9 قواعد المكتب التي يكرهها الجميع

القواعد جزء من حياتنا ، ومن المتوقع أن نتبعها في كل مكان. من المدارس إلى مكتبنا ، لدى كل منظمة مجموعة من القواعد التي يجب على كل منظمة مرتبطة بها اتباعها.

قواعد المكتب هي مجموعة من القواعد المكتوبة للموظفين ليكونوا شخصًا محترفًا ومهذبًا. بينما تعتمد قواعد المكتب على الشركة ، بشكل عام ، يتم وضع بعض قواعد المكتب للسماح للموظفين بتصحيح سلوكهم في المكتب. تؤثر قواعد المكتب هذه على الجميع.

في هذه المقالة ، سنتحدث عن القواعد التي يجب على المرء اتباعها في المكتب ولكنه لا يحبها. اذا هيا بنا نبدأ.

سياسة الحضور
تقييد سياسة الإنترنت
سياسة الوقت
سياسة الحمام
العد مع سياسة الأميال
نهج العمل الإضافي
سياسة الترتيب الصارم
سياسة حظر الهواتف المحمولة
سياسة قواعد اللباس

سياسة الحضور

الحضور جزء مهم في أي منظمة. إنه في الأساس سجل لعدد الأيام التي قضيتها في المكتب في الوقت المناسب وعدد الأيام التي تأخرت فيها عن المكتب. كما أنه يحدد اليوم الذي أتيت فيه إلى المكتب. يتم حفظ كل هذه السجلات في أي نوع من أدوات الحضور التي تعتمد بشكل خاص على المنظمة.

تتوقع الشركة من الموظفين أن يفعلوا أول شيء بعد القدوم إلى المكتب وهو وضع حضورهم في سجل المكتب. ومع ذلك ، يمكن لأولئك الذين يريدون الغش في سجل الحضور ، ويجب على المنظمة استخدام أدوات أخرى للاحتفاظ بسجل للحضور .

تقييد سياسة الإنترنت

ليس هناك شك في أن الإنترنت أصبح جزءًا ضروريًا للغاية في حياتنا وفي أي منظمة ، فهو أكثر أهمية بكثير. ومع ذلك ، فإن منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الويب ليس أمرًا موثوقًا به للغاية.

بدلاً من العمل في مكاتبهم ، يميل الموظفون إلى قضاء وقتهم عن طريق القيام بأنشطة أخرى وإهمال عملهم المكتبي. للتأكد من أن الموظفين يعملون ولا يقومون بأشياء أخرى ، تقيد الشركات استخدام الإنترنت للموظفين في المكتب. ومع ذلك ، لمجرد أن شخصًا واحدًا في المكتب يقضي وقتًا في مشاهدة أشياء أخرى بدلاً من كتابة رسائل بريدية مهمة لا يعني أنه يجب معاقبة الموظفين الآخرين على ذلك. يجب أن تسمح الشركة للموظفين المسؤولين باستخدام الإنترنت في أوقات الراحة ، طالما أن العمل لا يتأثر. إلى جانب ذلك ، تمنع هذه القواعد الموظفين من إجراء الأبحاث واستخدام الإنترنت كأداة مفيدة.

سياسة الوقت

يسألها الموظفون ، "ماذا كنت تفعل طوال اليوم؟" وهو سؤال مهين للغاية بالنسبة لمعظم الناس ولا أحد يريد الإجابة عن هذا السؤال خاصةً عندما يتعين عليهم العمل طوال اليوم في المكتب. على الرغم من أن التحدي الأصعب الذي تواجهه إدارة الشركة هو الاحتفاظ بسجلات العمل والوقت الذي يقضيه الموظفون.

نظرًا لأن ساعات العمل غير المتعقبة يمكن أن تكلف خسائر فادحة تتكبدها الأعمال يوميًا في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، قد يكون الاحتفاظ بسجل لكل موظف أمرًا صعبًا على أي منظمة. يهتم مدير الشركة دائمًا بالوقت الضائع وهذا أمر طبيعي لأن ذلك يؤثر بشكل مباشر على نمو الشركة. على الرغم من أن الموظفين الذين يعملون يوميًا لا يحبون أن يتم استجوابهم بدورهم. الثقة ضرورية للتعاون الناجح في المنظمة. يجب أن يثق مدير الشركة بموظفيهم.

سياسة الحمام

لدى بعض المنظمات سياسة بشأن عدد المرات التي يمكن فيها للفرد استخدام الحمام في المكتب. يجب على المديرين عدم إضافة هذه الأنواع من السياسات إلى المكتب. عندما يضطر الموظف للذهاب ، يجب على الموظف الذهاب. ما لم يكن هذا الموظف لا يسيء استخدام حقوق الحمام ويقضي وقتًا غير ضروري دون إكمال عمله.

شركة مقرها شيكاغو ، مركز اتصال في اسكتلندا ، أمازون لديها هذه السياسة التي ينتقدها الموظفون وكذلك الأشخاص من حولهم.

على الرغم من وجود سياسة عامة واضحة للسماح للموظفين بالوصول إلى الحمامات ، إلا أنها لا تدعم إمكانية ترك الموظفين لمهامهم في أي وقت دون إكمالها بشكل مسؤول. على محمل الجد ، فإن تقييد رحلات الأشخاص إلى الحمام لن يؤدي إلا إلى منحهم الجدية مشاكل صحية .

العد مع سياسة الأميال

لدى بعض الشركات سياسة مفادها أن أي موظف يذهب في رحلة عمل من جانب الشركة ، يجب عليهم تقديم سجل بعدد الأميال التي قطعوها. هذه السياسة غير ضرورية إلى حد ما إذا كان الموظف يتكبد نفقاته الخاصة. ليست هناك حاجة للاحتفاظ بسجل لعدد الأميال التي قطعها الموظف.

