قائمة التحقق من تأهيل الموظفين الجدد: إليك كيفية التأكد من انطلاق العلاقة

مع الحرب المستمرة من أجل المواهب، لا يكفي أن تترك انطباعًا جيدًا من خلال قائمة الوظائف الخاصة بك، وعملية المقابلة، وخطاب العرض. أنت بحاجة إلى عملية تأهيل مبسطة ومرحبة.

يعد الإعداد هو التفاعل الأول للموظف الجديد مع الشركة ويمهد الطريق للمضي قدمًا في التجربة. ومع ذلك، فإن تجربة الإعداد الإيجابية لا تقتصر على الأعمال الورقية والاجتماعات.

من الناحية المثالية، يجب أن تضع عملية الإعداد الخاصة بك الموظف في موضع النجاح منذ التفاعل الأول، وتحدد التوقعات، وتوضح ثقافة الشركة، وتخلق تواصلًا مفتوحًا للحصول على التعليقات والتحسين.

تغطي قائمة التوظيف الجديدة هذه جميع المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها لمساعدة الأيام والأسابيع والأشهر الأولى للموظف على السير بسلاسة.

5 C's من الإعداد

يتضمن الإعداد الناجح العناصر الخمس التالية:

• الامتثال: ينبغي للمناقشات القليلة الأولى حول الامتثال أن تحدد الطريقة التي ينظر بها الموظف إلى دوره داخل الشركة ويفهمه.
• التوضيح: نقل وإبلاغ التوقعات حول الأداء بوضوح.
• الثقافة: غالبًا ما تعني ثقافة الشركة الفرق بين إظهار الموظف الولاء للشركة أو البحث عن فرص في مكان آخر. تأكد من تحديد السياسات المتعلقة بالسلامة والتحرش في مكان العمل والتنمر.
• الاتصال: ساعد موظفيك الجدد على بناء اتصال مع مكان عملك لتشجيع الاحتفاظ بهم.
• تسجيل الوصول: قم بتسجيل الوصول مع موظفك في نهاية اليوم الأول ولفترات مجدولة طوال فترة التعيين الجديدة وهي 30 و60 و90 يومًا.

الاستعداد قبل اليوم الأول

يُعد التحضير لليوم الأول للموظف، المعروف أيضًا باسم الصعود المسبق، جزءًا مهمًا من الترحيب بهم في شركتك وضمان سير كل شيء بسلاسة.

يجب أن تبدأ برسالة ترحيب، تتضمن التوقعات المتعلقة بالتوقيت وإدارة الوقت، وما يمكن أن يتوقعوه في يومهم الأول، وأي معلومات أخرى ذات صلة قد يحتاجون إليها للاستعداد للبدء.

جانب آخر مهم هو إعداد مساحة عمل الموظف - سواء كانت فعلية أو افتراضية - قبل يومه الأول. على سبيل المثال، قم بإعداد مكتب الموظف أو الحجرة والكمبيوتر، وإعداد حسابات الموظفين وتسجيلات الدخول، والتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح مسبقًا.

إذا كان موظفك يعمل عن بعد، فتأكد من أن لديه المعدات اللازمة مع مهلة كافية للوصول والإعداد. قد ترغب في تقديم راتب للعمل عن بعد لمساعدتهم في إعداد مكتبهم المنزلي.

الأعمال الورقية الكاملة

يمكن أن تكون الأعمال الورقية جزءًا شاقًا من عملية الإعداد، ولكنها ضرورية. اجمع كل المستندات التي سيحتاجها الموظفون الجدد، بما في ذلك المستندات الضريبية ومعلومات كشوف المرتبات أو تسجيلات الدخول والعقود أو الاتفاقيات المختلفة واتفاقيات عدم الإفصاح وأي نماذج أخرى للموظفين قد يحتاجون إليها للمساعدة في عملية الإعداد بسلاسة.

ستتضمن أوراق التوظيف الجديدة الخاصة بك ما يلي:

• I-9 للتحقق من هويتهم وحقهم أو أهليتهم للعمل في الولايات المتحدة
• W-4، التوجيه الذي سيشير إلى المبلغ الذي يجب حجبه من راتب الموظف الجديد للامتثال للضرائب الفيدرالية
• نموذج اقتطاع ضريبة الولاية، وهو مطلوب في بعض الولايات
• نموذج الإيداع المباشر لإعداد التفاصيل المصرفية لكشوف المرتبات

هذا هو الوقت المناسب لتقديم نسخة مادية أو إلكترونية من دليل الموظف وتقديم معلومات حول حزمة المزايا الخاصة بهم. يجب أن يكون لديك نقطة اتصال للموظف لطرح الأسئلة حول فوائده.

مقدمة ثقافة الشركة

تساعد عملية التوجيه على تعريف الموظفين الجدد ببيئة العمل الجديدة وتحدد ثقافة الشركة. يجب عليك تقديم معلومات حول ثقافة الشركة وقيمها ورسالتها. يمكن أن يكون هذا جزءًا من حزمة الترحيب أو ضمن مستند رقمي يثقف حول تاريخ الشركة وديناميكيات الفريق والبيئة العامة.

قم بتقديم جولة فعلية للمساحة وأظهر للمستأجر الجديد مكان وجود غرفة الاستراحة والحمامات وقاعات المؤتمرات وأماكن وقوف السيارات. من المهم تقديم موظفين جدد لأعضاء فريقهم وزملاء العمل من الأقسام الأخرى.

جدولة جلسات التدريب

إذا كانت لديك دورات تدريبية إلزامية، فتأكد من أن الموظف الجديد يمكنه الوصول إليها ويعرف الدورات التدريبية التي يجب إكمالها - وفي أي إطار زمني. يمكن أن يشمل ذلك اجتماعًا فرديًا مع الموارد البشرية أو التدريب على التنوع والشمول.

