البيانات الوصفية: ما هي ولماذا تعتبر مهمة للاحتفاظ بالمستند

إن قضايا إدارة الوثائق والاحتفاظ بها مدرجة في جدول أعمال كل شركة ، كبيرة كانت أم صغيرة. حقيقة أن هذه المستندات رقمية بشكل متزايد (أصلية أو رقمية في النهاية) دفعت الشركات إلى مواجهة أدوات ومفاهيم جديدة ليس من السهل دائمًا فهمها. قبل كل شيء ، ليس من السهل دائمًا فهم أهمية ومركزية بعض العناصر ، مما يزيد من صعوبة فهم كيفية استخدامها بفعالية وإنتاجية ، أو لماذا من المهم الانتباه إليها.

الموضوع الذي سنتحدث عنه اليوم يقع مباشرة في هذا الوصف: البيانات الوصفية . نحن ننتج ونستخدم البيانات الوصفية كل يوم ، وأحيانًا حتى بدون معرفة ذلك ، وهي أساسية لدعم الأنشطة التي نقوم بها كجزء من عملنا الذي يتضمن إنتاج المستندات بجميع أنواعها واستخدامها والاطلاع عليها.

على الرغم من أن كلمة "بيانات وصفية" قد تستدعي شيئًا غامضًا وتجريديًا ، إلا أنها شيء ملموس للغاية: بدونها ، لا يمكننا إنتاج أو البحث عن فاتورة ، ولا يمكننا استرداد ذلك العقد الذي وقعناه منذ بضع سنوات ونحتاج الآن إلى الرجوع إليه . بدون البيانات الوصفية ، لا يمكننا حتى استرداد السجلات التي قد تطلب منا مصلحة الضرائب إظهارها.

لذا ، دعنا نحاول الحصول على بعض الوضوح لمعرفة المزيد حول هذه القضايا.

ما هي البيانات الوصفية؟

لشرح ماهية البيانات الوصفية ، سنشير إلى أحد التعريفات الأكثر استخدامًا والأكثر فاعلية: البيانات الوصفية هي البيانات التي تصف البيانات الأخرى.

هذا يعني أن البيانات الوصفية توفر البيانات والمعلومات. إذا تحدثنا عن المستندات الإلكترونية ، فإن البيانات الوصفية توفر معلومات حول هذه المستندات ، وتساعد في وصفها ووضعها في سياقها ، وتوضيح وظيفتها ، وإذا لزم الأمر ، علاقتها مع المستندات الأخرى.

في كثير من الأحيان ، يمكن اشتقاق البيانات الوصفية من محتوى المستند نفسه ، وفي أحيان أخرى يتم اشتقاقها من إنتاج واستخدام هذا المستند ويمكن ربطها بالمستند في وقت لاحق. في أوقات أخرى ، يتم استخدامه لتقديم مؤشرات حول كيفية التعامل مع المستند أو معالجته. تحتوي البيانات الوصفية على العديد من الوظائف ، وبالتالي يتم تقسيمها عمومًا إلى فئات مثل:

• البيانات الوصفية الوصفية
• البيانات الوصفية الهيكلية
• البيانات الوصفية الإدارية والتنظيمية

يسهل التعرف على بعض البيانات الوصفية وهي موجودة بالفعل في الوثيقة ؛ يمكن العثور على أخرى في أي مستند كمبيوتر ، في حين أن الأنواع الأخرى من البيانات الوصفية خاصة بأنواع معينة من المستندات.

تتضمن المعلومات التي نجدها في كل مستند ، على سبيل المثال ، التاريخ الملصق على المستند ، أو معلومات حول من قام بإنشائه ، سواء كان شخصًا طبيعيًا ، أو شركة ، أو مؤسسة. موضوع الوثيقة ، أي وصف موجز لمحتواها ، هو بيانات وصفية مستعرضة تُستخدم في وصف كل نوع من أنواع المستندات.

من ناحية أخرى ، إذا كنا نتحدث عن الفواتير أو المستندات المالية الأخرى ، فإن النوع الأساسي من البيانات الوصفية هو رقم ضريبة القيمة المضافة.

بالعكس ، بالنسبة لوثيقة الرعاية الصحية ، مثل تقرير طبي ، قد يكون من المفيد تضمين مرجع يشير إلى المنشأة التي تم فيها إجراء اختبار تشخيصي ، من أجل استرداد المستند بسهولة أكبر وفقًا لمعايير البحث هذه ، من بين البيانات الوصفية.

باختصار ، يمكن أن تصبح أي معلومات واردة في المستند أو مرتبطة به بيانات وصفية ، طالما أنها قادرة على لعب دور في دورة حياة هذا المستند: في إنشائه ، وفي إدارته وحفظه ، وفي استرجاعه وما يليه استعمال.

لماذا تعتبر البيانات الوصفية مهمة

الآن بعد أن قدمنا ​​بعض الأمثلة وحددنا موضوع اهتمامنا ، دعنا نحاول فهم سبب أهمية البيانات الوصفية.

وبغض النظر عن الأحكام القانونية ، التي سنعود إليها بعد قليل ، فإن الوظيفة الأولى للبيانات الوصفية هي السماح لنا بالبحث عن مستند واسترجاعه من أرشيفات الكمبيوتر لدينا عندما نحتاج إليه.

