8 طرق لتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك

يمكن أن تكون عملية كشوف المرتبات صعبة على أي شركة ، ومن السهل التعثر في الجانب الإداري للأشياء. يعرف كل صاحب عمل مدى أهمية التأكد من دفع رواتب الموظفين بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. ولكن مع وجود العديد من اللوائح المختلفة ومتطلبات الأعمال الورقية والآثار الضريبية ، فلا عجب لماذا يمكن أن تصبح عملية كشوف المرتبات مثل هذا الألم.

البقاء على اطلاع بهذه اللوائح والتغييرات يمكن أن يعني الكثير من العمل الإضافي لفريق كشوف المرتبات. المفتاح لضمان عملية كشوف المرتبات المبسطة لعملك أو شركتك هو تحسين الكفاءة على كل المستويات. فيما يلي ثماني طرق للتأكد من أن كشوف المرتبات الخاصة بك تعمل بأفضل طريقة لاحتياجات عملك.

1. السيطرة على التكاليف الخاصة بك

كشوف المرتبات هي واحدة من أغلى جوانب إدارة الأعمال التجارية. قد يكون من الصعب التحكم في هذه التكاليف مع ضمان دفع رواتب الموظفين دائمًا في الوقت المحدد ، ولكن هناك الكثير من الطرق التي يمكنك من خلالها تقليل ما تنفقه على معالجة كشوف المرتبات. غالبًا ما يرى أصحاب الأعمال الذين يديرون كشوف رواتبهم بشكل أكثر كفاءة مدخرات كبيرة بمرور الوقت. كنقطة انطلاق ، قم بتحليل التكاليف لكل موظف وإدارة للمساعدة في تحديد المجالات التي لا يتم فيها تقاسم التكاليف بالتساوي.

احتفظ بجدول بيانات دقيق لجميع نفقات الرواتب ، بما في ذلك المزايا والمكافآت لكل موظف ، لتحديد ما تنفقه في كل ساعة عمل. استخدم البيانات التي تم جمعها في تحليل التكلفة الخاص بك لإنشاء خطة من شأنها أن تساعد في الحفاظ على رسوم معالجة كشوف المرتبات المستقبلية تحت السيطرة مع الحفاظ على مستويات الإنتاجية بين الموظفين الذين يعملون للوفاء بالمواعيد النهائية. تعرف أيضًا على ما تدفعه مقابل نظام معالجة كشوف المرتبات ومقدار تكلفتها لكل معاملة.

اختر أفضل برامج كشوف المرتبات برسوم شفافة حتى تفهم بالضبط ما يتجه كل دولار نحوه. إذا كانت هناك أي رسوم مخفية أو غير واضحة في فواتيرك ، فاتصل بمزود الخدمة الخاص بك على الفور لأنه قد يكون علامة على خدمة كشوف المرتبات عديمة الخبرة أو غير نزيهة. تأكد من فهمك لهيكل التكلفة قبل توقيع أي عقد واطلب التوضيح إذا لزم الأمر للتأكد من عدم وجود أي فواتير مفاجئة في وقت لاحق.

موصى به لك: كيف تستخدم الشركات ذكاء الأعمال لتحسين عملياتها؟

2. تبسيط عملية الحصول على البيانات

إن التأكد من أن كل شخص لديه حق الوصول إلى جميع بياناته يجعل من السهل عليهم اتخاذ الإجراءات وإجراء التغييرات. إذا كنت تستخدم جداول بيانات ، ففكر في إنشاء نسخة رئيسية تتم مشاركتها مع فريقك. بهذه الطريقة ، يمكنهم إضافة معلومات جديدة وتحرير البيانات الحالية دون تحديث ملفات متعددة أو إرسال رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا. قم بإنشاء جدول زمني للتعامل مع أنشطة كشوف المرتبات للتأكد من أن فريقك يتبع نفس العملية في كل مرة يحتاجون فيها إلى تحديث البيانات أو إجراء تغييرات.

على سبيل المثال ، قم بإنشاء إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) لمدى تكرار مراجعة الملفات مع الموظفين ، وإجراء عمليات تدقيق على معدلات الأجور ، وما إلى ذلك ، حتى يعرف الجميع مسؤولياتهم في كل خطوة في العملية. اختر خيار جمع البيانات الآلي لتبسيط كشوف المرتبات الخاصة بك وتجنب الأخطاء التي يمكن أن تحدث مع المعالجة اليدوية أو جداول البيانات. باستخدام بيانات كشوف المرتبات الصحيحة ، يمكنك تتبع وتحديث أشياء مثل وقت العمل ، ومعدلات الأجور بناءً على المسميات الوظيفية أو مستويات الخبرة ، وزيادة الموظفين الذين عملوا مع شركتك لفترة طويلة ، وما إلى ذلك.

