14 مهارات إدارة المشروع للنجاح كمدير المشروع

هل تتجمد عندما يسأل أحدهم عن نقاط قوتك ومهاراتك؟

قد يكون من الصعب التحدث عن نفسك ، بيع ما تجيده ، وتأمل أن يشتريه صانع القرار. هل يمكننا حتى معرفة أفضل ما لدينا؟ أم نعطي إجابة تعكس أفضل ما نتمنى أن نكون فيه؟

لهذا السبب ندرس لغات الحب واختبارات Enneagram: نحن مهووسون بمعرفة أنفسنا بشكل أفضل.

إدارة المشروع هو دور يتطلب شخصية عالية الوعي الذاتي. للتعامل مع التواصل مع أصحاب المصلحة والحفاظ على موارد العمل وأهدافه على المسار الصحيح ، من المهم معرفة نقاط قوتك وكيفية الاستفادة منها عند العمل مع الآخرين.

تستخدم جميع الشركات شكلاً من أشكال أداة إدارة المشاريع للمساعدة في تحسين الكفاءة التنظيمية. تستثمر الشركات الحديثة في برامج إدارة المشاريع عالية الأداء لمراقبة التقدم والإنتاجية. هذه الحلول بارعة أيضًا في إنشاء مسارات حرجة قيّمة عندما يواجه المشروع تغييرات غير متوقعة.

يحتاج مديرو المشاريع إلى مجموعة من المهارات تشمل المهارات الأساسية واللينة. تعد المهارات الفنية ، مثل تحديد نطاق المشروع ، والمهارات اللينة مثل الاتصال ، والقدرة على التكيف ، أمرًا حيويًا لبناء الخبرة في الدور.

كما هو الحال مع أي مسار وظيفي ، يمكن لمديري المشاريع ذوي المهارات والكفاءات الأساسية الخاصة بالأدوار في القيادة والفطنة التجارية العثور بسهولة على فرصة جيدة.

14 مهارات إدارة المشاريع الأساسية

لا يعمل مديرو المشاريع أبدًا في عزلة ويتم دفعهم من خلال التعاون متعدد الوظائف ورؤية أفضل للمهام وسير العمل عبر الشركة.

سواء كان عملك يستخدم منهجيات دورة حياة إدارة المشاريع التقليدية أو الحلول المتقدمة لإدارة المشاريع ، فإن المهارات المطلوبة من قبل مدير المشروع تظل متشابهة إلى حد ما. إذا كنت ترغب في الدخول في صناعة إدارة المشاريع ، فإليك بعض الخصائص المهنية والشخصية المهمة لتطويرها لتحقيق النجاح.

منظمة

هل يمكنك أن تتخيل شخصًا مبعثرًا يحاول تنسيق كل جانب من جوانب مشروع على مستوى الشركة؟ لا حرج في Scatterbrains - أنا أيضًا جزء من هذا النادي. ولكن يجب أن يتمتع الشخص بمهارات تنظيمية ممتازة لإدارة المشروع بشكل صحيح.

يحتاج مديرو المشاريع إلى مهارات تنظيمية للحفاظ على عمل فريقهم ومهامه بسلاسة. يستجيب الفرد المنظم لرسائل البريد الإلكتروني في الوقت المحدد ، ويحافظ على المواعيد النهائية ، ولديه قوائم مرجعية لكل شيء. إنهم بارعون في منهجيات تحديد الأهداف وهم مسؤولون عن ضمان الوفاء بمعالم المشروع في المواعيد النهائية.

التفويض وإدارة المهام

جانب آخر من جوانب إدارة المشروع هو معرفة من هو الأفضل في ماذا. في حالة وجود مشروع مدرسي ، قد يعني هذا السؤال عن الأفضل في الأرقام مقابل من الذي يمكن أن يأتي بعنوان مشروع إبداعي.

في العالم المهني ، هذا يعني معرفة موظفيك وكيفية قراءة الناس. تفشل العديد من المشاريع لأنه تم تكليفها بشخص أو مجموعة خاطئة لمجرد أن العديد من القادة يعتقدون أن الفرق يجب أن تقبل مهامهم بسعادة.

