تصفح المحاسبة غير الربحية: أفضل الممارسات والنصائح

قد لا تكون المحاسبة الجزء الأكثر روعة في أي عمل ، بما في ذلك المنظمات غير الربحية ، ولكنها مفيدة في الحفاظ على سير مؤسستك بسلاسة.

من الامتثال إلى الإدارة المالية ، توفر المحاسبة الأنظمة والمعلومات اللازمة للحفاظ على الموارد المالية للمنظمات غير الربحية تحت المراقبة.

ومع ذلك ، قد يكون فهم وتقييم البيانات المالية أمرًا شاقًا عند البدء - ولكن لا يجب أن يكون كذلك. يوضح دليلنا كيف يمكنك الاهتمام بجميع احتياجاتك المحاسبية والحفاظ على الصحة المالية لمنظمتك غير الربحية على المدى الطويل.

5 طرق مقارنة بين المحاسبة غير الربحية والمحاسبة الهادفة للربح

لدى الشركات الربحية ممارسات محاسبية راسخة قد تعرفها بالفعل. هناك الكثير من القواسم المشتركة بين هذه العمليات والإرشادات التي يجب على المنظمات غير الربحية اتباعها في المحاسبة. ومع ذلك ، هناك أيضًا بعض الاختلافات الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار.

1. الضرائب: تتمتع المنظمات غير الربحية المعتمدة بحالة الإعفاء الضريبي لدى دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، على عكس الشركات الربحية التي يجب أن تدفع ضرائب الدخل للموظفين.
2. البيانات المالية: بدلاً من الميزانية العمومية التي تحتفظ بها الشركات الربحية ، يجب على المنظمات غير الربحية الاحتفاظ ببيان المركز المالي. بالإضافة إلى ذلك ، تحتفظ المنظمات غير الربحية ببيان الأنشطة بدلاً من بيان الدخل مثل الشركات الربحية.
3. حقوق الملكية مقابل صافي الأصول : عندما يكون لدى شركة ربحية فائض ، يذهب هذا المال إلى المساهمين كحقوق ملكية. مع منظمة غير ربحية ، يذهب هذا المال نحو صافي أصول المنظمة.
4. الحوكمة: عادةً ما يدير المالك الخاص (أو المساهمون العامون) نشاطًا تجاريًا هادفًا للربح. مع المنظمات غير الربحية ، يشرف عليها مجلس إدارة تطوعي غير ربحي. هذا يؤثر على هيكل التقارير والمساءلة داخل المحاسبة.
5. الإيرادات: يأتي دخل الأعمال الربحية من مبيعات السلع والخدمات. داخل مؤسسة غير ربحية ، تأتي هذه الإيرادات بشكل أساسي من جمع التبرعات وإدارة المنح.

أفضل ممارسات المحاسبة غير الربحية

تختلف كل مؤسسة غير ربحية وتتطلب نهجًا مخصصًا للمحاسبة. ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب على جميع المؤسسات الخيرية في القطاع غير الربحي اتباعها. سواء كنت محترفًا متمرسًا أو مبتدئًا ، إليك بعض الاقتراحات لتحقيق أقصى استفادة من المحاسبة غير الربحية.

1. إنشاء الميزانية

الميزانية هي مخططك المالي. إنه المكان الذي تقوم فيه بتضمين إيراداتك ونفقاتك المتوقعة للعام القادم بناءً على أداء العام السابق. يساعد هذا في إعلام تمارين التنبؤ وخطط الإنفاق لفريقك. تأكد من التخطيط للطوارئ أيضًا.

التزم بميزانيتك قدر الإمكان. خذ الوقت الكافي لمراجعتها على أساس شهري لتقييم تقدمك والمحور إذا لزم الأمر. يجب أن تكون الميزانية التشغيلية لمؤسستك بمثابة دليلك ، ولكن من المهم أيضًا أن يكون لكل قسم ميزانية تشغيلية تدعم الأهداف الأكبر لمنظمتك غير الربحية.

2. حدد برنامج محاسبة

يمكن أن تساعدك الأداة الرقمية الصحيحة في تتبع أموالك بشكل أكثر موثوقية. مع توفر الكثير من الخيارات ، خصص وقتًا لاختيار الخيار الأنسب لاحتياجاتك وخبراتك وميزانيتك الفريدة. على سبيل المثال ، يعد QuickBooks و FreshBooks من الحلول المحاسبية الشائعة الاستخدام.

سيساعدك أفضل نظام محاسبة غير ربحي على:

• إدارة نظام دفتر اليومية
• اتصل بحسابك المصرفي
• إنشاء وإدارة الميزانيات
• احسب التدفق النقدي الخاص بك
• إنشاء التقارير والبيانات المالية

3. تكوين فريق محاسبة

يجب أن يكون لكل مؤسسة غير ربحية شخص مسؤول عن الشؤون المالية لمنظمتها. قد يكون هذا شخصًا واحدًا مثل المدير المالي ، أو قد يكون فريقًا كاملاً اعتمادًا على حجم وتعقيد مؤسستك.

لا تحتاج إلى محاسبين عامين معتمدين (CPAs) في فريقك ، لكنها بالتأكيد تساعد. أهم شيء هو تعيين شخص يفهم لغة مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) ويكون قادرًا على تنفيذ تقارير مالية دقيقة بشكل روتيني. عضو مجلس الإدارة المتمرس في المحاسبة هو أيضًا أحد الأصول لفريقك.

قد يكون من المفيد الدخول في شراكة مع محاسب متخصص غير ربحي أو شركة محاسبة خارجية أكبر للمساعدة في التسويات وعمليات التدقيق. موضوعيتهم وتخصصهم في المحاسبة سيكون بمثابة مكافأة كبيرة. ومع ذلك ، نظرًا لوجود عدد لا يحصى من شركات المحاسبة ، فمن الأفضل اختيار شركة تشارك قيمك ولديها خبرة مع المنظمات غير الربحية.

