RFP مقابل RFQ: ما الفرق؟

RFQ (طلب عرض الأسعار) هو طلب يتم إرساله إلى الموردين يوضح احتياجات المشتري ويطلب من البائعين معلومات التسعير والدفع الخاصة بهم. يتضمن طلب عرض الأسعار في الأعمال متطلبات وتسليمات محددة يتوقعها المشتري. عادةً ما يكون المشترون على دراية جيدة بالسوق والعروض ، لذا فإن طلب عرض الأسعار قصير ومباشر للحصول على مواصفات المنتج وأسعاره.

بشكل عام ، عند إصدار RFQ ، فأنت تعرف بالضبط نوع وعدد المنتجات أو الخدمات التي تبحث عنها. نظرًا لأن معلومات المنتج عادةً ما تتبع تنسيق RFQ القياسي ، يمكنك البحث بسرعة عن المورد بأعلى جودة وأقل سعر.

فيما يلي الخصائص النموذجية لطلب عرض أسعار:

• يتم استخدامه عندما تفهم احتياجاتك بالضبط
• يحدد المتطلبات التفصيلية
• يركز على التسليمات والتكاليف وشروط الدفع
• يقيم البائعين من خلال قدرتهم على تقديم الخدمات والسلع حسب الطلب
• منح عقد للبائع الذي يقدم أكثر الأسعار تنافسية

لإعداد طلب عرض أسعار فعال ، يمكنك تطبيق أفضل الممارسات التالية:

• اكتب قائمة واضحة بمتطلبات ميزات المنتجات ووظائفها
• الحد من الخلفية غير الضرورية
• قم بتوفير كمية المنتج والجدول الزمني للتسليم ومدة الخدمات المطلوبة
• حدد شروط الدفع المفضلة لديك
• قم بتفصيل تنسيق التسعير لجميع البائعين من أجل الاتساق

اقرأ المزيد عن الخطوات الست لكتابة طلبات عروض الأسعار المثالية. يعد إنشاء طلب عرض أسعار شامل هو الخطوة الأولى لمساعدتك في العثور على أفضل الموردين لاحتياجات شركتك.

هذا يختتم معنى RFQ في الأعمال التجارية. دعنا نصل إلى تعريف طلب تقديم العروض.

طلب تقديم العروض (RFP) هو استبيان منظم رسميًا للمشترين لجمع معلومات البائع الهامة. في طلب تقديم العروض ، تفصل مشاكلك وتدعو مقدمي العروض لتقديم الحلول. سيكون لكل بائع نهج فريد لحل نقاط الألم الخاصة بك.

عندما تتلقى مقترحات ، يمكنك وضع جميع البائعين جنبًا إلى جنب واستكشاف قدراتهم في تنفيذ مشروعك. هناك العديد من العوامل التي يجب تقييمها ، مثل الطريقة والخبرة وجدوى حلها. يجب عليك تحديد درجة مرجحة لكل عامل ، ويكون البائع الفائز هو الشركة التي تحصل على أعلى الدرجات.

فيما يلي أساسيات طلبات تقديم العروض:

• تنص على معلومات أساسية موجزة عن مشاكلك واحتياجاتك
• يوفر المتطلبات التفصيلية للمنتجات والخدمات التي تريدها
• يحتوي على أسئلة محددة حول مقدم العطاء والحل الذي يمكن أن يقدمه
• يشير إلى إرادتك لمزيد من التعاون بدلاً من مجرد استبيان
• تقييم ومقارنة البائعين وفقا لأولوياتك

ضع في اعتبارك بعض النصائح عند كتابة طلب تقديم العروض:

• إذا كنت بحاجة إلى خدمة مخصصة ، اطلب من مقدمي العروض تقديم أمثلة على أعمالهم السابقة لعملاء آخرين. ستمنحك دراسات الحالة توقعًا أكثر دقة لقدرتها.
• طلب خطة تسعير شاملة لتجنب صدمة الملصقات لاحقًا
• اكتب أسئلة متعمقة وشدد على أولوياتك بدقة كمبدأ توجيهي لمقدمي العطاءات. حاول أن تكون مفصلاً قدر الإمكان وتجنب الأسئلة الغامضة.
• إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تلبية خبرة البائع لاحتياجاتك ، فاطلب منهم أمثلة أو شهادات أو مراجع تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل.

