للناس: لماذا عمليات الأفراد مهمة جدًا

كم مرة في اليوم تقوم بتشغيل مفتاح الضوء؟

بالنسبة لمعظم الناس ، ربما عدة مرات في اليوم ، تتوقع أن تضيء الأضواء في كل مرة تقوم فيها بذلك. إن احتمال عدم تشغيل الأضواء لا يخطر ببالك حقًا.

لكن بين الحين والآخر ، تقلب المفتاح ولا يحدث شيء. عندها فقط ستدرك مدى أهمية الكهرباء لأنه في معظم الأوقات ، نتوقع دائمًا دون وعي أن تعمل - الأسلاك ، والشبكة الكهربائية ، والهندسة - تتنقل بشكل مثالي في الخلفية دون تفكير أو إشعار.

من نواح كثيرة ، هذا يشبه عمليات الأشخاص تمامًا.

عمليات الناس: نظرة خاطفة خلف الستارة

يتوقع الموظفون وأرباب العمل سير العمليات والأنظمة المتعلقة بالأشخاص بسلاسة وكفاءة ودون انقطاع.

عندما يذهب الموظفون إلى الطبيب ويسلمون بطاقة التأمين الخاصة بهم ، فإنهم يتوقعون قبول هذا التأمين. عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى بنكهم عبر الإنترنت ، فإنهم يحتاجون إلى إيداع كشوف المرتبات الخاصة بهم في الوقت المحدد. عندما يأتي شخص ما إلى المكتب ، فإنهم يتوقعون أن تعمل شارتهم عند مسحها ضوئيًا. عندما يحتاج القادة والمديرون إلى جمع معلومات عن فرقهم ، فإنهم يتوقعون أن تكون بيانات فريقهم محدثة ودقيقة.

تتطلب هذه العمليات والأنظمة التي تتم خلف الكواليس عناية واهتمامًا وتخطيطًا استراتيجيًا لا يصدق. مع 20 عامًا من الخبرة في مجال الموارد البشرية ، يمكنني أن أخبرك بشكل مباشر ، حتى في مؤسسة قديمة ناضجة ذات عمليات وأنظمة راسخة ، فإنها لا تزال تتطلب قدرًا كبيرًا من الصيانة والرعاية.

ولكن عندما تكون في مؤسسة أصغر سناً وسريعة النمو مثل G2 ، فإن إنشاء عمليات وأنظمة عمليات الأفراد هو عمل شاق وصريح تمامًا.

ومع ذلك ، يعد عنصرًا حاسمًا وضروريًا إذا أراد أصحاب العمل بناء تجربة قوية وداعمة حقًا للموظفين. بعبارة أخرى ، إذا كنت تريد جذب المواهب المتميزة والاحتفاظ بها ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن عمليات موظفيك هي أيضًا من الدرجة الأولى.

لم أكسب الكثير من الخبرة فحسب ، بل اكتسبت أيضًا الكثير من المنظور حول عمليات الأفراد خلال أكثر من عقدين من العمل في مجال الموارد البشرية. في هذه المقالة ، أود مشاركة أفكاري حول قوة عمليات الأشخاص ، وكيفية جعلها فعالة ومؤثرة ، وكيف تغيرت على مر السنين ، وبعض النصائح حول كيفية نقل عمليات موظفي مؤسستك إلى المستوى التالي.

الركائز الثلاث لنجاح الموظف

لقد عملت في قسم الموارد البشرية لفترة كافية لأعلم أن الموارد البشرية نادرًا ما تكون القسم المفضل للموظفين. يرجع بعض ذلك إلى عدم فهم ما يفعله الموارد البشرية ولماذا ، ولكن هناك أيضًا العديد من القوالب النمطية القائمة منذ فترة طويلة في مجال الموارد البشرية في عالم الشركات.

أحد الصور النمطية الشائعة في الموارد البشرية التي غالبًا ما أواجهها وتحدثت Academy To Innovate HR عنها في مدونة حديثة هو أن الموارد البشرية تدور حول تعيين الموظفين وتوبيخهم وفصلهم من العمل.

