الأهمية الاستراتيجية للأرشيف الرقمي في المؤسسة

الأرشيف الرقمي للمؤسسة هو في الأساس الذاكرة الرقمية للمؤسسة ، والتي تتكون في الغالب من المستندات الإلكترونية. وبالتالي ، من الضروري أن تحتفظ المنظمات بالوثائق رقميًا بطريقة مناسبة من أجل الحفاظ على ذاكرة أرشيفها بمرور الوقت.

لقد حان الوقت لكي تصبح الإدارة على دراية بالحاجة إلى بناء ثقافة رقمية فعلية في مؤسساتها حتى يتمكنوا من معرفة وإدارة المحفوظات طوال دورة حياتها.

يمثل أرشيف كمبيوتر الشركة للوثائق والبيانات الثروة الحصرية والاستراتيجية للمؤسسة ، ولا تقتصر قيمتها على العناصر الرقمية التي تشكلها (أي المستندات الإلكترونية للشركة) ، ولكنها تتعلق بالعمليات والعلاقات والطرائق المعتمدة لتشكيلها وإدارتها وحفظها بمرور الوقت.

تدفع التشريعات في إيطاليا من أجل التشكيل السليم والإدارة والحفظ

يدفع القانون الإيطالي الشركات إلى تبني حلول التوقيع الإلكتروني وأنظمة المستندات مع إدارة فعالة لسير العمل وقدرات الحفظ الرقمي التي تتوافق مع القانون والاستفادة منها بشكل متزايد. يمكن إدارة هذه الأنظمة داخليًا من قبل الشركة أو استخدامها كخدمات سحابية "برامج كخدمة" (SaaS) من خلال مزودي خدمة متخصصين ومعتمدين ومؤهلين مثل Doxee.

أحكام المصدر التنظيمي الأساسي في إيطاليا بشأن الرقمنة ، والمتمثلة في قانون الإدارة الرقمية (CAD) ، المشار إليه في المرسوم التشريعي رقم. 82 بتاريخ 7 مارس 2005 والتعديلات اللاحقة ، وإرشادات AgID ذات الصلة بشأن المستندات الإلكترونية والتوقيعات الإلكترونية وخدمات الثقة ، وإعادة إنتاج المستندات وحفظها ، والاتصالات الإلكترونية ، والهويات الرقمية تنطبق أيضًا على الشركات الخاصة .

يثبت CAD أن الكتب والكتابات والمستندات التي يجب الاحتفاظ بها يمكن تكوينها وحفظها على دعم تكنولوجيا المعلومات بما يتوافق مع أحكام هذا القانون ووفقًا لإرشادات AgID.

وقد كرر هذا أيضًا الفن. 2215-bis من القانون المدني ، الذي يؤكد أن الدفاتر والسجلات والوثائق التي يكون حفظها إلزاميًا بموجب القانون أو اللوائح ، أو التي تتطلبها طبيعة أو حجم العمل ، يمكن تكوينها والاحتفاظ بها بواسطة الكمبيوتر ، والتي تشكل أساسيًا و المعلومات الأصلية التي يمكن من خلالها ، حول أنواع مختلفة من الدعم ، النسخ والنسخ للاستخدامات التي يسمح بها القانون.

بالإضافة إلى ذلك ، عملاً بالفن. 43 ، الفقرة 3 من CAD ، مستندات الكمبيوتر ، التي ينص القانون أو اللوائح على حفظها ، يجب الحفاظ عليها بالوسائل الرقمية ، وفقًا للقواعد الفنية الموضوعة وفقًا للمادة. 71 من CAD ، وبالتالي وفقًا للقواعد المحددة في إرشادات AgID بشأن إدارة الإنشاء والحفظ التي دخلت حيز التنفيذ في 10 سبتمبر 2020 ومع التطبيق الإلزامي اعتبارًا من 1 يناير 2022.

تعتبر التزامات حفظ وعرض الوثائق التي تشكل الأرشيف الرقمي للشركة مستوفاة لجميع الأغراض القانونية عن طريق وثائق الكمبيوتر إذا كانت الإجراءات المستخدمة متوافقة مع إرشادات AGID ، على النحو المنصوص عليه في المادة 20 الفقرة 5 مكرر و 43 فقرة 1.