3. اكتشف ما تحتاجه الإدارات الأخرى بالفعل

واحدة من أكبر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عندما تحاول تبسيط عملية كشوف المرتبات هي أنها لا تتشاور مع الأقسام الأخرى ، وخاصة المحاسبة. إذا لم تتمكن أقسام عملك من الوصول إلى ما يحتاجون إليه في أي وقت ، فلا يمكنك أبدًا توقع أن تنفجر عملية كشوف المرتبات دون حدوث أي عوائق. اكتشف ما تحتاجه الإدارات الأخرى بالفعل ، واجعلها نقطة لتزويدهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها على الفور.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك نموذج عمل بسيط حيث يحتاج قسم الحسابات الخاص بك فقط إلى معرفة إجمالي عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف ، فلا داعي لإنشاء إدخال دفتر يومية محاسبة. ومع ذلك ، إذا كانت هناك إدخالات معينة تتعلق بكشوف المرتبات والتي يجب إجراؤها من أجل تقديم البيانات المالية والضرائب لشركتك بشكل صحيح ، فتأكد من إجرائها في المحاسبة. من خلال تزويد كل قسم بالمعلومات التي يحتاجونها ، يمكنك تبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك.

4. إدارة التسجيل التلقائي في كشوف المرتبات بشكل أكثر كفاءة

يعد تسجيل الموظفين في كشوف المرتبات أمرًا بالغ الأهمية لضمان تسليم شيكات رواتبهم في الوقت المحدد وبالمبلغ المناسب. ومع ذلك ، عندما يكون لدى أصحاب العمل عدد كبير من الموظفين للتسجيل في كشوف المرتبات ، فقد يستغرق الأمر عدة ساعات لإكمال هذه المهمة. يشكل هذا الاستخدام غير الفعال لموارد الشركة القيمة خطرًا كبيرًا للخطأ البشري مع مشاركة العديد من الأشخاص المختلفين. يجب على أصحاب العمل بدلاً من ذلك أتمتة عملية التسجيل.

ضع في اعتبارك دمج هذا في حل الإعداد الآلي الذي يمكنه أيضًا تسجيل موظفين جدد في الموارد البشرية وخدمات الشركة الأخرى ، مثل المزايا أو ضرائب الرواتب. يجب عليك أيضًا تمكين التعديلات التلقائية عندما تتغير حالة الموظف ، على سبيل المثال عند ترقيته أو التنقل بين الأقسام. تعد أتمتة التسجيل في كشوف المرتبات خطوة كبيرة نحو تبسيط العملية بأكملها وجعل أيام الدفع الخاصة بك تسير بسلاسة أكبر دون أي تقنية إضافية.

قد ترغب في: إدارة سمعة الأعمال - دليل نهائي.

5. احتضان تقنيات الأعمال الجديدة

هناك طريقة أخرى فعالة لتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك وهي تبني تقنيات الأعمال الجديدة. بهذه الطريقة ، يمكنك أتمتة العديد من المهام وتسهيل على الموظفين ورؤساء الأقسام التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد. يمكنك القيام بذلك باستخدام أنظمة عبر الإنترنت تسمح لك بجمع البيانات بسرعة مع أتمتة عمليات الدفع مثل إعداد التقارير والفواتير.

ضع في اعتبارك بعض هذه الخيارات:

• قم بأتمتة عرض الوقت الخاص بك باستخدام تطبيق تسجيل الوقت أو اجعل الأجهزة محملة مسبقًا بجداول زمنية للموظفين يمكنهم الوصول إليها بأنفسهم. حل مثل هذا لا يتطلب منك حساب ساعات العمل والطوابع الزمنية يدويًا ، مما يجعلها عملية بسيطة.
• يمكن أن يساعد الاستثمار في ذلك في إنشاء الفواتير وإرسالها إلكترونيًا ، مما يقلل الوقت الذي تقضيه في المهام الإدارية مثل إعداد الفواتير للعملاء أو إصدار كشوف المرتبات.
• اسمح للموظفين بإدارة طلبات إجازاتهم وتقارير النفقات باستخدام نظام أساسي تعاوني عبر الإنترنت. بهذه الطريقة ، يمكنهم إرسال الطلبات عند الضرورة وتتبع النفقات في الوقت الفعلي.
• استخدم الإخطارات الآلية لإبقاء الجميع على اطلاع عندما يتعلق الأمر بإجراء التغييرات أو إرسال طلبات الإجازة أو التحقق من النفقات.

عند الاستثمار في تكنولوجيا الأعمال ، تأكد من حصولك على أقصى استفادة منها من خلال تدريب الموظفين على استخدام كل أداة. يضمن القيام بذلك أن يستخدم الجميع هذه الأنظمة لتحقيق أقصى قدر من الفوائد وتقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات أو التحقيق في المشكلات.

