كيفية تنظيم رحلة عمل لفريقك البعيد

يتغير عالمنا ، خاصة بالنسبة للشركات في العديد من الصناعات وهو تغيير يحدث على مستوى العالم أيضًا. إنه التغيير إلى بيئة عمل هجينة أو إلى بيئة عمل بعيدة تمامًا بالنسبة للبعض.

كان هناك تحول في العمل عن بعد بفضل السنوات الأخيرة حيث جعل شيء صغير يسمى COVID-19 العمل في الظروف المعتادة أمرًا صعبًا. من عمليات الإغلاق إلى القيود المفروضة على التباعد الاجتماعي ، تكيفت العديد من الشركات مع العمل عن بُعد.

استمرت بعض الشركات في هذا العمل عن بُعد وهناك نمو في الشركات الجديدة التي تعمل فقط على أساس عن بعد. في حين أنه قد يكون هناك العديد من الفوائد ، إلا أن هناك بعض التحديات أو الجوانب السلبية للعمل عن بعد.

كيف تنظم رحلة عمل مع فريقك البعيد؟ قد تبدو الخدمات اللوجستية للحصول على موظف أو عدة موظفين من وإلى وجهة صعبة. لحسن الحظ ، هناك مجموعة رائعة من الأدوات والبرامج المتاحة في الوقت الحاضر لجعل تخطيط رحلات العمل أمرًا سهلاً بغض النظر عن حالة العمل.

في هذا الدليل ، سنلقي نظرة على كيفية تنظيم رحلة عمل لفريقك البعيد بشكل فعال في عام 2022.

كيف تفيد رحلات العمل الفرق في المنظمة

كعمل تجاري ، فإن موظفيك هم أهم جزء فيها. أنت تعتمد عليهم في الظهور والعمل الجاد وتحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح للأعمال. ومع ذلك ، من الواضح أن بعض الشركات لا تقضي وقتًا كافيًا في المساعدة على خلق بيئة عمل صحية لموظفيها.

هل تعلم أن أكثر من نصف جميع العمال الأمريكيين غير مرتبطين في العمل؟ يمكن أن يكون نقص الإنتاجية أو الدافع في مكان العمل ضارًا بأي عمل تجاري ويزداد الأمر سوءًا إذا كان لديك العديد من الموظفين الذين يشعرون جميعًا بنفس الشعور. ومع ذلك ، توفر رحلات العمل الكثير من الفوائد للفرق بغض النظر عن مكان عملها. تابع القراءة لترى كيف تفيد رحلات العمل الفرق في المؤسسة.

# 1. يحسن علاقات الموظفين

من المهم إنشاء علاقات مع الموظفين ، خاصةً عندما يقضون على الأرجح الكثير من الوقت حولهم يوميًا. سواء كان ذلك عبر مكالمات Zoom ، عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا ، يحتاج الجميع إلى المتابعة.

تعتبر رحلات العمل طريقة رائعة للمساعدة في إيجاد حل وسط لأولئك الذين ربما ليس لديهم الكثير من علاقات العمل في العمل. يمكن أن يساعد في العثور على الاهتمامات المشتركة وبناء هذا التواصل يمكن أن يكون مفيدًا عندما يتعلق الأمر بكفاءتهم في العمل.

# 2. فهم الذات والتنمية

يمكن أن تكون الكثير من رحلات العمل ، خاصة تلك التي تتضمن بعض أنشطة بناء الفريق والشبكات ، رائعة لفهم الذات وتطوير الفرد. يستحق جميع الموظفين فرصة الازدهار في أدوارهم وكموظفين ، من المهم منحهم هذه الفرص.

يمكن أن توفر رحلات العمل التعليم وكذلك فرصة للاستمتاع بالجانب الاجتماعي للعمل في الشركة.

# 3. عظيم للصحة العقلية في مكان العمل

رحلات العمل ، سواء كانت رحلة عمل خارج المكتب أو في عطلة نهاية الأسبوع ، أو كنت تقابل عملاء جدد في بلد آخر ، فهي عذر رائع للاستمتاع ببعض الوقت بعيدًا عن المكتب. كعمال عن بعد ، من المحتمل أن يكونوا في بيئة يخلطون فيها بيئتهم الشخصية مع بيئة عملهم.

