أفضل خدمة الرد على الهاتف للشركات الصغيرة في الولايات المتحدة

تتضمن إدارة الأعمال ارتداء العديد من القبعات ، ولكن لا يجب أن يكون الرد على الهواتف واحداً منها.

يمكن أن يؤدي الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف إلى تحسين خدمة العملاء وزيادة الإنتاجية وتوفير وقتك للتركيز على مهامك الأساسية.

في هذه المقالة ، سأستكشف فوائد خدمات الرد على الهاتف ، وسأناقش الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند التعاقد مع واحدة ، وسأقدم لك بعضًا من أفضل مقدمي الخدمة في الولايات المتحدة.

احصل على دورة تدريبية مصغرة مجانية حول كيفية بدء متجر تجارة إلكترونية ناجح

إذا كنت مهتمًا ببدء عمل تجاري إلكتروني ، فقد جمعت مجموعة شاملة من الموارد التي ستساعدك على إطلاق متجرك عبر الإنترنت من نقطة الصفر. تأكد من الاستيلاء عليها قبل أن تغادر!

إضغط هنا للتحميل

ما هي خدمة الرد على الهاتف؟

خدمة الرد على الهاتف هي شركة توظف فريقًا من المتخصصين في خدمة العملاء للرد على المكالمات الهاتفية نيابة عن شركة أخرى.

يتعامل مقدمو خدمة الرد على الهاتف مع المكالمات الهاتفية الواردة واستفسارات العملاء خلال ساعات الذروة أو خارج ساعات العمل العادية. تستأجر بعض الشركات خدمات الرد على الهاتف بدلاً من وجود فريق خدمة عملاء داخلي خاص بها.

يمكن للممثلين التعامل مع مهام متعددة ، بما في ذلك الرد على الاستفسارات العامة ، وتلقي الرسائل ، وجدولة المواعيد ، وتحويل المكالمات إلى الشخص أو القسم المناسب.

من السهل معرفة السبب في أن خدمة الرد على الهاتف يمكن أن تكون وسيلة فعالة من حيث التكلفة ومريحة لضمان عدم تفويت أي مكالمات أو فرص مهمة.

من يستخدم خدمات الرد على الهاتف؟

يمكن استخدام خدمات الرد على الهاتف من قبل أي فرد أو شركة تتلقى عددًا كبيرًا من المكالمات الواردة وتريد تقديم تجربة احترافية ومتسقة للمتصلين بهم.

يمكن للشركات الصغيرة والممارسات الطبية والمتاجر عبر الإنترنت وشركات المحاماة والوكالات العقارية وشركات تكنولوجيا المعلومات وغيرها من الصناعات القائمة على الخدمات التي تتلقى عددًا كبيرًا من المكالمات الاستفادة من خدمات الرد على الهاتف.

يمكن أن تفيد خدمات الرد على الهاتف أيضًا رواد الأعمال المشغولين أو المستقلين الذين يرغبون في الحفاظ على صورة احترافية.

إذا كنت تفكر في الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف ، فإليك ثلاثة من أفضل مزودي الخدمة في الولايات المتحدة الآن.

أفضل خدمات الرد على الهاتف في الولايات المتحدة

ثلاثة من أفضل خدمات الرد على الهاتف في الولايات المتحدة هي VoiceNation و Answer Connect و Abby Connect. دعنا نلقي نظرة فاحصة على خطط تسعير كل مزود وإيجابياته وسلبياته.

فويس نيشن

VoiceNation هو مزود خدمة للرد على الهاتف يقدم خدمات استقبال افتراضية مثل الرد المباشر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ومعالجة الطلبات وتصحيح المكالمات وحلول الاتصال الأخرى للشركات.

يسمح لك VoiceNation بتنشيط خدمتهم على الفور بعد التسجيل ، بينما يستغرق الإعداد المتبقي حوالي يوم عمل واحد حتى يكتمل.

التسعير

تقدم VoiceNation ثماني خطط خدمة تغطي الشركات من جميع الأحجام ، سواء كنت بحاجة إلى تغطية لمدة 20 دقيقة في الشهر أو 1000 دقيقة أو أكثر.

فيما يلي ملخص لكل خطة تسعير:

تتضمن جميع خطط VoiceNation الرد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، والبرمجة النصية المخصصة ، وعدد المستخدمين غير المحدودين ، والمشغلين بلغتين ، ومعالجة الطلبات ، والتقارير.

الفرق الوحيد بين الخطط هو أن تكلفة الدقائق الإضافية تختلف لكل واحدة.

