كيفية إعداد فريق تسويق المحتوى عن بُعد بنجاح

تمت كتابة منشور الضيف هذا بواسطة Andre Oentoro من Breadnbeyond.

الآن بعد أن استمرت حالات الإصابة بفيروس كورونا في التضخم في جميع أنحاء العالم ، بدأ المزيد والمزيد من الشركات في تطبيق العمل الإلزامي عن بُعد.

قد يتركك هذا الموقف في طي النسيان لثانية ، وتجد نفسك تسأل ، " كيف يمكن لفريق التسويق إعداد بيئة بعيدة عالية الأداء؟ "

بالنسبة لك ، العمل من المنزل يعني أيضًا أن:

• لا يمكنك أنت وفريقك الالتقاء شخصيًا ومناقشة الجدول الزمني والمهام أمام نفس السبورة البيضاء
• لن تتمكن من الاجتماع حول طاولة غرفة الاجتماعات لتبادل الأفكار
• عندما تصاب بالإحباط الشديد للكاتب ، لا يمكنك التعامل مع أنفسكم مع استراحة لتناول القهوة

ومع ذلك ، حتى قبل اندلاع الوباء ، كان العمل عن بعد كلمة طنانة لفترة طويلة. ولكن ، بغض النظر عن الطريقة التي تحاول بها الاسترخاء ، فإن التحول غير المتوقع إلى العمل عن بُعد بشكل جماعي يبدو وكأنه مهمة ضخمة - خاصةً إذا كنت أنت وفريقك دائمًا موظفين مرتبطين بالمكتب.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك دليل سريع لتجهيز فريق التسويق لديك والحفاظ على إستراتيجية تسويق المحتوى تعمل بسلاسة في هذا "الوضع الطبيعي الجديد".

1. فهم العقبات

في المكتب ، سيتم كشف أي ثغرات في عملية سير العمل على الفور لأن الجميع في نفس الغرفة. الآن ، القصة مختلفة تماما.

فيما يلي بعض أكبر التحديات التي أجرتها Remote Tools مؤخرًا حتى تتمكن من تشمير سواعدك:

قد يواجه فريق التسويق بعضًا من هذه التحديات البعيدة الشائعة. مع مثل هذا الروتين غير المعتاد ، يستغرق التعود عليه وقتًا. الآن ، سوف نتعمق أكثر حول التحديات الثلاثة الأولى التي قد تواجهها أنت وفريقك على الطريق.

إبقاء الجميع على نفس الصفحة

ربما يكون التحدي الأكبر الذي يثير قلقك هو اكتشاف أفضل طريقة للتعاون والتأكد من أنك دائمًا على نفس الصفحة في كل خطوة على الطريق من موقع بعيد.

عندما تكون في المكتب ، يمكنك التواصل تلقائيًا مع أعضاء الفريق متى وجدت أي مهام غير واضحة في المشروع. بهذه الطريقة ، من السهل التأكد من وجود كل فرد في الفريق على الصفحة.

عندما تكون جميعًا بعيدًا ، يتطلب الأمر استثمارًا أكبر في اتصالات الفريق فقط للتأكد من أن مشاريع فريقك تمر بتسلسل منظم من التخطيط والتنفيذ.

التغلب على الانحرافات والوحدة

أحد التحديات الكبيرة عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد هو محاولة الموازنة بين متطلبات الحياة العملية والحياة المنزلية. بالنسبة لبعض الناس ، تصبح ضبابية بشكل لا يصدق.

هناك الكثير من عوامل التشتيت التي يمكن أن تدمر إبداعك وإنتاجيتك. نتيجة لذلك ، لا يمكنك إنجاز كل ما تحتاج إليه.

فيما يلي بعض مصادر الإلهاء الشائعة التي قد تواجهها في المنزل:

• الواجبات المنزلية
• الأطفال أو أفراد الأسرة
• الوصول الفوري إلى المحتوى من خلال مجموعة متنوعة من خدمات البث
• وسائل التواصل الاجتماعي
• إشعارات الهاتف المحمول
• ...

إلى جانب عوامل الإلهاء ، هناك دائمًا الفيل في الغرفة - الشعور بالوحدة.

