كيف يمكن لشركتك الناشئة الاستفادة من رقم هاتف افتراضي؟

إن بدء عمل تجاري مكلف ، خاصة إذا لم يكن لديك مصدر ثابت لرأس المال. التكلفة الأولية المتكبدة خارج المخططات ، وإذا لم تكن مدرجة في الميزانية بشكل جيد ، يمكنك أن تخسر الأموال التي لم تقصدها أبدًا. أنت تخاطر الوقوع في الديون.

هل تريد ادخار المال وتحقيق أقصى قدر من الأرباح؟ قد يكون استخدام رقم هاتف افتراضي لاتصالات عملك أحد الطرق للقيام بذلك. تابع القراءة للحصول على فهم أفضل لأنظمة الهواتف الافتراضية.

ما هو رقم الهاتف الافتراضي؟

رقم الهاتف الافتراضي هو رقم هاتف غير مقيد أو مرتبط بأي عنوان أو بطاقة sim أو جهاز أو هاتف. يستخدم هذا الرقم الإنترنت لإجراء مكالمات هاتفية.

للتوضيح ، فيما يلي ثلاثة اختلافات بين رقم افتراضي ورقم فعلي.

• على عكس الأرقام المادية ، التي تحتاج إلى معدات الهاتف وبطاقات sim وغيرها من الأجهزة للعمل ، فإن الأرقام الافتراضية لا تتطلب معدات متخصصة.
• تحتاج الأرقام المادية إلى خطوط هاتف للعمل. بدون هذه الأسطر ، تظل هذه الأرقام منفصلة.
• تعتمد الأرقام المادية التي تستخدم الخطوط الأرضية على شبكات الهاتف المصنوعة من الأسلاك النحاسية. من ناحية أخرى ، يمكن أن يعمل رقم هاتف افتراضي على أي جهاز اتصال يتراوح من أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى الهواتف.

موصى به لك: نصائح حول كيفية توسيع نطاق عملك الصغير في الخارج.

كيف تعمل الأرقام الافتراضية؟

كما ذكرنا سابقًا ، لا تحتاج أرقام الهواتف الافتراضية إلى بطاقات SIM عادية للعمل. كل ما تحتاجه هذه الأرقام هو اتصال آمن بالإنترنت. إنهم يعملون عن طريق إعادة توجيه المكالمات إلى جهاز متصل بالإنترنت.

تستخدم الأرقام الافتراضية ، التي تسمى أيضًا الاتصال الداخلي المباشر (DID) أو الأرقام الثانوية ، تقنية بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP). هذه التقنية شائعة نسبيًا ، وربما استخدمتها عند إجراء مكالمات على WhatsApp أو iMessage.

الأرقام الافتراضية هي أفضل شكل من أشكال الاتصال لبدء الأعمال التجارية. فهي ليست فعالة من حيث التكلفة فحسب ، بل تتميز أيضًا بميزات فريدة. فيما يلي بعض هذه الميزات.

ميزات أرقام الهواتف الافتراضية المفيدة للشركات الناشئة

ستساعدك أرقام الهواتف الافتراضية على التواصل بشكل فعال مع عملائك. يمكن أن تدعم هذه الأرقام العديد من الميزات الضرورية لتعزيز التواصل في عملك. تتضمن بعض هذه الميزات ما يلي:

تسجيل المكالمات

يمكنك تسجيل أي مكالمات تجريها على رقم عملك الافتراضي. يكمن جمال هذا في أنه يمكنك إعادة تشغيل هذه التسجيلات في أي وقت تريده.

بالإضافة إلى ذلك ، في حالة حدوث أي سوء فهم ، يمكنك دائمًا إعادة تشغيل هذه التسجيلات للتوضيح. كما أنها مفيدة كدليل قوي عندما تسوء الأمور مع العملاء وتكون مسؤولاً.

فحص المكالمات

تدعم أرقام الهواتف الافتراضية أيضًا فحص المكالمات. تمكنك هذه الميزة من معرفة المتصل وتحويله تلقائيًا قبل الرد على المكالمة. هذه الميزة مفيدة ، خاصة عندما تتوقع مكالمة مهمة.

إعادة توجيه الرسائل القصيرة

في الوقت الحاضر ، يفضل معظم الناس إرسال الرسائل إلى الاتصال. باستخدام ميزة إعادة توجيه الرسائل القصيرة ، يمكنك إرسال واستقبال الرسائل النصية دون تكبد رسوم إضافية لأن كل هذا يتم عبر الإنترنت.

