عملية إعداد عميل الوسائط الاجتماعية المكونة من 12 خطوة للعاملين لحسابهم الخاص ووكالات التسويق

لقد عرضت خدماتك ، وأرسلت عرضك ، وربحت نفسك عميلًا جديدًا. تهانينا!

أنت متحمس ومتوتر ومستعد للبدء.

ماذا الان؟

اجعلها رسمية!

يعرف معظم مديري وسائل التواصل الاجتماعي ووكالات التسويق أن الوصول إلى عميل جديد هو مجرد البداية.

المرحلة التالية هي إعدادهم لجعل علاقة العمل الجديدة الخاصة بك رسمية.

مفتاح عملية الإعداد السلس للعميل هو التخطيط وطرح الكثير من الأسئلة ذات الصلة. الهدف هو الفهم الكامل لعلامة العميل التجارية واحتياجاته وتوقعاته قبل إطلاق أي حملات أو البدء في النشر على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة به.

فيما يلي 12 خطوة لمساعدتك على ضمان سلاسة عملية إعداد العميل.

ما هو إعداد العميل ؟

إن إعداد العميل هو ببساطة الترحيب بالعملاء الجدد في عملك. هذا هو الانطباع الأول للعميل عن طبيعة العمل معك. كيف تبدأ هذه العلاقة ستحدد كيف ستسير الأمور على المدى الطويل.

عملية الإعداد هي وسيلة لك ولعميلك للتعرف على بعضكما البعض بشكل أفضل قبل القفز إلى العمل الفعلي. يتيح لك معالجة أسئلتهم ومخاوفهم وتحديد التوقعات. كما أنه يساعد على تبسيط سير العمل عند بدء العمل.

لماذا تحتاج إلى عملية إعداد العميل ؟

يمنحك إعداد عملاء جدد مع عملية مناسبة في مكانها فرصة لفهم رغبات واحتياجات عميلك الخاصة بشكل أفضل وتحسين احتمالية تقديم تجربة عالية المستوى.

على الرغم من أنك قد تكون قد ناقشت نطاق الخدمة أثناء عرضك ، فقد لا تكون قد حددت توقعات دقيقة. تسمح عملية الإعداد لك وللعميل بوضع توقعات واضحة والتأكد من أنكما على نفس الصفحة قبل بدء العمل رسميًا.

يمكّنك Onboarding من الحصول على جميع الإجابات التي تحتاجها دفعة واحدة وتجنب الانتقال المستمر مع العملاء ذهابًا وإيابًا حول الأشياء التي كان يجب أن تعرفها وتطلبها مقدمًا. لا توجد طريقة أفضل لإقناع عملائك الجدد بالعلامة التجارية منذ البداية وبناء علاقات دائمة معهم أكثر من هذا!

قوالب إعداد العميل التي ستحتاجها

لجعل عملية الإعداد أسرع وأكثر فاعلية ، من الجيد أن يكون لديك نموذجان لكل مستند إعداد.

القالب هو نموذج مستند مُنسق مسبقًا يحتوي على أهم عناصر التخطيط والتصميم. إنها مفيدة عندما تكون هناك حاجة إلى نوع معين من المستندات بشكل متكرر ، حيث لا يتعين عليك إنشاء التخطيط من البداية في كل مرة.

لا يوفر لك هذا الوقت فقط عند تسجيل عملاء جدد ، ولكنه يساعد عملائك أيضًا على رؤيتك كمحترف أنت.

إليك بعض المستندات التي ستكون في متناول يديك أثناء انضمامك لعملاء جدد.

نموذج اقتراح العميل

يوضح نموذج اقتراح وسائل التواصل الاجتماعي أفكارك لجعل حساباتهم أكثر نجاحًا. يجب أن يحتوي على نطاق العمل وأهداف وسائل التواصل الاجتماعي التي تنوي تحقيقها ونظرة عامة على الجدول الزمني للمشروع والميزانية. هذا النموذج ضروري لأنه يسمح للعميل بالتحقق مما إذا كانت أفكارك تتوافق مع أهدافهم.

