المراحل الأساسية لإدارة العقود يجب معرفتها

لا يمكن للشركات ، الكبيرة والصغيرة ، أن تعمل بدون اتفاقيات. توافق العقود على الأطراف واجبة الإنفاذ قانونًا من خلال إنشاء وتعريف وإدارة الحقوق والالتزامات المتبادلة بينهم.

تم استخدام العقود قبل فترة طويلة من التصنيع ، وظهور الاقتصاد الرأسمالي إلى حيز الوجود. بالعودة إلى عصور الملوك وإمبراطورياتهم ، كانت الاتفاقات ستقرر شروط الصفقة ، وكان على الأطراف الالتزام بالشروط.

مع مرور العقود وخضع العالم لتغييرات لا يمكن التغلب عليها ، ظلت الأساسيات الكامنة وراء العقود كما هي. إدارة العقود هي عملية إدارة العقود. ويشمل إدارة الاتفاقات ، من مصدرها إلى تنفيذها من قبل الطرف المختار وإنهاء العقد في نهاية المطاف.

نظرًا لأن العقود لها جوانب متعددة بحد ذاتها ، فقد أدخلت إدارة العقود مستويات / مراحل مختلفة لتمثيل كل جانب من جوانب الاتفاقية. تتضمن العناصر المهمة في إدارة العقود تحليل الأداء لتعظيم الأداء التشغيلي والمالي مع تحديد وتخفيف المخاطر المالية والمتعلقة بالسمعة بسبب عدم الامتثال لشروط العقد.

أساسيات إدارة العقود

لإدارة العمل والأشخاص المشتركين في العقد ، يجب أن يفهم الفريق بوضوح العمل والموارد والوقت اللازم لإكمال الوظيفة. إن الفهم الواضح لجميع هذه الجوانب هو أساس إدارة العقود.

فوائد إدارة العقود

• الحفاظ على جودة العمل: تهدف عملية إدارة العقد بأكملها إلى الحفاظ على جودة العمل المنجز. إنه يضمن أن يتم إنجاز العمل بكفاءة في الوقت المناسب وأن الموارد تستخدم بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة. يضمن حصول الشركة على أفضل قيمة مقابل المال من كل عقد تبرمه. يتم ذلك من خلال تحديد المخاطر المالية والمتعلقة بالسمعة والتخفيف من حدتها.
• تحكم أفضل بالمشروع: إدارة المشروع ضرورية لإدارة العمل خلال مرحلة البدء. يضمن أن العمل بدأ بشكل صحيح.
• زيادة الإيرادات: يتم إنشاء إيرادات أعلى عند تنفيذ إدارة العقود. يحدث بطريقتين. أولاً ، يمكن للشركة أن تظل قادرة على المنافسة في السوق والفوز بمزيد من العقود. ثانيًا ، العمل الذي تقوم به الشركة ذو جودة أعلى. ينتج عنه نتائج عالية الجودة ، ويمكن للشركة أن تتقاضى علاوة.

إدارة العقود مقابل. إدارة العقود

يشمل نطاق إدارة العقود دورة الحياة بأكملها ، منذ إنشائها وحتى إنهائها. ومع ذلك ، تدمج إدارة العقود العمليات التي تدخل في تصميم العقود بين الطرفين. تنتهي دورة إدارة العقد عندما يتم الاتفاق على العقد وتوقيعه. في نفس الوقت ، تبدأ إدارة العقد بعد التوقيع وتنتهي بإنهاء الاتفاقية.

مسؤولو العقود مسؤولون عن ضمان رضا الطرفين عن العقد الذي أنشأوه معًا. من ناحية أخرى ، يتأكد مديرو العقود من أن جميع الأطراف في الاتفاقية متوافقة مع جميع الشروط.

مراحل إدارة العقود

كما ذكرنا سابقًا ، تعد إدارة العقود أكثر بكثير من مجرد توقيع الاتفاقيات. يتضمن سلسلة من الإجراءات التي توجه وتطور العمليات للتعامل مع كل عقدة في الاتفاقية. أصبح ممكنًا من خلال الحفاظ على كل شيء واضحًا وشاملًا في العقد.

مرحلة الخلق

نحن نعلم أن التخطيط يلعب دورًا مهمًا في نجاح أي استراتيجية. يخطط المدير الجيد دائمًا لمشروعه. تتضمن مرحلة إنشاء إدارة العقود بناء خارطة طريق مرنة للتعامل مع بعض الحالات الطارئة.

مرحلة الإنشاء هي الخطوة الأولى في طريق إدارة العقود الطويل والشامل. في هذه المرحلة ، تقوم بتقييم احتياجات الشركة ومواردها. يتضمن تبادل الأفكار للعناصر الحاسمة في استراتيجية العقد. هذا يحافظ على جميع الخطوات اللاحقة موضعية ومضادة للأخطاء ويجعلها جاهزة للارتجال أثناء الطوارئ. الميزات التي يجب الاهتمام بها أثناء مرحلة التخطيط هي:

• أنواع العقود المراد إدارتها
• المعايير المستخدمة في الاتفاقيات
• المسؤولية عن كل مرحلة
• متطلبات الأداء الأمثل للوظيفة
• المشاكل / الاختناقات لكل خطوة والحلول اللاحقة
• الموارد المطلوبة لتنفيذ استراتيجية العقد

تحدد مرحلة الإنشاء الأساس للمراحل / المستويات التالية التي يجب اتباعها.