بالنسبة للشركات ، يتمثل التحدي في ضمان استمرار قراءة مستندات الكمبيوتر التي يتم إنتاجها أو استلامها اليوم واستخدامها في المستقبل البعيد ، مما يضمن قيمتها القانونية ووضعها الصحيح في أرشيف الشركة.

لا يمكن تحقيق هذا الهدف إلا من خلال اعتماد أنظمة المستندات وخدمات الحفظ التي تضمن الامتثال للقواعد الفنية لإرشادات AgID وتضمن متطلبات الأمان والسرية العالية .

لكن ما هو الأرشيف الرقمي؟

يتكون الأرشيف الرقمي لمؤسسة خاصة ، مثل الشركة ، من المركب العضوي وعلاقات المستندات التي تنتجها المنظمة أو تتلقاها في سياق نشاطها.

عرّف المؤرخ جاك لوغوف الوثيقة على أنها "شيء يبقى " ، أي يتم إنتاجها بدقة ليتم حفظها في الوقت المناسب وإتاحتها لأولئك الذين لديهم مصلحة في معرفة الفعل أو الحقيقة الممثلة في المستند.

إن متطلبات النزاهة ، وعدم التعديل ، والأصالة ، والترابط الزمني ، والتوافر ، والحفظ بمرور الوقت التي تضمنها هي الأهداف الرئيسية التي يجب على الشركة معرفة كيفية التخطيط لها من أجل إدارة أرشيفات الكمبيوتر بشكل صحيح.

يتم توفير ذلك من خلال رمز الإدارة الرقمية نفسه ، والذي يشير إلى الفن. 44 ، الفقرة 1 ثالثًا ، أنه "في جميع الحالات التي ينص فيها القانون على التزامات الحفظ ، حتى بالنسبة للأطراف الخاصة ، يضمن نظام حفظ المستندات الإلكترونية ، لما يتم الحفاظ عليه ، خصائص الأصالة ، والسلامة ، والموثوقية ، وسهولة القراءة ، والاسترجاع ، وفقًا للطرق الموضحة في إرشادات AgID.

يتطلب نظام المستندات الذي يمكن الاعتماد عليه بمرور الوقت من الشركة توفير ما يلي:

• تنظيم ومراقبة مسؤوليات إنتاج مستندات الشركة وصيانتها وحفظها ؛
• اعتماد الإجراءات والأدوات التي تحدد مستندات الكمبيوتر المخزنة بطريقة معينة في الزمان والمكان ، مما يضمن سهولة القراءة واسترجاع المستندات ومعلومات التعريف ، بما في ذلك البيانات الوصفية المرتبطة بالوثائق ؛
• الاختيار والاعتماد على الموردين المتخصصين في إدارة الأرشيف الرقمي وحفظه والذين يضمنون أعلى مستويات الأمان والجودة والموثوقية .

يُقصد بالحفظ تنظيم أرشيف رقمي ذي قيمة قانونية ، يُدار بواسطة نظام معلومات مدعومًا بنموذج تنظيمي وإجراءات وأدوار ومهام وأنشطة موضحة في دليل الحفظ .

الرقمنة ممكنة في جميع قطاعات الأعمال

لبعض الوقت الآن ، لم يضع التشريع المرجعي الخاص بالرقمنة حدودًا زمنية لإجراءات الرقمنة الصحيحة في مختلف قطاعات الشركة ، مما يتيح تغذية أرشيفات الشركة الرقمية بكمية متزايدة باستمرار من المستندات والبيانات الرقمية ذات الطبيعة العرضية الموضوعة في التخزين. فيما يلي بعض القطاعات والأمثلة العملية لأنواع مستندات الأعمال:

• المستندات ذات الصلة بالضرائب: الفواتير والملاحظات الإيجابية والسلبية ، ومستندات النقل النشطة والسلبية ، وأوامر NSO ، ودفاتر وسجلات المحاسبة ، والكتابات المساعدة ، والبيانات المالية ، والإعلانات ، وشهادات CU ، و F24 ، والاتصالات الضريبية ، ودفاتر الشركة ، ومذكرات المصروفات والإيصالات ، فواتير مختومة للإعفاءات الضريبية ، إلخ.
• توثيق القانون المدني: النماذج ، وإشعارات الدفع ، والخطابات ، والدعوات ، والاتصالات ، والتذكيرات ، وأوامر الشراء ، والعقود ، والبيانات المصرفية ، والمراسلات ، والإيصالات ، ورسائل البريد الإلكتروني و PEC ، وسجلات أو سجلات الكمبيوتر ، والوثائق الفنية ، وشهادات المطابقة ، ووثائق عملية الجودة ، موافقات الخصوصية ووثائق الإنتاج وما إلى ذلك.
• وثائق العمل: كشوف المرتبات (في إيطاليا ، Libro Unico del Lavoro - LUL) ، وعقود التوظيف وإدارة علاقة العمل ، وخطابات التكليف ، والاتصالات ، والضمان الاجتماعي والإقرارات الضريبية ، إلخ.
• الوثائق المصرفية: الحسابات (قسائم الإيداع والسحب) ، والعقود ، ووثائق الائتمان المضمونة ، ووثائق إدارة التداول والاستثمار ، وسجل النقد ، وأوامر الكمبيوتر المحلية ، والشيكات غير المادية ، ووثائق التحقق المناسبة ، وما إلى ذلك.
• وثائق التأمين: بوالص التأمين وغيرها من المستندات الداعمة ، وسجلات التأمين على الحياة والأضرار المتنوعة ، إلخ.
• الوثائق الجمركية: الوثائق المتعلقة بالاستيراد ، والتصدير ، وعبور البضائع ، والفواتير الجمركية ، و e-DAS ، إلخ.
• التوثيق السريري: تقارير التحاليل المخبرية ، تقارير وصور التشخيص الإشعاعي والطب النووي ، تقارير العيادات الخارجية ، خطابات الخروج ، السجلات الطبية الإلكترونية ، FSE ، الوصفات الطبية الإلكترونية ، السجلات الصحية ، إلخ.
• وثائق من مناطق أخرى.

الفوائد طوال دورة حياة أرشيف تكنولوجيا المعلومات

تقدم إدارة الأرشيف الرقمي مزايا ذات صلة حقًا على المدى المتوسط ​​والطويل إذا كانت تستند إلى مبادئ الأتمتة وتبسيط تدفقات مستندات المنظمة طوال دورة حياتها ، وفقًا لمسار يهدف إلى الوصول إلى مستويات ذات كفاءة أكبر والفعالية والشفافية والامتثال.

فيما يتعلق بالعمليات الرقمية ، تتطلب القدرة على تحسين مراحل استلام المستندات وإنتاجها وتوقيعها ومشاركة البيانات والمستندات والأرشفة والتخزين وإتلاف المستندات في نهاية دورة حياتها تحسينًا كبيرًا في عمليات العلاقات الداخلية والخارجية للشركة. .

إن وجود نهج متكامل لاعتماد البرامج والخدمات التي تتواصل مع نظام أرشفة المستندات وخدمة الحفظ الرقمي وإعطاء قيمة للبيانات المتبادلة والمعالجة يتيح للشركة تحقيق العديد من الفوائد: لتقليل الوقت وبالتالي تقليل تكاليف التشغيل إدارة تدفقات المستندات بحيث تكون أبسط ؛ لتحقيق انخفاض جذري في الأخطاء البشرية ؛ للقضاء على تشتت الوثائق ؛ لتحسين عمليات الموافقة والمراقبة والرقابة ؛ لزيادة الأمن والشفافية ؛ والمساهمة في نموذج الاستدامة البيئية .

لذلك ، فإن رقمنة العمليات التجارية المختلفة تجعل من الممكن إنتاج و / أو الاحتفاظ بالعديد من أنواع المستندات الإلكترونية المختلفة التي تغذي أرشيف الشركة الرقمي .