على سبيل المثال ، في خطتهم التي تبلغ مدتها 20 دقيقة ، والتي تتضمن ما يقرب من 12 إلى 15 مكالمة شهريًا ، تبلغ قيمة كل دقيقة إضافية 2.19 دولارًا. ومع ذلك ، في خطتهم التي تبلغ مدتها 500 دقيقة ، تكون الدقائق الإضافية 1.99 دولارًا فقط.

الايجابيات

• لا توجد رسوم إعداد : لا توجد رسوم إعداد للحسابات الجديدة في أي من الخطط.
• المشغلون ثنائيو اللغة : تشمل جميع خطط VoiceNation مشغلي الهاتف ثنائي اللغة.
• لا توجد رسوم إضافية : لا تفرض VoiceNation رسومًا إضافية على أيام العطلات أو المكالمات بعد الساعة.
• التعافي من الكوارث : لدى VoiceNation خطة لاستمرارية الأعمال للحفاظ على استمرار العمل في حالة حدوث كوارث طبيعية.

سلبيات

• مدير النجاح : يقتصر مدير النجاح المخصص على الخطط الأعلى.
• المكالمات الصادرة : تتقاضى خدمة VoiceNation 10 سنتات في الدقيقة للمكالمات الصادرة.

إجابة

إن AnswerConnect هي خدمة رد توفر للشركات مع موظفي استقبال افتراضيين حيين للتعامل مع المكالمات والرسائل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

على عكس خدمات الرد على الهاتف الأخرى المدرجة في قائمتنا ، تبدأ حزمة دخول AnswerConnect من 325 دولارًا شهريًا لمدة 200 دقيقة ، مما يجعل AnswerConnect أقل ملاءمة للشركات الصغيرة التي لا تحتاج إلى عدة دقائق من التغطية.

التسعير

لدى AnswerConnect ثلاث خطط خدمة أساسية تتراوح بين 325 دولارًا و 475 دولارًا في الشهر.

من هناك ، يعلنون عن 13 خطة إضافية ، والتي يشار إليها باسم "خطط أكبر" على موقع الويب الخاص بهم. تغطي الخطط الأكبر ما يصل إلى 100،000 دقيقة تغطية شهريًا.

فيما يلي ملخص لكل خطة تسعير:

تشمل جميع الخطط البرمجة النصية المخصصة والرد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ودعم الدردشة الحية وجدولة المواعيد وتكامل التقويم وإدارة علاقات العملاء.

الايجابيات

• عمليات التكامل : يتكامل AnswerConnect مع CRMs الشائعة مثل Salesforce و Zoho و Slack و Google Analytics و HubSpot.
• مكالمات الفيديو : يدعم AnswerConnect مكالمات الفيديو عبر Teleport في الخطط الأعلى.
• غرس الأشجار : إجابة قم بتوصيل نباتات شجرة واحدة لكل عميل شهريًا.

سلبيات

• رسوم الإعداد : بخلاف VoiceNation ، تفرض AnswerConnect رسوم إعداد لمرة واحدة قدرها 49.99 دولارًا على جميع الخطط باستثناء خطة Growth.
• 60 ثانية فاتورة : جميع المكالمات مقربة لأقرب دقيقة. على سبيل المثال ، إذا استمرت المكالمة لمدة دقيقة وثانيتين ، فسيتم محاسبتك على دقيقتين.
• رسوم الخدمات : رسوم AnswerConnect للدعم ثنائي اللغة والتتابع الشفهي المباشر والمطالبات الصوتية.

آبي كونيكت

Abby Connect هي خدمة للرد على الهاتف مقرها لاس فيغاس توفر فريقًا مخصصًا من موظفي الاستقبال الظاهريين للرد على مكالماتك ورسائل الدردشة الحية.

تتضمن بعض ميزات Abby Connect تحديثات بيانات العميل والإيقاعات المخصصة وجدولة المواعيد. يحتوي Abby Connect أيضًا على ميزة "التحويل المباشر" حيث يزودك موظف الاستقبال بجميع التفاصيل قبل تحويل المكالمة إلى عميلك.

