كيفية إعداد مكتب الأعمال الصغيرة للنجاح؟

يقوم أصحاب الأعمال في جميع أنحاء العالم بتصميم مكاتب احترافية للبقاء منتجين وتعزيز رضا الموظفين وتعزيز التواصل اليومي. في الواقع ، هناك ما يقرب من 8 ملايين مؤسسة مادية نشطة للشركات في الولايات المتحدة وحدها. يتطلب إنشاء مكتب فعلي للأعمال في مساحة تجارية أكبر قدرًا كبيرًا من التخطيط. لا شيء مثل الانتقال إلى شقة جديدة أو منزل جديد. بعد كل شيء ، تحتاج الشركات إلى التفكير في طرق مبتكرة للبقاء منتجة ومربحة طوال العملية. بالإضافة إلى ذلك ، فهم بحاجة إلى إيجاد التوازن المناسب بين الكفاءة والاحتراف والأسلوب. بصفتك صاحب عمل ، يجب أن تتعرف على الخطوات اللازمة لإنشاء بيئة مكتبية جذابة ومنتجة ونابضة بالحياة. بهذه الطريقة ، يمكنك تمكين الإنتاجية وتشجيع المشاركة في العمل وبناء ثقافة مؤسسية قوية. لمساعدتك على البدء ، تابع القراءة لتتعلم كيفية إنشاء مكتب أعمال صغير لتحقيق النجاح.

ضع في اعتبارك الموقع

قبل أن تتمكن من البدء في التصميم أو التزيين ، ضع في اعتبارك موقع مساحة مكتب الأعمال الصغيرة الخاصة بك. بالطبع ، تريد تحديد موقع عمل واسع يسهل العثور عليه في حدود ميزانيتك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تفكر في العلامة التجارية الشخصية لشركتك. على سبيل المثال ، قد لا يكون أداء شركة المحاسبة جيدًا في وسط مدينة جامعية شابة. وبالمثل ، ربما لا ترغب في إنشاء شركة لتخفيف الديون في وسط منطقة تسوق فاخرة وراقية. أيضًا ، تريد التأكد من أن الموقع الذي تختاره آمن. يتضمن ذلك اختيار منطقة بها مستويات منخفضة من الكوارث الطبيعية والجريمة والسطو والسرقة. بالطبع ، هذا أمر حيوي لضمان شعور موظفيك بالأمان عند القدوم إلى العمل كل يوم. مع تحديد الموقع الصحيح ، يمكنك التركيز على تنمية أعمالك الصغيرة. بالتأكيد ، ضع في اعتبارك الموقع لإنشاء مكتب عملك الصغير لتحقيق النجاح.

موصى به لك: 10 نصائح ممتازة لتنمية عملك باستخدام الأتمتة.

تخطيط تخطيط مكتبك

بعد ذلك ، خطط لتخطيط مكتبك لإعداد مساحة عمل احترافية ومنتجة وناجحة. قبل أن تبدأ التخطيط ، فكر في الموظفين الذين سيكون لديك في الموقع كل يوم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تفكر مليًا في عدد هؤلاء الموظفين الذين سيحتاجون إلى مكتب خاص بهم. ثم حاول تصور الصورة الأكبر. استخدم هذا لتنظيم تخطيط محطة العمل الرئيسية وغرف المؤتمرات والردهة. بالإضافة إلى ذلك ، قم بإنشاء خطة معقدة لغرف الاستراحة والمطابخ والحمامات. أيضًا ، لا تنس تصميم السلالم والمصعد في مكتبك الجديد. بالتأكيد ، خطط لتخطيط مكتبك لإنشاء مكتب أعمال صغير لتحقيق النجاح.

قم بإعداد برامج مكتب الأعمال الصغيرة

هناك العديد من الأدوات والموارد والتقنيات الأساسية لمساعدة عملك الصغير على العمل بشكل أكثر إنتاجية. على سبيل المثال ، يجب أن تحاول استخدام برنامج جدولة الموظفين ، لإنشاء جداول زمنية في دقائق ومشاركتها مع فريقك. باستخدام هذه الأدوات ، يمكنك التحكم في تكلفة العمالة ببيانات دقيقة في الوقت الفعلي حول المبيعات والأجور. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أن شركتك تعمل دائمًا بميزانية محدودة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاستفادة من وظائف الجدولة التلقائية لإنشاء جداول زمنية محسّنة للذكاء الاصطناعي (AI) ببضع نقرات فقط.