بدون الإشارات الاجتماعية الشخصية في المنزل ، من السهل أن تشعر بالوحدة. وبغض النظر عن الطريقة التي تريد إنكارها ، فإن الوحدة هي أكبر صراع يواجهه معظم الموظفين (27٪) أثناء العمل عن بُعد.

إدارة تعاون الفريق

تعد المكاتب مكانًا رائعًا لتأسيس ثقافة الشركة التي تربط كل موظف لتشكيل فرق عمل قوية.

خاصة لتسويق المحتوى الذي يتطلب سير عمل منظمًا ومخططًا جيدًا للحفاظ على تركيز الفريق حتى تسير جهود المحتوى على المسار الصحيح. مع انتشار أعضاء الفريق في أماكن مختلفة ، يسهل على الكثيرين الضياع أو الاختباء خلف خط الهاتف.

في هذه الحالة ، قد يتأثر التعاون الإبداعي لإنشاء محتوى رائع إذا لم يتمكن الفريق من مشاركة نفس المساحة.

2. جمع الفريق معا

من الصعب الجمع بين فريق التسويق الخاص بك وإشراكهم أثناء الاجتماعات الشخصية. ناهيك عن حالة العمل عن بعد.

لحسن الحظ ، هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لإنجاح العمل عن بُعد حتى بدون إعداد. فيما يلي قائمة بالنصائح المفيدة التي ستساعدك على الإعداد لانتقال سلس.

يخطط. يخطط. يخطط.

التخطيط أمر حاسم للعمل التعاوني الناجح والتواصل الواضح. قبل أن يبدأ فريقك العمل عن بُعد ، حاول القيام بما يلي:

• قم بتدوين بعض الملاحظات حول التغيير في أنماط العمل وكيف سيتعامل فريقك مع ذلك.
• ساعد فريقك على معرفة ما يجب عليهم فعله ووضع توقعات واقعية لسياسة العمل عن بُعد.
• ضع إستراتيجية صلبة تحدد المشاريع الحاسمة ، بما في ذلك تلك التي يمكن ولا يمكن تنفيذها من المنزل.
• تأكد من أن كل فرد في الفريق لديه إمكانية الوصول إلى التكنولوجيا التي يحتاجون إليها لإنجاز عملهم.

ضع حدودًا واضحة

كل فريق لديه طيور مبكرة وبوم ليلي ، لذلك من المرجح أن تتباين أوقات عملهم. في مثل هذه الحالات ، من الضروري التداخل خلال بعض ساعات العمل المتفق عليها عندما يكون كل فرد في الفريق متاحًا.

ما عليك سوى سؤال فريقك عن الوقت المفضل لديهم للاجتماعات أو متى يمكنهم الرد بنشاط في الوقت الفعلي لبعض المناقشات. بهذه الطريقة ، يمكنهم الشعور بالفهم والاعتراف.

بعد كل شيء ، من المفترض أن يساعدك وضع حدود واضحة أنت وفريقك على البقاء حادًا وسعيدًا أثناء العمل من المنزل.

لا تنس تقويم المحتوى الخاص بك

يساعدك تقويم المحتوى في الحفاظ على تركيز فريقك وتنظيمه. يسهل على فريقك التأكد من أن جميع حملات تسويق المحتوى (بما في ذلك خطة تسويق الفيديو وجهود تحسين محركات البحث وما إلى ذلك) لها نفس الأهداف في الاعتبار.

فيما يلي مثال على تقويم محتوى من Point Visible :

أثناء العمل عن بُعد ، جنبًا إلى جنب مع أداة إدارة المشروع ، يعد تقويم المحتوى شيئًا يبقي فريقك على المسار الصحيح ويضمن تدفق إنتاج المحتوى بانتظام.

تقبل تسجيل الوصول اليومي

تأكد من قيامك أنت وفريقك بكتابة تحديثات يومية أو أسبوعية حول العمل الذي أنجزته وكيف يساهم في المشروع ككل.

إنه يسهل على فريقك البقاء متزامنًا والتركيز على ما يهم بناءً على التقويم. بهذه الطريقة ، يمكنك مشاركة التقدم بشكل غير متزامن مع بقية مؤسستك.

