3 خطوات لترحيل بيانات Salesforce الخالية من الصداع

تذكر آخر مرة قضيت فيها ساعات في العمل على مستند طويل منسق بشكل جميل فقط لفتحه في برنامج مختلف وجعله يبدو في حالة من الفوضى الكاملة؟

الآن ، تخيل هذا الرعب ، ولكن بدلاً من مستند نصي أو مجموعة شرائح ، فإن جميع البيانات الأكثر أهمية لشركتك هي التي أصبحت مجرد "لوطي" (القفز الذعر!).

من الواضح أن هذا هو عكس المثالي تمامًا ، ولكن إذا حاولت ترحيل البيانات في Salesforce بدون تخطيط ، أو مسلحًا بأدوات خاطئة ، أو غير مستعد بأي طريقة أخرى ، فأنت تهيئ نفسك للفشل.

ما المقصود بترحيل بيانات Salesforce (ولماذا ستحتاج إليه)؟

ترحيل بيانات Salesforce هو عملية استخراج البيانات من نظام مصدر واحد وتحميلها في بيئة Salesforce المستهدفة مع الحفاظ ، بشكل مثالي ، على تكاملها وهيكلها وعلاقاتها.

قد تبحث مؤسستك في إجراء ترحيل البيانات إذا:

• تقوم بترقية أنظمتك القديمة أو نظام CRM الأساسي إلى Salesforce
• تقوم بدمج قواعد بيانات أو أنظمة متعددة
• أنت تتطلع إلى مسح أو أرشفة أو تحسين جودة بياناتك

إذن ، كيف تبدو عملية ترحيل البيانات في Salesforce؟

الخطوة الأولى: التخطيط للمستقبل

كما يمكنك أن تتخيل ، تتطلب مشاريع ترحيل البيانات تخطيطًا دقيقًا وتنسيقًا وخبرة لضمان النقل الناجح لبياناتك إلى Salesforce بأقل قدر من التعطيل للعمليات التجارية.

أدناه ، نوضح كيف يمكنك إعداد مؤسستك لتحقيق النجاح عند بدء الترحيل.

كن واضحًا بشأن الأهداف والنطاق وأصحاب المصلحة

بالنسبة لمشروع بهذا الحجم ، يجب أن تكون قادرًا على توضيح الأهداف والغايات لفريقك (فرقك). ابدأ بتحديد أي من مالكي البيانات والمسؤولين وأصحاب المصلحة الآخرين والعمل معهم لتحديد أدوار ومسؤوليات واضحة. من هناك ، حدد ما هو نطاق المشروع: ما هي البيانات التي سيتم ترحيلها؟ ما هي أنظمة المصدر المتضمنة؟ ما هي بيئة Salesforce المستهدفة؟ ضع جدولًا زمنيًا وتأكد من تخصيص جميع الموارد اللازمة.

نظف بيانات المصدر الخاصة بك

مراجعة بيانات المصدر للتأكد من جودتها ودقتها. قد يتضمن ذلك أنشطة تنظيف البيانات مثل إزالة البيانات ، وتوحيد التنسيقات ، والتحقق من سلامة البيانات ، وحل أي تناقضات أو أخطاء أخرى. ستجعل البيانات النظيفة والمجهزة جيدًا عملية أكثر سلاسة ، مما يوفر لك الوقت (والصداع!) على المدى الطويل.

احصل على الخرائط

فكر في هذه الخطوة على أنها "قياس مرتين ؛ قص مرة واحدة "المرحلة. قم بتحليل هياكل البيانات والحقول والعلاقات في النظام المصدر وقم بتعيينها إلى الحقول المقابلة لها في Salesforce. حدد قواعد ومنطق التحويل المطلوبين لتحويل بيانات المصدر لمطابقة نموذج بيانات Salesforce. تذكر مراعاة أي تبعيات للبيانات أو علاقات معقدة تحتاج إلى الاحتفاظ بها أثناء الترحيل.

تحديد متطلبات التكامل

حدد أي عمليات تكامل أو تبعيات للبيانات بين Salesforce وأي أنظمة أخرى داخل المؤسسة. كيف ستتأثر عمليات الدمج هذه بترحيل البيانات؟ خطط مسبقًا لأي تحديثات أو عمليات إعادة تكوين ضرورية لضمان الاتساق وسلاسة تدفق البيانات بعد الترحيل.

بناء استراتيجية التحقق

ضع خطة للتحقق من دقة واكتمال البيانات التي تم ترحيلها مرة واحدة. يشبه ذلك تحديد سيناريوهات الاختبار وفحوصات العينة وتحديد كيفية التحقق من صحة البيانات التي تم ترحيلها مقابل بيانات المصدر.

تأسيس حوكمة البيانات

تشمل إدارة البيانات العمليات والسياسات والأدوار والمسؤوليات لضمان جودة البيانات وسلامتها وأمانها وامتثالها داخل مؤسستك. إنه يضمن وجود التدابير والأذونات المناسبة أثناء وبعد عملية الترحيل. اعمل مع المسؤولين لديك لتنفيذ تشفير البيانات وعناصر التحكم في الوصول وبروتوكولات الأمان الأخرى لحماية خصوصية البيانات.

