كيفية عقد اجتماعات عن بعد لا تضيع الوقت
نشرت: 2020-04-13قد يكون الحفاظ على دقة الاجتماعات وفعاليتها أمرًا صعبًا في بيئة المكتب. في الإعداد البعيد ، هناك بعض التحديات الإضافية ، مثل منصات المؤتمرات غير الموثوق بها و "الكاميرا قيد التشغيل أو إيقاف التشغيل" غير الواضح آداب السلوك. في Exposure Ninja ، نعمل عن بُعد منذ عام 2012 وتطورنا إلى فريق مكون من 100 نينجا. خلال هذا الوقت ، قمنا بتحسين إعدادات الاجتماعات عن بُعد الخاصة بنا لتقديم اجتماعات مثمرة تظل مركزة.
فيما يلي أهم سبع نصائح لعقد اجتماعات عن بُعد لا تضيع الوقت.
1. ضع التوقعات
تمامًا مثل الاجتماعات الشخصية ، يمكن أن يؤدي المتأخرون والمشتتات إلى اضطراب تدفق الاجتماع. تتمثل الخطوة الأولى لعقد اجتماعات رائعة لا تضيع الوقت في التأكد من تعيين توقعات فريقك منذ البداية.
أسرع طريقة لبدء ذلك هي حجز الاجتماع في التقويمات الخاصة بهم بوقت وموقع محددين (مثل Skype) وقائمة المدعوين. في Exposure Ninja ، نستخدم تقويم Google ، الذي يتزامن عبر تقويم كل Ninja لضمان عدم حجزه مرتين.
تعتبر بداية الاجتماع وقتًا رائعًا لوضع "القواعد الأساسية". يجب أن تشمل هذه أشياء مثل استخدام الهواتف المحمولة والمراسلين ورسائل البريد الإلكتروني. من الناحية المثالية ، سيقوم كل فرد في الفريق بإسكات جميع إشعاراتهم طوال مدة الاجتماع. هذا ليس ممكنًا دائمًا ، ولكنه يجعل المكالمة أكثر تركيزًا مع عدد أقل من الانقطاعات.
يجب عليك أيضًا تحديد توقعات الأجهزة. إذا كنت تقدم موجزًا ، فمن الجيد أن تطلب من فريقك كتم صوت ميكروفوناتهم مؤقتًا ما لم يكن لديهم سؤال. هذا يقلل من فرص نباح الكلاب وكتابة ضوضاء تتداخل مع رسالة المتحدث.
2. مشاركة جدول الأعمال قبل الوقت المحدد
تتيح مشاركة جدول الأعمال قبل الاجتماع للجميع الوقت للاستعداد وتساعد أيضًا في إجراء فحص أساسي. هذا الفحص هو ما إذا كانت هناك حاجة ماسة لعقد اجتماع. إذا كنت تكافح من أجل وضع جدول أعمال ، فهناك احتمال قوي بأن الاجتماع قد لا يكون ضروريًا على الإطلاق.
ستمنحك جدول أعمالك أيضًا طريقة سهلة لإعادة الاجتماع إلى المسار الصحيح إذا ابتعدت عن بؤرة تركيز المكالمة. تمامًا كما هو الحال مع الاجتماع الفعلي ، من السهل أن تقول شيئًا مثل ، "أعتقد أننا بدأنا في الخروج عن المسار الصحيح. دعونا نضع دبوسًا في هذا ونعيد النظر فيه لاحقًا ".
3. استخدم منصة موثوقة
هناك العديد من خيارات الاتصال المختلفة ، واختيار واحد يمكن الاعتماد عليه ومناسب تمامًا لغرضك أمر ضروري. لا يوجد شيء أسوأ من المكالمة التي تنقطع باستمرار أو يجب التخلي عنها بسبب ضعف الاتصال!
إذا كنت تبحث عن إعادة إجراء مكالمات قد تكون لديك مع عميل عبر هاتف مكتبك ، فيمكن أن يكون تطبيق مثل Yay أو 8 × 8 قويًا. توفر هذه الميزات تسجيل المكالمات ويمكن إعدادها لإجراء واستقبال المكالمات باستخدام رقم مكتبك. إنها خدمة سهلة لعملائك ، حيث سيتلقون مكالمة هاتفية مباشرة على رقمهم كالمعتاد - لا يوجد شيء يمكنهم تنزيله أو القيام به قبل أن يتمكنوا من استخدامه.
بالنسبة للاجتماعات التي تكون فيها الكاميرات أكثر ملاءمة - أو إذا كنت تريد مشاركة الشاشة - فهناك مجموعة واسعة من الأنظمة الأساسية. تشمل بعض المواقع المفضلة لدينا Google Hangouts و Skype و Zoom.
يتزامن Google Hangouts مع تقويم Google بسلاسة. يمكنك مشاركة شاشتك وهناك أيضًا خيار ترجمة لمن يعانون من ضعف السمع أو يكافحون من أجل السمع في بيئة صاخبة.
Skype عبارة عن نظام أساسي لعقد مؤتمرات الفيديو معروف جيدًا مع بعض الميزات الرائعة التي يحمل في ثناياه عوامل مثل مسجل الشاشة ومشاركة الشاشة. يتضاعف Skype أيضًا كرسول لإرسال رسائل سريعة أو التأكد من استعداد الجميع قبل بدء المكالمة. قد يكون الأمر صعبًا مع وجود أعداد كبيرة من الناس ، حيث يصبح الاستقرار أحيانًا غير مكتمل إلى حد ما.