"تتمتع العديد من الحلول المتقدمة بقدرات متقدمة في نوبات العمل الفارغة ، بحيث لا داعي للقلق أبدًا بشأن نقص الموظفين. في الواقع ، قم بإعداد مكتب الأعمال الصغيرة الخاص بك باستخدام أحدث الأدوات والموارد والتقنيات. " - كما اقتبس بشكل جيد من قبل أشيك أحمد ، الرئيس التنفيذي ورئيس قسم التكنولوجيا والشريك المؤسس لـ Vice ، في إحدى المقابلات التي أجراها مؤخرًا.

قم بتخزين اللوازم المكتبية الخاصة بك

في هذه المرحلة ، حان الوقت لتخزين جميع اللوازم المكتبية اليومية. على الرغم من أن المواد المكتبية والقرطاسية اليومية تُعتبر أمرًا مفروغًا منه في كثير من الأحيان ، فإنها تساعد الشركات على الحفاظ على إنتاجيتها وتنظيمها وفعاليتها. بالطبع ، ستحتاج شركتك إلى بطاقات عمل ، وبطاقات لاصقة ، ووسادات قانونية ، ومغلفات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك أيضًا شراء الكثير من ورق الطابعة والورق ذي الرأسية لطباعة المستندات. بالإضافة إلى جميع مستلزماتك الورقية ، يجب عليك أيضًا شراء مستلزمات الكتابة ، مثل الأقلام وأقلام الرصاص وأقلام التحديد والممحاة. إذا كنت تشتري الأجهزة الإلكترونية أيضًا ، ففكر في مزايا وعيوب أجهزة الكمبيوتر المحمولة لموظفيك. بالتأكيد ، يعد تخزين الإمدادات أمرًا أساسيًا لإنشاء مساحة مكتبية تجارية صغيرة للإنتاجية والكفاءة والنجاح.

بناء محطات عمل الموظفين

بمجرد حصولك على جميع المستلزمات الخاصة بك ، يمكنك تصميم محطات عمل الموظفين الفردية الخاصة بك. قم بشراء أجهزة كمبيوتر الموظفين والشاشات الإضافية والماوسات ولوحات المفاتيح من متجر اللوازم المكتبية المحلي. أيضًا ، قد ترغب في تزويد الموظفين بالماسحات الضوئية الشخصية أو الطابعات في مكاتبهم مباشرةً. إذا كانت لديك أولوية عالية لراحة الموظف ، فقد ترغب أيضًا في تجهيز محطات العمل بدعامات المعصم وحوامل المستندات وخزائن الملفات. أيضًا ، انتبه جيدًا للإضاءة والإضاءة الطبيعية. بعد كل شيء ، يمكن أن يتسبب السطوع المفرط في حدوث وهج ، والذي غالبًا ما يصرف انتباه الموظفين عن كونهم منتجين. ببساطة ، يعد بناء محطات عمل الموظفين هو المفتاح لإنشاء مكتب أعمال صغير لتحقيق النجاح.

قم بإعداد خادم الأعمال

الآن ، أنت جاهز لإعداد خادم لمساحة مكتب الأعمال الصغيرة الخاصة بك. بشكل أساسي ، يعمل الخادم كنظام قوي لتوزيع المعلومات على الموظفين والعملاء وأجهزة الكمبيوتر الأخرى في جميع أنحاء منشأتك. بمجرد الإعداد ، يمكن للموظفين استخدام خوادم الشركة للوصول إلى نفس البيانات والمعلومات والمستندات ، حتى عند العمل على أجهزة كمبيوتر مختلفة. في كثير من الحالات ، تختار الشركات الخوادم السحابية لإدارة عملياتها. بالطبع ، هذه هي الأفضل للشركات الصغيرة أو المتوسطة الحجم مع الحد الأدنى من موارد تكنولوجيا المعلومات (IT). قد ترغب أيضًا في اختيار خوادم محلية. غالبًا ما يأتي هذا مع تكاليف استثمار أعلى مقدمًا. ومع ذلك ، فإنه سيوفر لعملك سرعة وكفاءة وأمان أكبر على المدى الطويل. مما لا شك فيه ، قم بإعداد خادم أعمال لتمكين مكتبك من النجاح.

قد يعجبك: 6 أشياء يمكنك القيام بها لتصبح آلة فكرة عمل.

تمكين الوصول عالي السرعة إلى الإنترنت

يعد اتصالك بالإنترنت أحد الاعتبارات الرئيسية الأخرى عند إنشاء مكتب الأعمال الصغيرة الخاص بك. من المهم معرفة الأنواع المختلفة لتكوينات الإنترنت والسرعات وخيارات الإعداد المتوفرة. على سبيل المثال ، سترغب في معرفة ما إذا كان هناك بالفعل تكوين إنترنت 5G أو الألياف الضوئية في مكتبك. من الناحية المثالية ، يجب أن تخطط لتثبيت الإنترنت قبل ثمانية أسابيع على الأقل من تاريخ البدء المطلوب. بهذه الطريقة ، يمكن تثبيت جميع المكونات وتنفيذها في الوقت المناسب ليوم الانتقال. ببساطة ، قم بتمكين الوصول عالي السرعة إلى الإنترنت لإعداد مكتب الأعمال الصغير الخاص بك لتحقيق النجاح.

