12 من أفضل ممارسات الشراء في عام 2022

تطوير إطار عمل للمشتريات

بادئ ذي بدء ، أنت بحاجة إلى إطار عمل قوي لإدارة المشتريات قبل معالجة مشكلات محددة في عمليتك. سيضع إطار العمل الفعال دليلًا قويًا لجميع عملياتك ، بما في ذلك:

• الإشراف والموافقة على أوامر الشراء.
• إدارة البائعين والموردين ،
• أداء مباراة ثلاثية للدفع ،
• تسجيل جميع الوثائق ،
• البحث عن موردين ووكلاء شراء جدد ،
• تدريب الموظفين على المنتجات.

ستخلق العمليات المحددة جيدًا كفاءة تشغيلية ، مما يساعد فريقك في المهام التي يحتاجون إلى إنجازها أو تحديد أولوياتها في وقت معين لإكمال العمل ، وبالتالي ضمان التسليم في الموعد المحدد لأنشطة عملك.

لتطوير عمليات شراء واضحة ، تحتاج إلى تحديد كل خطوة شراء ضرورية ، وتعيين شخص معين لكل مهمة ، ووصف إجراءات المهمة. لذلك ، يمكن لفريقك البقاء في نفس الصورة ومعرفة وظائفهم للتعاون مع الآخرين.

أتمتة عمليات الشراء

رقمنة عملية الشراء الخاصة بك أمر لا مفر منه حيث يتم دمج التكنولوجيا في كل جانب من جوانب عالمنا. سيعزز التحول الرقمي الكامل عمليات الشراء الخاصة بك إلى المستوى التالي ويحل العديد من الاختناقات في سلسلة التوريد الخاصة بك.

فيما يلي أهم فوائد ممارسات الشراء على الأتمتة:

• توفير الوقت : يمكن تسريع كل تلك الساعات التي تقضيها في المعالجة اليدوية مثل إدخال البيانات ومتابعة الفواتير وتحديثات السجلات والموافقات وتسليم المستندات بواسطة البرنامج. يمكن أن تقلل الأتمتة من المهام التشغيلية المتكررة وتحرر فريقك للتركيز على الأدوار الإستراتيجية.
• تقليل الأخطاء البشرية : تساعدك الأتمتة أيضًا في تقليل الأخطاء اليدوية. لا داعي للقلق بعد الآن بشأن التحقق من الأخطاء في النتائج المحسوبة بشكل خاطئ أو البيانات التي تم إدخالها بشكل خاطئ.
• تقليل تكاليف المعالجة : بدعم من التكنولوجيا ، يمكن للشركات تقليل العمالة للعمل المتكرر ، وبالتالي توفير التكاليف على طول الطريق. تعتبر الفعالية من حيث التكلفة من أهم مزايا أتمتة المشتريات.

يجب أن يكون حل الشراء الرقمي الجيد قادرًا على التعامل مع:

• إدارة الموردين: على متن الطائرة وتتبع أداء الموردين بسهولة ،
• الموافقة على الفاتورة: مراجعة الفواتير والموافقة عليها بسرعة بطريقة ثلاثية ،
• طلبات الشراء: قوالب لمساعدتك في التقاط طلبات الشراء والموافقة عليها ومراقبتها ،
• أوامر الشراء (POs): إصدار أوامر الشراء تلقائيًا بناءً على طلبات الشراء المعتمدة ،
• تحليلات الإنفاق: احصل على رؤى واقتراحات قابلة للتنفيذ من بيانات المشتريات الخاصة بك ،
• عمليات التكامل: قم بتوصيل برنامج المشتريات الخاص بك بأنظمة أخرى مثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج التمويل.

ممارسة الشفافية في المشتريات

تشير الشفافية في المشتريات إلى تزويد جميع أصحاب المصلحة الداخليين بالمعلومات والوثائق اللازمة لإكمال مهامهم بسلاسة وتمكينهم من اتخاذ قرارات أفضل. بدعم من التكنولوجيا ، يمكنك استكشاف المزيد من السيناريوهات وتطوير نموذج تخطيط مستمر وسريع يتسم بالشفافية لفرقك.

توفر لك عملية الشراء الشفافة العديد من الفوائد:

• معالجة أسرع : عندما يعرف الجميع وظائفهم والمعايير التي يجب اتباعها ، يمكن تشغيل العملية بأكملها بسلاسة مع عدد أقل من الاختناقات.
• تقليل الوقت الضائع: تقضي عملية الشراء الشفافة على الوقت المتعب الذي يقضيه في الطلبات المربكة وسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة. بدلاً من ذلك ، يرى موظفوك بالضبط ما يجب عليهم فعله في أي وقت.
• المساءلة : تنص الشفافية في الوثائق بوضوح على مساءلةك أنت ومورديك عن كل مرحلة من مراحل رحلة الشراء.
• ممارسات التوريد المسؤولة: ترشدك عملية شفافة إلى الحصول على المنتجات والخدمات وفقًا للمسؤولية الاجتماعية لشركتك.

