ما هو تحليل السبب الجذري؟ القالب والفوائد والطرق

"دعونا نصل إلى جذر المشكلة."

هذه هي أفضل طريقة للبحث عن حلول الأعمال المعقدة. يعد الوصول إلى جوهر أي مشكلة أمرًا بالغ الأهمية ، حتى لو لم تتمكن من تحديد ما هو الخطأ في البداية.

غالبًا ما تستخدم الشركات برنامج تحليل السجل الذي يحتوي على سجلات معلومات مفصلة لتحديد وتحليل الظروف المختلفة التي تنشأ في مكان العمل. ومع ذلك ، إذا كنت تشعر بالضياع ، فجرّب نموذج تحليل السبب الجذري لمساعدتك على فهم الموقف وتطوير إجابات مجدية للمشكلات المعقدة.

بعض منهجيات تحليل السبب الجذري مركزة ومحددة ، وتركز منهجيات تحليل السبب الجذري الأخرى على الاستراتيجيات العامة.

غالبًا ما يستخدم الأشخاص RCA لمعرفة المزيد حول سبب اختلاف أداء النظام عن الأساليب المماثلة أو تفوقها في الأداء. ومع ذلك ، في معظم الأحيان ، يكون الاهتمام على قضايا محددة ، لا سيما عندما تنطوي على أنظمة حرجة. يقوم تحليل السبب الجذري بتقييم جميع العناصر المساهمة ويربط الأحداث بشكل هادف لمعالجة المشكلات ومنع حدوثها مرة أخرى. من الممكن فقط معرفة كيف ومتى ولماذا حدثت المشكلة من خلال التركيز على السبب الجذري بدلاً من المؤشرات السطحية.

لماذا تحليل السبب الجذري مهم؟

يعتبر تحليل السبب الجذري أمرًا حيويًا بشكل استثنائي لأنه يحدد العيوب الأساسية في عملية تطوير المنتج ، مما يسمح للفرق باتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة لمنع حدوث المشكلات في المستقبل. ونتيجة لذلك ، فإن المنتج النهائي به عيوب أقل ويحتاج إلى إعادة صياغة أقل.

على سبيل المثال ، تعد إضافة المزيد من أعضاء الفريق بمثابة إصلاح فوري إذا كان عملك يحتاج إلى معدل استبقاء أفضل. ولكن باستخدام RCA ، قد تكتشف سبب مغادرة أعضاء الفريق لمؤسستك وتطبيق هذه المعلومات لتحسين الاحتفاظ بالموظفين. قد يكون لمعدلات الاستبقاء المنخفضة أحد الأسباب الجذرية التالية.

• قلة فرص التطوير المهني
• الفوائد السيئة لأعضاء الفريق
• أجر أقل من سعر السوق
• معنويات منخفضة

يمكن للشركة استخدام البحث لتحديد سبب جذري واحد أو أكثر بعد النظر في الأسباب المحتملة. لا يمكنك إيجاد حل دائم حتى تعرف القضايا الأساسية. يستخدم نموذج RCA أسلوبًا منهجيًا لحل المشكلات بدلاً من وضع ضمادة والصلاة من أجل الأفضل.

أهداف تحليل السبب الجذري

الهدف الأساسي من تحليل السبب الجذري هو التعرف على المشاكل الأساسية للقضاء عليها. قد يستخدم المحترفون الأفكار التي تم الحصول عليها من خلال هذا النهج لطمأنة الموظفين والعملاء بموثوقية الشركة وموثوقيتها.

المبادئ الأساسية لـ RCA

يجب مراعاة مبادئ تحليل السبب الجذري الأساسية إذا كنت ترغب في الاستفادة من هذه الطريقة.