إذا كان هناك تدريب محدد لدورهم، فتأكد من جدولته ويتضمن جميع الأنظمة والأدوات التي من المحتمل أن يحتاجها الموظف الجديد لأداء وظيفته. ناقش الأدوات الخاصة بالوظيفة التي سيستخدمها الموظف، وإذا لزم الأمر، قدم التدريب لمنحه أساسًا قويًا.

تحديد توقعات الأداء

يعد تحديد التوقعات منذ البداية جزءًا أساسيًا من نجاح الموظف الجديد. قم بجدولة اجتماعات فردية لتحديد التوقعات وبناء التواصل ومساعدتهم على الانتقال إلى دورهم. يجب عليك أيضًا تقديم أي مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) ذات صلة بالدور، مثل المبيعات أو الإيرادات الناتجة.

إذا كانت شركتك تستخدم توجيه الأقران، فقم بتقديم موظفك الجديد إلى "صديق العمل" داخل القسم الذي يمكنه العمل كمرشد خلال الأسابيع القليلة الأولى من عمله. يجب أن يكون هذا الموظف متاحًا لطرح الأسئلة والمخاوف ولتقديم الموظف إلى الأشخاص الآخرين في قسمه والأقسام ذات الصلة الوثيقة به. يمكنهم حتى المساعدة في التدريب.

تسجيلات الوصول العادية

سيستغرق الموظفون الجدد بعض الوقت للتكيف مع بيئة عملهم الجديدة. تأكد من جدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة للتواصل مع القاعدة ومعرفة ما إذا كانوا يحصلون على كل ما يحتاجون إليه. يجب أن يشعروا بالحرية في مشاركة مخاوفهم أو تعليقاتهم حول مكان العمل، وتدريبهم، وفريق الإدارة أو الموجهين، وأي تحديات يواجهونها في هذا الدور.

من الناحية المثالية، يجب أن تتم عمليات تسجيل الوصول الخاصة بك بعد الشهر الأول (30 يومًا)، والشهر الثاني (60 يومًا)، والربع الأول (90 يومًا). يمكنك أيضًا تقديم هدايا صغيرة لذكرى العمل بمجرد اكتمال هذه المعالم أو بمجرد انتهاء فترة الاختبار لإظهار تقديرك.

يمكنك أيضًا جمع التعليقات من الزملاء والمديرين لتقديم تعليقات إلى الموظف في المقابل وتسليط الضوء على نقاط القوة ومجالات التحسين.

دمج آلية ردود الفعل

بعد عملية تسجيل الوصول الأولية، سيحتاج موظفك إلى خيارات للتعليقات المستمرة خلال فترة وجوده في شركتك. توفر آلية تعليقات الموظفين نظامًا يسمح للموظفين بتقديم ملاحظات إلى مديريهم أو الإدارة العليا.

اعتمادًا على شركتك، يمكن أن تكون آلية التعليقات عبارة عن استطلاع بسيط، أو منفذ للاقتراحات، أو اجتماعات فردية مستمرة، أو نظام معقد يسمح بالتعليقات في الوقت الفعلي. بغض النظر عن كيفية اختيارك لتلقي تعليقات الموظفين، فمن المهم أن يكون لديك طريقة للموظفين لتوصيل أفكارهم ومشاعرهم.

أداء المكافأة

يرغب معظم الأشخاص في التفوق في مناصبهم، خاصة في الأدوار الجديدة. إن تقدير موظفيك ومكافأتهم في وقت مبكر من عملية الإعداد يمكن أن يساعدهم على البقاء متحمسين ومتفاعلين طوال فترة التدريب وعندما يواجهون تحديات جديدة.

بمجرد تسوية الموظف، يجب أن تستمر التعليقات والمكافآت. تعد مراجعات الأداء المنتظمة طريقة جيدة للتعرف على جهود الموظفين ومساعدتهم على تحسين أدائهم في المستقبل.

فيما يتعلق بالحوافز، فإن تقديم هدايا كبيرة للموظفين يمكن أن يقطع شوطا طويلا لإظهار التقدير لتفاني الموظف وعمله الجاد. هذه لا تحتاج إلى أن تكون باهظة الثمن. يمكن للإيماءات البسيطة، مثل بطاقات الهدايا المقدمة إلى مطعم محلي أو صالة سينما أو مركز للياقة البدنية، أن تُحدث فرقًا كبيرًا — خاصة إذا كانت مخصصة.

تقديم الدعم المستمر

كما هو الحال مع التعليقات، لا ينبغي أن يتوقف الدعم المستمر لموظفيك بمجرد اكتمال عملية الإعداد. أنت تريد أن ينمو موظفوك وينجحوا في دورهم الجديد، كما أن تقديم التعليقات والدعم بشكل منتظم يضمن شعورهم بالراحة عند القدوم إليك بأسئلة ومخاوف، والبحث عن الفرص، وتقديم التعليقات في المقابل.

من الناحية المثالية، يمكن لعملية الإعداد أن تمهد الطريق للنمو المستدام على المدى الطويل. يجب أن يستمر الدعم بعد أن يستقر الموظف ويجب أن يشعر بالراحة عند الذهاب إلى المديرين أو الموارد البشرية بشأن أي مشاكل.

قم بتأهيل موظفك لتحقيق النجاح من خلال قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل

يمكن أن يشكل الإعداد تحديًا لأي شركة أو موظف، خاصة مع انتقال القوى العاملة إلى الفرص البعيدة. يمكن لعملية الإعداد المبسطة والمتسقة تسريع عملية التعلم أثناء العمل، وتأمين أفضل المواهب، وإقامة علاقات مهنية تشجع الولاء والاحتفاظ.