عقد العميل

عقد العميل هو وثيقة مهمة يجب عليك التوقيع عليها قبل البدء في أي عمل. أنت لا تريد أن تعمل بنفسك حتى العظم فقط حتى يخرج العميل من الصفقة دون إشعار.

يجب أن يحدد العقد الخدمات التي ستقدمها وبأي تكلفة ، ومن يدفع النفقات ، ومن يملك العمل الذي تقوم بإنشائه ، وتفاصيل الإنهاء لكلا الطرفين ، ومتى يحين موعد السداد.

احصل على محام للمساعدة في كتابة نموذج عقد قياسي. يمكنك بعد ذلك تخصيصه لكل عميل لمراجعته والتوقيع عليه. ثم وقع عليها بنفسك ، وستكون على ما يرام!

استبيان على متن الطائرة

تريد الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات لتطوير استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. استبيان الإعداد هو قائمة من الأسئلة لمعرفة المزيد من التفاصيل حول ما يتوقعه العملاء منك وكيف يمكنك تقديمه. فكر في أفضل الأسئلة لمساعدتك على فهم أهدافهم والسوق المستهدف والمنافسين وجهود وسائل التواصل الاجتماعي السابقة بشكل كامل.

في هذا القسم ، سوف نستعرض بعضًا من أفضل الأسئلة لتضمينها في الاستبيان الخاص بك.

تفاصيل الدفع لنموذج الفواتير

يجمع هذا النموذج المباشر معلومات فواتير العملاء أو معلومات الاتصال أو بطاقة الائتمان أو تفاصيل الدفع الأخرى التي تحتاجها عند إصدار الفواتير لهم. يؤهلك القيام بهذا العمل الإداري مسبقًا للحصول على أموال في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا استخدام هذا النموذج لتزويدهم بمنصة الدفع المفضلة لديك.

استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي قالب

تعد إستراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي ضرورية لأي شخص يعمل بالقطعة أو وكالة في وسائل التواصل الاجتماعي بعد عقد العميل. يوضح هذا النموذج العمل الذي تخطط لتنفيذه لعميلك وما تأمل في تحقيقه. إنه يحدد بوضوح أهدافك ، والتكتيكات التي ستستخدمها لتحقيقها ، والمقاييس التي ستتبعها لقياس النجاح ، والأنظمة الأساسية المحددة التي ستستخدمها.

تدقيق وسائل التواصل الاجتماعي

يقوم تدقيق الوسائط الاجتماعية بتحليل الحالة الحالية وأداء ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية لعميلك. إنها تحدد ما هو جيد وما يجب تحسينه لجعل وسائل التواصل الاجتماعي أكثر فاعلية لأعمال عميلك.

تقويم المحتوى قالب

قالب تقويم المحتوى هو جدول نشر مقترح. يظهر عندما تنوي نشر منشورات الوسائط الاجتماعية القادمة بالإضافة إلى الصور أو مقاطع الفيديو المطلوبة لكل منشور. يساعد في الحفاظ على تنظيمك أنت وفريقك بأكمله.

دليل الأسلوب

دليل الأسلوب هو جزء لا يتجزأ من أي استراتيجية تسويق. يقدم هذا المستند إرشادات لتقديم العلامة التجارية للعميل من منظور مرئي ولغوي.

قد يكون لدى بعض العملاء بالفعل أدلة أسلوب خاصة بهم - والتي يمكنك طلب مشاركتها معك - بينما قد يحتاج الآخرون إلى المساعدة في إنشاء واحدة. سيساعدك النموذج الخاص بك في إنشاء نموذج للعملاء الذين ليس لديهم واحد حتى الآن.