يمكن أن يكون قضاء بعض الوقت بعيدًا عنك أمرًا رائعًا لرفاههم العقلي حتى يعودوا وهم يشعرون بتوتر أقل ومستعدون للقيام بأي مشاريع مستقبلية قادمة.

# 4. يخلق الدافع ويعبر عن التقدير

كعمل تجاري ، فإن الاعتراف بالعمل الجاد لموظفيك أمر بالغ الأهمية. إنه يساعد على إبقائهم سعداء في وظائفهم وراضين بدرجة كافية حتى لا يحصلوا على مكان آخر. من خلال رحلات العمل المنتظمة ، تحافظ على إلهام موظفيك ، مما يساعد على توفير فرص وتجارب جديدة تعود بالفائدة على أولئك الذين يقدمون الكثير للشركة بشكل يومي.

خمس نصائح مفيدة لتنظيم رحلة عمل للفرق البعيدة

كيف يمكنك تنظيم رحلة عمل لفريقك البعيد بشكل فعال؟ لقد جمعنا خمس نصائح مفيدة ستجعل تنظيم رحلة عمل أمرًا خادعًا وشيئًا لن يجعل موظفيك مسؤولين عن حجز ليالي بلا نوم!

1. استخدم وكالة سفر مشتركة لمشاركة تفاصيل السفر.

قد يكون حجز سفر الشركات من أي نوع أمرًا صعبًا ، ولهذا السبب يبدو أن استخدام وكالة سفر للشركات للتعامل مع كل ذلك من أجلك هو الحلم الصحيح؟ مشكلة مع الفرق البعيدة ، وكذلك أولئك الذين يشاركون نفس مساحة العمل ، لن تكون دائمًا في نفس المكان وفي نفس الوقت لمشاركة تفاصيل السفر.

مع وكالة السفر ، يمكن للمسافرين البقاء على اطلاع دائم بترتيبات سفرهم من خلال هذه المنصة. لا يتم تغطية عنصر الحجز فحسب ، بل سيحصل المستخدمون على جميع المعلومات ذات الصلة اللازمة لسفرهم ، سواء كانوا يستقلون طائرة أو قطارًا أو يستأجرون سيارة.

مع قيام العديد من الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لعملياتها التجارية ، فمن المنطقي أن تفعل الشيء نفسه لاحتياجات السفر الخاصة بك. في الواقع ، قبل الوباء ، بلغ حجم سوق التعهيد العالمي 92.5 مليار دولار. إنها خدمة تشتد الحاجة إليها تستخدمها العديد من الشركات الآن وستواصل القيام بذلك.

2. قم بإنشاء خط سير رحلة مرن.

بالنسبة لفريقك البعيد ، من المهم أن يكونوا على دراية بالخطط التي تم وضعها أثناء الرحلة. تعد مسارات السفر كلاسيكية لكل من العمل والمتعة ، لذا تأكد من إنشاء واحدة للرحلة في وقت مبكر.

ستكون هناك بعض رحلات العمل التي ربما لا تسمح بالكثير من التوقف ، ومع ذلك ، من الجيد دائمًا التمتع ببعض المرونة في الجدول الزمني حيثما أمكن ذلك. لذلك يمكن أن يوفر هذا أحكامًا لأي شيء لا يتم التخطيط له تمامًا وحيث قد تضطر إلى اختيار نهج مختلف.

هناك قوالب رائعة على الإنترنت يمكنك تنزيلها وتعديلها كما يحلو لك ، وتوزيعها على فريقك البعيد عند الحاجة.

3. البحث وتقديم المعلومات عن الوجهة.

تحتاج أي رحلة عمل إلى تزويد مسافريها ببعض المعلومات الأساسية عن الوجهة. من أحوال الطقس المتوقعة إلى الثقافة المحلية وأي شيء يستحق المعرفة ، خاصة إذا كنت ذاهبًا إلى دولة أخرى.

إذا كان لديك شخص مسؤول عن حجز سفر الشركة هذا داخليًا ، فنحن نقترح أن يقوموا بتجميع ورقة الغش التي يمكن لكل موظف استخدامها والرجوع إليها عندما يكونون في رحلاتهم.