بدلاً من ذلك ، إذا كان فريقك يستخدم أداة لإدارة المشروع ، فيمكنك تتبع العمل المنجز من خلال مهام "المهام المطلوبة" وحارات السباحة قيد التقدم. لكي ينجح ذلك ، من المهم أكثر من أي وقت مضى أن يقوم الأشخاص بتمييز الأشياء بشكل صحيح عند الانتهاء وتحديث الوثائق وفقًا لذلك .

3. أدوات تقنية سهلة

سيحتاج فريقك إلى الكثير من الأدوات للحفاظ على تنظيم الأشياء. سيساعدهم على الاستمرار في تنفيذ المشاريع دون تأخير لا داعي له.

ومع ذلك ، بفضل التكنولوجيا المتقدمة والإنترنت ، يمكنك أنت وفريقك البقاء على اتصال ، بغض النظر عن المسافة ووجودك في الحجر الصحي.

فيما يلي بعض الأدوات الأساسية للعمل من المنزل التي يحتاجها فريقك ليظل منتجًا كما تفعل في المكتب:

برنامج الاجتماع السحابي

إذا لم يكن فريقك معتادًا على رؤية بعضهم البعض عبر الدردشة في الوقت الفعلي ، فإن الخطوة الأولى الرائعة بالنسبة لهم ستكون اجتماعًا أو مكالمة افتراضية تجعلهم يشعرون كما لو كانوا في نفس الغرفة.

يمكنك استضافة مؤتمر افتراضي أو الانضمام إليه من خلال استخدام برامج الاجتماعات السحابية ، مثل Zoom أو Google Hangouts.

تساعدك هذه الأنواع من البرامج أنت وفريق التسويق على حل مشكلة الاتصال. فيما يلي الميزات الأساسية التي يجب أن تتضمنها معظم برامج الاجتماعات السحابية:

• مكالمة فيديو فردية وجماعية ، حيث يمكن للمشاركين رؤية بعضهم البعض باستخدام كاميرات الويب الخاصة بهم
• مشاركة الشاشة من أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو الأجهزة المحمولة
• مشاركة السبورة في الوقت الفعلي من أجل التعاون
• الدردشة في الوقت الحقيقي مع ميزة مشاركة الملفات

مع كل هذه الميزات ، يسهل برنامج الاجتماعات السحابية على فريقك البعيد الحفاظ على اتصال بشري ، مما يمكن أن يسرع عملية اتخاذ القرار وتحسين التعاون.

أدوات إدارة المشروع

يدور تسويق المحتوى حول تتبع المشاريع والمواعيد النهائية والمحتوى. وعندما يعمل كل فرد في الفريق حاليًا في المنزل ، فأنت بحاجة إلى نظام أساسي من الدرجة الأولى للحفاظ على سير العمل المنتظم. في الواقع ، أنت بحاجة إلى أداة PM حتى عندما تعمل من المكتب!

كأنظمة أساسية قائمة على السحابة ، فإن استخدام أدوات إدارة المشروع (مثل Asana و Trello والعديد من الأدوات الأخرى) كمنصة عمل عن بُعد يسهل على فريق تسويق المحتوى الخاص بك:

• تخطيط وجدولة العمل
• قم بتعيين المهام لأعضاء فريق معينين يتلقون إشعارات فورية
• إرفاق ملفات بمهام محددة
• الحصول على لمحة عامة واضحة عن عبء العمل اليومي والأسبوعي
• تتبع الوقت الذي يقضونه في مهام محددة ، خاصة تلك المهام التي يتم تكليفها بناءً على العمل بالساعة
• قسم التعليق الذي يمكن استخدامه للمناقشة الخاصة بالمهمة

بالنظر إلى هذه الميزات ، يتضح أن أدوات إدارة المشروع توفر لفريقك طريقة سهلة ومباشرة للبقاء على اطلاع دائم بمشاريع تسويق المحتوى الخاصة بك ، بغض النظر عما إذا كنت تعمل من المكتب أو من أريكة غرفة المعيشة الخاصة بك.

أدوات الاتصال

مفتاح العمل من المنزل هو التواصل الواضح مع فريقك ، حيث لن تتمكن من التحدث مع بعضكما البعض وجهًا لوجه.

