ما لم تكن تعرفه عن تقدير تكلفة المشروع

تقدير تكلفة المشروع ليس عملية حسابية بسيطة ولكنه عملية معقدة.

لكي تكون إدارة المشروع ناجحة ، هناك حاجة إلى تقدير جيد للتكلفة. تظهر العديد من التكاليف طوال دورة حياة المشروع ، لكن طريقة التقدير الدقيقة تُحدث كل الفرق من خطة فاشلة إلى خطة ناجحة.

إنها تنطوي على مدخلات مباشرة من العميل وتسمح لمدير المشروع والفريق بتجميع رؤوسهم معًا من أجل فهم مثالي لقيمة العمل ، وأولويات الميزات ، وقوائم الأشياء الجيدة ، وما إلى ذلك.

في هذه المقالة سوف تتعلم كيفية التعامل مع هذه المخاطر والقضايا ذات الصلة من خلال فهم تقدير التكلفة وأهميتها وكيفية البدء بها وتقنياتها وأشياء أخرى مهمة.

هيا نبدأ!

ما هو تقدير التكلفة لمشروع؟

يأخذ تقدير التكلفة التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة والعديد من العوامل الأخرى في الاعتبار لحساب ميزانية المشروع التي تلبي التزامك المالي. هذه بالفعل خطوة مهمة لمشروع ناجح.

من بناء الطريق إلى تطوير التطبيق ، يمكن تطبيق تقنيات تقدير تكلفة المشروع في كل مجال. في دورة حياة إدارة المشروع ، تقدير التكلفة هو إضافة التكاليف الفردية باستخدام طرق التقدير والبيانات الصحيحة. يستخدم هذا لتقدير التكاليف المستقبلية للمشروع بناءً على تجربة اليوم.

للقيام بذلك ، سوف تحتاج إلى اتباع بعض الخطوات البسيطة:

• تحديد واضح للمهام
• المشاركة في إعداد تقديرات التكاليف
• توافر البيانات الصحيحة
• الهياكل الموحدة لتقديرات التكلفة
• أحكام لأوجه عدم اليقين في المستقبل
• التكاليف المستبعدة
• مراجعات تقديرات مستقلة
• مراجعة التقديرات

بعبارات بسيطة ، يشير تقدير التكلفة إلى الموارد المالية والموارد التي تحتاجها لإكمال مشروع مقدمًا بنطاق محدد. يجب على مدير المشروع والفريق النظر في التكاليف المباشرة وغير المباشرة للشروع في التقدير.

بعض العناصر النموذجية التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار هي العمالة والمرافق والموارد والمواد والمعدات والبائعين والمخاطر والوقت.

لماذا تقدير التكلفة مهم؟

يمكن تقدير تكلفة المشروع باستخدام تقنيات تقدير التكلفة وهيكل تقسيم العمل (WBS). يستخدم هذا لتصور نطاق مشروعك وتعيين التكاليف لكل مهمة مشروع.

من خلال تقدير تكلفة المشروع ، يمكن للعميل الحكم على كيفية تمكن مدير المشروع من التعامل مع المشروع وتحقيق أهداف وغايات المشروع. بهذه الطريقة ، يتوقع أصحاب المصلحة في المشروع والمديرون التنفيذيون الجودة التي سيحصلون عليها بعد اكتماله.

لإنجاز المشروع بنجاح ، يجب على أصحاب المصلحة التخطيط لميزانية يقبلها أصحاب المصلحة بشكل أكبر لتلبية توقعات الجودة. التقدير السليم للمشروع ضروري لضمان الجهد الفعلي. هذا يساعدك على البقاء على المسار الصحيح والجدول الزمني.

متى يتم إجراء تقدير التكلفة؟

حسنًا ، يتم استخدام تقدير التكلفة للتنبؤ بالتكلفة والسعر وكمية الموارد المطلوبة لإكمال المشروع. تعتمد دقة تقدير تكلفة المشروع على مستويات المشروع ، والمشروع ، وتصميم وشروط المشروع ، والقيم المقدرة للموارد التي تحتاجها.

عندما يكون لديك موارد ومعدات وعمالة وغير ذلك ، يمكنك البدء في تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع من خلال ذكر نطاق المشروع وجودته. وبالتالي ، فإنه يتطلب تقنيات ومدة ومهام وأكثر للتنبؤ بالتكلفة الإجمالية.

كيف تقدر التكلفة بدقة؟

عندما تقوم بتقدير تكاليف المشروع ، فأنت بحاجة إلى تقسيم المشروع إلى مهام فردية ومعرفة الفريق الذي سيفعل ماذا. بمجرد أن يصبح المشروع جاهزًا ، يكون الهدف الرئيسي هو التأكد من عدم تجاوز الميزانية.