الآن بعد أن تعرفت على معنى RFP و RFQ ، دعنا نستكشف 4 اختلافات رئيسية بين RFP مقابل RFQ:

المعايير	طلب عرض أسعار (RFQ)	طلب عرض (RFP)
غاية	تُستخدم عندما تحتاج إلى شراء منتج أو خدمة محددة بأولوية على الميزانية.	تُستخدم عند استكشاف الحلول وتقييم العديد من العوامل لاختيار أفضل بائع.
أنواع الأسئلة	أسئلة حول مواصفات المنتج وتكلفة تلبية المتطلبات.	أسئلة محددة ومعمقة حول الحل وخطة المشروع للبائعين.
أسلوب	منظمة وتعليمية.	رسمي ومباشر.
نطاق المحتوى	موجه للسعر ويزيل المشتتات الأخرى.	يوفر مقارنة واضحة لعروض البائعين وكفاءاتهم.

غاية

السمة الأكثر تميزًا بين RFQ و RFP هي الغرض منها. تستخدم الشركات بشكل أساسي طلبات عروض الأسعار عندما تعرف بالضبط ما الذي تبحث عنه ولا تحتاج إلى تفاصيل حول المنتج أو الخدمة. بدلاً من ذلك ، فهم مستعدون للشراء والتركيز على تلبية قيودهم المالية.

من ناحية أخرى ، يتم تطبيق طلبات تقديم العروض عندما تحتاج إلى شراء سلع متطورة أو خدمات مصممة خصيصًا تتطلب خبرة متخصصة أو موظفين متخصصين للقيام بالمهمة.

أنواع الأسئلة

في RFQ ، تركز الأسئلة على متطلبات التسعير لسلع معينة ، مثل مواصفات المنتج ، وتكاليف البائع ، وشروط الدفع ، وكذلك أوامر الشراء وشروط الفاتورة.

في المقابل ، يتطلب طلب تقديم العروض معلومات أكثر تفصيلاً عن المنتج والحل. وذلك لأن مشروع طلب تقديم العروض غالبًا ما يكون أكثر تعقيدًا ويحتاج إلى مزيد من الاستشارات من طلب عرض الأسعار.

أسلوب

كتابة طلب عرض الأسعار يتبع تنسيقًا موحدًا. جميع المعلومات منظمة بشكل جيد ، مما يسمح لك بمقارنة أسعار البائعين المختلفين بسرعة.

من ناحية أخرى ، نظرًا للحاجة الأساسية إلى التفاصيل ، تعد كتابة طلب تقديم العروض عملية أكثر تعقيدًا تتطلب مزيجًا من المعرفة الفنية وتنسيق جدول الأسعار وفهم المصطلحات القانونية. وبالتالي ، عادة ما تكون طلبات تقديم العروض وثائق رسمية ومباشرة.

نطاق المحتوى

مع الميزات المذكورة أعلاه لطلبات عرض الأسعار وطلبات تقديم العروض ، يتمتع كلاهما بميزة عند استخدامهما بشكل صحيح.

نظرًا لأن طلبات عروض الأسعار تتمحور حول التكاليف ، يمكنك التركيز على ميزانيتك والتخلص من عوامل التشتيت الأخرى عند تقييم البائعين. على العكس من ذلك ، يجب عليك اختيار طلبات تقديم العروض عندما تحتاج إلى مقارنة قدرات البائعين واختيار أفضل عرض في الاعتبار للعديد من العوامل التي تتجاوز الأسعار فقط.

لإدارة عملية الشراء الخاصة بك بشكل فعال باستخدام RFQs و RFPs ، يمكنك اعتماد أمر شراء PWA Magento. يمكن لهذا النظام أتمتة معالجة أوامر الشراء ، مما يساعدك على إعداد طلبات عروض الأسعار بسرعة في المستودع ، بالإضافة إلى التحكم في جميع حالات أمر الشراء. نظرًا لأن البرنامج يركز جميع البيانات المتعلقة بالمخزون والبائعين ، يمكنك الحصول على المنتجات المناسبة بالتكلفة المناسبة في الوقت المناسب.

