ما هي أتمتة المكاتب؟ كيف تقوم بأتمتة سير العمل الخاص بك

يساعد تحسين الكفاءة والإنتاجية على مواكبة طلب العملاء ، وتقديم تجربة عملاء رائعة ، والحفاظ على المنافسة.

ومع ذلك ، تحجم العديد من الشركات عن استخدام التكنولوجيا لتحسين العمليات اليومية. غالبًا ما يكون الإحجام متجذرًا في الخوف من التغيير وعدم اليقين والافتقار إلى فهم الفوائد التي يمكن أن تجلبها التكنولوجيا.

لحسن الحظ ، تطورت أتمتة المكاتب إلى درجة أن الأنظمة الأكثر فائدة تتكامل بسلاسة مع الأدوات الموجودة.

تقلل أتمتة المكاتب من المشاركة البشرية في معالجة البيانات ، وتقضي على مخاطر الخطأ البشري ، وتضع العديد من العمليات الحيوية على الطيار الآلي.

فيما يلي بعض الطرق التي يلبي بها احتياجات مكان العمل الحديث.

• تخزين المعلومات: يسجل المعلومات في الملفات والمستندات والصور وجداول البيانات والنماذج.
• تبادل البيانات في الوقت الفعلي: يساعد في مشاركة التقارير بين الموظفين والعملاء ويسهل تبادل البريد الإلكتروني بسهولة.
• إدارة البيانات: تدعم إدارة البيانات على المدى الطويل والقصير ، بما في ذلك إدارة المخزون والتخطيط المالي وإدارة التسويق.

فوائد أتمتة المكاتب

تعمل أتمتة المهام اليدوية المتكررة على تقليل الأخطاء وتوفير وقت الموظفين ومنع الإرهاق. تعمل أتمتة المكاتب الفعالة على تبسيط العمليات وتحقيق نتائج شاملة أفضل. يعني توفير الوقت أيضًا توفير التكاليف حيث يمكن للموظفين تكريس وقتهم للمهام ذات القيمة الأعلى والمهام الأكثر تطلبًا.

تعمل أتمتة المكاتب على جعل الموظفين يتمتعون بالدهاء التكنولوجي ، مما يبسط التواصل مع العملاء ويعزز تعاون الفريق. لنلقِ نظرة على بعض فوائد أتمتة المكاتب.

يوفر المزيد من الوقت للمهام الصعبة

يساهم العمل عالي القيمة في نمو الموظفين ويعزز مهارات أفضل. عندما يكون لدى الموظفين الوقت للتركيز على المهام الصعبة ، فإن عملهم يكون أكثر فائدة وقيمة. يسمح هذا أيضًا للقادة بالتعرف على نقاط قوة الموظفين ومساعدتهم على النمو بشكل أكثر فعالية.

يمكنك جني فوائد مالية كبيرة من خلال التركيز على جودة العمل بدلاً من قضاء كل وقتك في إدارة البيانات التي يمكن للتكنولوجيا التعامل معها بسهولة.

يبسط الاتصال

تعمل أتمتة الاتصالات داخل الفرق على زيادة الكفاءة في جميع المجالات. يمكن لتقنيات العصر الجديد مثل التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي ومعالجة اللغة الطبيعية تبسيط اتصالاتك الداخلية بسهولة.

افترض أن فريقك يجيب على مئات رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. يمكنك استخدام برنامج إدارة البريد الإلكتروني للتعامل مع الاتصالات المتكررة بسهولة ، بحيث يقضي فريقك وقتًا أقل في المهام المتكررة والمزيد من الوقت في التواصل بشكل فعال.

يؤدي الاتصال الواضح والشفاف إلى إدارة أفضل للمنتج ، وتحسين تعاون الفريق ، وتتبع أكثر فعالية للتقدم نحو أهداف الشركة.

يساعد في إدارة البيانات

يعد تنظيف البيانات أولوية قصوى للمؤسسات التي تعتمد على الحقائق لدفع العمليات اليومية. يقوم تنظيف البيانات ، المعروف أيضًا باسم تنقية البيانات أو تنقية البيانات ، بتقييم مجموعات البيانات لتحديد الأخطاء أو المشكلات.

يمكن أن يتسبب المحتوى غير الكامل أو الخاطئ أو المشوه أو التالف أو المكرر في إحداث فوضى في مجموعة بيانات الشركة. بدلاً من الاعتماد على البشر لتحديد البيانات ذات المشكلات وإزالتها ، يمكن لأدوات التشغيل الآلي للمكاتب أن تتولى المهمة الدنيوية المتمثلة في التقييم الدوري للبيانات المخزنة لمؤسستك.

