16 فكرة لتوفير المشتريات: كيفية تقليل تكاليف الشراء في عام 2022

طلب خصم المورد لتوفير تكاليف الشراء

يعد السعي للحصول على خصومات من الموردين أحد أفضل الطرق لتقليل تكاليف الشراء. يمكنك فتح مفاوضات مع مورديك واطلب منهم الحصول على خصومات مقابل الدفع المبكر أو زيادة كمية الطلب. يمكن أن تؤدي نسبة الخصم الصغيرة إلى توفير صافٍ كبير ، خاصةً إذا كان المورد يوفر موادك المباشرة بانتظام بكميات كبيرة.

يمنحك بناء علاقة وثيقة طويلة الأمد مع الموردين مزيدًا من القدرة على المساومة للوصول إلى مفاوضات ناجحة. إذا كان لديك مورد مختص طويل الأجل ، فإن إنشاء أمر شراء شامل معهم يعد حلاً جيدًا بين استراتيجيات خفض تكلفة الموردين. يسمح لك هذا النوع من العقود بالحصول على سلع أو خدمات من مورد بسعر ثابت بشكل متكرر لمدة معينة.

2. مراجعة العقود لتلافي التسرب في الإنفاق

مراجعة العقد لتجنب تسرب الإنفاق على المشتريات

يمكن أن يحدث تسرب في الإنفاق خارج شروط العقد. يجب عليك مراقبة جميع المشتريات للتأكد من امتثالها لشروط العقد ، بما في ذلك شروط الدفع. يمكن أن تتسبب عمليات الشراء غير المتوافقة في تسرب الإنفاق ؛ لذلك ، يجب أن تحدد بسرعة وتبحث عن علاجات لمنعها في المستقبل.

إذا استمر التسرب دون أن يلاحظه أحد ، فسيستمر في الحدوث وسيتراكم تدريجيًا على تكلفة كبيرة. تأكد من مراجعة شروط العقد والإشراف على أنشطة الشراء الخاصة بك ، حتى تتمكن من تجنب خسارة الأموال عن طريق التسريب.

توحيد الإنفاق على عدد قليل من الموردين المختارين

بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها احتياجات شراء كبيرة ، يمكن أن يحقق توحيد الإنفاق على عدد قليل من الموردين فوائد أكثر من توزيع مشترياتك على العديد من الموردين. يتيح لك الحصول على المزيد من المنتجات من نفس المورد تحقيق وفورات الحجم: فكلما زاد الإنفاق مع بائع واحد ، زادت فرصك في التفاوض على الخصم.

ومع ذلك ، يجب عليك الاحتفاظ ببعض الموردين البديلين في قائمتك ، في حالة مواجهة المورد الرئيسي لمشاكل ولا يمكنه تسليم البضائع أو الخدمات في الوقت المحدد. سنناقش هذا لاحقًا في النصيحة القادمة.

مراجعة احتياجات الشراء قبل الشراء

قبل أن تقرر شراء أي شيء ، قم بتقييم ما يوجد في المستودع الخاص بك. إذا كانت هناك منتجات غير مستخدمة ، ففكر في كيفية التعامل معها. المخزون المفرط في المخزون هو "أموال ميتة" ، والتي تكلفك موارد لتخزينها وتكون عرضة للتلف أو أن تصبح عتيقة.

تأكد من شراء ما تحتاجه فقط للمواد المباشرة وغير المباشرة . هذا مفيد لخفض تكاليف المخزون الزائدة وتكاليف التخزين. لذا في المرة القادمة قبل تقديم طلب جديد ، راجع مستويات مخزونك وحاول استخدام ما لديك بالفعل.

منع الإنفاق المنشق لتقليل تكاليف الشراء

يتم إنشاء الإنفاق المستقل خارج سياسة الشراء ، إما من قبل أشخاص غير مصرح لهم أو من موردين غير مفضلين. إنه مصدر غير فعال للمشتريات يجب معالجته. يعد تقليل الإنفاق المنشق إلى الحد الأدنى أحد أفضل أفكار توفير المشتريات التي يجب أن تأخذها في الاعتبار.

للقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك سياسة شراء قوية والتأكد من اتباع الجميع لها. انتبه إلى تعيين الشخص المخول بإجراء عمليات الشراء ، مع التأكد من أن إدارة المشتريات تعرف وظيفتها ومسؤوليتها في عملية الشراء.

تقييم دورة حياة المنتج

لا ينبغي أن يعني التوفير في التكاليف التضحية بالجودة ، بل يجب أن تفكر في المتانة والعمر أيضًا. إذا كان المنتج أغلى ثمناً قليلاً ولكن يمكنه توفير الكثير من الجهد في الإصلاح أو الاستبدال ، فهذا هو المكان الذي يمكنك فيه توفير المال.

من ناحية أخرى ، قد لا تحتاج إلى أفضل المنتجات عالية الجودة إذا كنت تخطط لاستخدامها مؤقتًا فقط. يمكن لبعض المنتجات ذات المستوى المتوسط ​​أن توازن بشكل أفضل بين التكلفة والجودة ، اعتمادًا على الغرض من استخدامها.