لديك خطة احتياطية

توقع المخاطر والتحديات المحتملة التي قد تنشأ أثناء عملية الترحيل. قم بإنشاء خطة طوارئ تحدد الطرق البديلة ، واستراتيجيات التخفيف ، والخيارات الاحتياطية لمعالجة أي مشكلات أو نكسات تمت مواجهتها أثناء الترحيل. يساعد وجود خطة طوارئ محددة جيدًا في تقليل وقت التوقف عن العمل ويضمن استمرارية الأعمال.

إعطاء إشعار على مستوى الشركة

هذا هو المكان الذي تقوم فيه بإبلاغ الجميع داخل مؤسستك حول ترحيل البيانات القادم وإبلاغ الخطة الشاملة والجدول الزمني وأي تأثيرات محتملة على العمليات اليومية.

ببساطة ، التخطيط الشامل ومشاركة أصحاب المصلحة والاهتمام بجودة البيانات وأمانها كلها عوامل عند البحث عن انتقال سلس إلى بيئة Salesforce الجديدة.

الخطوة الثانية: ترحيل البيانات الخاصة بك

الآن بعد أن أصبحت جاهزًا والجميع على نفس الصفحة ، حان وقت الترحيل!

تتضمن العملية عادةً الخطوات التالية:

1. استخراج البيانات: اجمع كل بيانات الترحيل من نظام المصدر أو قاعدة البيانات.قد تتضمن البيانات المستخرجة سجلات العملاء والعملاء المتوقعين والحسابات وجهات الاتصال والفرص والعناصر المخصصة والبيانات الوصفية ذات الصلة.

2. تحويل البيانات: غالبًا ما تحتاج بيانات المصدر إلى التغيير لمطابقة نموذج بيانات Salesforce المستهدف والالتزام بمعايير جودة البيانات.كما هو مذكور أعلاه ، قد يشمل ذلك تنقية البيانات ، والتوحيد القياسي ، وإلغاء البيانات ، والتنسيق ، ورسم الخرائط. تضمن تحويلات البيانات بقاء البيانات المرحّلة متسقة ودقيقة ومتوافقة مع البيئة الجديدة ، مما يجعل إدارة بيانات Salesforce أمرًا سهلاً.

3. تحميل البيانات: بمجرد التحويل ، تصبح بياناتك جاهزة للتحميل وتعيينها إلى الحقول المناسبة في Salesforce.للقيام بذلك ، يمكنك استخدام أدوات استيراد بيانات Salesforce ، مثل معالج استيراد بيانات Salesforce ، أو أداة تحميل البيانات ، أو أدوات التكامل التابعة لجهات خارجية. بالطبع ، نوصي باستخدام وحدة استيراد Validity DemandTools.

4. التحقق من صحة البيانات واختبارها: بعد تحميل البيانات ، يعد التحقق الشامل من الصحة والاختبار ضروريين لضمان تكامل البيانات والتحقق من نجاح الترحيل.يتضمن ذلك مقارنة البيانات التي تم ترحيلها ببيانات المصدر ، وإجراء فحوصات العينة واختبارات أخرى.

نصيحة احترافية - قم بإنشاء استراتيجية اختبار تغطي حالات الاستخدام والسيناريوهات المختلفة لضمان مستوى عالٍ من جودة البيانات وسلامتها.

الخطوة الثالثة: رعاية ما بعد الهجرة

بمجرد اكتمال الترحيل والتحقق من صحة بياناتك ، قد تكون هناك حاجة إلى أنشطة إضافية بعد الترحيل ، وهي:

1. إعداد النظام: يعني هذا تكوين إعدادات الأمان ، وإعادة تأسيس عمليات التكامل مع الأنظمة الأخرى ، وتحديث قواعد سير العمل والأتمتة.

2. إدارة البيانات: ستحتاج أيضًا إلى توفير التدريب على أي تغييرات أو ميزات جديدة سيتم تقديمها ، وتشجيع مشاركة المستخدم ، والاستعداد لمعالجة أي مخاوف أو أسئلة قد تكون لديهم.

3. الأمان والامتثال: من الضروري حماية البيانات الحساسة قبل ترحيل Salesforce وأثناءه وبعده لضمان نقل بياناتك بأمان وتوافر الأذونات والضوابط المناسبة.تذكر مراعاة متطلبات الامتثال ، مثل لوائح إقامة البيانات ، وتأكد من التزامك باللوائح القانونية واللوائح الخاصة بالصناعة ذات الصلة بعد الترحيل.

قم بتحويل بيانات CRM الخاصة بك إلى الشكل

يسمح ترحيل Salesforce للمؤسسات بالحفاظ على تكامل البيانات وتبسيط العمليات وتحسين جودة البيانات وضمان الانتقال السلس إلى Salesforce أو بيئة Salesforce الجديدة. ومع ذلك ، يعد التخطيط أمرًا بالغ الأهمية عند تنفيذ عمليات ترحيل البيانات إذا كنت ترغب في تقليل الاضطراب وضمان النتيجة الأكثر نجاحًا للجميع.

إذا تم إجراؤها بشكل غير صحيح ، يمكن أن تكون هذه العملية صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً وتكلفتها عائدًا.

للحصول على نصائح الخبراء حول كيفية ترحيل كميات متزايدة من البيانات ومنع مشكلات جودة البيانات من شل أرباحك النهائية ، راجع دليلنا "أهم النصائح لتوجيه بياناتك التالية في Salesforce".