كيفية إعداد عميل جديد في 12 خطوة

من الضروري أن يكون لديك عملية منهجية لتضمين عملاءك على مواقع التواصل الاجتماعي. كلما زادت كفاءة عملية إعداد الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، زادت سلاسة التجربة التي تتمتع بها أنت والعميل طوال فترة علاقة العمل.

أدناه ، حددنا 12 خطوة يمكنك استخدامها كأساس لإنشاء قائمة التحقق الفريدة الخاصة بك.

1. توقيع العقد

كما ذكرنا ، عقدك هو أهم وثيقة. لذلك أولاً ، أرسل نموذج العقد هذا إلى عميلك أو اطلب العقد المفضل للعميل. يجب أن يتضمن العقد تفاصيل مثل:

• معلومات التسعير (إذا كان الدفع يعتمد على الإنجازات أو المعالم)
• شروط الدفع مثل مقدمًا في بداية كل شهر ، 50٪ مقدمًا و 50٪ عند التسليم ، 100٪ عند التسليم ، إلخ.
• تفاصيل الإنهاء لك وللعميل
• اتفاقية عدم الإفشاء حول كيفية التعامل مع المعلومات والموارد التجارية.

يجب على كلا الطرفين مراجعة شروط العقد والتوقيع في حالة الاتفاق.

2. إرسال استبيان على متن الطائرة

بعد ذلك ، أرسل استبيان العميل الخاص بك لملء الفجوات في فهمك للعميل ومساعدتك على تطوير استراتيجية تسويق مناسبة عبر وسائل التواصل الاجتماعي. لدينا المزيد من النصائح أدناه حول ما يجب تضمينه في الاستبيان الخاص بك.

أداة مجانية مثل Survey Monkey أو TypeForm هي طريقة رائعة لإنشاء الاستبيان الخاص بك. والأفضل من ذلك ، استخدم CRM - إذا كنت تستخدم بالفعل واحدًا - واجعل الإجابات متزامنة مباشرة مع حساب العميل الخاص بك في CRM.

3. اطلب دليل أسلوبهم  

اسأل عميلك عن دليل أسلوبه. سيرشدك هذا إلى كيفية تمثيل علامتهم التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي. إذا لم يكن لدى العميل دليل حالي ، فقد يكون إنشاء دليل مفيد جدًا لجهودك التسويقية.

سيساعدك دليل الأسلوب على فهم علاقة الشركة بعملائها أو عملائها. يجب أن يشرح الدليل الأسلوب المقصود للشركة ونبرة الصوت على وسائل التواصل الاجتماعي. على سبيل المثال ، قد يرغب عميلك في الظهور بشكل ودود ولكنه محترف ، أو قد يفضل عميل آخر لغة عادية ومتواضعة. يجب أن يتضمن دليل النمط أيضًا أصولًا أساسية للعلامة التجارية مثل الشعارات والخطوط والألوان والصور وما إلى ذلك.

سيضمن اتباع دليل أسلوب العميل الخاص بك أن تحافظ على حضور ثابت على جميع منصات وسائل التواصل الاجتماعي وتأسيس وجود موحد لأي شخص يشارك في العمل.

4. تعيين أعضاء الفريق

هذه الخطوة لوكالات التسويق ، لذا يتخطى المستقلون الأمر!

اعتمادًا على طبيعة خدمات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي التي ستقدمها ، قد تعمل مع فريق من منتجي الفيديو ومتخصصي التحليلات واستراتيجيات العلاقات العامة وكتّاب الإعلانات ومصممي الرسوم والمزيد. قم بتعيين أعضاء الفريق المناسبين لعميلك.

اختر مدير حسابك بحكمة ، حيث سيلعب الدور الأكثر أهمية ، لا سيما في أخذ العميل خلال عملية الإعداد.

أطلع الفريق على شكل ومظهر العلامة التجارية للعميل. تأكد من فهمهم لأهدافهم والدور الذي يجب أن يلعبه الجميع لتحقيق هذا الهدف. يضمن هذا الملخص أن يكون الجميع في نفس الصفحة.

