أسئلة يجب طرحها قبل بدء أتمتة سير العمل

في عالم اليوم سريع الخطى ، حيث تمتلئ الشركات بالموظفين الذين لديهم عدد متزايد من الأدوار التي يتعين عليهم القيام بها ، قد يكون من الصعب مواكبة الأمر بدون شكل من أشكال الأتمتة. في كثير من الحالات ، تكون الخطوة الأولى هي أتمتة سير العمل.

لقد كانت موجودة منذ عقود ، ولكن مع تقدم التكنولوجيا وأصبح المزيد من الأفراد مرتاحين لأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية ، تظهر طرق جديدة لاستخدام هذه التكنولوجيا يوميًا.

أثناء العثور على برنامج يعمل بشكل جيد أو شراء آلة لمصنعك قد يبدو وكأنه طريقة بسيطة لأتمتة بعض المهام الروتينية للوهلة الأولى ، فأنت بحاجة إلى إجراء المزيد من البحث قبل المضي قدمًا في أي شيء معقد للغاية إذا كنت تريد ذلك من البداية.

كيف يتم استخدام أتمتة سير العمل في مكان العمل

يمكن للمؤسسات والشركات استخدام أتمتة سير العمل لتحسين العمليات وكفاءة الموظفين.

على سبيل المثال ، يمكن لشركة تضم مئات أو آلاف الموظفين أتمتة عملية كشوف المرتبات الخاصة بها باستخدام برنامج يأخذ مدخلات مباشرة من برنامج محاسبة المؤسسة ويوزع رواتب العمال دون معالجة بشرية.

تساعد هذه الأتمتة في توفير الدقة في مكان العمل مع تقليل أخطاء الحساب اليدوي.

مثال آخر هو إذا كان قسم التسويق الخاص بك يرسل رسائل إخبارية شهرية ولكن لديه العديد من جهات الاتصال المختلفة داخل الأقسام المختلفة التي يجب أن تستقبلها بناءً على المسمى الوظيفي / المسؤوليات. يمكنهم استخدام أتمتة سير العمل لإنشاء قوالب بريد إلكتروني مخصصة لجهات اتصال محددة داخل الشركة لكل رسالة إخبارية.

سيتمكن برنامج سير العمل بعد ذلك من استخدام عملية مؤتمتة. يتم تخصيص كل نموذج بمعلومات الاتصال الضرورية وإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة وفقًا لإعداد مؤسستك.

تساعد هذه الأتمتة على تحسين الكفاءة من خلال تقليل الوقت الذي تقضيه في إرسال رسائل البريد الإلكتروني الفردية يدويًا وتقليل أخطاء الموظفين إلى الحد الأدنى لأن قوالب البريد الإلكتروني المحسّنة يتم تخصيصها بدقة بالشكل الذي ينبغي أن تكون عليه قبل إرسالها.

هل تحتاج مؤسستك إلى أتمتة سير العمل؟

إذا كنت ترغب في تحسين العمليات التجارية أو أتمتة المهام في العمل ، فهناك العديد من الأماكن التي يمكن أن تساعد فيها أتمتة سير العمل في تبسيط الكفاءة. قم بتقييم ما إذا كانت أتمتة سير العمل قد تفيد مؤسستك أو مكان عملك عن طريق طرح بعض هذه الأسئلة على نفسك:

• هل يقضي الموظفون الكثير من الوقت في المهام اليدوية المتكررة؟
• هل تمتلك مؤسستك عملية يمكن تحسينها بالأتمتة؟
• هل هناك مهام يجب انجازها بدقة عالية؟
• هل سيوفر تنفيذ أتمتة سير العمل الوقت أو المال لعملك؟

إذا أجبت بنعم على أي من الأسئلة أعلاه ، يمكن لمؤسستك الاستفادة من أتمتة سير العمل. تحدث إلى فريقك وإدارتك حول العمليات المحسنة وابدأ في التحقق من الأنواع المختلفة من البرامج المتاحة للمساعدة في البدء.