بكل إنصاف ، يعد إعداد موظفين جدد ، وإدارة الأداء ، وضمان التزام الموظفين بسياسات السلوك المناسبة ، وإخراج الموظفين من العمل بعضًا مما يفعله قسم الموارد البشرية - لكنه مجرد جزء بسيط.

تمامًا مثل فرق المبيعات أو التسويق أو الهندسة أو الشركات ، فإن مسؤوليات فريق الموارد البشرية واسعة النطاق وتشمل أكثر بكثير مما تعتقد. هنا في G2 ، تسمى وظيفة الموارد البشرية لدينا نجاح الموظف (سأعرف المزيد عن أهمية تمييز هذا الاسم لاحقًا) ، ويتكون نجاح الموظف من ثلاثة فرق.

1. اكتساب المواهب

الأول هو فريق اكتساب المواهب ، الذي يهدف إلى جذب وتوظيف وتوظيف أفضل المواهب الممكنة. بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على دراية بالموارد البشرية ، هناك أكثر بكثير من مجرد نشر وصف وظيفي وفحص المرشحين. يبدأ عمل فريق اكتساب المواهب قبل أن يتقدم أي مرشح بعلامة تجارية لصاحب العمل لبناء خط أنابيب متنوع.

بمجرد أن يتقدم المرشح ، يكون اكتساب المواهب مسؤولاً عن بناء وتشغيل عملية مقابلة عادلة وشفافة وشاملة مع أنظمة التسجيل ووقت الاستجابة في الوقت المناسب. بعد ذلك ، يشرف اكتساب المواهب على عملية الإعداد للتأكد من أن كل موظف جديد مهيأ للنجاح ويعمل عن كثب مع المديرين لضمان توافقه بشكل جيد.

2. خبرة الموظف

فريق نجاح الموظف الثاني في G2 هو تجربة الموظف ، وهو مكرس لخلق تجربة عمل استثنائية للموظفين - من لحظة انضمامهم إلى G2 إلى وقت خروجهم من الشركة وتصبح خريجين.

ويشمل ذلك إدارة الأداء ، وتطوير التعلم ، والثقافة وبناء المجتمع ، والجهود الخيرية ، واستراتيجية استطلاعات المشاركة ، وإنشاء مكان عمل يشعر فيه كل موظف بالتقدير والتواصل والإلهام. نظرًا لطبيعة هذا العمل واسعة النطاق ، تتعاون خبرة الموظف بشكل وثيق مع جميع فرق نجاح الموظف.

3. عمليات الأفراد

الفريق الأخير الذي يشكل نجاح الموظف في G2 هو عمليات الأفراد ، الفريق الذي أفخر بقيادته وأعتقد أنه بالغ الأهمية لاستراتيجية فعالة ومؤثرة للأشخاص.

تُعرِّف CHRMP "عمليات الأفراد" على أنها تغطي جميع جوانب كيفية إدارة الشركة لموظفيها. وهي تستلزم إنشاء وتطبيق وإدارة السياسات والبرامج والممارسات التي تلبي احتياجات الموظفين وتعزز رفاهيتهم ورضاهم الوظيفي. "

بشكل فعال ، يدعم فريق عمليات الأفراد لدينا الموظفين طوال دورة حياتهم بالكامل من خلال ضمان تنفيذ جميع العمليات والأنظمة والإرشادات المتعلقة بالأشخاص وتشغيلها بسلاسة. إنه يضفي طابعًا إنسانيًا على الأنظمة غير الشخصية لتحسين مشاركة الموظفين وتطويرهم واستبقائهم بشكل مستمر.

ماذا يفعل فريق عمل الناس؟

إن واجبات ومسؤوليات فريق عمليات الأفراد واسعة وشاملة. لإعطائك فكرة أفضل عما يستلزمه هذا العمل ، إليك فقط بعضًا مما تم تضمينه في نطاق عمليات الأشخاص:

إدارة

فريق عمليات الأفراد مسؤول عن العديد من المهام الإدارية التي تحافظ على سير العمل. تتضمن هذه المهام عادةً إدارة كشوف المرتبات ، وإدخال بيانات الموظفين ، وإدارة مزايا وسياسات الموظفين ، بما في ذلك الإجازة المدفوعة ، وخطط التقاعد ، والتأمين الصحي.