5. نرحب بهم في عملك

الآن بعد أن انتهيت من معظم الإجراءات ، حان الوقت لمنح عميلك ترحيبًا حارًا بعملك.

تهدف هذه الخطوة إلى إخبار عميلك بأنكما على وشك البدء بشيء عظيم وتحديد نغمة وإيقاع علاقة العمل الخاصة بك.

يمكنك إنشاء حزمة ترحيب أنيقة ذات علامة تجارية باستخدام أداة مجانية مثل Canva. يجب أن تتضمن حزمة الترحيب الخاصة بك ما يلي:

• تفاصيل (معلومات الاتصال والدور) للفريق الذي عينته للعمل على حساب العميل.
• ملخص لأهداف العميل والجمهور المستهدف.
• ملخص للخدمات التي ستقدمها بشكل مستمر.
• مخطط تفصيلي للمعالم والمراحل المختلفة للعمل الذي ستقوم به.
• مقدمة عن أدوات الوسائط الاجتماعية التي ستستخدمها أنت وفريقك لإدارة عملهم.
• تذكيرات لأي من عناصر التدبير المنزلي الأخرى التي لا تزال بحاجة إلى المعالجة.

اغتنم هذه الفرصة لتحديد التوقعات من كلا الطرفين وقم بتضمين قائمة التوقعات التي ستكون لديك من العميل لمنع أي اختناقات من نهايتها. يجب عليك أيضًا إخبارهم بعدد المرات التي ستلتقي فيها ومدة الاجتماع حتى يتمكنوا من الاستعداد مسبقًا.

6. ابدأ بمكالمة أولية

بمجرد إرسال حزمة الترحيب ، يجب عليك أنت أو مدير حسابك (إذا كان لديك واحدة) تحديد موعد لمكالمة البداية مع العميل.

المكالمة الافتتاحية هي فرصتك لتهدئة عميلك الجديد بشأن عملية الإعداد.

بعد المقدمات ، اصطحب العميل وفريقه من خلال الأهداف والجدول الزمني للمشروع على النحو المنصوص عليه في حزمة الترحيب الخاصة بك. هذا هو الوقت المناسب للرد على أي أسئلة توضيحية.

• ناقش خدماتك كما هو موضح في حزمة الترحيب.
• قم بتأكيد عملية الموافقة على العمل المنجز.
• تأكد من المواعيد النهائية لتقديم العمل.

امنح كل شخص في الاجتماع بضع دقائق لطرح الأسئلة والحصول على إجابات أو تقديم ملاحظات بشأن المشروع. أخيرًا ، راجع إجراءات الاجتماع وكرر المهام التي ستحتاج أنت والعميل لإكمالها.

7. الوصول إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم

بصفتك مديرًا لوسائل التواصل الاجتماعي ، من الواضح أنه من الضروري أن يكون لديك حق الوصول إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالعميل حتى تتمكن من تشغيلها بفعالية. لسوء الحظ ، غالبًا ما تكون هذه إحدى الخطوات التي تعيق المشروع.

يمكنك المساعدة في جعل هذه العملية أسهل وأسرع إذا قدمت إرشادات حول كيفية القيام بذلك. الأهم من ذلك ، دع عملائك يعرفون أن لديك طريقة آمنة لإدارة وتخزين معلومات تسجيل الدخول الخاصة بهم.

يمكنك إنشاء نموذج بسيط لما تحتاجه بالضبط لكل حساب على وسائل التواصل الاجتماعي. أسأل عن:

• عناوين URL لجميع ملفات التعريف الاجتماعية ذات الصلة
• تسجيل الدخول وكلمة المرور لجميع الحسابات
• وصول المسؤول عند الاقتضاء (Facebook Business Manager ، Google Analytics ، إلخ.)

8. قم بإضافتها إلى أدواتك

يستخدم معظم مديري وسائل التواصل الاجتماعي مجموعة من الأدوات لتبسيط عملهم. حان الوقت لإضافة عملائك إليهم.