يكره الموظفون عمومًا القيام بذلك لأنه يجب أن تكون هناك ثقة بين الشركة والموظف ويشعر الموظف أن الشركة لا تثق بهم. بالإضافة إلى أنه إذا كان يجب على الشركة ألا ترسل موظفًا إذا شعرت أن الموظف ليس جديرًا بالثقة.

نهج العمل الإضافي

العمل الإضافي هو الفترة التي يجب على الموظف أن يعمل فيها أكثر من ساعات عمله . بموجب قواعد وسياسات العمل الإضافي التي تحدد ساعات العمل ، يجب أن يعمل الموظف من 8 إلى 9 ساعات يوميًا في الهند ، أي ما يعادل 48-50 ساعة في الأسبوع. تقدم الشركة أحيانًا للموظفين مزيدًا من العمل للقيام به كوقت إضافي ، كما تدفع الشركة أيضًا مقابل ذلك . لا يحب الموظفون العمل الإضافي ولكن يتعين عليهم تلبية متطلبات الشركة.

سياسة الترتيب الصارم

نحن نعيش في عالم حيث يتم وضع المعايير والتصنيفات للحكم على أداء الشخص. عند استخدام التصنيفات في المكتب للإشادة بأداء الموظفين ، يعتقد العديد من المديرين أن القيام بذلك يمكن أن يلهمهم ليصبحوا أكثر قدرة على المنافسة. سيساعدهم ذلك في العمل الجاد للحاق بالمزيد.

على الرغم من أن العكس يحدث في الواقع ، يصبح الموظفون محبطين . الأشخاص الذين حصلوا على مرتبة عالية سوف يعتقدون دائمًا أنهم بالفعل في أعلى منصب ، وأنهم الأفضل. في حين أن الأشخاص الذين يتم تصنيفهم في مرتبة منخفضة جدًا يمكن أن يصابوا بالاكتئاب بسبب عملهم وقد يستسلموا.

تستخدم شركات مثل IBM و Amazon و Facebook هذه السياسة لترتيب موظفيها.

يعد تقديم التعليقات شيئًا آخر ، لكن مقارنة الموظفين بالموظفين الآخرين ليس جيدًا لنمو الشركة . يمكن للشركات مقارنة الأداء الفردي للموظف وهذا سيساعدهم في زيادة ثقتهم .

سياسة حظر الهواتف المحمولة

يمكن أن يؤدي استخدام الهواتف المحمولة في المكتب إلى تفاعل شخصي ممتد أثناء ساعات العمل. يستخدم حظر الهواتف المحمولة لحماية أسرار الشركة. تسبب الهواتف المحمولة أنواعًا مختلفة من الانحرافات في المكاتب أثناء عمل الأشخاص .

يتحدث الموظفون على هواتفهم المحمولة ، ومشاركة الصور ومقاطع الفيديو ، ونغمات الرنين العالية هي عوامل مزعجة تؤدي إلى حظر الهواتف المحمولة في المكتب. لذلك تتبع الشركات هذه السياسة. لكن. سيؤدي حظر الهواتف المحمولة دائمًا إلى إيجاد الموظفين طرقًا أخرى لاستخدامها. قد يكون لدى البعض أسباب مشروعة لاستخدام هواتفهم المحمولة والتي قد تؤثر على قدرة الموظف على العمل. أي شخص يستخدم هواتفه المحمولة فقط لتجنب القيام بالعمل سيجد طريقة أخرى لاستخدام الهاتف الخلوي أو إضاعة الوقت.

تمتلك شركات مثل Concentrix و Genpact و American Express و Accenture و Fidelity سياسة عدم استخدام الهواتف المحمولة في مكاتبها.

تحتاج الشركات فقط إلى قواعد لحماية خصوصيتها. لذلك يجب أن يسمحوا للهواتف المحمولة أثناء وقت الراحة . لذلك في حالة الطوارئ ، سيتمكن الموظفون من استخدامها.

سياسة قواعد اللباس

يستمر الجدل حول ما إذا كان يجب أن يكون لدى الشركات سياسة خاصة بقواعد اللباس أم لا لفترة طويلة . تعتقد بعض المنظمات أنه من الضروري أن يكون لدى موظفيها معايير معينة فيما يتعلق بطريقة لبسهم في المكتب. يعد هذا إلزاميًا عندما يتعين على الموظفين حضور تفاعلات وجهًا لوجه مع العملاء على أساس يومي.

في حين أن العديد من الموظفين لا يمانعون في اتباع قواعد اللباس ، يشعر الآخرون أنهم كبالغين قادرون على اتخاذ قرار بشأن كيفية التواجد في المكتب دون أن يكون لديهم قواعد لباس رسمي.

شركات مثل Wipro و Wells Fargo و JPMorgan Chase لديها قواعد ملابس صارمة. تسمح Wipro و JPMorgan Chase لموظفيهما بارتداء ملابس غير رسمية يوم الجمعة.

إذا قررت الشركة تنفيذ قواعد لباس رسمي في المكتب ، فيجب على الشركة محاولة الحصول على توازن بين الإرشادات التي تمنح الموظفين الحاجة إلى الراحة والأناقة وأيضًا سياسة تتطلب منهم ارتداء ملابس تعكس قيم الشركة. إذا تم تنفيذ قواعد اللباس بالطريقة الصحيحة ، فلن يكون لدى الموظفين سبب لمعارضتها.

استنتاج

يجب أن يثق المدير بالموظفين في المكتب . جميع الموظفين هم من البالغين الذين لا ينبغي معاملتهم مثل الموظفين ذوي الأداء الضعيف من قبل الشركة. فقط بسبب خطأ قلة من الموظفين ، لا ينبغي معاقبة الجميع.