دليل خطوة بخطوة حول إنشاء ميزانية الحدث
نشرت: 2022-05-20هل أنت مسؤول عن التخطيط لحدث ما؟ إذا كان الأمر كذلك ، تهانينا! تم تصميم الفقرات القليلة التالية للمساعدة في تسهيل عملك. قد يبدو إنشاء ميزانية لحدثك أمرًا شاقًا ، لكن لا يجب أن يكون كذلك. يمكنك التأكد من أن الحدث الخاص بك يسير بسلاسة دون أي مفاجآت مالية باتباع هذه الخطوات البسيطة.
تقدير التكلفة الإجمالية لحدثك
عند التخطيط لحدث ما ، فإن إحدى الخطوات الأولى هي إنشاء ميزانية. سيساعدك هذا على تقدير التكلفة الإجمالية لحدثك والتأكد من أن لديك أموالاً كافية لتغطية جميع النفقات. فيما يلي دليل تفصيلي حول كيفية إنشاء ميزانية الحدث:
- تقدير عدد الضيوف الذين سيحضرون الحدث الخاص بك. سيساعدك هذا في تقدير تكلفة الطعام والشراب والإمدادات الأخرى.
- تحديد موقع الحدث الخاص بك. سيؤثر ذلك على تكلفة استئجار المكان والديكور والتكاليف الأخرى المرتبطة بمساحة الحدث.
- ضع في اعتبارك تكلفة الترفيه والأنشطة. قد يشمل ذلك تعيين موسيقيين أو فنانين آخرين وتكلفة أي مواد أو لوازم ضرورية للأنشطة.
- اجمع جميع التكاليف العامة لتقدير التكلفة الإجمالية لحدثك. تأكد أيضًا من تضمين أي رسوم إضافية مثل التأمين أو التصاريح.
قسّم التكاليف إلى فئات
بمجرد أن يكون لديك تقدير للتكلفة الإجمالية لحدثك ، فقد حان الوقت لتقسيم هذه التكاليف إلى فئات. سيساعدك هذا على فهم أفضل للمكان الذي تذهب إليه كل الأموال وتحديد المجالات التي يمكنك التوفير فيها. فيما يلي بعض فئات ميزانية الأحداث الشائعة:
- الطعام والشراب: سيشمل ذلك تكلفة تقديم الطعام وأي كحول سيتم تقديمه في الحدث.
- الزينة: قد يشمل ذلك تأجير الأثاث أو عناصر الديكور الأخرى وتكلفة أي تنسيق للزهور.
- الترفيه: قد يشمل ذلك تعيين موسيقيين أو فنانين آخرين وتكلفة أي مواد أو تجهيزات لازمة للأنشطة.
- استئجار المكان: ستكون هذه تكلفة استئجار مساحة الحدث وأي رسوم مرتبطة باستخدام المنطقة.
- أخرى: قد تشمل تكلفة التأمين والتصاريح والمصروفات المتنوعة الأخرى.
حدد مقدار المال الذي تحتاجه لكل فئة
الآن بعد أن أصبح لديك قائمة بجميع فئات الأحداث ، فقد حان الوقت لتقدير مقدار المال الذي ستحتاجه لكل فئة.
- ابدأ بالنظر في ميزانيتك الإجمالية وتحديد مقدار الأموال التي يمكنك تخصيصها بشكل واقعي لكل فئة. سيساعدك هذا على البقاء في حدود الميزانية مع ضمان نجاح الحدث الخاص بك.
- ثم ابدأ في البحث عن الأسعار لمختلف البائعين والموردين في كل فئة. سيساعدك هذا في الحصول على فكرة أفضل عن مقدار الأموال التي تحتاجها لتخصيص ميزانية لكل عنصر أو خدمة.
- أخيرًا ، ابدأ في البحث عن طرق لخفض التكاليف في كل فئة. على سبيل المثال ، قد تتمكن من الحصول على خصم على خدمات الطعام عن طريق الطلب مقدمًا أو العثور على عناصر ديكور أرخص من خلال التسوق في متاجر الخصم. تأكد من تضمين أي صفقات أو قسائم قد تتمكن من استخدامها. يمكن أن يساعدك هذا في توفير المال في جميع فئات الأحداث.
