهام

في كثير من الأحيان ، يحدث أن يتم قضاء وقت ثمين في المهام ذات الأولوية المنخفضة ، مما يترك وقتًا غير كافٍ للمهام المهمة. تحدد إدارة المهام أولويات المهام ، مما يضمن أن أفضل جهود فريقك تذهب حيثما كان ذلك مهمًا.

2. تحسين الاتصال داخل الفريق

تعمل إدارة المهام على تحسين الاتصال بين أعضاء المشروع وأعضاء الفريق. يؤكد أعضاء الفريق مهامهم ويقدمون تقارير عنها إلى مديري المشاريع ، ويقوم الأخيرون بتحليل عملهم وإرسال التعليقات.

3. التدفق المستمر للمشروع

تمنح إدارة المهام التحكم المطلق في المهام لمديري المشاريع. يوفر برنامج إدارة المهام نظرة عامة على جميع المهام لمديري المشاريع ؛ يمكنهم تغيير تبعيات المهام والمكلفين بالمهام إذا لزم الأمر.

4. أداء عالي

يمثل الأداء وقتًا كبيرًا لمديري المشاريع وفرقهم بغض النظر عن حجمهم. يمكن لإدارة المهام تحسين إنتاجية الفريق وأدائه بشكل كبير. عندما يعلم أعضاء الفريق أنه تتم مراقبة تقدم مهمتهم ، فإن هذا الضغط يدفعهم إلى الالتزام الكامل بعملهم.

5. يحسن فريق الترابط

تتمثل إحدى أكبر فوائد استخدام برنامج إدارة المهام في أنه يحسن التعاون بين أعضاء الفريق عبر نفس الأقسام أو أقسام مختلفة. عندما يتفاعل الأعضاء كثيرًا ، يتعرفون على بعضهم البعض بشكل أفضل ، مما يؤدي إلى تحسين الترابط الجماعي.

6. يسهل تخصيص الموارد

تتيح إدارة المهام الاستخدام الفعال للموارد الأكثر قيمة - الوقت والمال والقوى العاملة. يضمن تعيين المهام للأشخاص المناسبين اكتمال العمل في الوقت المحدد من خلال الاستخدام الفعال للموارد ، مما يؤدي إلى توفير الوقت وتقليل تكاليف المشروع.

ما هو برنامج إدارة المهام؟

لقد قرأنا عن ماهية إدارة المهام ولماذا هي مهمة. حان الوقت الآن لفهم ما هو بالضبط برنامج إدارة المهام.

برنامج إدارة المهام عبارة عن نظام أساسي مرئي يمكن لمديري المشاريع من خلاله إنشاء مهام شخصية أو جماعية وتخصيصها ومراقبة تقدمهم. يمكنك تعيين تواريخ البدء والاستحقاق ، وتعيين تقديرات الوقت ، وإنشاء مهام متكررة ، وتتبع تبعيات المهام ، وما إلى ذلك ، من مكان واحد وإجراء أي تغييرات عند الاقتضاء.

تقلل هذه الأدوات من الجهود اليدوية وتوفر الكثير من الوقت. الآن ، الشيء ليس كل أداة توفر كل هذه الميزات. تقدم برامج إدارة المهام المختلفة مجموعة متنوعة من الميزات وقد لا تحتاج إليها جميعًا.

لذلك ، من أجل اختيار أفضل الأدوات لإدارة المهام ، ستحتاج أولاً إلى تحليل حجم فريقك ونوع المشروع (رشيق ، شلال) ، ثم اختيار حل يلبي متطلباتك.

قد ترغب في: 8 أدوات ذكية لحل مشاكل بدء الأعمال التجارية.

5 أدوات ممتازة لإدارة المهام للشركات الناشئة في عام 2022

كما ذكرنا سابقًا ، تحتاج الشركات الناشئة إلى ضمان حصولهم على أقصى استفادة من مواردهم المحدودة ، وخاصة القوى العاملة. يضمن استخدام أداة جيدة لإدارة المهام أن الأشخاص المناسبين يعملون في المهام الصحيحة.

دعنا نلقي نظرة على خمسة من أفضل أدوات إدارة المهام المتاحة اليوم.