4. تنظيم أنشطة بناء الفريق أو الرحلات.

لا تحتاج رحلات العمل بالضرورة إلى أن تكون كلها أعمالًا وليست ممتعة. حتى تلك المخصصة للأعمال التجارية وليس بالضرورة التي تركز على بناء الفريق لا يزال بإمكانها التمتع بعنصر من المتعة.

مع ذلك ، حاول تنظيم بعض أنشطة بناء الفريق أو الرحلات الاستكشافية سواء كان ذلك لتذوق النبيذ في المساء أو القيام برحلة ليوم واحد إلى بقعة ساخنة محلية للسياح.

ستساعد هذه الأنشطة في تفتيت الرحلة لإضافة المزيد من التوازن ، خاصةً عندما تتوقع أن يظل الموظفون بعيدًا عن حياتهم الشخصية خارج العمل لعدة أيام أو أسابيع في كل مرة.

5. خطط للتأخيرات غير المتوقعة.

سيكون هناك دائمًا تأخير تقريبًا عندما يتعلق الأمر بالسفر. لقد ألقى الوباء بالتأكيد بخطط السفر في حالة من الفوضى بالنسبة للبعض ولا يزال يمثل مشكلة في بعض مناطق العالم. لذا خطط للمستقبل ولكن خطط لما هو غير متوقع أيضًا. قد يكون قول ذلك أسهل من فعله ، لكن وجود خطة احتياطية في حالة عدم نجاح شيء ما بالطريقة التي كنت تأمل أن يكون أفضل من عدم وجود أي خطط أخرى.

ما هي الطرق التي يمكنك بها تحسين علاقات الموظفين عن بعد؟

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين علاقات الموظفين حتى عندما يكون فريقًا بعيدًا تعمل معه. فيما يلي بعض الاقتراحات للحفاظ على هذا التواصل حيًا وبصحة جيدة في جميع الأوقات.

• استمتع بصباح قهوة Zoom

لا يزال من الممكن أن تكون صباحات القهوة ذات الزووم أمرًا مهمًا ، حتى لو كانت إحدى ميزات الذروة أثناء الوباء.

إذا كان لديك فريق بعيد ، سواء كنت تفعل ذلك كل يوم أو مرة واحدة في الأسبوع ، فاستغرق 15-20 دقيقة من صباحك لتنظيم جلسة Zoom حيث يستمتع الجميع بفنجان من القهوة ( أو الشاي ). ليس من الضروري أن يكون متعلقًا بالعمل ، مجرد فرصة للاسترخاء والدردشة!

• تحقق من الاجتماعات الفردية

تُعد الاجتماعات الفردية طريقة رائعة للتحقق بانتظام من موظفيك وللتأكد من أنهم يؤدون أدوارًا جيدة في أدوارهم. في بعض الأحيان ، قد يواجه الموظفون صعوبة في تحمل عبء العمل أو ربما يمرون بأسبوع شاق.

من الجيد إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة للسؤال عن أداء الموظف وكيف يمكن للمشرف أو المدير المساعدة في أي شيء يصبح مشكلة. في المقابل ، ستحصل على تحسينات في الرضا الوظيفي ويظهر لفريقك في النهاية أنك تهتم برفاهيته الشخصية أيضًا.

• استخدم الأدوات التعاونية

هناك العديد من الأدوات والبرامج المتاحة على الإنترنت لاستخدامها في هذا العالم الحديث. استخدم الأدوات التعاونية لأنها موجودة لسبب ما. من المفيد أن يكون لديك اتصال دائم متاح ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد. سواء كان ذلك سلاك للتواصل الفوري مع Zoom لجدولة الاجتماعات.

من السهل التخطيط لرحلات العمل باستخدام الأدوات المناسبة

بالنسبة لفريقك البعيد ، لا يجب أن يكون التخطيط لرحلة عمل أمرًا صعبًا. يمكن أن تكون في الواقع عملية ممتعة يمكن أن يكون التخطيط لها ممتعًا ، بغض النظر عن مدى كثافة العمل. تأكد من استخدام الأدوات المتاحة والاستعانة بمصادر خارجية لأي مساعدة إضافية قد تحتاجها للحصول على رحلات عمل ناجحة في كل مرة.