مكالمة جماعية

تحتوي أرقام الهواتف الافتراضية على ميزات مؤتمر المكالمات التي ستمكنك من عقد الاجتماعات بكفاءة. ستكون قادرًا على مقابلة عملائك ومورديك تقريبًا دون أي تكلفة إضافية. تحتوي هذه الأرقام أيضًا على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام. لست مضطرًا للسفر لمقابلة عملائك أو مورديك ؛ يمكنك إجراء مكالمة جماعية واللقاء بهم عن بعد.

البريد الصوتي

يحتوي نظام الهاتف هذا على ميزة مثيرة إلى حد ما لرسائل البريد الصوتي. يتم إرسال رسائل البريد الصوتي الخاصة بك تلقائيًا إلى صندوق بريدك الإلكتروني ، حيث يمكنك قراءتها. إنه يوفر عليك صخب الاضطرار إلى الاستماع إلى مئات ومئات من رسائل البريد الصوتي. باستخدام هذه الميزة ، يمكنك قراءة التعليقات الواردة من عملائك والرد عليها في الوقت الفعلي.

التعامل مع المكالمات في وقت واحد

لا يحب العملاء الذين يتصلون بعملك الانتظار في طابور أو التعامل مع الإشارات المشغولة طوال الوقت. ستساعدك أنظمة الهواتف الافتراضية على تحسين اتصالاتك لأنها تدعم التعامل مع المكالمات المتعددة. كما يسهل النظام عليك إدارة حجم المكالمات الكبير.

أرقام هواتف محلية مجانية

الرسوم الوحيدة التي تتحملها عند استخدام الأرقام الافتراضية هي رسوم الإنترنت. هذا مفيد للغاية لعملك لأنه يوفر لك المال. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الأرقام الافتراضية مرنة بما يكفي للتبديل من جهاز إلى آخر.

أيضًا ، يقدم معظم مزودي الخدمة خطط تثبيت أرقام افتراضية منخفضة التكلفة. لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة ، فكر في الحصول على رقم هاتف مخصص للعمل. يدعم نظام الهاتف الافتراضي هذا أيضًا.

قد يعجبك: إليك لماذا تعتبر الشركات الصغيرة أهدافًا مثالية للقراصنة!

أسباب احتياجك لرقم هاتف افتراضي لبدء التشغيل

رقم الهاتف الافتراضي هو ضرورة لعملك. فيما يلي بعض الفوائد التي تشير إلى جميع الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى هذا النظام.

تحسين التواصل مع عملائك

يمكنك استقبال مكالماتك أثناء التنقل أو الجهاز اللوحي أو الهاتف المكتبي أو الجهاز المحمول. تتوافق هذه الأرقام مع أي جهاز اتصال تقريبًا ، لذلك لا داعي لأن تتعب من الخطوط الأرضية الضخمة. تضمن الأرقام الافتراضية أنك لن تفوتك أي مكالمة من عميلك.

"باستخدام رقم هاتف افتراضي ، ستكون دائمًا في متناول عملائك ومورديك. هذا لأنه ، على عكس الأرقام التقليدية ، يسمح لك رقم الهاتف الافتراضي بتحويل واستقبال مكالماتك متى وكيفما تريد ". - كما ذكر بيتر أنتونيو ، المدير العام لشركة Edgility ، في إحدى المقابلات التي أجراها مؤخرًا.

فعاله من حيث التكلفه

يدور العمل حول تعظيم الأرباح وتقليل النفقات. يعد استخدام رقم الهاتف الافتراضي رخيصًا لأن التكلفة الوحيدة التي تتحملها هي تكلفة الإنترنت. مع هذا النظام ، يمكنك الاستمتاع بأرقام متعددة بسعر اتصال واحد فقط. يمكنك تعظيم ذلك من خلال تخصيص رقم مختلف لكل قسم في عملك.

علاوة على ذلك ، مقارنةً بالمكالمات القائمة على شركات الاتصالات ، فإن أنظمة الهاتف الافتراضية أرخص وموثوقة. لست مضطرًا أيضًا إلى الدفع مقابل أجهزة باهظة الثمن مثل الهواتف المحمولة الجديدة مقابل أرقامك الافتراضية. تتوافق هذه الأرقام مع معظم أجهزة الاتصال ، ويمكنك حتى إجراء مكالمات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

زيادة مخرجات العمل

يعمل الاتصال السلس بينك وبين عملائك على تحسين الإنتاجية. باستخدام نظام افتراضي ، يمكنك بسهولة تتبع أعمالك أينما كنت. بصرف النظر عن الاتصال بعملائك ، يمكنك أيضًا إرسال رسائل الفاكس الترويجية والبريد الصوتي إليهم. قد يؤدي ذلك إلى زيادة قاعدة عملائك وبالتالي تحسين مبيعاتك.