إجراء تقدير التكلفة ينطوي على بعض الخطوات البسيطة. دعونا نناقشهم واحدًا تلو الآخر.

قم بتجميع قائمة بالمهام والموارد المطلوبة

تتمثل الخطوة الأولى في عملية تقدير التكلفة في تحديد الموارد والمهام التي تحتاجها. للقيام بذلك ، يمكنك تقسيم المشروع بأكمله إلى أجزاء صغيرة. يتضمن البحث ، والتصميم ، وتطوير الواجهة الأمامية أو الخلفية ، وكتابة الإعلانات ، والاختبار أو إصلاح الأخطاء ، والإطلاق ، والمزيد.

تختلف قائمة المهام وفقًا للمشروع ، ولكن تظل الخطوات كما هي. عندما تقوم بتقسيم العمل بين أعضاء الفريق المختلفين حسب الأجر بالساعة ، سيكون من الأسهل بالنسبة لك حساب تكلفة العمالة والوقت المطلوب لإرسال المشروع.

تحديد وتخصيص الموارد

تحتاج إلى التأكد من أن لديك عددًا كافيًا من الأشخاص ذوي المهارات المناسبة المطلوبة للمشروع لتخصيص الموارد. تحتاج إلى سرد الأعضاء المتاحين وتعيين المهام حسب خبراتهم. ينتج عن ذلك تخطيط مناسب للموارد ، مما يؤدي إلى إكمال المشروع بنجاح.

تقدير مدة المهمة

هنا ، تحتاج إلى تقدير طول المهمة لإنشاء جدول مشروعك مع بعض المخزن المؤقت. نظرًا لأنه لا يمكنك التنبؤ بمستقبل شخص ما ، فمن المرجح أن يأخذ فريقك مساحة إضافية حتى يكتمل هذا المشروع في الوقت المناسب دون أي ضغوط.

باستخدام طريقة تتبع الوقت ، يمكنك تحديد مدة المشروع بدقة. لا يمكنك توقع معدل استخدام بنسبة 100٪ من فريقك. من الواضح أن هذا سيؤدي إلى الإرهاق. لذا ، فإن معدل الاستخدام المثالي لكل فريق هو 80٪ ، مما يترك بعض وقت الفراغ لفريقك.

احسب تكلفة المشروع

في كثير من الأحيان ، توجد سجلات مماثلة ستجدها في قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكنك استخدام السجلات السابقة لتحليل المدة التي استغرقتها كل مهمة والتكلفة.

إذا لم يكن لديك أي منها ، فأنت بحاجة إلى حسابه من البداية. أولاً ، تحتاج إلى إنشاء تقدير تقريبي حتى يتمكن فريقك من الاجتماع وتحديد الوقت والتكلفة بالضبط.

استخدم أدوات تقدير التكلفة

من الضروري تتبع كل شيء. لتجنب الانحراف عن المسار ، تحتاج إلى التركيز على التغييرات وتحديثها وفقًا لذلك. باستخدام أدوات الإدارة ، يمكنك إدارة مهام فريقك يوميًا دون متاعب ، مما يؤدي إلى إكمال المشروع بنجاح.

بهذه الطريقة ، يمكنك تتبع الميزانية أيضًا. وفقًا لساعة تسجيل كل عضو ، تتنبأ الأداة بحالة المشروع. وبالتالي ، يمكنك تتبع مقدار المشروع الذي لم يكتمل بعد والوقت المتبقي.

تقدير مقابل اقتباس: الفرق

التقديرات والاقتباسات تخدم أغراضًا متشابهة ، لكن المصطلحات ليست قابلة للتبادل. كلاهما مختلف عندما يتعلق الأمر بما تقدمه في القائمة. يضمن استخدام المصطلح الصحيح في الوقت المناسب حصول العميل على المعلومات الصحيحة التي يحتاجها لاتخاذ القرار.

تقدير

التقدير هو تخمين متعلم أو تقريبي لمقدار تكلفة وظيفة معينة. يعتمد على المعلومات المتاحة في ذلك الوقت. يمكن تغيير التقدير بمجرد الحصول على المعلومات المحدثة.

لنفترض أنك حصلت على عقد إعادة تصميم منزل ، ويحتاج العميل إلى معرفة التكلفة. أولاً ، ستحتاج إلى التحقق من حجم المنزل والغرف ، ومقدار العمل الذي يجب القيام به ، وما يجب إضافته وطرحه. في هذه الحالة ، يمكنك تقديم تقدير بناءً على متطلباتهم ، دعنا نقول ، 30000 دولار.