Zoom خدمة مدفوعة الأجر ، ولكن هناك نسخة مجانية رائعة متاحة تسمح لك بعقد اجتماعات لمدة تصل إلى 45 دقيقة. هناك أيضًا ميزة تسجيل الاجتماع بالإضافة إلى خيارات مشاركة الشاشة. تميل إلى أن تكون منصة مستقرة للغاية ويمكنها التعامل مع أعداد كبيرة من الأشخاص.
4. استخدام الكاميرات
توفر اجتماعات "الكاميرا قيد التشغيل" العديد من الفوائد لتحقيق الكفاءة ولكن أيضًا من منظور بناء الفريق. يساعد وجود الجميع مع كاميراتهم في تجنب الأشخاص الذين يتحدثون فوق بعضهم البعض لأن الإشارات اللفظية التي يوشك شخص ما على التحدث بها هي نفسها في الاجتماع وجهًا لوجه. مع إيقاف الكاميرات ، قد يكون هناك الكثير من الاعتذار للتحدث مع بعضنا البعض - وهو استنزاف للوقت في اجتماع فعال بخلاف ذلك ، ناهيك عن الإحراج.
يساعد وجود الكاميرات في قياس ردود أفعال الفريق أثناء الإعلانات ، وبالطبع يساعد الجميع على رؤية الطريقة التي تُقال بها الأشياء! من السهل أن يصادف شيء ما بطريقة مختلفة عن تلك المقصودة. القدرة على رؤية وجوه الجميع تساعد في ذلك.
بشكل عام ، أفضل ما يمكنك فعله هو السماح لفريقك بمعرفة الاجتماعات التي يجب أن تكون أمام الكاميرا حتى يتمكنوا من الاستعداد مسبقًا. نوصي عادةً بأن تكون بعض الاجتماعات عبارة عن مكالمات فيديو - لكننا أيضًا لا نصر على ذلك أبدًا ، حيث قد يشعر بعض أعضاء الفريق بعدم الارتياح.
5. تعيين المتحدث التالي
نصيحة بسيطة حقًا لإبقاء الاجتماعات في المسار الصحيح هي التأكد من توجيه سؤالك نحو شخص معين. قد يؤدي ترك السؤال معلقًا إلى الصمت ، حيث لا يمكنك الاعتماد على الإشارات المرئية المعتادة لمخاطبة شخص ما. في الاجتماع وجهًا لوجه ، يمكنك إلقاء نظرة على الشخص الذي تأمل في الحصول على إجابة منه. على الشاشة ، ليس من الواضح دائمًا الشخص الذي تنظر إليه - يمكنك التحديق في زميلك في زاوية الشاشة ، ولكن بالنسبة لأي شخص آخر ، ستنظر إلى أسفل فقط! بسيط ، "هل هذا ممكن؟ ما رأيك ، يمكن لـ Andy "التخلص من عدم اليقين غير الضروري ووقت الخمول.
احصل على قمة جوجل مجانا
6. تشجيع السلامة النفسية
يمكن أن تنحرف الاجتماعات عن مسارها أحيانًا بسبب الأصوات العالية في الغرفة. لا تختلف هذه المشكلة في الاجتماعات عن بُعد ، على الرغم من أنه يمكنك مساعدة بعض أعضاء الفريق على الشعور بثقة أكبر عند التفاعل عبر الإنترنت.
يتم الوصول إلى نقطة من الأمان النفسي في الفريق عندما يشعر الجميع بالراحة في المساهمة ويتم احترام جميع أعضاء الفريق. للمساعدة في تسهيل ذلك ، يمكنك تشجيع المساهمة المتساوية من أعضاء الفريق المختلفين عن طريق تعيين الشخص التالي الذي ترغب في الاستماع إليه. في المكتب ، يمكنك استخدام الإشارات المرئية. إنه نفس الشيء عبر الإنترنت ، لكن قد تضطر إلى العمل بجهد أكبر قليلاً.
تساعدك السلامة النفسية في الحصول على أفكار الجميع أثناء الاجتماع ، مما يحد من النقاط المساهمة بعد الاجتماع. يساعدك وجودها كأحد الأشياء التي تبحث عنها لتسهيلها أيضًا على اكتشاف "تكيس الرمل". تعبئة الرمل هي اللحظة التي يبدأ فيها أحد أعضاء الفريق في تكرار نقاطه أو الخروج عن الموضوع ويسحب الاجتماع بعيدًا عن المسار. سيساعدك الحفاظ على توزيع المساهمات بالتساوي في الحفاظ على مسار اجتماعاتك وجعل فريقك أقوى.
7. لا تكن قاسيا جدا
يعد الحفاظ على الاجتماعات في المسار الصحيح وتقليل الوقت الضائع أمرًا رائعًا ، ولكن احرص على ألا تكون قاسيًا للغاية. يمكن أن يقلل العمل عن بُعد من مقدار الوقت الذي تستغرقه في بناء الفريق ، كما أن القليل من وقت التفاعل الاجتماعي مهم. يمكن أن يساعد السماح لبضع دقائق في بداية مكالمة أو نهايتها للحاق بأمسيات الجميع أو عطلة نهاية الأسبوع في الحفاظ على شعور الفريق بالتواصل.
إذا كنت تتكيف مع العمل عن بُعد وتجد طرقًا لمساعدة فريقك على الازدهار في البيئة البعيدة ، فإن Exposure Ninja تقدم للشركات ندوة عمل مجانية عبر الإنترنت ومكالمة استشارية للبدء. لقد قمنا بتصميم برنامج التدريب والاستشارات الخاص بـ "ثورة العمل عن بعد" لتخطي الدروس الصعبة للقيام بذلك بنفسك وتوجيهك إلى حيث تريد أن تكون في أقرب وقت ممكن.
ابدأ اليوم بحجز استشارتك المجانية مع أحد النينجا.