في حين أن هذا قد ينجح معهم ، إلا أنه غالبًا ما يفشل. يتعثر الموظفون في وظائف لا يريدون القيام بها بينما يشعرون أن مواهبهم تضيع. لهذا السبب ، ابحث عن أو حاول أن تكون مدير المشروع الذي يفوض بشكل صحيح جوانب المشروع حسب الشخصية أو الموهبة.

اختيار الاستراتيجية الصحيحة

يعرف مدير المشروع الجيد كيفية اختيار أفضل استراتيجية لشركتك ، والمشروع ، وجميع المعنيين.

اطرح الأسئلة التالية قبل تخطيط وتنفيذ إستراتيجية وخارطة طريق لإدارة المشروع على مستوى الشركة:

• ما هو فريق معين جيد؟
• ما الذي يمكن أن يفعلوه بالتوجيه والقيادة الصحيحين؟
• ما هي أكبر نقاط الضعف والعوائق التي تعيق إكمال المشروع؟

لا ينبغي أن تكون منهجيات إدارة المشروع بمثابة تحد في حد ذاته. على سبيل المثال ، قد يجد مصمم العلامة التجارية صعوبة في العمل مع مخططات جانت وقد يحتاج إلى وسيط أكثر سهولة للعمل بنجاح ، مثل منصات إدارة المشاريع سهلة التعلم.

تواصل

الاتصال هو مشكلة في العديد من الشركات. نحن لا نقول ما نعنيه ونخشى أن تطأ أصابع قدميها. فيما يتعلق بإدارة المشروع ، ليس هناك وقت لهذا القلق.

يرتدي مديرو المشاريع الكثير من القبعات ، أحدها هو المسؤول عن التواصل. يتواصلون مع كل مدير مشارك في المشروع ، بما في ذلك كل موظف ، ومن هم أعلى في الشركة ، وأي شخص خارج المؤسسة (على سبيل المثال ، التواصل مع العملاء) قد يكون شريكًا مع شركتك لإنجاز هذا المشروع.

لهذا السبب ، يجب أن يكون مديرو المشاريع ممتازين في التواصل. هذه الوظيفة ليست مخصصة للشخص الذي يظل صندوق بريده الإلكتروني معطلاً لأيام أو يتحدث في دوائر ، باحثًا عما يقصده. يجب أن يكونوا مستجيبين سريعًا يمكنه تحديد النقطة التي يحاولون توصيلها بإيجاز.

إذا تغير شيء ما ، أو فات أحد الموظفين موعد استحقاق ، أو لم تكن التصميمات مثل المسودات المعتمدة ، يحتاج مدير المشروع إلى أن يكون قادرًا على توصيل الموقف بشكل احترافي للموظفين الآخرين أو من هم في القيادة.

قيادة

بصفتك مدير مشروع ، سيتطلع إليك العديد من الأشخاص للحصول على إجابات أو إرشادات أو حلول. يجب أن يُظهر مديرو المشاريع ، من بين أشياء أخرى ، صفات قيادية قوية.

أعني بهذا أن مديرك يجب أن يكون شخصًا يمكنه جذب الانتباه بسهولة. يجب أن يحترمها الآخرون جيدًا في شركتك ومن قبل أصحاب المصلحة الخارجيين والمشاركين. يحتفظ مديرو المشاريع بمستوى معين من السلطة على زملائهم.

بعض الموظفين قادة بالفطرة. البعض الآخر لديه القدرة على القيادة بعد بعض التدريب. إذا كان لديك المتصل المثالي والمنظم في فريقك ولكنك تشك في قدراتهم القيادية ، ففكر في تعيينهم كمدير للمشروع مع العلم بأنه سيتعين عليك تدريبهم خلال العديد من المراحل.

تفاوض

في حين أن هذا ليس الأمل أبدًا ، إلا أن المشاريع قد تصبح صعبة في بعض الأحيان. ربما لا يتوافق السعر الذي تم اقتباسه مع الفاتورة النهائية. ربما لا يقوم فريق التصميم الجرافيكي بإعادة الصور إليك في الأوقات التي وافقت عليها.