عندما تبدأ العمل ، فجأة ، ترى أن سعر الطلاء يرتفع قليلاً بسبب جودة الطلاء التي يطلبها العميل. في ذلك الوقت ، سيتم تحديث تقديرك قليلاً وفقًا لذلك.

يقتبس

من ناحية أخرى ، فإن الاقتباس هو بيان ثابت للوظيفة ضمن إطار زمني محدد. إنه ملزم قانونًا ولا يمكن تغييره ما لم يطلب عميلك بعض الأعمال خارج نطاق الوظيفة. إذا تغير النطاق ، فستحتاج إلى تحديث أمر التغيير وفقًا لذلك والتوصل إلى اتفاقية نهائية.

لنأخذ نفس المثال. إذا طلب العميل عرض أسعار بدلاً من تقدير في بداية العمل ، فأنت بحاجة إلى دراسة سعر العمالة والمواد والوقت وما إلى ذلك بعناية ، لإعطاء عرض أسعار نهائي لعميلك ، والذي لا يمكن تغييره لاحقًا ما لم يرغب العميل في بعض الأعمال الإضافية التي لم يتم ذكرها في قائمة الأسعار.

ومع ذلك ، فإن التقدير هو أفضل ممارسة عندما تكون غير متأكد من سعر المواد وتوقعات العميل. ولكن ، عندما تقدم خدمة منتظمة ، وتعرف سعر خدماتك وموادك جيدًا ، وترغب في حماية نفسك من العمل الإضافي ، يمكن أن يكون عرض الأسعار هو الخيار الأفضل.

أيضًا ، التقديرات قابلة للتفاوض ، في حين أن الأسعار دقيقة وملزمة قانونًا.

تقنيات تقدير التكلفة المتبعة بشكل شائع

اعتمادًا على حجم المشروع ونوعه وتوقعات التنفيذيين وأصحاب المصلحة وطريقة إعداد الفواتير وعوامل أخرى ، يمكن تطبيق أدوات وتقنيات مختلفة لإجراء تقدير تكلفة المشروع. وهم على النحو التالي:

• تقدير مماثل : تُظهر هذه التقنية السوابق التي تساعدك على تحديد التكاليف المستقبلية في المراحل الأولى من مشروعك باستخدام البيانات التاريخية.
• التقدير التصاعدي: الأسلوب التصاعدي هو نهج أكثر تفصيلاً يقدر المهام الفردية ثم يلخصها للحصول على التكلفة الإجمالية للمشروع. تُستخدم هذه الطريقة في المشاريع المعقدة حيث تكون المتغيرات أكثر ، مثل مشاريع البناء وتطوير البرامج وما إلى ذلك.
• التقدير من أعلى إلى أسفل: تقنية التقدير من أعلى إلى أسفل هي تقنية بسيطة لتحديد نطاق العمل بعد معرفة التكلفة الإجمالية للمشروع. تستخدم هذه الطريقة بشكل شائع لتقدير العناصر المختلفة على سعر ثابت يحدده العميل في البداية.

• التقدير البارامترى: التقدير البارامترى هو نهج نمذجة إحصائية يستخدم البيانات التاريخية لبعض محركات التكلفة الرئيسية لحساب تكلفة المهمة الجديدة.
• تقدير من ثلاث نقاط: يأتي هذا الأسلوب بثلاثة سيناريوهات مختلفة ، بما في ذلك السيناريو الأكثر ترجيحًا والتفاؤل والتشاؤم. يتم وضع هذه في المعادلة للحصول على التقدير النهائي.
• تحليل الاحتياطي: تخبر هذه التقنية مقدار احتياطي الطوارئ الذي يجب تخصيصه. تحاول هذه الطريقة تجنب عدم اليقين.
• تكلفة الجودة: يستخدم هذا الأسلوب الأموال التي يتم إنفاقها على المشروع أو أثناءه لتخطي حالات الفشل. يستخدم هذا أيضًا الأموال المطبقة بعد نجاح المشروع لمعالجة حالات الفشل.

معلمات تقدير التكلفة

أنت بحاجة إلى إرضاء العميل بتقديراتك بحيث يتوقع العميل جودة المشروع. لكن العديد من المشاريع تواجه حالات فشل بسبب التقدير السيئ للتكلفة.

دعنا نناقش المعلمات التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار أثناء تقدير تكلفة مشروعك.