6. ابق على اطلاع بالتغييرات التشريعية الجديدة

يجب أن تفهم أيضًا تأثير التشريعات الجديدة على عملك وكيف تؤثر على كشوف المرتبات. تأكد من أنك على دراية بالتغييرات القادمة لضمان عدم تخلفك عن الركب بمجرد أن تصبح فعالة. عادةً ما توفر القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات فترة زمنية للشركات للامتثال للتغييرات. ومع ذلك ، فأنت تريد اتخاذ إجراء في أقرب وقت ممكن. لا تريد أن تجد نفسك تلعب لعبة اللحاق بالركب عندما يحين الموعد النهائي.

تأكد من تنفيذ جميع التغييرات الجديدة في الوقت المناسب. ضع في اعتبارك أن جزءًا من ضمان عملية كشوف المرتبات المبسطة يتضمن البقاء متوافقًا مع التشريعات. أي تعطيل لعملياتك الحالية بسبب عدم الامتثال يمكن أن يعرقل بسهولة عملية كشوف المرتبات بالكامل وربما يعرضك لخطر المراجعة. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أن يتم إطلاع جميع الموظفين على التغييرات أيضًا. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت هناك أي تغييرات على معدل رواتبهم أو الخصومات ضمن التشريع الجديد.

7. دمج كشوف المرتبات مع وظائف العمل الأخرى

هناك طريقة أخرى لتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك وهي دمجها مع وظائف العمل الأخرى. يمكنك القيام بذلك عن طريق استخدام برنامج أو خدمة لديها تكامل محسّن مثل Xero و FreshBooks والمزيد. تأتي معظم حلول برامج المحاسبة الشائعة الآن مع خدمات كشوف المرتبات المتكاملة التي تسمح لك باستيراد البيانات المالية من هذه البرامج إلى نظام كشوف المرتبات الخاص بك ، حتى لا تضطر إلى إدخال البيانات يدويًا.

يتيح ذلك إجراء عملية كشوف رواتب أكثر دقة ، مما يقلل من احتمال حدوث خطأ بشري ويجعل الأمر أسهل على نفسك عند تقديم ضرائبك في نهاية العام. يمكن أن يساعدك دمج كشوف المرتبات مع وظائف العمل الأخرى في تقليل الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهام المتعلقة بالرواتب ، مما يتيح لك مزيدًا من الوقت للقيام بمسؤوليات أخرى. على سبيل المثال ، إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، يمكن أن تسمح لك العملية المتكاملة بالتركيز على تنمية شركتك مع التمتع في الوقت نفسه براحة البال بأن كشوف المرتبات الخاصة بك يتم دفعها بدقة وبسرعة.

8. احصل على الدعم الذي تحتاجه عندما تحتاجه

في بعض الأحيان ، قد تواجه مشكلات في كشوف المرتبات لست مستعدًا لحلها بنفسك. على سبيل المثال ، إذا كان هناك تغيير معقد في قانون الضرائب أو كان لدى مصلحة الضرائب أسئلة حول شيء ما في ضرائب الرواتب الخاصة بك ، فقد يكون من الأفضل لك طلب المساعدة من خبير. يمكن أن يكون هذا الخبير متخصصًا في الموارد البشرية أو محاسبًا من ذوي الخبرة في معالجة كشوف المرتبات. لا تريد أن تدع عملك يعاني لأنك غير قادر على حل المشكلة على الفور. هذا هو المكان الذي يكون فيه العثور على المساعدة من شخص لديه خبرة أكبر مفيدًا.

قد ترغب أيضًا في: كيفية استخدام LinkedIn لتوليد المزيد من العملاء المحتملين لعملك؟

يجب أن تكون إدارة عملية كشوف المرتبات الخاصة بك سهلة

مع وضع هذه النصائح في الاعتبار ، يجب أن تكون عملية كشوف المرتبات أسهل وأكثر كفاءة. سواء اخترت الاستعانة بمصادر خارجية أو التعامل معها داخليًا ، يجب أن تكون قادرًا على إنجاز كشوف المرتبات بشكل أسرع. تذكر أن الاستعانة بمصادر خارجية لا يعني تسليم المسؤولية عن امتثال الموارد البشرية وثقافة الشركة. لذا ، تأكد من أن المتعاقد الخارجي على مستوى المهمة المتعلقة بهذه القضايا أيضًا. إن فوائد العملية المبسطة واضحة ، ولكن الأمر كذلك بالنسبة للوقت والجهد المبذولين في إعدادها وتشغيلها.

لذلك ، تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لفهم ما تحتاجه وأين تكمن أولويات شركتك. عندها فقط يمكنك تنفيذ العملية الأكثر فاعلية الممكنة.