إدارة علاقات الموظفين

يتمثل أحد محاور عمليات الأفراد في منع المشكلات وحلها بين الموظفين والإدارة. يركزون أيضًا على فهم شعور الموظفين تجاه وظائفهم ، والمنظمة ، والرفاهية العامة.

السياسات واللوائح والسلامة

تعمل فرق عمليات الأفراد بشكل وثيق مع الفريق القانوني لضمان التزام المنظمة بالتشريعات واللوائح المتعلقة بالتوظيف ، بما في ذلك تلك التي تحكم تكافؤ فرص العمل وقوانين الأجور والساعات ومتطلبات الصحة والسلامة.

إذا كنت تمثل مؤسسة عالمية مثل G2 ، فهذا يتطلب أيضًا فهم القوانين واللوائح الخاصة بكل بلد تعمل فيه والتنقل بينها. وقد يكون الفريق أيضًا مسؤولاً عن تحديث ونشر قواعد السلوك الخاصة بالمؤسسة وكتيب (كتيبات) الموظفين .

من الصعود

في G2 ، يدير فريق اكتساب المواهب لدينا عملية الإعداد للموظفين الجدد. يدير فريق عمليات الأفراد لدينا عملية الخروج من الشركة ، أي عندما يغادر الموظف الشركة.

يتطلب إلغاء الخدمة مهام إدارية مثل ضمان إعادة ممتلكات الشركة ، وإخطار تكنولوجيا المعلومات وكشوف المرتبات بالتغييرات ، وإعداد أي أوراق قد يحتاج الموظف إلى توقيعها. يمكن أن تتضمن عملية "خارج الخدمة" أيضًا مقابلات إنهاء الخدمة حيث يسعى فريق العمليات للحصول على تعليقات من الموظف المغادر حول كيفية إنشاء بيئة عمل وتجربة أفضل للموظفين الحاليين والمستقبليين.

بيانات وأنظمة الأشخاص

عمليات الأفراد مسؤولة أيضًا عن جمع البيانات وتحليلها لدعم اتخاذ القرار وتحسين بيئة العمل. وهذا يشمل الحفاظ على نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS).

يتتبع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ويحافظ على جميع البيانات المتعلقة بالأشخاص ، بما في ذلك المعلومات الشخصية السرية ، وهو ضروري لتحليل دقيق للقوى العاملة. نظرًا لأن عمل فرق العمليات يعتمد على العمليات والأنظمة والبيانات ، غالبًا ما تدير فرق عمليات الأفراد أيضًا مجموعة تكنولوجيا الموارد البشرية في المؤسسة.

لماذا عمليات الناس مهمة؟

الآن ، لديك فهم جيد لما يفعله فريق عمليات الأفراد ، ولكن دعنا نتوقف لحظة للحديث عن سبب أهمية فريق عمليات الأفراد لأي مؤسسة.

"عمليات الأفراد جزء لا يتجزأ من شركتك. فهم لا يدعمون دورة حياة الموظف ويساعدون في المهام اليومية فحسب ، بل يقومون بدمج ذلك في إستراتيجية لتحقيق أهداف أعمال شركتك ".

أكاديمية لابتكار الموارد البشرية

ما أحبه في هذا الاقتباس هو أنه يجسد تمامًا قوة وقيمة فريق عمليات الأشخاص القوي ، وهو أننا نعمل كحلقة وصل بين القيادة وأهداف العمل عالية المستوى التي يضعونها مع الموظفين وعملهم اليومي .

بعبارة أخرى: تأخذ عمليات الأفراد الخطط الإستراتيجية للشركة وتساعد على تنفيذها في جميع أنحاء القوى العاملة لديك.