وقت

الوقت عامل رئيسي عند تقدير تكلفة المشروع. الوقت يتناسب طرديا مع الجهد. مجموع كل الوقت الذي يقضيه في المشروع هو الجهد الإجمالي للفريق لإنهاء المشروع. يعد الوقت اللازم لإكمال المهام الفردية ، جنبًا إلى جنب مع الوقت الاحتياطي ، خطوة ضرورية لتقديم تقدير مناسب للتكلفة.

جهد

الجهد هو أيضًا معلمة رئيسية في تقدير تكلفة المشروع. ومع ذلك ، فإن الجهد المطلوب لإنهاء المشروع يمنحك فكرة واضحة عن التكلفة. هنا ، يحتاج مدير المشروع إلى النظر في الموارد التي سيحصل عليها الفريق لإنهاء المشروع ، ويمكن حساب الجهود وفقًا للموارد. تؤدي الموارد الأقل إلى بذل المزيد من الجهد ، ويؤدي المزيد من الموارد إلى بذل جهد أقل.

موارد

كما تمت مناقشته سابقًا في هذه المقالة ، يتم أيضًا مراعاة الموارد أثناء تقدير التكلفة. إدارة الموارد هي عملية الحصول على العوامل الصحيحة في وقت الحاجة لمهمة محددة في المشروع. مع الموارد المحدودة ، من الصعب حساب التكلفة الإجمالية للمشروع.

صحة

لا يمكن قبول تقدير تكلفة المشروع إلا إذا كان دقيقًا. باستخدام أسلوب تقدير التكلفة الأنسب ، والتحضير للتكاليف غير المتوقعة ، ومراجعة تقديرات المشروع خلال المشروع ، يمكنك تحقيق الدقة.

توثيق

أثناء تبادل الأفكار مع فريقك ، من الضروري توثيق كل شيء حتى تتمكن من اتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب. ستحتاج إلى تسجيل جميع الافتراضات لمنع سوء الفهم مع السماح للفريق بفهم تبرير التقدير.

مصداقية

بشكل عام ، يعتمد تقدير تكلفة المشروع على الخبرة أو الحقائق السابقة. أثناء حساب النفقات ، يمكنك تعزيز مصداقية التقدير عن طريق إضافة البيانات التاريخية وآراء الخبراء.

تَحَقّق

تحقق دائمًا قبل الانتقال إلى القرار النهائي. يمكنك التحقق من العمليات الحسابية المستخدمة لتقدير تكلفة المشروع والتحقق مما إذا كانت دقيقة. يمكنك الاعتماد على الوثائق للتأكد من دقة الحسابات.

تعريف المخاطر

يمكنك التخطيط للمخاطر أثناء القيام بالتقدير. هذا عامل حاسم يحتاج إلى النظر. غالبًا ما تكون بعض المخاطر ، بينما يكون بعضها عرضيًا. تحتاج إلى إدارة التقدير بفعالية عن طريق إضافة بعض الوقت الاحتياطي. هذا يضمن الانتهاء السليم للمشروع في غضون الوقت المحدد وأموال كافية في وقت المتطلبات العاجلة.

بعض الخطوات في تقدير التكلفة

للحصول على تقديرات تكلفة صحيحة وموثوقة ، يجب عليك اتباع بعض الخطوات البسيطة.

• تحديد الغرض من المشروع
• ضع خطة تقريبية من خلال ترتيب اجتماع مع أعضاء فريقك
• تحديد خصائص النظام والأداء والغرض
• تحديد تقنية مناسبة لتقدير التكلفة
• تحديد الافتراضات والقواعد والحصول على البيانات
• تطوير تقدير النقطة
• قم بإجراء تحليل الحساسية
• إجراء تحليل عدم اليقين والمخاطر
• وثق التقدير
• قم بتحديث التقدير في الوقت المناسب وفقًا للجهود والموارد

استنتاج

يتم استخدام تقدير التكلفة للتنبؤ بالتكلفة الإجمالية للمشروع إلى جانب سعر وكمية الموارد اللازمة ضمن نطاق المشروع. يتم القيام به لاتخاذ قرارات استثمارية فعالة. لهذا ، ستحتاج إلى تقسيم المشروع بالكامل إلى أجزاء أصغر لعمل تقدير أفضل للموارد والعمالة والوقت.

ومع ذلك ، فإن تقدير التكلفة أسهل قولًا من فعله. لذلك ، سيساعدك تحديد أسلوب دقيق في إنشاء خطة تقدير تكلفة ناجحة لعميلك.

يمكنك أيضًا استكشاف بعض أفضل برامج إدارة المهام والمشاريع.