• الهدف الأساسي من تحليل السبب الجذري هو تحديد السبب الجذري للمشكلة بحيث يمكن اتخاذ تدابير تصحيحية للقضاء على كل سبب أساسي بدلاً من مجرد معالجة أعراض عيوب النظام. هذه الخطوة الاستقصائية مهمة وتتطلب عمليات محددة لضمان النجاح. لذلك ، يجب تنفيذ RCA بعناية كاملة وبما يتماشى مع اللوائح.
• لا تظهر العيوب من الأثير. لكل مشكلة ، هناك سبب جذري واحد على الأقل. من المسلم به أن تحديد موقعه قد يكون أمرًا صعبًا ، ولكن عليك بذل الجهد ما لم ترغب في الاستمرار في "إصلاح" نفس المشكلات مرارًا وتكرارًا
• يتطلب التحليل الكامل تقسيم سلسلة من الأحداث لفهم الرابط بين العناصر التي ساهمت في المشكلة بشكل أفضل. هذا يعني أنه يجب عليك تقليل القلق بشأن من تسبب في الخطأ والتركيز بشكل أساسي على سبب حدوث العيب.

لهذا السبب تعتبر الأعراض حرجة : فهي تقودك إلى الخطأ ، لكن التركيز فقط على القضايا السطحية أمر غير صحيح. بدلاً من ذلك ، ابحث عن حلول عملية لمصدر المشكلة.

كيفية إجراء تحليل السبب الجذري

تحدد مجموعة متنوعة من التقنيات مصادر الجذر في تحليل السبب الجذري. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها للمساعدة في تحديد المشكلات من خلال عملية تحليل السبب الجذري.

1. تحديد المشكلة

لبدء تحليل السبب الجذري ، يجب أولاً وصف المشكلة في الوقت الفعلي. إذا كانت لديك العديد من المشكلات التي يجب إصلاحها ، فابدأ بواحدة وقم بإجراء العديد من عمليات تحليل السبب الجذري للعثور على إجابات. يمنحك التركيز على قضية واحدة في كل مرة فرصة أكبر لتحديد السبب الجذري للمشكلة وحلها بسرعة.

يستلزم تحديد مشكلتك أيضًا التأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

2. جمع البيانات

جمع البيانات ضروري لتوضيح المشكلة. يمكنك استخدام موارد أبحاث الشركة لفهم علامات المشكلة وأعراضها بشكل أفضل. خلال هذه المرحلة عليك الاستفسار عما يلي:

• منذ متى كانت المشكلة موجودة؟
• من يتأثر بسبب هذا؟
• ما هي الآثار الفورية وطويلة المدى لهذه المشكلة؟
• ما هي الأعراض والإشارات الرئيسية لهذه المشكلة؟
• ما الدليل القاطع على وجود مشكلة؟

يمكنك التوصل إلى أسباب معقولة للمشكلة بعد فهم أفضل لكيفية تأثيرها على عملك وشبكتك.

3. تحديد الأسباب الجذرية المحتملة

تتمثل الخطوة الأكثر أهمية في طريقة تحليل السبب الجذري في تحديد الأسباب الجذرية المحتملة واستنباط قالب تحليل السبب الجذري. تساعد قوالب RCA في تصور أفضل للبيانات وفهم أوضح لمشكلتك. سينبثق الحل وخطة العمل في النهاية من الأسباب التي تحددها في هذه المرحلة. تتضمن قوالب تحليل السبب الجذري الشائعة لحل العقبات مخططات باريتو ، وتحليل بسيط للسبب الجذري ، ومخططات السبب والنتيجة ، وتقنية 5 أسباب ، وتخطيط الأسباب.

4. تحديد السبب الجذري

ستحتاج إلى استعراض أكبر عدد ممكن من الأسباب الجذرية المحتملة للعثور على السبب الأساسي لمشاكلك. إذا استكشفت كل الاحتمالات ، ففكر في ما يلي:

• هل هناك أي قواسم مشتركة بين الأسباب الأساسية التي حددتها؟
• هل هناك أي سبب لاستبعاد هذه الأسباب الأساسية المحتملة؟
• ما السبب الأساسي الذي يبدو أنه الأكثر إشكالية؟

يمكنك استخدام عدة طرق لتحليل السبب الجذري للحصول على حلول فعالة. من بين هذه الاستراتيجيات:

• وضع الفشل وتحليل التأثيرات (FMEA): FMEA هي أداة تبحث في الأسباب الجذرية المحتملة التي تم العثور عليها وتزيل الأسباب التي من المرجح أن تؤدي إلى الفشل في وقت لاحق.
• تحليل الأثر: يقوم تحليل الأثر بتقييم النتائج الإيجابية والسلبية لكل سبب جذري محتمل مكشوف. إن إنشاء قائمة افتراضية للمزايا والعيوب لكل سبب سيجعلك تشعر بمزيد من الثقة في تحسين قرارك.
• تحليل التغيير: يأخذ هذا النوع من التحليل في الاعتبار كيف تغيرت البيئة المباشرة للحادث بمرور الوقت ، والتي ربما تكون قد ساهمت بشكل مباشر في المشكلة.

للوصول إلى السبب الجذري للاتجاه ، غالبًا ما يستخدم المحللون عمليات بديلة مثل اكتشاف البيانات واستخراج البيانات لإنشاء تقرير تحليل السبب الجذري.

يجب أن يكون المحترفون الذين يرغبون في التركيز على تحليل السبب الجذري وتحسين الموثوقية بشكل مستمر قادرين على اختيار أفضل نهج للموقف. يعد تبسيط خطة العمل باستخدام قالب واحد لتحليل السبب الجذري أمرًا مثاليًا ، ولكن غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى استراتيجيات متعددة في قالب التقرير لمعالجة المشكلة.

5. تنفيذ الحلول

بعد أن تعرف المشاكل الأساسية التي اكتشفتها ، حان الوقت لتحديد الإجابات واتخاذ الإجراءات. يجب أن تستهدف حلولك السبب الحقيقي ، ولكن نتيجة لذلك ، سوف تعمل في طريقها احتياطيًا للسلسلة وإصلاح مشكلتك الأصلية.

عندما تكون جاهزًا لبدء تطوير إستراتيجية التنفيذ الخاصة بك ، تأكد من أنها مبسطة ومشاركتها في أداة يمكن لجميع أصحاب المصلحة الوصول إليها. يتيح برنامج إدارة المشاريع لفريقك التفاعل بسهولة وترتيب عمليات التسليم حسب الحاجة.

أنواع قوالب تحليل السبب الجذري

يعمل قالب تحليل السبب الجذري على تبسيط تحليل السبب الجذري من خلال السماح لك بعرض مشكلتك وأسبابها الأساسية في نموذج رسومي. يمكن إجراء تحليل السبب الجذري من خلال طرق مختلفة ، كل منها مناسب لمواقف مختلفة. نوقشت أدناه أكثر قوالب تحليل الأسباب الجذرية شيوعًا.

تحليل بسيط للسبب الجذري

تبحث قوالب RCA البسيطة في المشكلات التي لا تحتاج إلى فحص متعمق. يمكنك استخدامه لوصف المشكلة أو المشكلة بإيجاز ، وقائمة الأسباب المحتملة ، والحلول المحتملة ، واستنتاج حول ما إذا كانت هذه الحلول فعالة أم لا.

مخطط انسيابي للسبب والنتيجة

يفصل هذا المخطط الانسيابي المشكلة إلى أعراض وأسباب محتملة وأسباب طبيعية للوصول إلى حل منطقي. غالبًا ما يتم رسم مخططات تدفق السبب والنتيجة عبر مخطط هيكل السمكة أو الشجرة. يعرض مخطط هيكل السمكة المشكلة أو التأثير على رأس السمكة أو فمها ، بينما يتفرع مخطط الشجرة إلى قائمة الأسباب الجذرية.

طريقة 5 أسباب

قد تحدد طريقة أسباب 5 الأسباب الكامنة وراء المشكلات. اسأل "لماذا" بدلاً من قبول الحالة في ظاهرها حتى تتعرف على إجراء أو نظام لا يعمل كما ينبغي. قد تكتشف المستويات المخفية من المشاكل بعدم تسوية تلك الحلول الأولية.