1. ProofHub

برنامج ProofHub الفعال عبارة عن برنامج شامل للتعاون الجماعي وإدارة المشاريع يوفر مجموعة من الميزات المتقدمة للمستخدمين على نظام أساسي مشترك. يحتوي البرنامج على برنامج إدارة مهام يحمل في ثناياه عوامل يجعل من السهل على الفرق إدارة المهام وتكون أكثر كفاءة وإنتاجية ومساءلة عن عملهم. يمكن لمديري المشاريع إدارة جميع المهام في مكان واحد والتنقل بسهولة عبر قوائم المهام وتصفية البيانات لترتيب العمل حسب الحاجة. يمكنك أيضًا الاستمتاع بتحكم أكبر في الوصول والأمان من خلال القوائم المتاحة فقط للأشخاص المعينين. يمكنك السماح فقط لعناوين IP المحددة للوصول إلى حسابك. نظرًا لأن كل عضو في الفريق لديه فهم واضح لتخصيص المهام وتقديرات الوقت ، فمن المرجح أن يصبحوا أكثر تركيزًا وخضوعًا للمساءلة في العمل.

الميزات الرئيسية تشمل:

• إنشاء المهام الفردية أو الجماعية وتخصيصها.
• تسميات مخصصة.
• قم بتعيين تواريخ البدء والاستحقاق للمهام.
• ضع تقديرات الوقت.
• وقت التتبع.
• قم بإنشاء مهام متكررة.
• إرفاق وإثبات الملفات.
• طريقة عرض جدول وعرض قائمة وعرض لوحة.

التسعير:

تبلغ تكلفة خطة Ultimate Control 89 دولارًا شهريًا ، ويتم إصدار فواتير بها سنويًا.

2. Quire

Quire هو برنامج متقدم لإدارة المهام قائم على السحابة يمكّن الفرق من الالتقاء على منصة مشتركة لتخطيط إدارة المشاريع التعاونية وتنظيمها وتنفيذها. تتأكد طريقة عرض القائمة الفرعية المركزة من أن كل عضو في الفريق يتحكم في عملهم وتتيح لوحة Kanban التصور السهل لموارد الفريق لتحسين الشفافية والكفاءة. يمكن للجميع الاحتفاظ بنظرة عامة على تقدم المشروع ، وتسمح الواجهة الأنيقة بسير عمل خالٍ من الفوضى. تم تصميم Quire مع وضع الفرق الصغيرة في الاعتبار ، ويمكن للموظفين التركيز بشكل أفضل على المهام من خلال تحديد ما يفترض أن يعملوا عليه.

الميزات الرئيسية تشمل:

• جدول زمني ديناميكي.
• مجلس كانبان.
• قائمة فرعية ذكية.
• قائمة متداخلة لانهائية.
• واجهة بديهية.
• منصة عبر الأجهزة.
• قوالب المشروع.
• تكاملات.

التسعير:

خطة مجانية متاحة. تبدأ الخطة المدفوعة من $ 8.95 / مستخدم / شهر.

3. التأخير

Backlog هي أداة شائعة لإدارة المهام وتتبع الأخطاء وتستخدمها أكثر من 10000 شركة حول العالم. باستخدام Backlog ، يمكنك بسهولة إدارة المهام وإنجاز المهمة بسهولة من خلال الميزات المفيدة ، مثل Gantt Charts ولوحات Kanban والمزيد. استخدم Backlog لتحديد أولويات المهام وإدارتها داخل المشروعات وتتبع التقدم الإجمالي. قم بإبلاغ تحديثات المشروع بوضوح ، وناقش الخطط ، وأرسل طلبات العمل إلى أعضاء الفريق الآخرين. تعد المشاركة الآمنة للملفات في السحابة ميزة مفيدة أخرى تعمل على تحسين تنسيق الفريق وشفافيته. يتيح لك تطبيق Backlog إدارة عملك حتى أثناء التنقل.

الميزات الرئيسية تشمل:

• التحكم في الإصدار.
• مخططات غانت.
• الويكي.
• الحقول المخصصة.
• تتبع الأخطاء والمشاكل.
• أذونات المستخدم.
• مشاركة الملفات الآمنة.
• التعاون عبر الفريق.
• تتبع الأخطاء.

التسعير:

خطة مجانية متاحة. تبدأ الخطة المدفوعة من 35 دولارًا شهريًا.

4. beSlick

beSlick هو نظام مفيد آخر لإدارة المهام قائم على القوالب يساعد على التخلص من جميع الفوضى والفوضى في عمليات تسجيل المهام اليدوية والتخطيط. تم تصميم beSlick لفرق الأعمال الصغيرة والمتوسطة ، وهو سهل الاستخدام ولكنه قوي بشكل مدهش في وظائفه. تم تصنيفها على أنها أداة إدارة المهام الوحيدة مع تحسين العملية المضمنة ، وهي تتميز بأحد أقوى منشئي سير العمل للعملية (خاصة عند نقطة السعر هذه). تعد تقارير القوالب جيدة جدًا ، مما يمنحك عرضًا واضحًا ومفصلاً للتقدم في لوحة معلومات واحدة.