مهما كانت المشكلة ، يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على التفاوض على حل. هذه الخاصية ملاصقة لمهارات القيادة والاتصال. على الرغم من أنها ليست متطابقة ، فغالبًا ما ترى كل هذه الميزات داخل نفس الشخص.

الأسئلة التالية هي دليل مفيد لتحديد مهارات التفاوض لدى الموظف:

• كيف كان رد فعلهم سابقًا في أوقات الأزمات؟
• هل كانوا في يوم من الأيام عرضة لخطر عدم الحصول على ما يريدون ، فقط لإيجاد حل وسط مرض لكلا الطرفين؟

يمثل التفاوض تحديًا ، ولا يرغب الكثير من الناس في القيام بذلك. قد يبدو الأمر وكأنه مجادلة مع محترفين آخرين - لكن مدير المشروع العظيم يعرف كيفية إيجاد حل وسط بين مختلف الأطراف أو حتى بين الفرق العاملة في نفس الشركة.

التنبؤ بالمخاطر وإدارتها

يتنبأ تحليل المخاطر وإدارتها بأي مخاطر مالية قد تحدث قبل أن تصبح حقيقة واقعة. بالإضافة إلى التنبؤ بهذه المشكلات ، تتضمن إدارة المخاطر تطوير حلول محتملة للمساعدة في تجنب آثارها أو تقليلها.

تُعد استراتيجيات إدارة المخاطر طريقة رائعة لضمان قدرتك على التعافي من الأشياء التي لم تحدث بعد. من خلال التنبؤ بالمشكلات وتجهيز شركتك لأي شيء ، يمكنك حل المشكلات قبل حدوثها.

لا يجب بالضرورة حصر إدارة المخاطر في المشاكل المالية. بصفتك مدير مشروع ، يعتمد الكثير من نجاح فريقك على قدرته على الوفاء بمواعيد الاستحقاق.

قد تكون إحدى استراتيجيات إدارة المخاطر هي تقديم كل تاريخ استحقاق قبل أسبوع من الحاجة ، مما يضمن أن الفريق يعمل بجد للوفاء به مع السماح ببعض الظروف الطارئة.

ضع في اعتبارك الأنواع المحددة من المشاكل التي قد تنشأ في مشروعك. لا يوجد مشروعان متطابقان ، ولن تكون كذلك استراتيجيات إدارة المخاطر الخاصة بالمشروع.

الجدولة

تعد الجدولة جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشروع ، حيث يعتمد الآخرون عليك للوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك. هذا صحيح بشكل خاص إذا تم التعاقد مع فريقك لمشاريع. سيضمن مدير مشروع عالي الجودة أن يقدم جميع العملاء أعمالًا عالية الجودة في الوقت المحدد.

يتجاوز تأثير الجدولة المناسبة التفويض وإدارة المهام. تتضمن الجدولة جدولة الدفع والفواتير وجدولة تاريخ الاستحقاق وجدولة التحول والمزيد.

يمكن لمديري المشاريع الجيدين التوفيق بين تقاويم متعددة وأساليب مثل الترميز اللوني وتسميات تحديد الأولويات.

ادارة التكاليف

لا يمكن أن يؤدي تجاوز ميزانية فريقك إلى التخلص من المشروع المطروح فحسب ، بل يؤثر على فريقك وشركتك لبقية السنة المالية. هذا هو السبب في أن إدارة التكلفة وتتبع التكلفة هي مهارة أساسية لإدارة المشروع.

ببساطة ، تشير إدارة التكلفة إلى تخطيط ومراقبة تكاليف الأعمال. غالبًا ما يستخدم مديرو المشاريع برنامج إدارة تكلفة المشروع لضمان بقاء الفريق تحت التكلفة أثناء تقديم منتج أو خدمة عالية الجودة.