لماذا يتم استخدام أتمتة سير العمل؟

في العمل ، الوقت هو المال. يمكن أن تساعد أتمتة المهام في توفير الوقت والمال بعدة طرق:

1. توفير التكاليف

يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل في تقليل أو إلغاء الحاجة إلى التدخل البشري في مهام محددة ، مما يؤدي إلى توفير كبير في التكاليف.

على سبيل المثال ، إذا كانت لديك عملية تتطلب من شخص ما إدخال البيانات يدويًا في نظام ما ، فيمكنك أتمتة هذه العملية باستخدام برنامج. لن يؤدي ذلك إلى تسريع العملية فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى القضاء على احتمال حدوث خطأ بشري.

2. الرؤية

من خلال أتمتة سير العمل ، يمكن للمديرين والمشرفين الحصول على رؤية في الوقت الفعلي لحالة جميع المهام والمشاريع في الشركة. وهذا يساعدهم على اتخاذ قرارات أفضل حول مكان تركيز وقتهم ويضمن إكمال المهام في الوقت المحدد.

3. تحسينات الاتصال

يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل في تحسين الاتصال بعدة طرق ، من إرسال التذكيرات أو الإعلامات للموظفين إلى مشاركة المعلومات المهمة عبر القوالب.

كلما زاد فهم الموظفين لعملية سير العمل لكل مهمة تم تكليفهم بها ، كان بإمكانهم تحديد الأولويات وإكمال عملهم بشكل أفضل. في المقابل ، ستحصل على نتائج أفضل من نظام سير العمل الخاص بك.

4. خدمة عملاء أفضل

عندما يكون هناك تدفق كبير لطلبات العمل التي ترد كل يوم ، قد يكون من الصعب على فرد واحد أو إدارة التعامل مع كل شيء بمفرده.

ومع ذلك ، مع أتمتة سير العمل في مكانها الصحيح ، يمكنك تعيين المشاريع والمهام بناءً على مجموعات مهارات الموظفين الفردية ومعرفتهم ، مما يسهل عليهم إكمال المهام المحددة التي تم تكليفهم بها.

5. زيادة مشاركة العملاء

يمكنك الوصول بشكل استباقي إلى العملاء وإشراكهم في عملك من خلال تنفيذ أتمتة سير العمل. تشمل الأمثلة رسائل البريد الإلكتروني الآلية التي تسأل عما إذا كانت الحزمة الخاصة بهم قد وصلت أو تذكيرًا بأن الدفعة الأولى مستحقة قريبًا على خدمة اشتراك جديدة.

يساعد هذا في زيادة المشاركة من خلال بناء اتصال شخصي بين العملاء والموظفين داخل مؤسستك.

6. التخلص من التكرار

من المزايا الأخرى لأتمتة سير العمل التخلص من التكرار في العملية الحالية ، الأمر الذي يستغرق وقتًا بعيدًا عن المهام الأخرى الأكثر أهمية ويؤدي إلى حدوث أخطاء وعدم رضا العملاء. من خلال أتمتة هذه ، يمكنك إزالة التكرار دون التأثير على المنتج النهائي.

7. تحسين المنتج بشكل عام

عندما يكون لديك آلة جيدة التزييت ، لا يقتصر الأمر على المهام أو العمليات الفردية التي تعمل بسلاسة أكبر - بل تستفيد الشركة بأكملها. بنفس الطريقة ، يمكن لنظام أتمتة سير العمل الفعال أن يحسن منتجك العام.

وذلك لأن الموظفين يمكنهم التركيز بشكل أفضل على مهامهم المحددة ومجموعات المعرفة ، مما يؤدي إلى منتج أو خدمة عالية الجودة.

8. أسهل تتبع سير العمل

أخيرًا ، مع وجود مهام سير العمل المؤتمتة ، يصبح من الأسهل بكثير تتبع تقدم كل مهمة ومشروع من البداية إلى النهاية. يساعد هذا في ضمان أن كل شيء يتحرك كما ينبغي ويسمح باتخاذ قرارات أفضل وتحسين الاتصال على طول الطريق.