عادةً ما يتضمن نموذج تحليل السبب الجذري 5 Whys أسئلة أو مطالبات لمساعدتك في الكشف عن الأسباب الكامنة وراء الموقف. قد يبدو نموذج تحليل الأسباب الجذرية لخمسة أسباب بسيطة كما يلي:

1. ما هي المشكلة؟
2. لماذا حدثت المشكلة؟
3. لماذا حدث الحدث المذكور في السؤال 2؟
4. لماذا حدث الحدث المذكور في السؤال 3؟
5. لماذا حدث الحدث المذكور في السؤال 4؟

نظرًا لأن النهج متكرر ، يمكنك تتبع المشكلة مرة أخرى إلى سببها الأساسي وتصميم طرق فعالة لحلها من خلال الإجابة على هذه الأسئلة. يمكنك إضافة أسئلة أو تخصيص القالب ليلائم مشاكل ومتطلبات محددة.

ستة سيجما DMAIC

ستة سيجما DMAIC هي وسيلة لتقليل الأخطاء وتحسين العمليات التجارية. لها طريقتها في فحص وفحص الأسباب الأساسية. يشير الاختصار "DMAIC" إلى مراحل هذا الإجراء:

التحديد والقياس: ما الذي كان متوقعًا ، وما الخطأ الذي حدث بدلاً من ذلك؟ ماذا حدث ومتى وأين حدث؟ ما اهمية الموقف ومن تأثر؟

تحليل: يفحص روابط السبب والنتيجة بين المكونات المساهمة في المشكلة. ما سبب الوضع وما الذي يجب عمله لمنع تكراره؟

التنفيذ والمراقبة: ما هي الحلول القابلة للتطبيق للمشكلة ، وما هي أسباب ومزايا وضعها؟ كيف يمكن مراقبة الحلول وتنظيمها لضمان عدم تكرار المشكلة؟

يرشدك قالب تحليل السبب الجذري هذا خلال كل من العمليات السابقة ويسمح لك بإضافة معلومات تتعلق بخطة عمل السبب الجذري ، والحل ، وفريق التحقيق. علاوة على ذلك ، يحتوي قالب السبب الجذري هذا على مخططات يمكن استخدامها لتوضيح كيفية ارتباط المكونات المساهمة المختلفة (على سبيل المثال ، الأشخاص والعمليات والمعدات) ببعضها البعض وبالمشكلة نفسها.

سبب التعيين

يجمع قالب تعيين السبب بين قالب تحليل السبب الجذري البسيط ، ونموذج Six Sigma DMAIC ، ونموذج تحليل السبب الجذري 5 Whys. يحتوي على ملخص شامل للقضية ، وجدول زمني ، وتحليل لسؤال "لماذا" ، وتوضيحات لتوضيح العملية ، وأقسام لاقتراح الحلول البديلة وتقييمها ، وقسمًا لتطوير خطة عمل.

قم بتنزيل قالب تعيين السبب الجذري المجاني من Smartsheet.

فوائد تحليل السبب الجذري

يساعد تحليل السبب الجذري في حل مشاكل المشروع المستمرة والاختناقات الكبيرة في عمليات الشركة. تمت مناقشة بعض من آثاره التجارية المفيدة أدناه.

• يخفض التكاليف: إذا تم اكتشاف مشكلة في وقت لاحق من عملية التطوير ، يكون إصلاحها أكثر تكلفة ، وإذا تم دمجها في المنتج النهائي ، فيمكن للمشترين شراؤها مرة واحدة فقط ، مما يكلف الشركة أموالًا.
• يحدد الفشل: يشير إلى أن الفرق التي تعتقد أن لديها أساليب ملائمة للتطوير وضمان الجودة ولكنها لا تزال تجد المشاكل المتكررة تستفيد أكثر من تحليل السبب الجذري. من الواضح أن شيئًا ما مكسور ، لكن الأسئلة حول ماذا ولماذا وأين تظل بلا إجابة. يمكن أن يكشف تحليل السبب الجذري عن السبب الفعلي للمشكلة ، وليس السبب الظاهر فقط.
• يعزز السلامة والاعتمادية: نظرًا لأن تحليل السبب الجذري يساعد في الحد من العيوب في المستقبل ، فإنه يمكن أن يفيد في المقام الأول الشركات في القطاعات ذات معايير الجودة الصارمة حيث تكون موثوقية المنتج وسلامته أمرًا بالغ الأهمية.
• يحسن سير العمل والوقت للتسويق: من خلال تحديد مصدر المشكلة وتنفيذ الإجراء المناسب ، يمكن اختبار المنتج بسرعة أكبر وإطلاقه في السوق مع عدد أقل من العيوب غير المكتشفة.