تحسين المخزون باستخدام نهج قائم على البيانات

ممارسة الشراء التالية التي يجب ألا تفوتها هي الاستفادة من البيانات لتعزيز إدارة المخزون.

للتحقق مما إذا كان مخزونك قد تم تحسينه ، ألق نظرة على بعض المقاييس مثل تكلفة نقل المخزون ونسبة دوران المخزون . تعرف على ما إذا كان مخزون التخطيط والتنبؤ الخاص بك جيدًا لتجديد المخزونات بكفاءة ، وما إذا كانت مستويات المبيعات والمخزون متزامنة ، وأيها العناصر الأكثر مبيعًا وبطيئة البيع للحصول على إستراتيجية مناسبة لها. على سبيل المثال ، يمكنك شراء المزيد من المخزون لأفضل الكتب مبيعًا لضمان توفرها عندما يحتاجها العملاء. في المقابل ، حاول دفع المبيعات للسلع بطيئة البيع بسعر مخفض لتجنب أن تصبح قديمة.

يمكن أن يساعدك اعتماد برنامج إدارة المخزون في معالجة جميع الأسئلة المذكورة أعلاه. للعملية اليومية ، يمكنك تحسين تتبع سلسلة التوريد وتدفق المخزون بين المستودعات والمخازن والتغييرات المتسقة في مستويات المبيعات والمخزون.

للحصول على مستوى متقدم ، سيساعدك إطلاق العنان لقوة الذكاء الاصطناعي والرؤى المستندة إلى البيانات على تحسين تكاليف المخزون وتحديد المهلة الزمنية وتوقع الطلب على المخزون في المستقبل ، وبالتالي منع حالات الإفراط في التخزين أو نقص العرض.

تحسين إدارة العقود الخاصة بك

حاليًا ، المشكلة الأكثر شيوعًا في إدارة العقود هي عدم وجود نظام أساسي مركزي حيث يمكن للموظفين البحث عن العقود والوثائق الأخرى والوصول إليها واستردادها. تتسبب العملية غير المنظمة في العديد من نقاط الضعف مثل عدم الاتساق عبر العقود والمعالجة المرهقة ومشكلات استمرارية سلسلة التوريد.

للحصول على عملية أفضل لإدارة العقود ، يجب عليك إنشاء قاعدة بيانات سحابية مركزية تسمح لموظفيك بإنشاء وتخزين وصيانة جميع الوثائق من العمليات التشغيلية إلى قوالب العقود. بهذه الطريقة ، يمكنك ضمان الاتساق والمعايير بين عقودك ، وتوفير الوقت في التعامل مع المهام المتكررة ، وتخفيف الأخطاء والمخاطر.

يجب أن يوفر لك تنفيذ أتمتة إدارة العقود ما يلي:

• المستودع المركزي: قاعدة بيانات يسهل الوصول إليها وتخزن جميع المستندات ،
• واجهة قابلة للتكوين : واجهة قابلة للتخصيص لتناسب متطلبات عملك ،
• الإخطارات الآلية : إرسال تنبيهات آلية حول مراحل العقد ، والتجديدات ، وفرص إعادة التفاوض ،
• مراقبة أداء البائع : تتبع وقت التسليم وجودة المنتج والتسعير والالتزام بشروط وأحكام الشراء.

تفاعل مع مورديك

دائمًا ما يكون بناء علاقة قوية مع الموردين على رأس قائمة أفضل ممارسات الشراء. إذا تمت إدارتك بشكل جيد ، يمكن أن يكون لديك بائعون موثوقون يقدمون منتجات وخدمات موثوقة وعالية الجودة في الوقت المحدد وبأفضل سعر. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تتبع وتقييم أداء البائعين لإيجاد طرق لإنشاء علاقة طويلة الأمد ومربحة للجانبين.