إذا كنت تستخدم أداة CRM مخصصة لوكالتك ، فأضف جميع التفاصيل المتعلقة بالعميل إلى النظام. قد يشمل ذلك إنشاء مجلد Google Drive جديد ولوحة على Trello أو أداة إدارة المشروع التي تختارها. أضف عميلك إلى أداة الاتصال والتعاون المفضلة لديك ، مثل Slack أيضًا.

أيضًا ، قم بدمج حسابات الوسائط الاجتماعية لعميلك في أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي والتحليلات مثل Sked Social.

9. إجراء تدقيق وسائل الإعلام الاجتماعية

تتمثل إحدى أهم خطوات إنشاء إستراتيجية فعالة لوسائل التواصل الاجتماعي في تدقيق أنشطة الوسائط الاجتماعية الحالية للعميل. يتضمن ذلك مراجعة مقاييس الوسائط الاجتماعية لعميلك للوصول إلى النمو وتحديد الفرص.

يجب أن يحتوي تدقيق الوسائط الاجتماعية على قائمة بجميع الأنشطة الحالية لكل منصة اجتماعية يستخدمها عميلك. يجب أن يشمل ذلك:

• كم مرة ينشرون على كل منصة.
• عدد المتابعين ، الإعجابات ، التعليقات ، معدل المشاركة ، إلخ.
• مراجعة نبرة صوتهم وأسلوب كتابتهم على قنوات مختلفة.
• كيف تعمل أنشطتهم الحالية.
• ما هي أنواع المحتوى التي تحقق أفضل أداء (فيديو ، صور ، إلخ.)
• ما يقال عن العميل لفهم كيف يشعر الناس تجاه علامته التجارية.

10. قم بأبحاثك

بالإضافة إلى تدقيق وسائل التواصل الاجتماعي ، من الضروري البحث عن العلامة التجارية للعميل. يتضمن ذلك كل ما يؤثر على العلامة التجارية خارجيًا ، بما في ذلك اتجاهات الصناعة.

ابحث في الصناعة التي يعمل فيها عميلك لفهم كيفية عملها. اقرأ عن أحدث الاتجاهات في الصناعة وما تعنيه لعميلك. أيضًا ، احصل على آخر الأخبار من هذه الصناعة.

قم بإجراء تحليل تنافسي لتحديد ما لا يقل عن 3-4 من كبار المنافسين. اكتشف عدد المرات ونوع المحتوى الذي ينشرونه ، وصوت علامتهم التجارية ، وما يقوله عملاؤهم عنهم. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه البيانات ومقارنتها بما جمعته من تدقيق العميل للمساعدة في إنشاء إستراتيجية فعالة لوسائل التواصل الاجتماعي لعميلك.

11. فلتبدأ العمل

الآن بعد أن أصبح عميلك جاهزًا بالكامل ، حان الوقت لبدء التفكير في كيفية تنفيذ استراتيجية التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. ابدأ بإنشاء المحتوى الخاص بك والتخطيط له وتحديد كل شيء في تقويم المحتوى الخاص بك.

بعد ذلك ، ابدأ ببعض القوالب للنشر وإعداد التقارير لمساعدتك على تقليل دقائق من أنشطتك اليومية. إذا كنت تعمل لحسابهم الخاص بمفردك وليس لديك دعم لتصميم الجرافيك في فريقك ، يمكن أن تكون أداة مثل Canva مفيدة للغاية.

12. مواكبة التحديثات

علاقة العمل القوية غير مكتملة بدون تحديثات منتظمة. تأكد من أن عميلك دائمًا على اطلاع دائم بما تفعله من أجله. ابقهم على اطلاع دائم بالتقدم المحرز والنتائج التي تحققها لهم.

25 سؤالاً لطرحها في استبيان إعداد العميل الخاص بك

كما ناقشنا أعلاه ، يعد استبيان إعداد العميل ضروريًا لجمع معلومات إضافية ، مثل الأهداف ورؤية العميل للمشروع. إنها تشكل جزءًا لا يتجزأ من عملية الإعداد.