راجع مورديك بانتظام

ضع خطة لتقييم مورديك بانتظام ، مثل التقييم السنوي أو نصف السنوي. تحقق من أدائهم ، سواء كانوا يقدمون منتجات بجودة مرضية وفي الموعد المحدد بتكلفة تنافسية. أضف موردين جددًا أو قم بإزالة الموردين الذين لا يلبون توقعاتك ، وستحصل تدريجيًا على قائمة بأفضل البائعين الذين يلائمون متطلباتك ويحسِّن إنفاقك.

توفير بوابات الخدمة الذاتية للبائعين

أنشئ بوابة للموردين لإدارة حساباتهم الخاصة وعرض المعاملات والتواصل مع شركتك. إنه يوفر الوقت والمال للتواصل غير الضروري ذهابًا وإيابًا مع ضمان تلبية عمليات التسليم للمتطلبات. هذه طريقة رائعة للشركات الكبيرة لتقليل التكلفة في إدارة الموردين ، خاصةً عندما يكون لديهم قائمة طويلة من البائعين.

استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات للبحث عن فرص خفض التكلفة

لتحديد فرص التحسين لمشترياتك ، تحتاج إلى إعداد مؤشرات أداء رئيسية واضحة للمشتريات ومراقبتها عن كثب. ستمنحك بيانات التتبع فهمًا أفضل لأداء المشتريات الخاصة بك.

هناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن توفر رؤى قيمة ، مثل تتبع عدد عمليات الشراء في حالات الطوارئ ، أو عائد الاستثمار لأنشطة الشراء.

يعد وضع مؤشرات الأداء الرئيسية وإنشاء عملية مراقبة التقدم أمرًا حيويًا لتقييم الكفاءة الكلية للقسم وإظهار الجوانب البارزة التي تحتاج إلى تحسين. إذا تم تنفيذ هذه الطريقة بشكل صحيح ، فستساهم بشكل كبير في توفير التكاليف.

وضع سياسات شراء واضحة

يعد وضع معايير واضحة لسياسات الشراء والشراء أمرًا بالغ الأهمية لتقليل تكاليف الشراء. سيضمن إطار العمل الشامل للجميع إمكانية الوصول إليه ومتابعته بسهولة. وبالتالي ، يمكنك التخلص من عمليات الشراء غير الضرورية ، مع الاستمتاع بعملية سلسلة إمداد أكثر سلاسة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تقييم ممارسات الشراء الخاصة بك لمعرفة ما إذا كانت تتماشى مع ميزانيتك واستراتيجية عملك. على سبيل المثال ، قم بإجراء مراجعة سنوية لعمليتك ومعرفة ما إذا كان يجب عليك تغيير أو تحسين أي جوانب.

راجع استراتيجيات الاستبدال الخاصة بك

كيف تخطط لاستبدال العناصر يمكن أن تؤثر على صافي أرباحك. لا ينطبق الاستبدال الروتيني على جميع المكونات. على سبيل المثال ، يجب استبدال أجزاء الماكينة المهمة بانتظام لضمان عمل الماكينة بشكل صحيح ، بينما يمكن استبدال المواد الاستهلاكية عند الضرورة.

بالإضافة إلى ذلك ، تذكر حساب التكلفة والمدة الزمنية لانتظار الاستبدال أيضًا. لا ترغب في تعطيل سلسلة التوريد الخاصة بك فقط لانتظار بديل بسيط.

تحسين إدارة المخاطر

تساعدك إدارة مخاطر المشتريات على تقليل أو تجنب المخاطر التي يتعرض لها عملك. إن وجود خطة كاملة للتنبؤ بالمخاطر ومعالجتها سيعدك بشكل أفضل للتعامل مع الأحداث غير المتوقعة وتجنب التكاليف غير المخطط لها.

يعد الاعتماد على الموردين أحد أكثر المخاطر شيوعًا التي تواجه المؤسسات. في حالة حدوث قوة قاهرة تجعل المورد غير قادر على تسليم البضائع في الوقت المحدد ، يجب أن يكون لديك عدد قليل من البائعين البديلين في متناول اليد. وبالتالي ، تأكد من أنك لا تعتمد كثيرًا على مورد رئيسي. علاوة على ذلك ، انتبه لشروط العقد وتابع عن كثب مع البائعين لمنع المشكلات اللوجستية.

جمع البيانات وجعلها مركزية

يعد جمع البيانات الدقيقة الخطوة الأولى لفهم أداء عملك. بعد ذلك ، سيعطيك ربط جميع البيانات من فرق المشتريات والمخزون والمبيعات صورة كاملة للمقاييس الهامة مثل نسبة دوران المخزون وتكلفة نقل المخزون والمهلة الزمنية وما إلى ذلك.

يمكن أن توفر لك قاعدة البيانات المركزية رؤى حول العناصر التي يجب أن تشتريها أكثر أو أقل وبأي تردد ، وما إذا كانت المبيعات والمخزون تتقابل ، وما إذا كان يجب عليك تغيير المورد. يوفر لك تقارير في الوقت الفعلي ويوجهك للعثور على تقنيات خفض التكلفة في المشتريات.