التسعير

تقدم Abby Connect ثلاث خطط شهرية من 299 دولارًا إلى 1199 دولارًا. فيما يلي ملخص لكل خطة:

• خطة موظف الاستقبال 1 : 100 دقيقة لموظف الاستقبال مقابل 299 دولارًا في الشهر.
• خطة موظف الاستقبال 2 : 200 دقيقة لموظف الاستقبال مقابل 549 دولارًا في الشهر.
• خطة موظف الاستقبال 3: 300 دقيقة لموظف الاستقبال مقابل 1199 دولارًا في الشهر.
• خطة الدردشة المباشرة 1 : 10 محادثات تفاعلية مقابل 129 دولارًا في الشهر.
• خطة الدردشة المباشرة 2 : 30 محادثة تفاعلية مقابل 299 دولارًا في الشهر.
• خطة الدردشة المباشرة 3 : 50 محادثة تفاعلية مقابل 469 دولارًا في الشهر.
• خطة Abby 10 المجمعة 1 : خطة موظف الاستقبال الخاصة بك + 10 محادثات مباشرة مقابل 99 دولارًا. يمكنك توفير 30 دولارًا في الشهر.
• خطة Abby 30 المجمعة 2 : خطة موظف الاستقبال الخاصة بك + 30 محادثة مباشرة مقابل 249 دولارًا. يمكنك توفير 50 ​​دولارًا في الشهر.
• خطة Abby 50 المجمعة 3 : خطة موظف الاستقبال الخاصة بك + 10 محادثات مباشرة مقابل 399 دولارًا. يمكنك توفير 70 دولارًا في الشهر.

الايجابيات

• نسخة تجريبية مجانية : لدى Abby Connect خطة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا.
• رسائل البريد الصوتي المخصصة : تقدم Abby Connect حلول بريد صوتي مخصصة لأولئك الذين يفضلونها على الرسائل المكتوبة.
• ميزة تسجيل المكالمات : لديك خيار إضافة تسجيل المكالمات إلى حسابك.
• مدير نجاح مخصص : يتم دعم جميع الخطط من قبل مدير حساب مخصص وفريق من خمسة إلى سبعة موظفين استقبال افتراضيين.
• حظر المكالمات : يمكنك حظر المتصلين غير المرغوب فيهم ومرسلي البريد العشوائي لتوفير دقائق.

سلبيات

• رسوم إضافية للخدمة على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع : تفرض Abby Connect رسومًا إضافية لاستخدام خدماتها خارج أوقات العمل.
• زيادة 30 ثانية : إذا استمرت المكالمة لمدة دقيقة و 10 ثوانٍ ، فستتم محاسبتك على دقيقة واحدة و 30 ثانية.
• لا مداواة مكالمات : لا يسمح لك Abby Connect بالاستماع إلى المكالمات الحية بين وكيل خدمة الرد على الهاتف والعميل.

هل تختلف خدمة الرد على الهاتف عن مركز الاتصال؟

ينصب التركيز الرئيسي لخدمة الرد على الهاتف على توفير لمسة إنسانية لعملاء الهاتف ، بما في ذلك توجيه المكالمات وتلقي الرسائل. من ناحية أخرى ، قد تقدم مراكز الاتصال دعمًا إضافيًا للعملاء.

بشكل عام ، تتعامل مراكز الاتصال مع احتياجات خدمة العملاء الأكثر تعقيدًا ، مثل معالجة الطلبات والدعم الفني وحل الشكاوى. يمكنهم أيضًا استخدام أدوات وبرامج متقدمة لإدارة تفاعلات العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة الحية.

فيما يلي بعض الاختلافات الأخرى بين خدمة الرد على الهاتف ومركز الاتصال:

• البرامج النصية : غالبًا ما تعتمد مراكز الاتصال على البرامج النصية المعقدة التي يمكن أن تجعل ممثلي خدمة العملاء لديهم نصوصًا نصية ، بينما تستخدم خدمات الرد على الهاتف نصوصًا بسيطة لضمان المحادثات الطبيعية مع العملاء.
• مدة المكالمة : تركز مراكز الاتصال على التعامل مع المكالمات المعقدة التي تتطلب الكثير من الاهتمام بفترات مكالمات طويلة. تعطي خدمات الرد على الهاتف الأولوية للتعامل مع عدد كبير من المكالمات القصيرة التي تتراوح مدتها من دقيقة إلى دقيقتين.
• توجيه المكالمات : تقوم خدمات الرد على الهاتف بتوجيه المكالمات إلى الشخص المناسب للتعامل مع الاستفسار. في المقابل ، تستقبل مراكز الاتصال المكالمات من خلال الإجابة على جميع أسئلة العملاء والتعامل مع الطلبات بأنفسهم.