مرحلة التعاون

تأتي مرحلة التعاون بعد الخلق ، والتي من خلالها تم إنشاء أساس إدارة العقود. إنه يساعد بشكل أساسي في تنفيذ الأساس المحدد للعقود الجديدة والجديدة. كما يتضمن تطوير اتفاقيات نموذجية جديدة للمواقف اليومية والمملة. التحدي البارز الذي يواجهه مديرو العقود في هذه المرحلة هو إنشاء معادلة تقدم ما هو مطلوب مع تقليل المخاطر.

تصبح المرحلة هي الأسهل للمواقف اليومية. يحتاج جميع المديرين إلى العثور على نوع العقد الصحيح وإدخال المعلومات ذات الصلة مع عدم إجراء تغييرات طفيفة على مستند العقد. ومع ذلك ، تصبح المهمة صعبة عندما تكون هناك مواقف أكثر تعقيدًا قيد المناقشة ، وفي هذه الحالة ، يتم إعداد سجل جديد من الصفر ، والحصول على الامتثال والمعايير والحقوق. يتبع التوقيع الإلكتروني حالة ما قبل الاتصال لإتمام العقد.

مرحلة التوقيع

مرحلة التوقيع هي الخطوة التالية الأكثر أهمية في إدارة العقود. هذا هو المكان الذي تحاول فيه تنفيذ الاستراتيجيات التي خططت لها في المرحلة السابقة. إنها أيضًا المرحلة التي تقوم فيها بنشر برنامج إدارة العقود للمساعدة في تنفيذ المهام المتعلقة بالعقد. يُعرف البرنامج أيضًا بترحيل العقود مع مستودع مركزي.

برنامج إدارة العقود هو أداة رقمية تمكن المستخدمين من تتبع وإدارة العقود خلال مراحل مختلفة من دورات حياتهم. يسمح هذا البرنامج أيضًا للشركات بتجديد الإشعارات وإدارة الامتثال والتقاط التوقيعات الرقمية وإدارة قوالب العقود.

ميزة أخرى مهمة في مرحلة التنفيذ هي على متن الطائرة. يتم التأكد من أن كل طرف في العقد يفهم رؤية وأهداف مدير العقد والعقد كما أنه مرتاح أيضًا للأدوات المستخدمة.

بعد الانتهاء من مرحلة التنفيذ ، يليها التوقيع الإلكتروني لكلا الشخصين ، تأتي مرحلة التسليم ، حيث يتم التأكد من خلو العقد من الأخطاء والعيوب. يتم تأكيد كل دور ومسؤولية ومعلم وهدف.

مرحلة التتبع

إنه عندما تتحقق جميع الأهداف الموضحة في عقودك. وبالتالي فهي أيضًا المرحلة التي يجب أن تولي فيها اهتمامًا أكبر لجميع الشروط المنصوص عليها في الاتفاقية وإجراء مراقبة منتظمة لها للتأكد من أن كل شيء يحدث كما ينبغي.

يتمثل دور المديرين في مرحلة العقد في التأكد من أن كل شيء على المسار الصحيح ووفقًا للشروط المنصوص عليها في العقد. هم مسؤولون عن تحديد المشاكل ووجود أنظمة الإنذار المبكر في المكان.

يمكن للمديرين أن يستلهموا من مرحلة التخطيط لهذه المرحلة. يمكن للمرء وضع قائمة مرتبة بشكل صحيح لجميع عناصر العقد ليتم التحقق منها والتحقق منها. لن يسمح فقط بترك أي جزء من العقد دون رادع ولكنه سيكون طريقة سريعة لإيجاد الانحرافات بين العناصر المتفق عليها والعمل المنفذ.

مرحلة التجديد

مرحلة التجديد ليست بالضرورة مرحلة. ومع ذلك ، يصبح من المناسب الانتباه إليها بعد مرحلة العقد. لكن يجب تطبيق مبادئ مرحلة التجديد في جميع المواقع.

مرحلة التجديد في إدارة العقد هي في الأساس حالة في دورة حياة العقد حيث تقرر ما إذا كنت تريد استئناف العقد أو إنهائه. نظرًا لوجود بنود للعقوبات أو الإجراء الافتراضي ، في حالة عدم الامتثال للاتفاقية ، يصبح من المهم التفكير في إنهاء العقد بشكل استباقي في قرارات العقد الأخرى.

يشمل التجديد تقييم أداء العقد والعديد من القرارات التي تشمل التجديد والتغييرات في العقد إذا لزم الأمر. يجب أن يكون أصحاب المصلحة على دراية بمواعيد الإنهاء والتجديد والتأكد من أن كلا الطرفين لديه متسع من الوقت لجمع المعلومات قبل أن يتم قفل القرارات في عقد آخر.

مرحلة ما بعد العقد

مرحلة ما بعد العقد هي إبرام العقد. يتبع إنهاء العقود. في هذه المرحلة ، يضمن التدبير المنزلي أن كل شيء يتم بشكل صحيح ، وإصدار أو دفع الفواتير النهائية وأرشفة العقود.

علاوة على ذلك ، يميل العديد من مديري العقود إلى إجراء فحص ما بعد الوفاة على جهات الاتصال الخاصة بهم للتعرف على الوجبات الجاهزة للعقود التالية. يوفر هذا التشريح بعد الوفاة معلومات ودروس قيمة من المؤكد أنها ستحسن نتائج العقود المستقبلية.

استنتاج

العقود جيدة فقط مثل الشخص الذي يديرها. بغض النظر عن مدى جودة الشروط الواردة في العقود ، لا يأخذ أي طرف في العقود صفقة جيدة إذا لم يتم التعامل معها بشكل كافٍ. وبالتالي ، من الأهمية بمكان اتباع الإرشادات بطريقة منضبطة للحصول على أفضل النتائج من عقودك.

يمكنك أيضًا البحث عن مكان الحصول على قوالب مستندات قانونية لعقودك.