تحديات تحليل السبب الجذري

نناقش أدناه بعض التحديات التي قد تواجه أثناء عملية تحليل السبب الجذري.

• مشاكل محددة بشكل سيئ: عندما يتم تحديد مشكلة بشكل غير كاف أو خطأ ، قد يكون لدى أعضاء الفريق الفردي تصورات مختلفة للمشكلة ، أو قد يتحرك الفريق في اتجاه مختلف تمامًا لإصلاح شيء لا يمثل مشكلة.
• أجزاء المعلومات المفقودة: من الصعب المراقبة المستمرة لكل سبب محتمل للمشكلة. يؤدي هذا في كثير من الأحيان إلى تحديد متحيز وعدم كفاية التحليل.
• البنية التحتية سريعة الزوال: تتمتع البنية التحتية الحديثة بعمر ضئيل. نتيجة لذلك ، أصبح إجراء تحقيق تقليدي في السبب الجذري قائم على الاستعلام أمرًا صعبًا بشكل متزايد.

أدوات تحليل السبب الجذري

تجمع طرق تحليل السبب الجذري بين الاستدلال البشري وأدوات جمع البيانات وإعداد التقارير. لإجراء عملية تحليل السبب الجذري ، غالبًا ما تلجأ فرق تقنية المعلومات إلى الأنظمة الأساسية التي يستخدمونها بالفعل ، حيث تحتوي غالبًا على بيانات من المحتمل أن توفر رؤى أعمق حول المشكلة المحددة. قد تشمل هذه الأدوات:

• تساعدهم حلول إدارة الشبكة في تحديد من يستخدم شبكتهم وكيفية إعدادها ومدى نجاحها.
• برنامج إدارة التحقيقات لفهم إدارة الأمور ، بما في ذلك الحوادث المؤسفة في مكان العمل والامتثال ومنع الاحتيال.
• برنامج إدارة التطبيقات لمراقبة وتتبع أداء تطبيقات معينة تساعد في تحديد وحل أي مشكلات قد تظهر في الأداء.
• توفر حلول إدارة السحابة نقطة وصول محلية أو بوابة تخزين لاسترجاع البيانات.

تحتوي العديد من هذه الحلول على أدوات تحليل السبب الجذري المضمنة مباشرةً في أنظمتها الأساسية. بالإضافة إلى ذلك ، يقدم بعض البائعين أدوات تجمع المعلومات وتربطها من العديد من الأنظمة الأساسية للمساعدة في استكشاف المشكلات أو حالات الفشل وإصلاحها. على سبيل المثال ، يمكن لأدوات الأتمتة ذات الذكاء الاصطناعي لقدرات عمليات تكنولوجيا المعلومات (AIOps) أن تتعلم دروسًا من الأحداث السابقة وأن تقترح إجراءات تصحيحية مستقبلية.

يجب أن يستخدم المحللون التقنيات والموارد الأكثر ملاءمة لمجموعة ظروفهم المحددة أثناء إجراء تحليل السبب الجذري.

ارتشف ذلك في مهدها

يمكن استخدام RCA عمليًا في كل الظروف. يتضمن اختيار مدى متابعة بحثك المنطق السليم والحكم الجيد. من الأهمية بمكان أيضًا التخطيط مسبقًا للتنبؤ بتداعيات الحل الخاص بك. يساعدك هذا في تحديد المشاكل المحتملة قبل حدوثها.

لا ينتج RCA حلولًا فورية ، ولكن الوصول إلى السبب الجذري للمشكلة يقضي عليها في مهدها بشكل دائم.

إذا كانت طرق تحليل السبب الجذري قد أثارت اهتمامك ، فاستكشف كيف يمكنك إجراء التحليل الإحصائي لاتخاذ القرارات العلمية!