ستساعدك عملية الشراء والشراء المنظمة جيدًا على إدارة مورديك والتفاعل معهم. فيما يلي بعض النصائح لتحسين مشاركة المورد الخاص بك:

• معاملة الموردين كشركاء استراتيجيين وبناء الثقة ،
• قم بتوصيل متطلباتك وتعاون بشكل وثيق مع البائعين في أي مشكلات تتعلق بأوامر الشراء ،
• ضع التوقعات في وقت مبكر حتى تتمكن من إلزام البائعين لديك بهذا المعيار وتجنب المفاجآت غير السارة من خلال مفاوضات الشراء المناسبة ،
• الدفع للبائعين في الوقت المحدد: إذا كان بإمكانك الدفع للبائعين في الوقت المحدد ، فسيعطي البائعون الأولوية لشركتك ويفتحون المزيد من الفرص للشراكات طويلة الأجل ،
• مراقبة أداء الموردين: قم بتقييم جودة السلع والخدمات المقدمة لضمان حصولك على أفضل قيمة لاستثمارك.

لديك استراتيجية متعددة المصادر

الاعتماد فقط على مورد واحد لأي مكون من مكونات سلسلة التوريد الخاصة بك أمر محفوف بالمخاطر ، خاصة بالنسبة للمشتريات المباشرة . إذا كان هناك تأخير في تسليم البضائع أو تعطلت علاقتك ، فستعاني عملية عملك ولن تتمكن من إنتاج منتجاتك النهائية حتى تستبدلها بمورد آخر.

لهذا السبب يجب أن يكون لديك العديد من البائعين لخلق المرونة في نظام المشتريات الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك ، من الأفضل أن تتمكن من تنويع الموردين من مناطق جغرافية مختلفة. يهدف هذا إلى تقليل مخاطر القوة القاهرة مثل الحروب والأوبئة والتغييرات في القوانين التي تؤثر على أداء البائعين والظروف الجوية القاسية. لذلك ، يمكنك دائمًا التبديل بين البائعين بما يناسب راحتك بشكل أفضل وتجنب حدوث تعطل في سلسلة التوريد الخاصة بك. هذه واحدة من أفضل ممارسات الشراء التي يجب توفرها لأي شركة.

دمج عمليات الشراء

يحتوي إطار عمل المشتريات بأكمله على عمليات فرعية متعددة يمكن أن تكون متباينة وتخلق حواجز. حتى عندما تقوم بأتمتة بعض الجوانب ، لا تزال هناك بعض الثغرات التي تحتاج إلى إجراءات يدوية مثل طلبات الميزانية ، وفحوصات الجودة ، وتفويض الإرسال ، وما إلى ذلك. وبالتالي فإن نظامك مجزأ مع العديد من مهام سير العمل المليئة بالاختناقات ، والتي قد تكلفك الوقت والمال .

لذلك ، من المهم دمج جميع عمليات الشراء لإنشاء نظام مبسط يمكنه تسريع وقت المعالجة وتقليل الاختناقات. يساعد توصيل جميع مهام سير العمل على نقل البيانات بسلاسة بين الأنظمة بدون فحوصات يدوية وجداول بيانات لا نهاية لها. يجعل تكامل النظام من الأسهل والأسرع إجراء عمليات ضمان الجودة والتحقق عبر عمليات الشراء.

بناء لوحات البيانات

تعد لوحات معلومات البيانات من أفضل ممارسات المشتريات الأخرى لمساعدة فريقك على الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي بتنسيق سهل الهضم. يزيل الارتباك والأسئلة غير الضرورية عندما تحاول الأقسام المختلفة تصحيح البيانات معًا.

تساعدك لوحة معلومات البيانات الواضحة على أن تصبح أكثر مرونة من خلال عرض التكاليف الفعلية الدقيقة فيما يتعلق بالميزانية ، وقياس تقلب الأسعار ، وتقييم أداء البائع.

علاوة على ذلك ، توفر لك البيانات الكاملة والقابلة للتفسير رؤى قيمة لتحسين إستراتيجية وأنشطة الشراء الخاصة بك. باستخدام نهج يعتمد على البيانات ، يمكنك تحديد الاختناقات الرئيسية التي تسبب مشكلات الشراء واكتشاف حل لها.

تدريب فريق المشتريات الخاص بك

لا يمكن تنفيذ الاستراتيجية والأدوات الصحيحة بنجاح بدون فريق مختص. يجب عليك التأكد من أن موظفيك يعرفون جميع العمليات ويمكنهم تقديم أولويات الشركة مثل إدارة التكلفة والمخاطر. بالإضافة إلى ذلك ، زوِّد فريقك بمواد التدريب على المشتريات وأبلغ عن أي تغييرات تطرأ على العمليات فور حدوثها. يجب أن تكون موارد التدريب مركزية حتى يتمكن فريقك من العثور عليها بسهولة.

إن الفريق المدرب جيدًا في وضع أفضل لتنفيذ العمليات بفعالية. يمكنهم تحديد العقبات والتعامل معها بسرعة قبل أن تصبح مشاكل أكبر. يمكنك أيضًا إدارة الموظفين بسهولة أكبر ، مع معرفة من المسؤول عن كل خطوة.