بعض التكاليف التي يجب مراعاتها خلال المشروع هي الإمدادات والموارد البشرية - مثل المقاولين أو العاملين لحسابهم الخاص أو المعدات أو المساحة وأي مدفوعات قد يلزم سدادها إذا تطلبت الوظيفة عملاً أكثر مما كان متوقعًا في الأصل.

التفكير النقدي

إذا كان عليك إجراء اختبارات معيارية في المدرسة الابتدائية ، فستتذكر التركيز على كونك مفكرًا ناقدًا. هذا يعني أنه يمكنك الوصول إلى أفضل نتيجة بالمعلومات التي لديك. كمدير مشروع ، هذه المهارة في متناول اليد وضرورية.

يتخذ مديرو المشاريع قرارات يومية ، بدءًا من إعداد ميزانية المشروع وتأييد أصحاب المصلحة وحتى مواءمة الأهداف وتحسينات سير العمل. وبالتالي ، فمن الأهمية بمكان (لا يقصد التورية) أن يكون PJM صانع قرار جيد. تريد شخصًا يزن جميع خياراته ويمكنه اختيار الأفضل تسع مرات من أصل عشرة.

عنصر رئيسي آخر لفهم إدارة المشروع هو معرفة المشاريع التي ستنجح لتحقيق أقصى تأثير على الأعمال. إن معرفة كيفية إجراء دراسات الجدوى يمكن أن يزود مديري المشاريع بالمعلومات ذات الصلة بتنفيذ المشروع.

موجه نحو الناس

يتم التقليل من أهمية هذه المهارة وغالبًا ما يتم تجاهلها في عالم الأعمال. ومع ذلك ، يجب أن يكون مديرو المشروع أيضًا مديرين جيدين. من الواضح إذا فكرت في الأمر.

يتعامل مديرو المشاريع مع الناس يوميًا. إنهم نقطة اتصال لفريقهم بأكمله وللمشاركين في هذا المشروع. إنها أيضًا نقطة الاتصال للمشاركين الخارجيين.

في حالات أي مشاجرات أو معضلات أو نزاعات ، يكون مدير المشروع هو الحل الأمثل بين الأطراف المختلفة. نظرًا لأنهم مسؤولون عن ضمان بقاء الأشخاص على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف وإكمال معالم المشروع ، فمن الأهمية بمكان أن يكون مدير المشروع محبوبًا ولاعبًا جماعيًا.

حل المشاكل

تتعلق هذه المهارة بالتفكير النقدي ، الذي يتعامل مع قدرات صنع القرار للفرد. ومع ذلك ، تشير هذه المهارة المعينة إلى رد فعل المدير أثناء الصراع.

عندما تعمل المجموعات الكبيرة معًا ، فهناك احتمال حدوث نطح أو كارثة تضرب في شكل انتهاك للعقد أو تجاوز الميزانية. يجب أن يكون مديرو المشاريع ماهرين في التعامل مع القضايا المعقدة وأن يكونوا مرتاحين في ظروف العمل عالية المخاطر.

يزدهر مديرو المشاريع الناجحون في تطوير أنظمة معقدة مثل منهجيات إدارة مشاريع السلسلة الحرجة.

التدريب

على عكس القيادة ، يتعامل التدريب مع كيفية تفاعل المدير مع فريقه وتعليمه. التدريب هو شكل من أشكال مساعدة الأشخاص على اتخاذ أفضل القرارات من خلال تزويدهم بالأدوات اللازمة للوصول إلى هناك.

يمكن لمدير المشروع الجيد أن يرفع فريقه من خلال تحدي مهارات التفكير النقدي لديه ، وتوفير مساحة للعصف الذهني والتعاون ، وإنشاء قسم موجه نحو الهدف.

ضبط الوقت

جلسنا جميعًا في غرفة اجتماعات فوضوية وتمنينا أن يكون لدينا المطرقة لتمكيننا أثناء الصراخ ، "اطلب! اطلب في المحكمة! " يعرف مديرو المشاريع كيفية التحكم في غرفة بدون لقب قاضي مشرف.