4. تتبع السجلات الخاصة بك

نأمل أن تتعقب جميع معاملاتك المالية غير الربحية ، بما في ذلك النفقات والفواتير والإيصالات. يساعد ذلك في ضمان مطابقة سجلاتك الداخلية لميزانيتك العمومية ، مما يجعل تدقيقك السنوي غير الربحي أسهل بكثير.

من الأفضل حفظ هذه السجلات رقميًا في برنامج المحاسبة الخاص بك ، ولكن الاحتفاظ بالسجلات الورقية على المدى القصير مفيد للتحقق من صحة كل شيء. يعد حفظ السجلات بشكل صحيح أمرًا حيويًا للمحاسبة السليمة والامتثال للوائح IRS واللوائح غير الهادفة للربح.

5. التوفيق بين حساباتك بانتظام

تعني تسوية حساباتك مقارنة بياناتك المصرفية بسجلات المحاسبة الداخلية. التسوية المصرفية هي ممارسة مقارنة سجلاتك بما هو موجود بالفعل في الحساب المصرفي لمؤسستك للتأكد من تطابق هذه السجلات.

تساعد هذه العملية في اكتشاف أي أخطاء وتناقضات أو قد تكتشف احتيالًا في حالة وجود أي نشاط مشبوه داخل مؤسستك. كما أنه يمنعك من التخلف عن جهود مسك الدفاتر.

يمكنك تسوية العديد من الحسابات ، بما في ذلك التدفق النقدي (الذي يتضمن مراجعة المدفوعات من وإلى مؤسستك) ، وحسابات القبض ، والحسابات الدائنة ، وكشوف رواتب الموظفين. كل هذه الحسابات ضرورية لإعداد تقارير مالية دقيقة في مؤسستك.

6. إجراء تدقيق مالي سنوي

التدقيق هو فحص رسمي لسجلاتك المالية ، والذي يمكن أن يكشف عن أي مشاكل محتملة ويحافظ على امتثالك. قد تكون قادرًا على إجراء التدقيق داخليًا أو قد تضطر إلى استئجار شركة خارجية لإجراء التدقيق ، اعتمادًا على حجمك وميزانيتك.

هذه ليست مجرد رقابة من مصلحة الضرائب الأمريكية ، ولكنها ممارسة منتظمة صحية لضمان الحفاظ على مسك الدفاتر في مؤسستك غير الربحية بشكل جيد. يمكن أن تتلاءم نتائج هذا التدقيق الفردي مع تقريرك السنوي غير الربحي وتبسيط عملية جمع التبرعات.

المصطلحات المحاسبية غير الربحية التي يجب معرفتها

يمكن أن تكون المحاسبة عملية تقنية للغاية ومليئة بالمصطلحات. لذا فإن فهم المصطلحات الأساسية ذات الصلة يعد خطوة حاسمة نحو تحسين المحاسبة غير الربحية. فيما يلي قائمة ببعض العبارات الأكثر شيوعًا التي ستحتاج إلى معرفتها:

• حسابات القبض : الأموال المستحقة لمنظمة ، أو في حالة مؤسسة غير ربحية ، صندوق التبرعات.
• الحسابات الدائنة : المبلغ المستحق للآخرين مقابل الخدمات أو السلع التي تتلقاها المنظمة غير الربحية.
• دليل الحسابات : قائمة الحسابات التي ترسل الأموال أو تستقبلها. يتم سرد هذه عادة على أنها أصول وخصوم وصافي الأصول والإيرادات والمصروفات.
• التدفق النقدي : كيف تتحرك الأموال داخل وخارج المنظمة ، خاصة مقدار السيولة النقدية المتوفرة في أي وقت. يتم الإبلاغ عن ذلك عادة في بيان التدفقات النقدية.
• الأصول: قيمة أي شيء تمتلكه غير هادفة للربح ، بما في ذلك النقد أو البضائع أو الاستثمارات أو الملكية الفكرية أو الملكية المادية.
• الخصوم : مجموع ما تدين به مؤسستك ، بما في ذلك أي ديون.
• الاستهلاك: فقدان القيمة بمرور الوقت للأصول المحتفظ بها.
• بيان الأنشطة : ملخص لإيرادات ونفقات مؤسستك غير الربحية خلال فترة التقرير. هذا مشابه لبيان الدخل للربح.
• محاسبة الصندوق : الشكل الموصى به للمحاسبة للمنظمات غير الربحية لأنه يفصل الأموال إلى حسابات منفصلة لأنشطة مختلفة ، مثل البرمجة والتسويق والإدارة وجمع الأموال.
• GAAP : مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا هي معايير المحاسبة في الولايات المتحدة.

أبقِ محاسبة مؤسستك غير الربحية قيد الفحص لزيادة المزيد من أجل مهمتك

المحاسبة المناسبة أمر حيوي لكل منظمة في القطاع غير الربحي ، بغض النظر عن مهمتها أو حجمها. إن اتباع الإجراءات المحاسبية الصحيحة ليس بالأمر الصعب ولكنه يتطلب فريقًا متعلمًا وجهودًا مركزة للبقاء على المسار الصحيح.

هذا هو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل Classy تعطي الأولوية لإعداد التقارير القوية والواضحة في نظامها. إن الوصول إلى هذه التقارير مباشرة داخل منصة التبرعات الخاصة بك يجعل إدارة عمليات المحاسبة الداخلية أسهل بكثير.

اتبع هذه الخطوات للتعرف على أفضل ممارسات المحاسبة غير الربحية الحالية للحفاظ على امتثال مؤسستك وتشغيلها بسلاسة.