كيفية تبسيط عملية تخطيط الموارد الخاصة بك

كل عمل لديه عدد كبير من الموارد. وهي تتراوح من الموارد البشرية والمادية والفكرية إلى الموارد المالية. إذا كنت تمتلك شركة ، فيجب عليك استخدام هذه الموارد معًا لضمان إكمال مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

وبالتالي ، من الضروري تحديد الطرق التي يمكنك استخدامها لتحسين استخدام الموارد عبر المشاريع. واحد منهم هو تخطيط الموارد.

سيضمن لك التخطيط السليم للموارد إنهاء المشاريع دون إرهاق فريقك والتأثير سلبًا على إنتاجيتهم. أيضًا ، سيساعدك على تحديد كيفية تسليم مشاريعك التجارية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، كما ذكرنا سابقًا.

تابع القراءة أدناه إذا كنت تبحث عن طرق لإنشاء عملية تخطيط موارد أكثر فعالية.

ما هو تخطيط الموارد؟

تخطيط الموارد هو تعيين الأصول والمهام للقوى العاملة لديك بناءً على قدراتهم ومجموعات مهاراتهم وتوافرهم والمزيد. بعبارة أخرى ، يتعلق تخطيط الموارد بتوزيع رأس المال المتاح على الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. بسيط ، أليس كذلك؟ على الرغم من أنه قد يبدو بسيطًا في التنفيذ ، إلا أنه قد يكون صعبًا ، خاصة إذا لم يكن لديك ما يكفي من المهارات والدراية.

طرق لتبسيط تخطيط الموارد

في تخطيط الموارد ، التبسيط هو تحسين كفاءة عملية تخصيص الموارد داخل الأعمال. ستساعدك هذه العملية في الحصول على رؤية أعمق في تخطيط الموارد ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية.

فيما يلي طرق يمكنك استخدامها لتبسيط عملية تخطيط الموارد الخاصة بك:

1. الأتمتة

استخدمت الشركات العمليات اليدوية لسنوات عديدة للتعامل مع الموارد المتاحة وتخصيصها. كانت هذه العمليات مستهلكة للوقت وزادت من فرصة ارتكاب خطأ في تخطيط متطلبات المواد (MRP). نتيجة لذلك ، يمكن أن يستهلك إدخال البيانات يدويًا أو المهام المتكررة وقتًا أكبر للقوة العاملة. والنتيجة: انخفاض الروح المعنوية وعدم الالتزام بالمواعيد المحددة.

ومع ذلك ، يمكنك معالجة هذه المشكلة عن طريق أتمتة تخطيط الموارد وتصنيع نظام MRP. سيؤدي ذلك إلى تقليل احتمالية حدوث خطأ والمسائل ذات الصلة ؛ سوف يحرر أعضاء الفريق للقيام بمهام أخرى ، مما يؤدي إلى قوة عاملة أكثر إنتاجية وانسيابية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك أدوات الأتمتة في تتبع مدى توفر الموارد وتخصيصها واستخدامها بسهولة.

اليوم ، هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها لأتمتة تخطيط مواردك. سيؤدي التنفيذ السليم لنظام تخطيط الموارد إلى تبسيط حجز الموارد والجدولة. وسيضمن حصولك على فهم أكثر تفصيلاً لجداول المشروع.

لكن من الضروري دمج التطورات الحديثة مثل الحوسبة السحابية. سيسمح هذا للأشخاص بالوصول إلى تخصيص المهام في الوقت الفعلي ، بغض النظر عن موقعهم. يشجع استخدام السحابة على العمل الجماعي والتعاون ، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز فعالية خط الإنتاج الخاص بك.

2. تحسين الاتصال بين أعضاء الفريق

ارفع يدك إذا لم تواجه أي سوء فهم من قبل. لا يد ، أليس كذلك؟ واجه الجميع تقريبًا انهيارًا في الاتصال ، سواء في شؤونك الشخصية أو المهنية.

اليوم ، مع احتضان الشركات لأماكن العمل الهجينة أو البعيدة تمامًا ، يصبح الاتصال أكثر صعوبة. لن يؤدي ضعف التواصل إلى تعطيل تخطيط الموارد فحسب ، بل سيثبط التعاون أيضًا.

