كيف يمكن لمديري المشروع العمل عن بعد بكفاءة

تلوح في الأفق ثورة في العمل عن بُعد ونشهد تحول المزيد من الشركات إلى نماذج العمل عن بُعد الجزئي أو الكامل ، لكن العمل من المنزل يمثل تحديات وفرصًا. تختلف كل شركة وحتى الفرق الفردية داخل تلك الشركات وستستفيد من أساليب وممارسات وأدوات عمل فريدة للعمل عن بُعد. بالنسبة لأولئك الذين يشغلون مناصب في إدارة المشروع ، يجب عليهم التخطيط بدقة ، والبقاء منظمين ، والتواصل بشكل فعال وإدارة وقتهم ، ولكن هل يمكن القيام بكل هذا عن بُعد؟

في Exposure Ninja ، نحن مؤيدون تمامًا للعمل عن بُعد ونعمل على تشغيل نموذج عن بُعد بنسبة 100٪ لأكثر من ثماني سنوات. لقد طلبنا من أساتذة الاتصال لدينا - مديري المشاريع لدينا - الذين يتواجدون في الخطوط الأمامية يومًا بعد يوم ، مما يجعل العملاء سعداء ويخلقون نتائج رائعة ، للحصول على أفضل النصائح للعمل عن بُعد بكفاءة.

1. الاتصال بشكل منتج: احذر من المراسلة الفورية

يتركز جزء كبير من دور مدير المشروع حول التواصل ، سواء كان ذلك لإحاطة الفرق الداخلية بطلبات العملاء والمشاريع الجديدة أو إطلاع العملاء على التقدم المحرز في حملاتهم. التواصل الفعال لا يقتصر فقط على وضوح رسائلك أو بناء علاقات جيدة ؛ يتعلق الأمر أيضًا بتحديد أولويات متى وماذا وكم المعلومات التي تشاركها مع كل من عميلك وفرقك.

إذا كنت تعمل عن بُعد ، فمن المحتمل أن تتم غالبية اتصالاتك الداخلية عبر البريد الإلكتروني ومنصة الرسائل الفورية. يمكن أن تكون هذه رائعة للبقاء على اتصال مع فرقك والبقاء على اطلاع دائم بتقدم عملهم ، إذا تم استخدامها بشكل صحيح. لكن منصات المراسلة الفورية بشكل خاص يمكن أن تنتقل بسرعة من أداة فعالة إلى أداة تشتيت للوقت تهيمن على يومك.

عند الاتصال عن طريق الرسائل وليس بشكل شخصي أو عبر مكالمة ، يكون وضوح اتصالك أكثر أهمية. من المفيد مراعاة نغمة رسائلك وتكرارها - جرب تكثيف تعليقات العميل في تحديث أسبوعي لتجنب إرسال رسائل غير مرغوب فيها إلى قنوات المجموعة وفكر فيما إذا كانت المكالمة أكثر (أو أقل) كفاءة للمعلومات التي تحتاج إلى نقلها.

إذا لم يكن لديك وقت لتنفيذ الرسائل التي ترد ، فلا تفتحها! إذا كنت لا تستطيع المقاومة ، فقم بتدوين الرسالة بسرعة ، وتقييم مدى إلحاحها والعودة إلى المهمة التي بين يديك. نحن نستخدم Slack ، الذي يتميز بطريقة سهلة لتعيين تذكيرات على الرسائل التي تلقيتها حتى تتمكن من العمل عليها في غضون ساعة ، غدًا أو الأسبوع المقبل. قد يكون من المفيد أيضًا تأجيل الإشعارات عند قيامك بمهمة معينة أو إجراء مكالمة. لن يؤدي هذا فقط إلى منع ظهور الإشعارات ، مما يؤدي إلى تشتيت انتباهك وإغرائك بتسجيل الوصول ، ولكنه سيشير أيضًا إلى زملائك بأنك غير متاح حاليًا للدردشة. يمكن أن يؤدي تعيين فترات زمنية منتظمة عند التحقق من رسائلك واللحاق بالركب - حتى وضعها في التقويم الخاص بك - إلى زيادة إنتاجيتك من خلال السماح لك بالتركيز على المهام الأخرى دون المخاطرة بفقدان التحديثات المهمة.

2. التخطيط ليومك: العمل في قوالب

تتمثل إحدى المزايا الهائلة للعمل عن بُعد في المرونة في التخطيط ليومك وربما البدء أو الانتهاء قليلاً في وقت أبكر أو متأخرًا عما تفعل في المكتب. في حين أن هذا قد يكون رائعًا بالنسبة للبعض ، إلا أن إيقاف التشغيل قد يمثل تحديًا للبعض الآخر. من السهل جدًا أن يتسلل يوم عملك إلى المساء عندما تتحقق من بعض رسائل البريد الإلكتروني بعد العشاء ، أو ترد على طلب غير عاجل (حتى لو استغرق منك بضع دقائق فقط) أو تعمل لساعات أطول من المعتاد لأنه لا يوجد بحاجة للسفر.

يمكن أن يساعدك التخطيط لأسبوعك بعناية على التوقف وزيادة إنتاجيتك. يقوم العديد من مديري المشاريع (PMs) بتقسيم وقتهم إلى كتل ، مع تخصيص كل منها لعميل أو مهمة مختلفة. قد يكون من المفيد أيضًا السماح بالمهام التي لا مفر منها والتي لا يمكن التنبؤ بها والتي ستظهر خلال الأسبوع ، إما عن طريق إضافة مخزن مؤقت على جانبي الكتل الزمنية أو إنشاء كتل إضافية للطلبات غير المتوقعة ، مما سيسمح لك بالالتزام بجدولك حتى عندما تظهر مشكلات اللحظة الأخيرة التي تتطلب انتباهك. يعد حظر فترات زمنية محددة طريقة رائعة لضمان زيادة أسبوع العمل إلى أقصى حد ، كما أنه يمنحك راحة البال حيث ستخصص وقتًا كافيًا لكل عميل أو مشروع.