أتمتة عملية الشراء

يمكن أن تؤدي المعالجة اليدوية إلى إبطاء العملية وزيادة التكلفة بشكل كبير. يمكن لأتمتة المهام المتكررة أن تقلل من تكاليف العمالة وتحرر فريقك للتركيز على وظائف أكثر أهمية. علاوة على ذلك ، يمكنك تجنب الأخطاء البشرية في إدخال البيانات والمعالجة اليدوية للفواتير ، وبالتالي التخلص من الأخطاء المكلفة. بينما تحتاج إلى الاستثمار في نظام التشغيل الآلي في البداية ، فإنه سيؤتي ثماره على المدى الطويل ويوفر لك بشكل كبير في الوقت المناسب والتكلفة في التعامل مع المهام اليدوية.

دمج أنظمة الشراء

إن أتمتة أجزاء من نظام الشراء ليس هو الأمثل حتى تتمكن من دمج كل تلك الأنظمة ، بما في ذلك نظام المخزون ونظام المحاسبة ونظام الشراء. تنشئ الأنظمة المتصلة عملية كاملة تعمل بسلاسة من البداية إلى النهاية. فهو لا يساعدك فقط على خفض تكاليف العمالة ولكنه يساعدك أيضًا على تجنب الأخطاء. وبالتالي ، فإن سلسلة التوريد بأكملها مكتملة وتمكنك من إدارة جميع الأنشطة التجارية بسهولة.

تدريب موظفيك على أفكار توفير المشتريات

لا تتعلق وفورات المشتريات بالمشتريات فقط ، إنها مشكلة تنظيمية. قم بتثقيف موظفيك حول أفضل أفكار توفير المشتريات لضمان وجود الجميع في نفس الصفحة. إنه ينطوي على جهد جماعي لتقليل الإنفاق ، من ممارسات الشراء المستدامة إلى العمليات التجارية. يجب أن يتبنى فريقك عقلية شراء وفورات في التكاليف واتباع أفضل الممارسات لتحسين التكاليف.

تقليل تكاليف الشراء لشركات Magento

إذا كانت لديك شركة تعمل حول Magento ، فإن Magestore لديها حل كامل لخفض تكلفة الشراء: PWA Magento Purchase Order. تساعدك المنصة على التحكم في جميع خطوات الشراء وتبسيط إدارة أوامر الشراء لتجنب الإفراط في الشراء والشراء ، وأتمتة العملية الخاصة بك ، والإشراف بكفاءة على أداء الموردين.
من خلال طلب شراء PWA ، يمكنك مركزية جميع البيانات والحصول على رؤية في الوقت الفعلي عبر الأنظمة بسلاسة ، من خلال مزامنة البيانات من الموردين والمنتجات والمخزون وقنوات المبيعات لتحليلها. ستعرف تدفق مخزونك ومتى يجب تجديد المخزون ، بالإضافة إلى فرص زيادة الأرباح ، أثناء مراقبة وبناء علاقة طويلة الأمد مع الموردين.
بالإضافة إلى ذلك ، يحررك برنامجنا من المهام اليدوية ويمنحك المزيد من الأفكار حول كيفية الشراء والبيع بشكل أفضل. يمكنك الآن إعداد أوامر الشراء بسرعة وتتبع تنفيذ أوامر الشراء لتسليم المنتج. يجلب تبسيط عملية الشراء العديد من الفوائد للفريق بأكمله ويساعدك على توفير النفقات غير الضرورية مع ضمان حصولك على المنتجات المناسبة في الوقت المناسب والتكاليف المناسبة.
اتصل بـ Magestore للحصول على استشارة مجانية واكتشف كيف يمكننا مساعدتك في تحسين مشترياتك.

1. ما هي التكاليف التي يمكن اعتبارها تكاليف الشراء؟

تشير تكاليف الشراء إلى المصاريف المتعلقة بالسلع والخدمات المشتراة لسلسلة التوريد الخاصة بالشركة ، وتكلفة إدارة موظفي المشتريات ، وتكلفة الاستثمار وصيانة برامج المشتريات.

2. ما هي أنواع التوفير الستة؟

هناك 6 أنواع من وفورات التكلفة التي يمكنك تطبيقها على عملية الشراء الخاصة بك ، بما في ذلك التوفير التاريخي ، وتوفير الميزانية ، والادخار الفني ، ومدخرات RFB ، وحفظ المؤشر ، وتوفير النسبة.

3. هل الشراء والشراء متشابهان؟

قد تبدو متشابهة ولكن لها في الواقع تركيز مختلف. يهدف الشراء إلى تحسين تكلفة الطلب ، بينما يحاول الشراء تعظيم إنشاء القيمة والتكلفة الإجمالية للملكية ، بما في ذلك تخفيف المخاطر ، وتوفير التكاليف ، وعلاقات الموردين ، والامتثال للعقد ، وما إلى ذلك.