المشتريات مقابل الشراء: ما هي أوجه التشابه والاختلاف؟

الشراء هو العملية الكاملة للحصول على السلع والخدمات من بائع لشركتك من خلال الشراء المباشر أو تقديم العطاءات أو العطاءات التنافسية. وهو يتألف من تحديد الموردين واختيارهم واختيارهم وتوقيع العقد واستلام البضائع وإجراء الدفع. تساعد هذه العملية في تلبية احتياجات الشركة وإقامة علاقة مورّد جديدة.

يمكن أن تختلف خطوات الشراء اعتمادًا على صناعة الأعمال والحجم ، ولكنها تشمل عادةً:

1. تحديد المتطلبات الداخلية

بادئ ذي بدء ، يجب عليك تحديد احتياجات عملك. ما هي المنتجات والخدمات المطلوبة لتشغيل شركتك؟

بعد ذلك ، يمكنك إنشاء طلبات شراء محددة لتلبية الحاجة. سيرشدك اتباع الطلبات إلى الموارد المناسبة والتواصل مع البائعين المناسبين.

2. البحث في السوق واختيار البائعين

بعد ذلك ، حدد الموردين المحتملين وقم بوضعهم في قائمة مختصرة لمزيد من التقييم. يمكنك أن ترسل إليهم طلب عرض أسعار (RFQ) ومقارنة عروضهم. تتضمن بعض المعايير سعر المنتج وجودته وسمعة البائع وطرق التسليم وخدمة ما بعد البيع والمخاطر وما إلى ذلك.

يجب أن يكون المورد المختار هو الذي يقدم منتجات بأعلى جودة وبأسعار تنافسية ، إلى جانب الموقع المناسب وخيار التسليم.

3. التفاوض على العقد وإنشاء أمر الشراء (PO)

بمجرد اختيار المورد الخاص بك ، دعنا ننتقل إلى الخطوة التالية: التفاوض. تتضمن بعض القضايا الحاسمة عند التفاوض السعر والجودة ونطاق العمل والشروط والأحكام وما إلى ذلك. يضمن العقد الفعال أن يفهم كل طرف التزاماته بينما يخلق أقصى قيمة لكلا الجانبين.

بعد توقيع العقد ، يمكنك إنشاء أمر شراء (PO) يحدد الشراء ، مثل الكمية والسعر وشروط الدفع والموقع ووقت التسليم. ضع في اعتبارك أمر شراء شامل إذا كان البائعون يلبون متطلباتك بالكامل وتريد علاقة طويلة الأمد معهم.

4. استلام التسليم والمباشرة بالدفع

بمجرد استلام المورد لأمر الشراء ، سيصدر لك فاتورة. بناءً على شروط الدفع في العقد ، ستفرج عن الدفع قبل أو بعد تسليم الطلب.

عند وصول الطلب ، تحقق من جودة الصنف لضمان امتثال البائع. إذا وجدت عنصرًا معيبًا أو أي مشاكل أخرى ، فقم برفعها واتبع العقد أو أمر الشراء للحصول على حل. للقيام بذلك ، تأكد من أن عقدك أو أمر الشراء الخاص بك قوي بما يكفي مع الشروط والأحكام التفصيلية لمثل هذه الظروف.

5. تقييم أداء البائعين وإقامة علاقة مع الموردين

إذا كنت راضيًا عن أداء الموردين ، يمكنك إقامة علاقة طويلة الأمد معهم. بالإضافة إلى ذلك ، قم بإجراء تقييم سنوي لتقرير ما إذا كنت ستستمر في التعاون معهم.

لذلك ، للإجابة على السؤال "ماذا يعني الشراء؟" ، إنها العملية الكاملة للحصول على السلع وبناء العلاقات مع البائعين. العملية ليس لها نهاية ، حيث يجب أن تستمر في تقييمها وتحسينها.

الشراء هو مجموعة فرعية من وظائف الشراء. يرتبط بأنشطة الطلب والتعجيل والاستلام وتسديد المدفوعات للحصول على السلع والخدمات لتشغيل الشركة. يعطي الشراء الأولوية للكفاءة في المعاملات ، مع الانضباط الخماسي الصحيح: الكمية المناسبة ، والجودة المناسبة ، والمكان المناسب ، والوقت المناسب ، والسعر المناسب. وبالتالي ، يتبع فريق الشراء هذه الخطوات بدقة للتأكد من أن البضائع المسلمة تلبي جميع المتطلبات:

1. تقديم طلب

يبدأ الشراء بأمر شراء. كما ذكر أعلاه ، يجب أن يحتوي أمر الشراء على معلومات مهمة مثل شروط الدفع والكمية ومتى وأين يتم تسليم البضائع.

نصيحة واحدة لتحسين إدارة أوامر الشراء هي الاستثمار في أمر شراء PWA Magento موثوق. يعمل على جعل جميع البيانات مركزية ، مما يساعدك على اتخاذ قرارات شراء أفضل ، ومنع الإفراط في الشراء أو نقصه.