كيف تعمل خدمات الرد على الهاتف؟

تعمل خدمات الرد على الهاتف من خلال توفير فرد أو فريق من المشغلين المدربين الذين يردون على المكالمات بدلاً من شركتك.

إليك كيفية عمل العملية عادةً:

1. خطوط الهاتف إلى الأمام : تقوم بإعادة توجيه خطوط الهاتف إلى رقم هاتف خدمة الرد على الهاتف.
2. الرد على المكالمات : عندما ترد مكالمة ، يجيب عامل الهاتف على المكالمة باستخدام اسمك أو اسم شركتك ويتبع مجموعة من الإرشادات التي قدمتها لك.
3. مكالمات الشاشة : يقوم المشغل بفحص المكالمة لتحديد أهميتها والتأكد من توجيهها إلى الشخص المناسب.
4. تحويل المكالمات : إذا كانت المكالمة عاجلة أو تتطلب اهتمامًا فوريًا ، يقوم المشغل بتحويل المكالمة إلى الشخص أو القسم المناسب داخل شركتك.
5. المتابعة : تتابع خدمة الرد على الهاتف المتصلين للتأكد من تلبية احتياجاتهم والإجابة على أسئلتهم.

لنفترض أنك تدير متجرًا على الإنترنت لبيع المجوهرات المصنوعة يدويًا. أنت شخص واحد ، لذا فأنت مسؤول عن كل شيء من صنع المجوهرات إلى التعبئة والتغليف وطلبات الشحن. أنت أيضًا الشخص الذي يجيب على استفسارات العملاء ، بما في ذلك المكالمات الهاتفية.

تجد أن الرد على المكالمات الهاتفية يستغرق الكثير من وقتك ويشتت انتباهك عن مهام أخرى مهمة. أنت قلق أيضًا بشأن فقد المكالمات عندما تكون مشغولاً أو في استراحة.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه خدمة الرد على الهاتف. يتيح لك التركيز على عملك دون القلق بشأن فقد المكالمات المهمة أو المقاطعة من قبل المكالمات غير العاجلة.

يأخذ مشغلو خدمة الرد الرسائل ، ويعيد توجيه الاستفسارات العاجلة إليك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية ، ويقدمون معلومات العمل الأساسية ، مثل ساعات المتجر وسياسات الإرجاع.

هذا لا يوفر لك الوقت فحسب ، بل يساعدك أيضًا في الحفاظ على صورة احترافية لعملك.

كما ترى ، توفر خدمة الرد على الهاتف طريقة فعالة لإدارة مكالماتك الواردة مع تجنب تكاليف خدمة العملاء التي تأتي مع تعيين موظفين إضافيين أو الاستثمار في أنظمة الهاتف باهظة الثمن.

أسباب استخدام خدمة الرد على الهاتف

يمكن أن توفر خدمة الرد على الهاتف معالجة متسقة واحترافية للمكالمات ، وتوفر الوقت والمال ، وتحسن تجربة العملاء خارج ساعات العمل.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تفكر في استخدام خدمة الرد على الهاتف:

يتم الرد على كل مكالمة

تتمثل الميزة الرئيسية لاستخدام خدمة الرد على الهاتف في الرد على جميع المكالمات ، بغض النظر عن الوقت أو حجم المكالمة.

يساعد ذلك على بناء الولاء والثقة مع العملاء الذين يقدرون راحة القدرة على التحدث إلى عامل مباشر في أي وقت.

تتوفر خدماتهم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وهي مثالية للشركات التي لديها قاعدة عملاء دولية ، حيث يمكن للعملاء الاتصال من مناطق زمنية مختلفة.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود شخص مباشر متاح للتعامل مع المكالمات الواردة يمكن أن يساعد أيضًا في منع فرص المبيعات الضائعة ، حيث يمكن للعملاء الذين لا يستطيعون الوصول إلى متجرك الاتصال بمنافس بدلاً من ذلك.

يوفر الوقت والمال

عند الاستعانة بمصادر خارجية للرد على المكالمات إلى فريق متخصص ، يمكنك تحرير موظفيك للتركيز على المهام الأساسية الأخرى ، مثل تنفيذ الطلبات والتسويق.

هذا مهم بشكل خاص لشركات التجارة الإلكترونية الصغيرة ذات الموارد المحدودة.

تفرض بعض الخدمات رسومًا شهرية ثابتة ، بينما يتقاضى البعض الآخر رسومًا لكل مكالمة أو دقيقة ، بحيث يمكنك اختيار خطة تناسب ميزانيتك ومتطلبات الاستخدام.