أتمتة المكاتب لا تتوقف عند هذا الحد. بالإضافة إلى أتمتة العمل اليومي ، تضمن أتمتة المكاتب أيضًا أمان البيانات. يتطلب تأمين البيانات عملاً يدويًا وتنسيقًا بين الإدارات.

يمكن للأنظمة المؤتمتة لتخزين وحماية البيانات القيمة للمؤسسة أن تساعد في تخفيف الضغط على فرق تكنولوجيا المعلومات مع تقليل مخاطر الخطأ البشري.

نظرًا لأن نظام تخزين البيانات يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، يمكنك استخدامه للحفاظ على أمان بياناتك وتشغيل الأنظمة بسلاسة.

يوفر التكاليف يزيد الكفاءة

قلة الأخطاء تعني قضاء وقت أقل في تحديدها وتصحيحها. يمكن إلغاء تحميل المهام المتكررة والمستهلكة للوقت بسهولة إلى التكنولوجيا ، مما يوفر لك التكاليف الكبيرة التي يتم إنفاقها على العمليات اليدوية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها التي تستغرق وقتًا طويلاً.

برامج وأدوات أتمتة المكاتب أرخص بشكل عام من القوى العاملة البشرية وجيدة لأرباحك. يمكنك إنجاز المزيد في فترة زمنية أقصر وزيادة هوامش ربحك.

من يمكنه الاستفادة من أتمتة المكاتب؟

تناسب أتمتة المكاتب أدوارًا معينة أفضل من غيرها. يمكن لأقسام خدمة العملاء وإنشاء المحتوى والتسويق وإدخال البيانات إلغاء تحميل المهام الشاقة والحاسمة للتكنولوجيا بسهولة. دعونا نرى كيف.

خدمة الزبائن

تواجه أقسام خدمة العملاء مزيدًا من الضغط بسبب توقعات العملاء للحصول على خدمة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. على الرغم من أن التفاعل البشري سيكون دائمًا أمرًا بالغ الأهمية ، إلا أن الأتمتة يمكن أن تهتم بالعديد من المهام الروتينية ، مما يحرر وكلاء خدمة العملاء لديك للتركيز على الطلبات الأكثر أهمية.

تساعد التقنيات الآلية مثل التخاطب AI في الإجابة على استفسارات العملاء الأساسية وتوفر دعمًا قيمًا لفرق خدمة العملاء المشغولة.

يتعرف الذكاء الاصطناعي للمحادثة على أنماط النص والكلام ، ويتنبأ بالنية ، ويستجيب بنصوص آلية مصممة للتكيف مع السيناريوهات اليومية. تنشئ العديد من منصات الذكاء الاصطناعي تفاعلات شبيهة بالبشر لتلبية احتياجات العميل في الوقت الفعلي.

يمكنك أيضًا معرفة المزيد حول احتياجات العملاء وتفضيلاتهم من خلال التشغيل الآلي للمكاتب. تعد مراقبة أنماط الشراء وتسجيلها وجمع التعليقات من الاستطلاعات طريقتين يمكن أن تساعد التكنولوجيا فيهما عملك في الحصول على المعلومات التي يحتاجها لتطوير مبادرات تسويقية جديدة والتخطيط للمستقبل. يمكنك حتى إرسال عروض في الوقت المناسب باستخدام بيانات عن عادات الشراء لدى العملاء.

انشاء محتوى

يمكّن الذكاء الاصطناعي البرامج من إنشاء محتوى ، بما في ذلك نسخ الوسائط الاجتماعية والصفحات المقصودة وقوائم المنتجات ورسائل البريد الإلكتروني والكتب الإلكترونية ومنشورات المدونات. في حين أنها طريقة رائعة لإنشاء الكثير من المحتوى دون الدفع للموظفين أو العاملين لحسابهم الخاص للقيام بهذه المهام التي لا نهاية لها ، إلا أن إنشاء محتوى الذكاء الاصطناعي لم يتقدم بعد بما يكفي ليحل محل المبدعين البشريين بالكامل.

بينما تختلف الآراء حول ما إذا كان بإمكان الذكاء الاصطناعي إنتاج محتوى عالي الجودة بشكل موثوق ، يمكن لأدوات أتمتة المكاتب أن تتولى بعض مهام إنشاء المحتوى الأبسط. على سبيل المثال ، يمكن للذكاء الاصطناعي مراجعة المحتوى الذي تم إنشاؤه بواسطة البشر والذكاء الاصطناعي بسهولة وبسرعة.