الآن بعد أن تمكنت من الإجابة على السؤال "ماذا يعني RFQ" ، دعنا نكتشف نموذجًا مشتركًا لطلب عرض الأسعار. عادةً ما يحتوي طلب عرض الأسعار على 3 أقسام رئيسية: معلومات المشتري ومعلومات البائع والمراجعة والتقييم. يحتوي كل قسم على قائمة بالمعلومات بما في ذلك:

معلومات المشتري:

• اسم الشركة ووصفها: معلومات موجزة عن شركتك
• متطلبات وأهداف المنتجات والخدمات المرغوبة: ما الذي تبحث عنه وتوقعاتك
• معلومات الاتصال

معلومات البائع:

• تفاصيل المنتج: اسم البضاعة ومواصفاتها
• كمية المنتج: الكمية المطلوبة التي يجب أن يستوفيها مقدمو العروض
• متطلبات التسليم: طريقة التوصيل المفضلة لديك إن أمكن
• سعر المنتج: سعر كل منتج وشروطه إذا لزم الأمر

المراجعة والتقييم:

• طريقة التقييم: معايير تقييم البائعين ، مثل الخبرة الفنية والسعر وطريقة التسليم
• الجدول الزمني: جدول زمني محدد يجب على مقدمي العطاءات الالتزام به
• الشروط والأحكام: تفاوض مع البائع للتوصل إلى اتفاق متبادل ، خاصة فيما يتعلق بشروط الدفع وجودة المنتج وقضايا التسليم
• شروط التقديم والتعليمات

بعد مقارنة جميع عروض الأسعار وتحديد أفضل مورد ، ضع في اعتبارك ما إذا كنت تريد إنشاء علاقة طويلة الأمد معهم من خلال التفاوض على أمر شراء شامل.

فيما يلي الأقسام القياسية التي تنشئ طلبًا جيدًا لتقديم العروض:

1. خلفية شركتك: ماذا تفعل شركتك وعملائك المستهدفين
2. نظرة عامة على المشروع: مقدمة موجزة عن المشروع
3. أهداف المشروع: ما الذي تريد تحقيقه بهذا المشروع
4. نطاق العمل: وصف المشروع ونطاق العمل التفصيلي
5. الجدول الزمني المستهدف للتسليم: تاريخ الانتهاء المتوقع لمقدمي العطاءات لاقتراح الموارد المناسبة
6. العوائق والعقبات الحالية التي تحول دون النجاح: أي قيود قد تؤثر على المشروع ، مثل المشكلات الفنية أو موارد الموظفين المحدودة ، بحيث يمكنك بسرعة استبعاد البائعين الذين لا يمكنهم التعامل مع المهام والتواصل مع الموردين الأكفاء
7. أسئلة حول الحل الذي يقترحه مقدمو العروض: الأسئلة المتعلقة بالمشروع التي يجب على مقدمي العطاءات الإجابة عليها. اطلب منهم تقديم خطة مفصلة لتنفيذ المشروع للتقييم.
8. قيود الميزانية: من الأفضل أن تكون مقدمًا في ميزانيتك للتخلص من المفاجآت لاحقًا لجميع الأطراف.
9. مقاييس ومعايير التقييم: كيف تقيم البائع وتحدده ، مثل سجل الأداء السابق أو دراسات الحالة أو التكاليف المتوقعة أو الخبرة الفنية أو الاستجابة في عملية تقديم العطاءات
10. متطلبات التقديم: المبادئ التوجيهية التي يجب على مقدمي العطاءات اتباعها عند تقديم عروضهم ، من حيث الشكل والموعد النهائي ومتطلبات المحتوى
11. معلومات الاتصال: عنوان بريدك الإلكتروني أو طرق أخرى لمقدمي العطاءات للاتصال بك لتوضيح طلب تقديم العروض وتقديمه

ترشدك هذه المقالة إلى تعريفات RFP و RFQ والفرق البارز بينهما. إذا كنت تبحث عن عناصر أو سلع بمواصفات معروفة ، فإن RFQ هو الأنسب. إذا كنت بحاجة إلى خدمات متطورة تحتاج إلى التخصيص حسب احتياجاتك ، فسيكون طلب تقديم العروض هو الخيار. سيؤدي استخدام النوع الصحيح من الطلب إلى إنشاء إستراتيجية شراء فعالة لشركتك ويساعدك على اتخاذ قرارات أعمال أفضل.