الميزات الرئيسية تشمل:

• مكتبة مركزية مع أذونات.
• لوحة تحكم واحدة لعرض تقدم كل المهام.
• التكامل والأتمتة.
• الإبلاغ عن المهام والتصفية.
• تحليلات العملية وتدقيق تسجيل المسار.
• مكتبة القوالب المبنية مسبقًا.
• تتبع وحل مشاكل العملية.
• منصة عبر الأجهزة.

التسعير:

سعر خطة الدفع الفردي هو 10 دولارات لكل مستخدم في الشهر.

5. العمل الجماعي

العمل الجماعي هو برنامج قوي لإدارة المشاريع مع أدوات إدارة المهام المدمجة التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها لإنشاء مهام مفصلة للغاية ومخصصة لتمكين الفرق من خلال فهم أفضل لسير عملها. يوفر مجموعة متقدمة من الميزات التي تمكنك من تخطيط عبء العمل الخاص بك ، وتتبع تقدمك ، والإبلاغ ، وتحسين تقدم مهمتك. تساعد قوالب إدارة المهام جميع أنواع الفرق على توفير الوقت وتحسين العمليات وإنجاز المزيد. تمكّن ميزة جدولة مشروع Teamwork مديري المشاريع من تحديد مهام المشروع وتخصيصها للأشخاص ومراقبة التعيينات. تتميز الأداة أيضًا بإدارة المستندات ، مما يسهل على المستخدمين التعاون في المستندات داخل الفريق من خلال مدخل عبر الإنترنت.

الميزات الرئيسية تشمل:

• عبء العمل.
• لوحات كانبان.
• مستخدمين غير محدودين للعميل.
• تتبع الوقت.
• مخطط جانت.
• قوالب قائمة المهام.
• دفاتر الملاحظات.
• الملفات وتعيين الإصدار.
• المعالم والتقويم.

التسعير:

خطة مجانية للأبد متاحة. تبدأ الخطة المدفوعة من 10 دولارات لكل مستخدم / شهر ، ويتم إصدار فاتورة بها سنويًا.

قد يعجبك أيضًا: أفضل 5 أدوات تسويق عبر البريد الإلكتروني لتحويل عملك (إنفوجرافيك).

خاتمة

لا تستطيع الشركات الناشئة تحمل الخطأ في استخدام أدوات إدارة المهام ، لا سيما في المراحل المبكرة. يمكن أن يؤدي التخطيط اليدوي للمهام وتخصيصها إلى قطع وقت إنتاجي شركتك الناشئة ، وهناك احتمالات قوية بأن يشعر أعضاء فريقك بالرضا عن النفس بسبب عدم وجود توزيع واضح لمسؤوليات الوظيفة.

أدخل أداة جيدة لإدارة المهام وسيحصل مديرو المشاريع على حليف موثوق به وعملي للتنقل في عمليات تخصيص المهام والمراقبة البسيطة والمعقدة من موقع واحد.

تعد أدوات إدارة المهام المذكورة أعلاه من أفضل الأدوات في مجال الأعمال التجارية ، حيث توفر توازنًا جيدًا بين القدرة على تحمل التكاليف والوظائف حيث من المحتمل أن تسجل شركتك الناشئة الاستخدام الأمثل للأصول الأكثر قيمة لمؤسستك - الموارد البشرية.

 هذا المقال بقلم نانديني شارما. نانديني هو مساعد مدير التسويق في ProofHub. تتمتع نانديني بخبرة تقترب من عقد من الزمان في هذا المجال ونفذت بنجاح عددًا من حملات بناء العلامات التجارية والتسويق طوال حياتها المهنية. نانديني متخصص في مجال التسويق ، وهو على دراية جيدة بالمعرفة التقنية ، ويظل دائمًا على رأس أحدث الاتجاهات في العالم الرقمي. ستجدها تضع استراتيجيات التسويق باستمرار في حالة حركة مثالية. على مر السنين ، أنشأت بانتصار قاعدة عريضة من الجمهور على عدد من المنصات الشهيرة على الإنترنت. عندما لا تكون مشغولة بكتابة أفكار تسويقية خارج الصندوق ، يمكن العثور عليها وهي توجه إبداعاتها إلى الأنشطة الفنية والحرفية.