تعتمد العديد من الشركات بالفعل على الذكاء الاصطناعي لتحديد الانتحال والقضاء عليه لتجنب عقوبات Google وتحسين محتواها لمحركات البحث. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي عملك في إنشاء محتوى عالي الجودة عن طريق إزالة كتلة الكاتب وتمكين الكتاب بأفكار إبداعية. يمكنه القيام بمهام أخرى مملة أو عادية ، مثل التحقق من الاستشهادات والمراجع للتنسيق الصحيح.

تسويق متعدد المستويات

تستخدم العديد من شركات التسويق متعدد المستويات (MLM) أدوات الذكاء الاصطناعي لتبسيط المهام والعمليات الرئيسية وتحسينها.

على سبيل المثال ، لإجراء تحليل تنافسي وفهم موقع الشركة في السوق ، يمكن للذكاء الاصطناعي تجميع سلوك العملاء بناءً على التركيبة السكانية المتخصصة ومراقبة إبداءات الإعجاب وعدم الإعجاب. تمكّنك هذه البيانات من تحديد مجموعة مستهدفة وإنشاء عروض مخصصة مصممة خصيصًا لاحتياجات العملاء الفريدة.

بعد تطوير خطة التسويق ، يمكنك اختبار نتائج التحويلات وتطبيق مجموعات البيانات هذه على مبادرات التسويق المستقبلية. يعد تشغيل حملات وسائط اجتماعية مستهدفة لتوسيع شركة Facebook أو Twitter أو Instagram أو TikTok طريقة شائعة لبناء أعمال الامتيازات والرهون البحرية.

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي باستخدام تحليل المشاعر لإنشاء محادثات اجتماعية تبدأ من chatbot للترويج لمنتجات معينة.

يمكن للذكاء الاصطناعي استخراج المعلومات بسرعة من مجموعات البيانات لتحديد الاتجاهات المستقبلية ، مما يساعد شركة الامتيازات والرهون البحرية على البقاء في صدارة طلب العملاء.

ادخال بيانات

أدت أتمتة إدخال البيانات إلى تبسيط العملية للعديد من المؤسسات. لا تستطيع الفرق الصغيرة التعامل مع كميات أكبر من البيانات في وقت أقل.

تقوم عملية جمع البيانات الذكية بتحديد موقع البيانات وتجميعها من مصادر مختلفة وتحويلها إلى تنسيقات منظمة لأتمتة المعالجة. على سبيل المثال ، يمكن لأدوات جمع البيانات تحديد أرقام الفواتير من مصادر البيانات المختلفة.

يمكن للمديرين التنفيذيين لإدخال البيانات إرسال البيانات المستخرجة مباشرة إلى جداول البيانات ، مما يقلل من الوقت الذي يستغرقه البحث عن المعلومات المهمة ونسخها وتنظيمها. يتحقق الذكاء الاصطناعي بسرعة من صحة البيانات المستخرجة بمعلومات من أنظمة أخرى.

يقلل استخراج البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي من مخاطر أخطاء إدخال البيانات يدويًا ويقلل من الحاجة إلى التدخل البشري. يتعرف الذكاء الاصطناعي على الشخصيات وأنماط المحتوى لتحديد الأخطاء أو استخراج البيانات المناسبة.

عمليات المكتب العام

تعتبر مهام المكتب العامة مملة ولكنها حاسمة بالنسبة للنتائج النهائية للشركة. يمكن أتمتة جمع المعلومات وتنظيمها ، وإدارة التقويمات ، وأتمتة الأعمال الورقية ، واستخدام الفوترة الآمنة باستخدام البرنامج. يمكن لموظفيك تحديد العديد من معوقات العمل والقضاء عليها بسرعة عند تدريبهم على استخدام الأدوات بفعالية.

كيف تعد فريقك لأتمتة المكاتب

غالبًا ما تُتهم التكنولوجيا باستبدال القوى العاملة البشرية ، لكن هذا نادرًا ما يحدث. بدلاً من ذلك ، يوفر دعمًا قيمًا للتركيز على المهام التي لا تستطيع التكنولوجيا المتقدمة التعامل معها.

لكن إدخال التكنولوجيا في أقسام معينة يمكن أن ينطوي على منحنى تعليمي حاد. يقطع التدريب المناسب على التبني الرقمي شوطًا طويلاً في مساعدة الموظفين على إتقان التكنولوجيا التي يستخدمونها.