2. تتبع النظام

بعد ذلك ، راقب حالة التسليم عن كثب مع البائعين. يمكنك أن تطلب منهم تحديث جدول التسليم بانتظام لضمان الالتزام بالمواعيد.

3. استلام وتدقيق الأصناف

بعد استلام الطلب ، قم بإجراء فحص تدقيق لضمان توافق الجودة مع شروط العقد.

4. إجراء الدفع

أخيرًا ، قم بالدفع للمورد وفقًا لشروط الدفع الخاصة بك في أمر الشراء. يجب إعداد أوامر الشراء والفواتير بعناية لإنشاء التزامات قانونية لكلا الطرفين.

الآن بعد أن عرفت ما هو الشراء وما هو الشراء ، دعنا نتعمق في الاختلافات الرئيسية بينهما.

يلخص الجدول أعلاه الفرق الرئيسي بين الشراء والشراء. دعنا نذهب إلى مزيد من التفاصيل.

الاستراتيجية مقابل التكتيكية

بعد الاطلاع على معنى الشراء والمشتريات ، يمكنك أن ترى أن الشراء مفهوم أوسع بكثير على المستوى الاستراتيجي للشركة ، بينما الشراء هو تكتيكي.

يتعلق الشراء بالجانب المتعلق بالمعاملات لشراء المنتجات والخدمات ، مثل الحصول على الكمية الصحيحة من المنتجات في الوقت والمكان المناسبين.

من ناحية أخرى ، فإن الشراء هو العملية الكاملة التي تبدأ في الوقت الذي تظهر فيه حاجة العمل. وهي تركز على الجوانب الإستراتيجية ، مثل تحديد الموردين ، وتعظيم قيمة العقد ، والحفاظ على علاقات الموردين بعد الانتهاء من أمر الشراء. وبالتالي ، تعتبر عملية الشراء عملية أكثر تعقيدًا وهي ضرورية لاستراتيجية الشركة.

النهج الاستباقي مقابل رد الفعل

الفرق الآخر بين الشراء والشراء هو نهجهم. للمشتريات نهج استباقي ، حيث يكون فريق المشتريات مسؤولاً عن تحديد الاحتياجات الداخلية والحصول على السلع أو الخدمات ذات الصلة للوفاء بالمتطلبات.

في المقابل ، الشراء له نهج رد الفعل. بعد تحديد الاحتياجات عن طريق الشراء ، يهدف الشراء إلى شراء العناصر بشكل أكثر كفاءة من حيث الجودة والتكلفة والسرعة.

الأهداف طويلة المدى مقابل الأهداف قصيرة المدى

للمشتريات أهداف طويلة الأجل ، بما في ذلك إقامة علاقات مع البائعين ، وتحسين الميزة التنافسية ، والمواءمة مع استراتيجية الشركة. كما أنه يتعلق بإيجاد أفضل الموردين ، والتفاوض بشأن شروط العقد ، وتخفيف مخاطر سلسلة التوريد. لذلك ، يعطي الشراء الأولوية لإنشاء قيمة العقد والتكلفة الإجمالية للملكية بدلاً من سعر المنتج.

الشراء ، على العكس من ذلك ، يهدف إلى ضمان تسليم جميع العناصر بالجودة والكمية الصحيحة وفقًا للعقد. لذلك ، فهي عملية فورية تولي مزيدًا من الاهتمام لتكلفة العنصر.

التركيز العلائقي مقابل المعاملات

أحد أهم أغراض الشراء هو إقامة علاقات مربحة للجانبين مع الموردين.

حتى بعد اكتمال الطلب ، لا تزال مهمة الشراء مستمرة. يجب عليك تقييم أداء البائع بانتظام وتحديد ما إذا كنت تريد تجديد العقد أو إنهائه. في الوقت نفسه ، استمر في البحث عن المزيد من البائعين المحتملين الذين يمكن أن يؤديوا إلى شراكات جيدة. يساعدك أيضًا على الحد من مخاطر الاعتماد على عدد قليل من الموردين.

في المقابل ، يتعاون فريق الشراء عادة مع قاعدة الموردين الحالية. ومن ثم ، فإنهم يبذلون معظم جهودهم في إجراء معاملات فعالة ، وتنتهي مهامهم عند انتهاء أمر الشراء.

على الرغم من أن العديد من الأشخاص يخطئون في كثير من الأحيان في تعريفات الشراء والمشتريات ، إلا أن المصطلحين لهما العديد من الاختلافات في أساليبهما وإجراءاتهما. ومع ذلك ، هناك شيء واحد مشترك بينهما: إنها عمليات حاسمة لتلبية احتياجات شركتك.

سيساعدك الجمع بين كلتا العمليتين وتعزيزهما على التحكم بشكل أفضل في الإنفاق ، ومنع المضاعفات غير المتوقعة ، والاقتراب من نجاح عملك.