لهذا السبب ، من الضروري تنفيذ الاستراتيجيات الصحيحة لتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق. سيؤدي ذلك إلى تقليل فرص ارتكاب خطأ ، مما قد يؤثر على الموعد النهائي للمشروع. كقائد أعمال ، لا تريد إخبار العميل بأن مشروعه متأخر بسبب مشكلة في الاتصال الداخلي.

فيما يلي طرق يمكنك استخدامها لتحسين التواصل عبر فريقك:

• تحلى بالشفافية مع فريقك

في معظم الحالات ، تنبع مشكلة الاتصال عادةً من الحاجة إلى مزيد من الوضوح. قد يحتاج أعضاء الفريق إلى المساعدة في فهم مسؤولياتهم والموارد المخصصة. ولكن يمكنك تجنب ذلك باستخدام قناة اتصال موحدة للتواصل بشكل فعال مع أعضاء فريقك حتى يعرفوا ما هي الأهداف والغايات المحددة ، إلى جانب ما هو متوقع منهم.

• كن على دراية بنوع وسيلة الاتصال

كل إنسان لديه أسلوب اتصال فريد ومفضل. وهذا صحيح أيضًا مع القوى العاملة لديك. يرجى فهم الوسيط المفضل للرسالة للفريق. هذا يساعد على تحسين فعالية خط الاتصال الخاص بك.

3. تعيين الميزانية ووقت المسار

يعد تحديد الميزانية ووقت التتبع طريقة أخرى يمكنك استخدامها لتبسيط عملية تخطيط الموارد الخاصة بك. ستساعدك الميزانية على قياس المبلغ الذي ستنفقه. هذا يضمن أن لديك أموالاً كافية لإكمال المشروع. ومع ذلك ، فإن إنشاء ميزانية واقعية قد يستغرق وقتًا وجهدًا. وبالتالي ، قد يكون من المفيد استخدام أدوات إعداد التقارير والتنبؤ بالميزانية المتاحة لضمان فهم إنفاقك المستقبلي.

من ناحية أخرى ، يعد تتبع الوقت أمرًا بالغ الأهمية عند إدارة الموارد وتخصيصها. الوقت هو أحد أهم موارد فريقك. ومن ثم ، فمن الأهمية بمكان فهم عدد الساعات المطلوبة للمشروع. يؤدي ذلك إلى تجنب مخاطر إثقال كاهل القوى العاملة لديك ، مما قد يؤدي إلى خفض الإنتاجية الإجمالية.

متعلق ب:

• مورد الأعمال 101: دليل إدارة مفصل للشركات
• عملية تخطيط القوى العاملة من خمس خطوات
• كل ما تحتاج لمعرفته حول التخطيط المالي وعناصره

ما هي فوائد عملية تخطيط الموارد المبسطة؟

فيما يلي الطرق التي يمكن أن تفيد بها عملية تخطيط الموارد المحسّنة عملك:

• التوفير في التكاليف

كما ذكرنا سابقًا ، يضمن تخطيط الموارد تفويض الموارد المناسبة إلى الأشخاص المناسبين حتى يتمكنوا من إنهاء مشروع معين لهم.

على سبيل المثال ، إذا كان أحد أعضاء الفريق بمجموعة مهارات معينة مطلوبًا لإكمال المشروع ، فإن بدء المشروع لن يكون له أي معنى اقتصادي عندما يكونون خارج المكتب. باستخدام تخطيط الموارد ، ستتجنب إضاعة الوقت والموارد في المهام التي لا تستطيع الفرق الأخرى إكمالها.

• زيادة الإنتاجية

عندما تفهم جميع الأقسام ما هو متوقع منهم ، سيكون من الأسهل عليهم التعاون في جميع المهام المتعلقة بإكمال المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يفهمون توقعات العمل المختلفة ، مما يسهل فرق العمل القوية ويعزز الإنتاجية. سيقلل تخطيط الموارد من عدد الموارد غير المستغلة بالكامل ، مما يؤثر بشكل إيجابي على أرباحك النهائية.

الحد الأدنى

كما هو مذكور أعلاه ، تعد الموارد لاعبًا حاسمًا حتى تتمكن أنت وفريقك من إنهاء المشاريع في الوقت المحدد. ومع ذلك ، من المهم التأكد من تخصيصها للشخص المناسب في الوقت المناسب لتعزيز الإنتاجية وتحقيق نتائج جيدة. لهذا السبب ، من الضروري التأكد من فهمك لكيفية تحسين عملية تخطيط الموارد ، والتي تتضمن تكامل عمليات الأتمتة وما إلى ذلك.