بينما يمكن أن تعمل أدوات مثل Skype ، إلا أنها ليست هي الأنسب حقًا لهذا الدور ، على الأقل ليس لفرق تسويق المحتوى. سوف يريدون أدوات مثل Slack تسمح لك بما يلي:

• قسّم المحادثة إلى قنوات حتى لا تجري محادثات حول 5 مشاريع مختلفة في نفس الدردشة
• منح حق الوصول إلى قنوات معينة فقط لأعضاء فريق معينين (أو عملاء / العاملين لحسابهم الخاص)
• استخدم الأداة بسهولة على أي جهاز محمول
• دمج أداة الاتصال الخاصة بك مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها للحصول على طريقة إضافية لتتبع الإشعارات وتقدم العمل
• الوصول إلى محفوظات المحادثة المحفوظة ببحث بسيط

تمنح أدوات الاتصال المخصصة فريق تسويق المحتوى الخاص بك مركزًا حيث يمكنهم تبادل الملاحظات والمعلومات المهمة الأخرى بسرعة بطريقة فعالة ومصنفة لا تسبب فوضى غير ضرورية.

لا يضر أيضًا أن أدوات الاتصال الحديثة تتيح لك استخدام الرموز التعبيرية والصور المتحركة التي يمكن أن تكون طريقة رائعة لتقليل التوتر وإدخال القليل من المرح في روتين العمل عن بُعد الذي لا معنى له في كثير من الأحيان.

سحابة التخزين

أحد أكبر تحديات العمل عن بُعد هو أنه لا يمكنك الوصول إلى الخوادم الداخلية لشركتك. هذا هو المكان الذي سيكون فيه التخزين المستند إلى السحابة مثل Google Drive أو Dropbox مفيدًا.

فيما يلي بعض الفوائد التي يمكنك جنيها من خلال استخدام التخزين السحابي لفريقك البعيد الآن:

• يصبح من الأسهل على فريقك إدارة الملفات ومشاركة البيانات وتحسين تجربة العمل عن بُعد للحصول على أفضل النتائج.

• من خلال نقل جميع ملفاتك إلى السحابة ، يمكنك جعل جميع البيانات مستقرة وآمنة ويمكن الوصول إليها بسهولة من قبل كل فرد في فريقك.
  
• تتيح هذه الأدوات أيضًا لفريقك التعاون في الوقت الفعلي دون متاعب التنزيل والتحميل مرة أخرى.

الوجبات الجاهزة النهائية - كل الطرق تؤدي إلى روما

سواء أعجبك ذلك أم لا ، أصبح العمل من المنزل ضرورة وسط تفشي الوباء. وباعتبارك جهة تسويق محتوى مرتبطة بالمكتب ، فإن العمل عن بُعد يبدو وكأنه عالم جديد تمامًا.

يجب أن يبذل فريق تسويق المحتوى الخاص بك جهدًا إضافيًا للتكيف مع بيئة العمل الجديدة والحفاظ على تشغيل جميع مشاريع المحتوى بسلاسة ، على الرغم من الأميال التي تفصل بينك وبين الفريق.

حتى إذا لم تكن مستعدًا تمامًا لهذا النوع من المواقف ، فلا تزال هناك بعض الأشياء الأساسية التي يمكن لفريقك التخطيط لها لتقليل العقبات المرتبطة بالعمل من المنزل لأول مرة. الخبر السار هو أنه يجب أن تستخدم بالفعل معظم الأدوات والممارسات الموضحة في هذه المقالة ، مما يعني أن نقل عملك إلى المنزل لا ينبغي أن يكون بهذه الصعوبة.

لا يعد العمل عن بعد أمرًا مخيفًا بمجرد أن تتكيف مع الروتين الجديد. قد ينتهي بك الأمر إلى أن تكون أكثر إنتاجية عندما لا تضطر إلى قضاء ساعات في التنقل أو المشاركة في اجتماعات شخصية لا حصر لها.

أندريه أوينتورو

Andre Oentoro هو مؤسس Breadnbeyond ، وهي شركة فيديو توضيحي حائزة على جوائز. إنه يساعد الشركات على زيادة معدلات التحويل ، وإغلاق المزيد من المبيعات ، والحصول على عائد استثمار إيجابي من مقاطع الفيديو التوضيحية (بهذا الترتيب).