الناس يخططون على المدى الطويل

تساعد عمليات الأفراد على ضمان أن مؤسستك لديها استراتيجية مستدامة لعدد الموظفين ، وخطط التعاقب للأدوار القيادية ، والمكافآت الإجمالية التنافسية ضمن الميزانية. بدون هذه الاستراتيجيات ، لا يمكن لشركتك التكيف بسرعة مع التغيرات الخارجية أو الداخلية في سوق العمل.

علاقات الموظفين

لا يخفى على أحد أن أفضل المواهب يتم جذبها والاحتفاظ بها من خلال توفير بيئة عمل سعيدة ومشجعة. عندما يكون للموظفين علاقات عمل قوية وداعمة ، يستفيد الجميع. لهذا السبب يعد فريق عمليات الأفراد أمرًا حيويًا - فنحن نضمن عمل الموظفين في بيئة يشعرون فيها بالأمان والدعم في حالة ظهور أي مشكلات.

قرارات القوى العاملة القائمة على البيانات

التنفيذيون والمجالس يحبون البيانات. يدير فريق عمليات الأفراد ويوفر بيانات القوى العاملة اللازمة للتخطيط المالي والاستراتيجي قصير الأجل وطويل الأجل. عندما تفكر في أن تكاليف العمالة يمكن أن تمثل ما يصل إلى 70٪ من إجمالي تكاليف العمل ، يجب أن يكون القادة قادرين على بناء قراراتهم على بيانات موثوقة ودقيقة.

عمليات الأفراد مقابل الموارد البشرية

عندما سأل شكسبير ، "ماذا في الاسم؟" في روميو وجولييت ، أشار إلى فكرة أن الأسماء هي مجرد اتفاقية لتمييز الأشياء أو الأشخاص ، لكن ليس لها أي قيمة أو معنى.

قدم لازلو بوك ، أول رئيس لموظفي Google ، مصطلح "عمليات الأفراد" لتحدي النمط التقليدي للموارد البشرية التي تركز على الامتثال وحماية الشركة أولاً بدلاً من موظفيها. سرعان ما انتشرت وانتشرت من خلال التكنولوجيا وفي النهاية إلى الصناعات والمؤسسات الأخرى.

إذن ما هو اسم فريق الموارد البشرية؟ في رأيي المتواضع ، هناك الكثير من الأسماء. لقد نجونا من استخدام "الأفراد" في عصر دون درابر ثم انتقلنا إلى "الموارد البشرية". ولكن الآن ، وبحق ، فإن العديد من المنظمات تطلق الآن على فرقها اسم "الأشخاص" أو "الأشخاص والثقافة".

لماذا هذا مهم؟ لأنها علامة على مدى التزام المنظمة بأفرادها.

عمليات الناس تضع الناس والتعاطف في المقام الأول. لكن بالطبع ، هناك ما هو أكثر من هذا التحول من مجرد الاسم. يتعلق الأمر بالنهج العام والاستراتيجية.

• تقليل المخاطر ← دعم نجاح الموظف : من خلال عدسة إدارة الموارد ، يكون الاتجاه الطبيعي هو حماية الموارد. من خلال منظور الناس ، ينصب التركيز على كيف يمكن للناس الوصول إلى أعظم إمكاناتهم.
• تشغيل الصومعة ← شريك تجاري ومستشار : الأفراد هم أهم أصول المؤسسة وأهمها. تعمل عمليات الأفراد كشركاء ومشاورات لكامل المنظمة حول كيفية تعظيم ودعم فرقهم وأفرادهم بشكل أفضل.
• رد فعل لاحتياجات الموظفين ← نهج استباقي : عمليات الأفراد تدور حول نهج شامل واستباقي لمشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم. يتعلق الأمر بالمساعدة في بناء سعادة الموظف ورفاهيته بدلاً من انتظار الاستجابة لفك ارتباط الموظف أو تعاسته.