يساعدك على توسيع نطاق عملك

يمكن أن تساعدك الاستعانة بمصادر خارجية للرد على مكالمتك لخدمة الرد على الهاتف في توسيع نطاق متجرك عبر الإنترنت بينما تركز على تنمية الأعمال التجارية.

وفقًا لدراسة أجرتها Usabilla ، يفضل معظم العملاء وجود إنسان حقيقي يرد على مكالماتهم بدلاً من الروبوتات أو الحاضرين الآليين.

بغض النظر عن مدى سرعة نمو عملك ، يمكنك تقديم مستوى من الخدمة الشخصية التي يمكن أن تساعد في بناء ولاء العملاء وثقتهم.

يجب تجنب الأخطاء عند الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف

عند الاستعانة بخدمة الرد على الهاتف ، يجب أن تتجنب الأخطاء الشائعة مثل التعاقد مع خدمة ذات خبرة قليلة أو معدومة في الصناعة ، وساعات عمل محدودة ، ونقص الوكلاء ثنائي اللغة.

قلة الخبرة في صناعة التجارة الإلكترونية

قد لا يتمكن مزود خدمة الرد على الهاتف من تقديم مستوى الدعم الذي تحتاجه ، مما يؤدي إلى تجربة سيئة للعميل.

على سبيل المثال ، إذا اتصل أحد العملاء بمتجر أزياء عبر الإنترنت ولم يكن المشغل على دراية بمصطلحات الصناعة ، فقد يفقد العميل الثقة في عملك.

قد يؤدي ذلك إلى قيامهم بإلغاء مشترياتهم وبدلاً من ذلك نقل أعمالهم إلى مكان آخر.

هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان اختيار خدمة الرد على الهاتف ذات الخبرة في المجال والتي تتفهم متطلباتك المحددة ويمكن أن توفر دعم عملاء من الدرجة الأولى.

عدم وجود وكلاء ثنائي اللغة

قد يكون الاستعانة بخدمة الرد على المكالمات الهاتفية دون وجود وكلاء ثنائي اللغة خطأً مكلفًا إذا كان لديك قاعدة عملاء متنوعة.

في السوق العالمية اليوم ، من المهم أن يكون لديك وكلاء يتحدثون أكثر من لغة لتلبية احتياجات العملاء الذين يفضلون التواصل بلغتهم الأم. يمكن أن يؤدي عدم وجود وكلاء ثنائي اللغة إلى سوء التواصل والإحباط وفقدان الأعمال.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع منتجات التجميل للعملاء في كندا ، فقد يؤدي تعيين وكلاء يتحدثون الإنجليزية فقط إلى ضياع مبيعات العملاء الناطقين بالفرنسية.

وبالمثل ، يجب أن تبحث المتاجر عبر الإنترنت التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها عن مقدمي خدمات يتقنون اللغتين الإنجليزية والإسبانية.

عدم وجود توقعات واقعية

من المهم أن يكون لديك توقعات واقعية حول ما يمكن لوكلاء خدمة الرد على الهاتف القيام به وما لا يمكنهم فعله.

يتوقع بعض أصحاب الأعمال أن تتعامل الخدمة بشكل كامل مع جميع استفسارات العملاء ، والتي قد لا تكون ممكنة اعتمادًا على مدى تعقيد الأسئلة.

يجب عليك توصيل توقعاتك مع مزود الخدمة والعمل معًا لوضع خطة تلبي احتياجاتك.

على سبيل المثال ، قد ترغب في أن تتعامل الخدمة مع الاستفسارات الأساسية مثل أوقات الشحن ، ولكن للأسئلة المعقدة أو الدعم الفني ، قد يكون إعادة توجيه المكالمة إلى متخصص في شركتك هو الخيار الأفضل.

افكار اخيرة

يمكن أن يؤدي اختيار خدمة الرد على الهاتف المناسبة إلى تقليل عبء العمل بشكل كبير وتحسين جودة خدمة العملاء.

هناك العديد من خدمات الرد على الهاتف للاختيار من بينها ، ولكل منها نقاط قوتها وضعفها. اختر مزود خدمة يمكنه تلبية احتياجاتك ، سواء كنت تبحث عن دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، أو وكلاء ثنائي اللغة ، أو خبرة خاصة بالصناعة.

من خلال خدمة الرد على الهاتف المناسبة من جانبك ، يمكنك توجيه انتباهك نحو توسيع نطاق عملك مع ضمان رعاية عملائك جيدًا.