التنسيقات والبيانات الوصفية للمستندات في أرشيف رقمي

لذلك ، من أجل الحفاظ على الذاكرة الرقمية لشركة ما ، من الضروري الانتباه ليس فقط للأشياء الرقمية (مثل مستندات الكمبيوتر) ، التي تُفهم على أنها تسلسلات من البتات ومتطلبات صلاحيتها القانونية ، ولكن أيضًا لاعتماد تنسيقات إلكترونية مناسبة متوافقة مع الملحق 2 من المبادئ التوجيهية AgID. من الضروري أيضًا ضمان تثمين مجموعة البيانات الوصفية اللازمة لفهرسة المستندات المطلوب تحسينها. يتم ذلك من أجل إبراز الخصائص الوثائقية والقيود الأرشيفية التي تمثلها مجموعة العلاقات المنطقية والشكلية الموجودة بين وثائق الأرشيف ، والتي يجب أن تتماشى مع الملحق 5 من إرشادات AgID.

البيانات الوصفية ليست أكثر من مجموعة من البيانات (المعلومات) المرتبطة بجسم رقمي ، مثل مستند الكمبيوتر لتحديد ووصف سياقه ومحتواه وهيكله ، فضلاً عن السماح بإدارته بمرور الوقت في نظام الحفظ.

للمحافظة على الأرشيف ، تحتوي البيانات الوصفية على وظائف مختلفة. تتراوح هذه من التحديد الدائم للأشياء وعلاقاتها ، إلى تخزين الآليات التقنية والإجرائية للتكوين والصيانة والحفظ ، للوصول إلى الامتيازات ، إلى منطق الاختيار ، إلى وصف سياق الإنتاج والعناية اللاحقة والحفظ. .

لذلك ، يجب وصف الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها من حيث:

• طبيعة الوثائق (على سبيل المثال ، النوع والفئة) ؛
• الشكل المستخدم
• قائمة ووصف البيانات الوصفية ؛
• فترة الاحتفاظ
• أي معلومات تعتبر مفيدة للحفظ.

في عصر المجتمع الرقمي ، يتزايد حجم وثائق تكنولوجيا المعلومات التي تحتفظ بها الشركات الإيطالية بشكل كبير . يتطلب ذلك نظام حفظ متطور يجعل أصول المعلومات متاحة بمرور الوقت من خلال البيانات الوصفية المناسبة ، مما يعني أيضًا القضاء على مخاطر مواجهة المشكلات الحرجة في استرجاع الوثائق والوصول إليها وعرضها بمرور الوقت ، على الرغم من حقيقة ذلك لقد تم تجريدهم من الطابع المادي وأرشفتهم رقمياً.

أهمية الاعتماد على مزود معتمد ومؤهل من أجيد

يمكن للشركة الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة حفظ المحفوظات لموضوعات متخصصة ، ما يسمى بمقدمي الحفظ ، من خلال العقود التي تعهد بأنشطة حفظ مستندات الكمبيوتر وتعيين مدير معالجة البيانات.

على وجه التحديد ، القواعد والإجراءات المطبقة ، والكفاءة المهنية للأشخاص المسؤولين ، والجودة ، لا سيما من حيث متانة وأمن وموثوقية التقنيات المطبقة ، لها أهمية كبيرة. لذلك ، فإن اختيار إسناد التخزين الرقمي لأرشيف الشركة إلى مورد مؤهل ومعتمد يعد أمرًا ضروريًا .

يتمتع مقدمو الحفظ المؤهلون من AgID بمتطلبات عالية الجودة والأمان والتنظيم ، والتي تم تحديدها وفقًا للوائح الأوروبية من خلال المبادئ التوجيهية لتشكيل وإدارة وتخزين المستندات الإلكترونية. الشركات الخاصة ليست ملزمة بالاستعانة بمصادر خارجية لمقدمي الحفظ المؤهلين ، ولكن يوصى بشدة بالاعتماد على الموردين المؤهلين من قبل وكالة Digital Italy ، مثل Doxee ، لتقليل مسؤولية في هذا الصدد ، مع القرار رقم 455 في 25 يونيو 2021 ، أصدرت AgID اللائحة الجديدة التي تحدد معايير تقديم خدمة حفظ الوثائق المحوسبة ، وتحديد المتطلبات العامة وكذلك الجودة والأمن ، و المتطلبات التنظيمية لتقديم خدمة الحفظ في ملاحق محددة ، مع إنشاء سوق محدد لخدمات الحفظ المؤهلة.