احترافية

رقم هاتف افتراضي يجعل عملك يبدو شرعيًا واحترافيًا. باستخدام هذه الشبكة ، يمكنك إنشاء نظرة احترافية لعملك. كما أنه يسهل عليك بناء علامتك التجارية من خلال الإعلانات.

يشعر العملاء بالراحة عند التعامل مع رقم العمل وليس الرقم الشخصي. يمنحك رقم الهاتف الافتراضي نظامًا أساسيًا للحصول على خط أعمال.

لا عقود

على عكس أرقام الهواتف التقليدية ، لا تحتاج إلى عقد للاستمتاع بخدمات أرقام الهواتف الافتراضية. وهذا بدوره يوفر لك المال. يتم سداد الأرقام الافتراضية بخطة دفع لمرة واحدة.

النسخ الاحتياطي للبيانات

يتم إجراء نسخ احتياطي لكل مكالمة هاتفية ورسالة وفاكس وبريد صوتي ترسله أو تستقبله على رقمك الافتراضي. هذا يحمي جميع بياناتك ، مثل معلومات العملاء ، من الظروف غير المتوقعة. يقلل وجود مركز بيانات على هذا النظام من مخاطر فقدان جميع البيانات في حالة حدوث خلل فني.

تحسين رضا المتصل

عادةً ما تأتي أنظمة الهواتف الافتراضية مع حاضرين تلقائيين افتراضيين. عادةً ما يكون هؤلاء الحاضرين روبوتات ويمكن تهيئتهم وأتمتة الرد على استفسارات عملائك. هذا يبقيهم مشغولين أثناء انتظارهم ليتم تصحيحهم من خلال الوكيل المتاح التالي. تتأكد الميزة من أن الشخص المناسب يحضر إلى العميل.

افصل بين الأعمال والهواتف الشخصية

ترتكب معظم الشركات الناشئة خطأ استخدام الهواتف الشخصية لإجراء مكالمات متعلقة بالعمل. على الرغم من أنه شائع بين أصحاب الأعمال الصغيرة ، إلا أنه لا يوصى به.

سيساعدك رقم الهاتف الافتراضي في فصل العمل عن حياتك الشخصية. ومع ذلك ، حتى إذا اخترت استخدام نفس الرقم لإجراء مكالمات عمل ، فسيخفي هذا النظام هويتك. كل ما عليك فعله هو تحديد ساعات العمل لرقم الهاتف الافتراضي لقبول المكالمات أو رفضها.

التعامل مع عمليات الاحتيال عبر الهاتف الافتراضي

استخدام رقم هاتف افتراضي له فوائد عديدة. ومع ذلك ، فأنت معرض لخطر عمليات الاحتيال والاحتيال عبر الهاتف الافتراضي. في الوقت الحاضر ، أصبح الإنترنت متاحًا للجميع ومتنوعين ، مما أدى إلى زيادة عمليات الاحتيال عبر الإنترنت. تعد الشركات الصغيرة والشركات الناشئة أهدافًا رئيسية لعمليات الاحتيال حيث يُنظر إليها على أنها صديقة للبيئة وعديمة الخبرة في التعامل مع المعاملات عبر الإنترنت.

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها حماية عملك من السلبيات. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• قم بتحديث أنظمة الهواتف الافتراضية الخاصة بك بشكل دوري. من الصعب اختراق النسخة المحدثة.
• تجنب استخدام شبكة WI-FI العامة. إذا كان يجب عليك استخدامه ، ففكر في الحصول على VPN.
• قم بتثبيت أحدث برامج مكافحة الفيروسات لمساعدتك على اكتشاف الفيروسات والحفاظ عليها
• قم دائمًا بفحص رسائل البريد الإلكتروني والفاكسات بحثًا عن الفيروسات قبل فتحها.
• استخدم كلمات مرور قوية للوصول إلى أنظمة الهاتف الافتراضية الخاصة بك. علاوة على ذلك ، قم بتغيير كلمات المرور الخاصة بك بشكل متكرر.
• قم بفحص جميع الأجهزة مثل أجهزة التخزين الخارجية والماوس ومحركات أقراص USB بحثًا عن الفيروسات قبل توصيلها بأجهزتك.

قد يعجبك أيضًا: 5 نصائح لتعزيز استراتيجية التسويق لعملك.

خاتمة

لقد جعل الإنترنت العالم قرية عالمية. لكي ينمو عملك من شركة ناشئة إلى شركة عملاقة ، فأنت بحاجة إلى التواصل مع عملائك وأصحاب المصلحة والموردين بشكل فعال. لا يمكنك القيام بذلك إلا إذا كان لديك برنامج يفي بالمهمة ، مثل نظام الهاتف الافتراضي.