هل هناك أي اختلافات بين أتمتة سير عمل المؤسسات الصغيرة والمتوسطة؟

بينما يمكن استخدام أتمتة سير العمل لكل من الشركات الصغيرة والمؤسسات ، إلا أن هناك بعض الاختلافات الأساسية بين هذين النوعين من الشركات التي تحتاج إلى معرفتها قبل القفز إلى مشروع الأتمتة:

موظفو الشركات الصغيرة والمتوسطة ليسوا مدربين

تميل الشركات الصغيرة إلى امتلاك عمليات وأنظمة سير عمل أقل من الشركات الكبيرة ، لذلك قد يستغرق الأمر مزيدًا من الوقت والجهد لأتمتة مهام محددة داخل شركة أصغر.

هذا صحيح بشكل خاص إذا لم يكن موظفوك مدربين جيدًا أو لا يعرفون سبب ضرورة ذلك - لن يدركوا مقدار الوقت الذي يوفرونه من خلال تطبيق نظام مثل هذا.

تحتاج الشركات الأكبر حجمًا إلى تدريب أقل

إذا كان لديك موظفون على دراية بأنظمة سير العمل ، فيجب أن تجد أنه لا يتطلب الأمر سوى القليل من الجهد لتدريبهم على استخدام النظام الآلي. قد يساعدون في تنفيذه أو يقترحون طرقًا للعمل بشكل أفضل أو يمكن تعديله.

هذا يعني أيضًا أنه إذا كانت شركتك كبيرة بما يكفي ، فهناك فرصة جيدة لأن ترى عائد الاستثمار خلال الشهر الأول من استخدام أتمتة سير العمل.

هل هناك أي إحصاءات حول أتمتة سير العمل يجب أن أكون على دراية بها؟

يمكن أن تكون أتمتة تدفقات العمل الخاصة بك طريقة فعالة بشكل لا يصدق لتحسين الإنتاجية والكفاءة. ومع ذلك ، من الضروري أن تكون على دراية بالإحصائيات المحيطة بسير العمل الآلي قبل أن تقرر أتمتة سير العمل الخاص بك.

وفقًا للدراسات ، تشهد الشركات التي تقوم بأتمتة عملية واحدة على الأقل زيادة في الإنتاجية بنسبة 54٪. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد عمليات سير العمل الآلية أيضًا في تقليل الأخطاء بحوالي 88٪. مع وضع هذه الأنواع من الإحصائيات في الاعتبار ، من السهل معرفة السبب في أن أتمتة تدفقات العمل الخاصة بك يمكن أن تكون خطوة مفيدة.

كيفية أتمتة سير العمل بسرعة؟

إذا كنت تتطلع إلى أتمتة سير العمل بسرعة ، فهناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها.

• أولاً ، تأكد من أن لديك فكرة واضحة عن النتيجة المرجوة من عملية الأتمتة.
• بمجرد وضع هدف في الاعتبار ، حاول العثور على حل أو أداة موجودة يمكنها مساعدتك في تحقيق هذا الهدف.
• إذا لم يكن هناك حل موجود ، ففكر في إنشاء حل بنفسك باستخدام أدوات التشغيل الآلي ولغات البرمجة.

باتباع هذه الخطوات ، يمكنك تبسيط عملية الأتمتة والحصول على سير العمل الخاص بك وتشغيله في أي وقت من الأوقات.

استنتاج

يمكن أن تكون أتمتة سير العمل أداة مفيدة لأي شركة تتطلع إلى تحسين كفاءتها التنظيمية وزيادة الإنتاج. طالما أنك تعرف الخطوات التي يجب اتخاذها عند تنفيذ هذا النوع من النظام ، سواء كانت مؤسستك صغيرة أو كبيرة ، فمن المؤكد أنك سترى تغييرًا إيجابيًا في الإنتاجية والإنتاجية.