كيف تأخذ شعبك إلى المستوى التالي

إن بناء فريق عمليات قوي للأفراد ليس بالأمر السهل. تعد جميع الخبرات والعمليات والأنظمة التي تدخل في عمليات الأفراد استثمارًا مهمًا. ولكن بدون ذلك ، ستجد نفسك في وضع غير مؤاتٍ في سوق العمل التنافسي حيث يبحث المرشحون عن أصحاب عمل يضعون موظفيهم في المقام الأول.

سواء كنت تتطلع إلى تحسين عملياتك القائمة أو لا تزال في مرحلة البناء ، فإليك بعض النصائح التي يمكن أن تنقل عمليات الأشخاص لديك إلى المستوى التالي:

• ابتكر تجربة سلسة. الهدف الأكبر لعمليات الأفراد هو جعل أنشطة المعاملات سهلة وسلسة قدر الإمكان. قم بإجراء تغييرات على المزايا والعمليات التي توفر لجميع الموظفين وصولاً متساوياً إلى الأدوات والموارد مع الحفاظ على الامتثال التنظيمي.

• فكر في النتيجة المرجوة أولاً. مفتاح النجاح الخاص بي هو الاقتراب من كل موقف مع وضع النتيجة المرجوة في الاعتبار. ما الذي يحتاجه الجميع ، وكيف يمكننا تلبية كل هذه الاحتياجات بكفاءة؟
• أبقيها بسيطة. الموظفون يكافحون من أجل تبني ممارسات أو سياسات جديدة عندما تكون غير واضحة أو يصعب العثور عليها أو يصعب فهمها. اجعل الأشياء بسيطة ويسهل العثور عليها.
• كن واضحا بشأن الملكية. شيء تعلمته على مر السنين هو أهمية أن أكون واضحًا جدًا بشأن ملكية المسؤولية. ما هي مسؤولية الموظف؟ ما هي مسؤولية المدير؟ ما هي مسؤولية الشركة؟ تأكد من ذكرها بوضوح.
• أجب على "لماذا". العمل في صناعة سريعة التغير وسريعة التغير مثل التكنولوجيا يعني أنه من المهم أن تسأل ، "لماذا نحتاج إلى هذا؟" بدلاً من مجرد القيام بشيء ما لأنه تم القيام به من قبل. فكر في السبب والقيمة والإلحاح.

القوة للشعب

كتبت زميلتي في الفريق Amber Pandya ، مديرة تجربة الموظف في G2 ، مؤخرًا في مقالها عن DEI أن " تعقيد الأشخاص هو أيضًا ما يجعل الموارد البشرية وإدارة الأفراد مُرضية ومجزية ، ولكنها في نفس الوقت محبطة ومليئة بالتحديات في بعض الأحيان".

وتقول إن هذا التعقيد يأتي من "الموارد البشرية كونها نقطة التقاطع بين الإيرادات والحالة البشرية - شيئان لا يتماشيان دائمًا". هذا هو السبب في أن المنظمات التي يمكنها بناء بيئة عمل جذابة وداعمة حقًا تبرز في سوق العمل وتكون قادرة على جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها لأنها ، بطريقة ما ، تتحدى الوضع الراهن.

يسمى فريق الموارد البشرية في G2 نجاح الموظف. بالنسبة لي ، كانت هذه علامة على أن G2 أعطت الأولوية لنجاح موظفيها أولاً وقبل كل شيء. يسعدني أن أقول إن غرائزي الأولية كانت صحيحة لأنني ، خلال أكثر من 20 عامًا من عملي في الموارد البشرية ، لم أعمل أبدًا في شركة ملتزمة تجاه موظفيها مثل G2.

الاسم واضح تمامًا بشأن غرضه وأهدافه: إذا استثمرنا في بيئة عمل جذابة وداعمة أولاً ، وركزنا على الموظفين ليصبحوا ناجحين ، فإن الإيرادات والعملاء ستأتي حتمًا وتنقل مؤسستك إلى مستويات جديدة من النجاح.

أتساءل ما التالي لعملك؟ تعرف على المزيد حول كيفية تأثير عمليات الأشخاص في العمليات التجارية وكيفية تحسين العملية الخاصة بك.