أخيرًا ، قد يمثل الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة أثناء العمل عن بُعد تحديًا لأفضل منا. حاول التخطيط لبعض مهام الإدارة "الخفيفة" خلال آخر 30 دقيقة من يومك - قد يساعدك ذلك على الاسترخاء. إذا كنت مدير مشروع ، فمن المحتمل أنك تحب القوائم والتخطيط ، لذا حاول كتابة أي شيء متعلق بالعمل يخطر ببالك أثناء المساء على هاتفك أو مفكرة بدلاً من الظهور مرة أخرى على الكمبيوتر المحمول الخاص بك للقيام بذلك. يجد العديد من PM Ninjas أن تخصيص وقت لبعض التمارين أو هواية بعد العمل مباشرة طريقة رائعة للانتقال إلى وقت التوقف عن العمل والحصول على فترة توقف صعبة في نهاية يوم عملهم.

3. قيادة الاجتماعات الافتراضية: كل شيء في الإعداد

عند العمل عن بعد ، تميل الاجتماعات إلى الحدوث بشكل أقل مما يحدث في المكتب - وهذا يمكن أن يساعد الأفراد والشركات على التفكير حقًا في الغرض من اجتماعاتهم وقيمتها والتأكد من أنها فعالة قدر الإمكان. نحاول الالتزام بخانات زمنية مدتها 30 دقيقة لتجنب المناقشات الطويلة والمفتوحة التي كان من الممكن تكثيفها إلى نصف الوقت - نحن جميعًا على دراية بالاجتماعات التي تطول وتخرج عن المسار الصحيح ، جنبًا إلى جنب مع المبدأ القديم القائل بأن العمل يتوسع لملء الوقت المتاح. إذا كنت تقود المكالمة ، فحاول الحد من حجم المحادثات الصغيرة التي تحدث في البداية. من المهم اللحاق بالعملاء وأعضاء الفريق ، ولكن بعد دقيقة أو دقيقتين ، ذكّر الحضور بلطف بالغرض من المكالمة وابدأ في جدول أعمالك.

للتأكد من أن الاجتماعات مثمرة ، شارك ملاحظاتك أو جدول أعمالك مع الحاضرين الآخرين قبل المكالمة ، واجعل الغرض من الاجتماع واضحًا وشجع الآخرين على الاستعداد بشكل صحيح قبل الاجتماع. سواء كنت تستخدم برنامج مؤتمرات الفيديو أو Skype أو هاتفك المحمول ، تأكد من أن لديك نسخة احتياطية. كنا جميعًا هناك عندما تعطل المشكلات الفنية المكالمة في أسوأ وقت ممكن ، ولكن إذا حدث هذا أثناء مكالمة العميل ، فهذا ليس أمرًا غير احترافي فحسب ، بل يمكن أن يضيع الوقت أيضًا. قبل الاجتماعات ، تحقق من أن الميكروفون يعمل وأنه يمكنك الوصول إلى أي غرفة اجتماعات افتراضية قد تستخدمها. احتفظ دائمًا برقم هاتف العميل في متناول يدك فقط في حالة وجوده.

4. إنشاء محطة العمل الخاصة بك: إنه يستحق كل هذا الجهد

سواء كنت تعمل في المنزل لمدة يوم أو أسبوع أو إلى أجل غير مسمى ، فإن إعداد مساحتك للعمل أمر ضروري. بصفتك مدير مشروع ، من المحتمل أن تتلقى العديد من المكالمات على مدار الأسبوع ، لذا فإن وجود كاميرا وميكروفون بجودة عالية أمران حيويان. ضع في اعتبارك (وتحقق!) ما يحيط بك قبل الانضمام إلى المكالمات - لقد رأينا جميعًا فشل العمل عن بُعد حيث يقع بنطلون على الأرض أو يتجول الأطفال المارقون في الغرفة ... إذا أمكن ، قم بإنشاء مساحة مخصصة للعمل مجانًا من الفوضى والمشتتات. سيبقيك هذا مركزًا وقادرًا على التبديل بسهولة أكبر بين العمل ووقتك الشخصي.

في النهاية ، يمكن تنفيذ معظم الوظائف المكتبية بنفس الكفاءة ، إن لم يكن بكفاءة أكبر ، عن بُعد. تظل المهارات المطلوبة للإدارة الفعالة للمشروع كما هي ، والأفراد الذين ينجذبون إلى إدارة المشروع منظمون ومستقلون ، وهي سمات مثالية ليس فقط للبقاء على قيد الحياة ولكن للازدهار عند العمل عن بُعد.

إذا كنت تكافح من أجل الانتقال من المكتب إلى منزلك ، فيمكن أن تساعدك ثورة العمل عن بُعد على التكيف ، وتزويدك بجميع الأدوات والتقنيات والحيل التي يستخدمها مديرو المشاريع لدينا لإدارة فرقهم بشكل فعال والعمل مع العملاء. قم بالتبديل من مكتب إلى جهاز تحكم عن بعد باستخدام Exposure Ninja واجعل علاقات العملاء والزملاء أفضل من أي وقت مضى.