تعد العديد من أدوات الأتمتة جديدة في السوق ، وتتميز المنصات المملوكة لها بميزات ومتطلبات محددة يمكن أن تستغرق وقتًا للتعلم والتنفيذ.

من المرجح أن تتبنى القوة العاملة لديك الأتمتة عندما تفهم كيف تخففها من المهام العادية والمتكررة ، وتزيل الأخطاء البشرية ، وتجعل استعادة البيانات أسهل.

يعد الاتصال المفتوح أمرًا ضروريًا عند اعتماد التشغيل الآلي للمكاتب. طمأن فريقك بأنهم سيحصلون على تدريب مناسب ، وأن لديهم وقتًا كافيًا للتكيف ، وأن وظائفهم آمنة. لا تخف من المبالغة في التواصل لإزالة أي غموض.

يرغب موظفوك في فهم أهدافك ودورهم أثناء العمل نحو المزيد من العمليات الآلية. سلط الضوء على المواهب والمهارات الفريدة التي تجلبها إلى المنظمة وكرر التأكيد على أنه لا يمكن تحقيق العديد من الأشياء المهمة باستخدام التكنولوجيا.

عزز ثقافة التدريب وصقل المهارات وجهز فريقك للأتمتة.

تمرين

قدم لموظفيك خيارات تدريب متنوعة أثناء استعدادهم للأتمتة. سيساعدك استخدام طرق مختلفة بناءً على المعرفة الحالية في المساعي المستقبلية.

• أخبر موظفيك أنه لا يتم الحكم عليهم بناءً على معرفتهم الحالية وأن هدفك النهائي هو دعمهم بالتدريب المصمم لتعزيز نجاحهم على المدى الطويل.
• توفير التدريب لكل أتمتة وتوصيل سياسة الباب المفتوح للتغذية الراجعة. استضف تدريبًا جماعيًا لمساعدة فرقك على التواصل ، ولكن استخدم فقط الأشخاص الذين قد يكونون على دراية بالتكنولوجيا في الموقع.
• ضع في اعتبارك دمج التعليم الإلكتروني حتى يتمكن الموظفون من التعلم بالسرعة التي تناسبهم. لا يمكن للجميع التعلم من خلال المشاهدة ؛ قد يحتاج بعض الموظفين إلى مزيد من الوقت لإتقان مهارات معينة متعلقة بالتكنولوجيا.
• ذكّر موظفيك بأن تعلم مهارات جديدة يستغرق وقتًا للعديد من الأشخاص وأنك تخطط لتقديم الدعم الشخصي لأولئك الذين يحتاجون إلى مساعدة إضافية.

تحسين المهارات

عندما يدرك الموظفون الجوانب المحررة المحتملة لأتمتة المكاتب ، فسيكونون متحمسين لاستخدامها في عملياتهم اليومية. حتى بعد إتقان الأساسيات ، قدم دورات لتحسين المهارات إذا كان فريقك يحتاج إلى تدريب إضافي لأتمتة محددة. حافظ على التواصل مفتوحًا وذكّر موظفيك بمدى أهمية مهاراتهم لاستمرار نجاح الأعمال.

من المهم أن تكون متفتحًا عند تبني تقنيات مكتبية جديدة. نظرًا لأن مؤسستك تطور استراتيجية أتمتة ، فإن وضع خطة لتقييم قدرة موظفيك على التأقلم أمر بالغ الأهمية. قد تحتاج بعض الأدوار إلى إعادة تقييم وإضافة موظفين لجعل الأتمتة أكثر نجاحًا.

تنمو التكنولوجيا الخاصة بك ؛ ينمو فريقك

ستستمر أتمتة المكاتب في التقدم في السنوات القادمة. بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد الآن أفضل وقت لاستخدام التقنيات الجديدة. بينما تكافح العديد من الشركات لتكييف قوتها العاملة مع التكنولوجيا المتطورة ، يمكن أن تساعدك بعض النصائح البسيطة في الاحتفاظ بالموظفين الأكثر قيمة لديك مع الاستفادة من الأتمتة.

قم ببناء ثقافة شركة بارعة في التكنولوجيا وادعم نمو موظفيك.

هل أنت جاهز لتبسيط عملياتك وزيادة الإنتاجية؟ اتخذ الخطوة الأولى نحو تحسين العمليات وتعرف على المزيد حول إدارة سير العمل.