ترويض الأسلاك

في هذه المرحلة ، حان الوقت لترويض جميع الأسلاك في جميع أنحاء مكتب عملك الصغير. بين أجهزة التلفزيون وأجهزة الكمبيوتر والشاشات والأجهزة الأخرى ، سيكون هناك الكثير من الأسلاك التي تدور حول مكتبك. استثمر في نوع من الأسلاك المتقدمة ونظام إدارة الأسلاك. يمكن أن يكون شيئًا بسيطًا مثل ربطة عنق ملتوية أو شرائط فيلكرو. هذا هو المفتاح للحفاظ على مكتبك يبدو أنيقًا واحترافيًا ومنظمًا. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعدك على منع الانزلاق العرضي وإصابات السقوط في مكان عملك. مما لا شك فيه ، قم بترويض جميع الأسلاك والأسلاك التي تدور في مساحة مكتبك التجارية الصغيرة الجديدة.

استثمر في الاتصالات

مع التحكم في جميع الأسلاك ، استثمر في الاتصالات لمساحة مكتب الأعمال الصغيرة الخاصة بك. تريد إعداد خط هاتف جديد لمؤسستك. تختار العديد من الشركات ترقية منشآتها باستخدام بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت أو خطوط الهاتف VoIP. يتيح لك ذلك إجراء مكالمات بكفاءة عبر اتصال واسع النطاق. في الوقت نفسه ، تعزز تقنية VoIP قابلية تطوير أعلى ومساءلة أقوى وإمكانية نقل كاملة. بالطبع ، ستحتاج على الأرجح إلى اتصال إنترنت عالي السرعة وأكثر موثوقية لدعم هذه التقنية. لذلك ، قد لا يكون من الأفضل للشركات التي تتطلع إلى الالتزام بميزانية محدودة. إذا كنت تبحث عن خيارات أخرى ، ففكر في تزويد موظفيك بهواتف الشركة المحمولة. ابحث عن إبقاء هواتف العمل منفصلة عن الأجهزة الشخصية. بهذه الطريقة ، يمكنك تقليل المخاطر والحفاظ على ملكية ممتلكات الشركة. لا داعي للقول ، استثمر في اتصالات قوية وموثوقة لمساحة مكتبك.

اجعل مكان عملك آمنًا

بمجرد الانتهاء من تجهيز جميع أجهزتك وتجميعها ، فقد حان الوقت لجعل مكان عملك آمنًا. يجب أن تكون السلامة والحماية والأمان على رأس الأولويات عند الانتقال إلى مكتبك الجديد. تحتاج إلى الحفاظ على مكان عملك آمنًا من التطفل الإجرامي أو الكوارث الطبيعية أو سرقة الموظفين. أحد الأساليب الأكثر شيوعًا هو تزويد منشأتك بكاميرات أمنية عالية الجودة وذات سمعة طيبة. أيضًا ، يجب عليك شراء جهاز إنذار لحماية مساحتك بشكل أكبر من الاقتحام أو السطو. بمجرد الانتهاء من كل هذا الإعداد ، ركز على أفضل الطرق لتأمين الأبواب والنوافذ ونقاط الدخول الأخرى. في كثير من الحالات ، فإن أفضل خطوة للشركات المربحة هي توظيف حارس أمن على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. باختصار ، اجعل مكان عملك آمنًا لإنشاء مكتب أعمال صغير بشكل فعال لتحقيق النجاح.

قد يعجبك أيضًا: كيفية كسب المال مع SaaS Business؟

خاتمة

يتطلب إعداد أول مساحات عمل لشركتك الصغيرة العديد من الخطوات ونصائح تصميم المكاتب والتقنيات التي يمكن أن تكون مربكة بالتأكيد. خلال العملية بأكملها ، من المهم أن تراقب بعناية ما تحتاجه شركتك حقًا. سيساعدك هذا في إعداد مساحة عمل منتجة وفقًا لمساحتك والقيود المالية. خاصة إذا كنت تستضيف عملاء في مكان عملك ، فمن الضروري أن يكون مكتبك نظيفًا ومنظمًا ومهنيًا. اتبع النقاط الموضحة أعلاه وتعلم كيفية إنشاء مكتب أعمال صغير لتحقيق النجاح.