لا تتجاهل مسؤولية الشركة

ضع في اعتبارك التأثير الاقتصادي والبيئي لسلسلة التوريد الخاصة بك في أنشطة المصادر الخاصة بك. يتزايد وعي العملاء بالمسؤولية الاجتماعية للشركات ويفضلون الشركات التي لها تأثيرات إيجابية على المجتمع أو البيئة. إذا لم تفِ بهذه التوقعات ، فقد تدمر سمعتك وتفقد عملائك أمام المنافسين.

لذلك ، تذكر إجراء عمليات توريد مسؤولة اجتماعيًا وتقييم ما إذا كان البائعون لديك يلتزمون بمعاييرك.

مراقبة مخاطر الشراء

تعد إدارة مخاطر الشراء عاملاً مهمًا يجب ألا تفوته الشركات. يجب عليك تحديد المخاطر الداخلية والخارجية التي تؤثر على سلسلة التوريد الخاصة بك. على سبيل المثال ، بعض المخاطر الرئيسية التي قد تواجهها هي عدم استقرار الأسعار ، واضطرابات سلسلة التوريد ، والاحتيال ، والإنفاق الزائد ، وسوء أداء الموردين ، والتنبؤ غير الدقيق لسلسلة التوريد ، وما إلى ذلك.

بعد تحديد مخاطر الشراء ، هناك 4 أنواع من الإجراءات التي يمكنك اتخاذها:

• تجاهل المخاطر التي لا تعتبر تهديدات حقيقية ،
• تقليل احتمالية حدوث مخاطر ،
• إزالة احتمال حدوث خطر ،
• إعداد الحلول لإدارة المخاطر المحتملة.

أعلاه هي أفضل 12 ممارسة للشراء. لتطبيقها بنجاح ، ضع في اعتبارك أمر شراء PWA Magento لتبسيط عملية الشراء الخاصة بك.

مع أمر شراء Magento ، يمكنك التحكم في جميع جوانب دورات المشتريات الخاصة بك ، وتوفير الوقت والمال مع زيادة المبيعات. يمكنك مراقبة جميع بيانات الشراء في مكان واحد من خلال مزامنة قنوات المبيعات والمخزون ، بالإضافة إلى إدارة جميع بيانات المنتج والموردين دون عناء. يتيح لك البرنامج أيضًا تقليل الأخطاء البشرية وتبسيط معالجة أوامر الشراء ، بدءًا من إنشاء أوامر الشراء ، والموافقة ، إلى استلام المنتجات ، وتتبع مرتجعات المنتجات إذا لزم الأمر.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن نهج البرنامج المستند إلى البيانات يخفف من نقاط الألم في المخزون ، والشراء الزائد ، والشراء الناقص. يمكنك الآن التخطيط لعملية الشراء بناءً على رؤى قابلة للتنفيذ واكتشاف الفرص مع الموردين المحتملين. جرب طلب شراء Magento الخاص بنا وتعرّف على كيفية تسريع عملية الشراء الخاصة بك إلى المستوى التالي.

يعد إنشاء عمليات محددة جيدًا وتمكين أنشطة المشتريات الخاصة بك باستخدام التكنولوجيا هو المفتاح لتحسين العملية وإنشاء نظام مبسط وفعال. من خلال تنفيذ هذه الممارسات بشكل صحيح ، يمكنك إطلاق العنان لإمكانات الشراء لديك وتنمية عملك بشكل أسرع في هذا العالم الرقمي.

1. ما هي 7 مراحل الشراء؟

تتضمن عملية الشراء الخطوات السبع التالية:

• يحتاج الاعتراف ،
• طلب شراء،
• مراجعة الطلبات ،
• عملية الالتماس ،
• التقييم والعقد ،
• إدارة الطلبات ،
• الموافقات والنزاعات على الفواتير ،
• حفظ السجلات.

2. ما هي الأركان الأربعة للمشتريات؟

هناك 4 ركائز أساسية للمشتريات العالمية يجب أن تضعها في اعتبارك عند تطوير استراتيجية الشراء: الأشخاص والعملية والتكنولوجيا وسلسلة التوريد. هذه هي العوامل الرئيسية لنهج عالمي للاستفادة من عمليتك.

3. ما هو مدرج في عقد الشراء؟

يحتوي عقد الشراء على الشروط والأحكام الخاصة بالتزامات كل طرف مع متطلبات محددة بشأن المنتج والتسعير وطريقة الدفع وشروط التسليم وغيرها من البنود القانونية.