فيما يلي بعض الأسئلة التي نقترح تضمينها في الاستبيان الخاص بك.

معلومات العميل

• ما هي الأسماء والأدوار ومعلومات الاتصال لأعضاء الفريق الذين سنعمل معهم؟
• ما هي طريقتك المفضلة في الاتصال؟
• من هو جهة الاتصال الاحتياطية في حالة الطوارئ؟
• ما هي حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بك؟
• ما هي تفاصيل الوصول إلى هذه الحسابات؟

المعلومات التسويقية

• ما هي المركبات الإعلانية التي يتم النظر فيها؟
• ما هي أهداف شركتك قصيرة وطويلة المدى؟
• ما هو عرض القيمة الفريدة لعملك؟
• من هو السوق المستهدف ، والجمهور ، والشخصية؟
• ما هي المواقع الجغرافية التي تستهدفها ، وما هي لغتك وتفضيلاتك الإملائية؟
• من هم أفضل 3-5 منافسين لديك؟
• كيف تحل منتجاتك / خدماتك مشاكل العملاء المحتملين؟
• هل تمتلك دليل نمط العلامة التجارية؟
• ما الخط الذي تستخدمه للتسويق والعلامة التجارية الخاصة بك؟
• كيف تريد أن يشعر جمهورك المستهدف بعد رؤية العلامة التجارية أو موقع الويب أو الإعلان؟
• ما هي "شخصية" و "نغمة" علامتك التجارية؟
• من هم المنافسون الرئيسيون البالغ عددهم 3-5؟

معلومات المشروع

• هل حددت أهدافًا لهذا المشروع؟
• ما هي المقاييس التي سوف تتبعها لقياس النتائج؟
• هل لديك إطار زمني محدد للوقت الذي سيستغرقه هذا المشروع؟
• ما العناصر التي ستحتاجها وكالتنا كاملة مقابل ما سيقدمه فريقك؟
• ما هي المتطلبات القانونية لهذا المشروع؟
• هل هناك أي شيء يعجبك ولا يعجبك في استراتيجيتك الحالية؟

معلومات عامة

• ما الذي يثيرك أكثر بشأن العمل معنا؟
• كم مرة ترغب في تلقي تقارير تسويقية محدثة؟

اختر الأسئلة ذات الصلة من أعلاه أو قم بإنشاء المزيد من الأسئلة الخاصة بك لإنشاء استبيان مخصص سيساعدك في تسليحك بكل المعلومات التي تحتاجها لعملائك.

الأدوات تصنع مديرًا لوسائل التواصل الاجتماعي

قد يبدو إنشاء عملية تأهيل شاملة أمرًا مربكًا في البداية ؛ نحصل عليه. ولكن بمجرد الانتهاء من ذلك ، سيساعد ذلك في تبسيط سير عملك وكيفية عملك والتواصل مع عملائك. ستفاجأ بسرور بمدى سهولة الحصول على جميع المعلومات الهامة التي تحتاجها لبدء تنفيذ إستراتيجية العميل بضربة واحدة - خاصةً إذا كانت جميع قوالب المستندات جاهزة مسبقًا.

بالإضافة إلى عملية إعداد العميل المؤتمتة والفعالة ، يجب أن يمتلك كل مدير وسائط اجتماعية الأدوات المناسبة. الأدوات المناسبة ستجعل عملك أسهل بكثير.

على سبيل المثال ، Sked Social هي أداة لإدارة الوسائط الاجتماعية يمكنها مساعدتك في إدارة حسابات الوسائط الاجتماعية المتعددة بكفاءة في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لديك إمكانية الوصول إلى أدوات وتحليلات جدولة Instagram المتقدمة.

قم بإدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي لعملائك مثل البطل الخارق مع Sked Social. ابدأ اليوم!