إنهم ماهرون في جدولة الاجتماعات بشكل فعال ، والاستفادة المثلى من وقت فريقهم ، والحفاظ على الانتباه. إنهم ماهرون أيضًا في ضمان بقاء الاجتماع في المهمة والإجابة على الأسئلة الضرورية.

لقد ناقشنا بالفعل قدرات جدولة استثنائية - هذه تلعب دورًا عند مناقشة إدارة الاجتماعات. عند تعيين مدير مشروع أو اختياره ، افهم خبرته في إدارة الاجتماعات والتأثير عليها.

التعاقد مع مدير المشروع

الحقيقة هي أنه لا يوجد شخص أو مشروع سيكونان مثاليين على الإطلاق.

عندما تبحث عن مدير مشروع ، قم بإدراج الميزات المذكورة أعلاه - ما هي الأكثر أهمية وقيمة بالنسبة لك؟ ضع قائمة مختصرة ببعض المهارات المذكورة أعلاه وفكر في تلك المهارات التي يجب أن تمتلكها.

إذا كان لدى المرشح إضافات ، فهذا رائع! البحث عن شخص يجسد الجميع قد يحد من اختياراتك ويطيل عملية التوظيف. من خلال اختيار الأشخاص الذين تعرف أنه لا يمكنك الاستغناء عنهم ، يمكنك بسرعة جمع مجموعة مناسبة من المرشحين لإجراء المقابلات والتوظيف المحتمل.

المرشحون الداخليون

إذا كنت تتطلع إلى اختيار مدير مشروع من داخل فريقك ، فمن المحتمل أن يكون لديك بالفعل فكرة جيدة عن نقاط القوة والضعف لدى موظفيك.

على سبيل المثال ، قد تعلم أن جانيت غالبًا ما تفوت تواريخ الاستحقاق ، ولكنها تقدم عملاً مفصلاً بشكل لا يصدق. أو ربما تكون إليانور منظمة ولكنها غالبًا ما تفشل في التعامل مع حالات الطوارئ المحتملة.

إذا كان فريقك قد جعل من الصعب اختيار مدير مشروع ، فهذه مشكلة جيدة. ضع في اعتبارك الجلوس مع موظفين مختلفين في أوقات مختلفة ، ومناقشة ما إذا كانوا مهتمين بالفرصة ، والسؤال عما إذا كانوا على استعداد لتحدي أنفسهم في مجالات معينة لمواكبة الدور.

المرشحون الخارجيون

إذا كنت تبحث عن تعيين مدير مشروع من بين مجموعة من المرشحين الخارجيين ، فأنت تواجه تحديًا مختلفًا بعض الشيء. سيكون من الأفضل معرفة ما إذا كانوا يمتلكون هذه الصفات في الوقت القصير الذي يجب أن تتعرف فيه على شخص ما أثناء المقابلة.

من الطرق الجيدة لتحقيق ذلك أن تطلب من المرشحين أن يأتوا مستعدين بأمثلة مرئية أو شهادات حصلوا عليها. بالطريقة نفسها ، سيقدم مرشح المبيعات أرقامه ربع السنوية ، ويطلب من مرشح مدير المشروع تقديم بعض عينات من مشاريعه المكتملة. يقدم هذا شرحًا شفهيًا للمشروع ويسمح لك برؤية التأثير الذي أحدثه في الماضي.

تمهيد الطريق لتخطيط المشروع

إدارة المشروع هي وظيفة أعمال متكاملة من خلال إدارة العديد من الترابطات وإدارة الموارد التنظيمية وتخصيصها وتمكين الفرق من تحقيق أهداف العمل بسلاسة.

عند تعيين مدير مشروع ، ركز على المهارات التي يجلبونها إلى الطاولة ، فهذه هي السمات المميزة للفريق الذي يمكن أن ينتقل من غير حاسم إلى غير قابل للتدمير.

إدارة المشروع متعددة الوظائف في دورها وعملياتها. تعرف على المزيد حول إدارة تكامل المشروع وكيف تحافظ على توافق الأقسام المختلفة مع نفس الأهداف.

نُشر هذا المقال في الأصل عام 2018. وقد تم تحديثه بمعلومات جديدة.