ابحث عن طرق لتقليل التكاليف
بمجرد أن تكون لديك فكرة جيدة عن مقدار الأموال التي تحتاجها لكل فئة حدث ، فقد حان الوقت للبدء في البحث عن طرق لتقليل التكاليف. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها القيام بذلك:
- ابحث عن الخصومات: يقدم العديد من البائعين والموردين خصومات للأحداث ، لذا تأكد من السؤال عن أي مدخرات محتملة.
- التسوّق: احصل على عروض أسعار من عدة بائعين وموردين قبل اتخاذ القرارات النهائية. سيساعدك هذا على ضمان حصولك على أفضل سعر ممكن.
- افعل ذلك بنفسك: إذا كنت راغبًا وقادرًا ، فهناك العديد من المهام المتعلقة بالحدث التي يمكنك القيام بها بنفسك بدلاً من الاستعانة بشخص آخر للقيام بها. هذا يمكن أن يوفر لك مبلغًا كبيرًا من المال.
إنشاء جدول زمني لإجراء المدفوعات
بمجرد الانتهاء من ميزانيتك وإجراء جميع اختيارات البائعين والموردين ، فقد حان الوقت لإنشاء جدول زمني لإجراء المدفوعات. سيساعدك هذا على البقاء على المسار الصحيح وتجنب تفويت أي مواعيد نهائية حاسمة. تأكد من تضمين المعلومات التالية في الجدول الزمني للدفع:
- سيساعدك التاريخ الذي تستحق فيه كل دفعة على سداد جميع المدفوعات في الوقت المحدد.
- سيساعدك اسم ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص أو الشركة المستحقة الدفع على ضمان قيامك بالدفع إلى الشخص أو الشركة الصحيحة.
- سيساعدك مبلغ السداد على ضمان عدم المبالغة في الإنفاق في منطقة واحدة.
- ستضمن أي تعليمات خاصة لإجراء الدفع اتباعك لأي تعليمات خاصة قد تكون لدى البائع أو المورد.
باتباع هذه الخطوات وتتبع تقدمك ، يمكنك التأكد من أن الحدث الخاص بك يظل في حدود الميزانية ويعمل بسلاسة.
تتبع تقدمك على طول الطريق!
عندما تبدأ في تنفيذ ميزانيتك ، من الضروري تتبع تقدمك والبقاء على المسار الصحيح. يمكن أن يساعدك ذلك في تحديد المناطق التي تفرط فيها في الإنفاق أو التي قد تحتاج إلى تقليصها. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها تتبع ميزانيتك:
- قم بإنشاء جدول بيانات: سيسمح لك هذا بإدخال جميع النفقات المتعلقة بالحدث في مكان واحد ومعرفة أين تذهب أموالك بالضبط.
- استخدام برنامج الميزانية: يمكن أن يساعدك برنامج تتبع ميزانية الأحداث الاحترافي في تتبع ميزانية الحدث الخاص بك. يمكن أن يكون هذا خيارًا مفيدًا إذا لم تكن مرتاحًا لاستخدام جداول البيانات.
- قم بإجراء حسابات يدوية: إذا كنت تفضل ذلك ، يمكنك أيضًا تتبع ميزانيتك عن طريق إجراء حسابات يدوية. قد يكون هذا خيارًا جيدًا إذا كان لديك القليل من النفقات لتتبعها.
بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لتتبع ميزانيتك ، فالشيء المهم هو مراقبة إنفاقك وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
في تلخيص
لا يجب أن يكون إنشاء ميزانية لحدثك التالي مرهقًا أو صعبًا. باتباع هذه الخطوات البسيطة ، يمكنك التأكد من أن الحدث الخاص بك يسير بسلاسة ويبقى في حدود الميزانية.
ابدأ بتقدير التكلفة الإجمالية لحدثك ، ثم قسّمها إلى فئات. بعد ذلك ، حدد مقدار الأموال التي ستحتاجها لكل نوع وابحث عن طرق لتقليل التكاليف حيثما أمكن ذلك. أخيرًا ، قم بإنشاء جدول زمني لإجراء المدفوعات وتتبع تقدمك!