في الواقع ، عندما نحتاج إلى استرداد مستند من أرشيفاتنا ، نحتاج إلى استخدام مفاتيح البحث ، إذا كنا لا نريد قضاء أيامنا في التمرير عبر قوائم لا نهاية لها من السجلات. يتم تمثيل مفاتيح البحث هذه بواسطة البيانات الوصفية المرتبطة بالمستند عندما تم إدخالها في نظام الإدارة أو في نظام الحفظ. هذه البيانات الوصفية ، مثل التاريخ والموضوع ورقم المستند ورقم ضريبة القيمة المضافة وما إلى ذلك ، هي الأدوات التي نستخدمها لاسترداد المستندات الصحيحة في الوقت المناسب.

البيانات الوصفية لإدارة الوثائق وحفظها

من الناحية العملية ، يتم تنظيم مجموعة البيانات الوصفية المصاحبة للوثيقة ، أولاً في نظام إدارة المستندات ثم في نظام الحفظ ، وفقًا لمعايير ومعايير دقيقة ومرتبطة بالمستند نفسه. إنها مثل المعلومات الموجودة على الجزء الخلفي من مجلد المستندات التي تسمح لنا بفهم ما إذا كنا سنجد المستندات التي نبحث عنها داخل هذا المجلد أم لا.

على الرغم من أن مجموعة البيانات الوصفية يمكن أن تتكون من مجموعة متنوعة من المعلومات ، عندما يكون الهدف هو ضمان الإدارة الفعالة والحفظ بما يتماشى مع اللوائح الحالية ، فمن الضروري الالتزام بمعايير ومعايير دقيقة.

كما ذكرنا ، يمكن تقسيم البيانات الوصفية وفقًا لوظيفتها.

البيانات الوصفية الوصفية

تهدف البيانات الوصفية الوصفية ، كما يسهل تخمينها ، إلى وصف المستند أو الشيء الرقمي المرتبط به ، وذلك لتسهيل البحث والاسترجاع . المعلومات التي تحدد موضوع الوثيقة هي بيانات وصفية.

البيانات الوصفية الإدارية والتنظيمية

من ناحية أخرى ، توفر هذه البيانات الوصفية معلومات حول المعالجات التي خضعت أو يجب أن تخضع الوثيقة ، من أجل ضمان الحفاظ عليها على المدى الطويل ، وسلامتها ، وأصالتها بمرور الوقت. يمكن أن تكون بيانات التعريف الإدارية والتنظيمية عبارة عن بيانات تعريف توفر معلومات حول حقوق الوصول إلى المستند ، أو بيانات التعريف التي تشير إلى المدة التي يجب أن يتم فيها الاحتفاظ بالمستند.

البيانات الوصفية الهيكلية

أخيرًا ، توفر البيانات الوصفية الهيكلية معلومات تجعل من الممكن تحديد موقع المستند داخل نظام الحفظ ، أو لتعريف الهيكل الداخلي للوثيقة ، أو لتحديد العلاقات مع المستندات الأخرى. على سبيل المثال ، تسمح البيانات الوصفية الهيكلية بربط المستند بملف الكمبيوتر الذي ينتمي إليه ، وذلك لإنشاء علاقة مستقرة بين الكائنين.

دور لوائح القطاع

لذلك ، يجب أن تكون بعض البيانات الوصفية موجودة دائمًا ، لأن وجودها لا غنى عنه لاستعادة المستندات ؛ يجب أن يكون الآخرون حاضرين لأنهم يعملون كضمان لسلامة المستند ، والآخرين لأنهم يضعون المستند في سياقه ويساعدون في وضعه بشكل صحيح فيما يتعلق بالمستندات الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، البيانات الوصفية الأخرى مطلوبة من قبل اللوائح ، على وجه التحديد بسبب دورها المهم للغاية.

تحدد إرشادات AgID بشأن إنشاء المستندات الإلكترونية وإدارتها وحفظها مجموعة دقيقة من البيانات الوصفية الدنيا الإلزامية التي يجب أن تكون مرتبطة بالمستندات الإلكترونية والوثائق الإدارية الإلكترونية وتجميعات المستندات الإلكترونية (مثل الملفات الإلكترونية ، على سبيل المثال). يجب أن يكون الحد الأدنى من البيانات الوصفية الإلزامية موجودًا في جميع الأوقات لضمان التخزين المتوافق مع القانون.

في بعض الحالات ، توجد لوائح صناعية محددة بالإضافة إلى إرشادات وكالة إيطاليا الرقمية.

هذه هي حالة المستندات ذات الصلة المالية والضريبية ، مثل الفواتير ووثائق النقل والأوامر وسجلات المحاسبة. في هذه الحالة ، توفر بعض المعايير ، مثل DPR 600/72 والقرار الوزاري الصادر في 17 يونيو 2014 ، مؤشرات دقيقة حول طرق الحفظ لفئات الوثائق هذه وكذلك البيانات الوصفية. ينص قانون DM الصادر في 17 يونيو 2014 ، في المادة 3 ، على أنه من بين البيانات الوصفية المرتبطة بهذه المستندات المعينة ، يجب تضمين الاسم واللقب ، ورمز ضريبة الفئة ، ورقم ضريبة القيمة المضافة ، والتاريخ ، في المستند نفسه. وذلك لأن هذه المعلومات والارتباطات فيما بينها تعتبر لا غنى عنها لضمان استرجاع الوثائق حتى يمكن إعادة إنتاجها إلى السلطات.

هذا مثال بسيط لإظهار كيف تتدخل لوائح الصناعة في كثير من الأحيان ، مما يوفر مؤشرات دقيقة يجب وضعها في الاعتبار عند مناقشة الحفظ الرقمي .

تأثير إرشادات AgID الجديدة

سلط دخول المبادئ التوجيهية الجديدة AgID بشأن وثائق تكنولوجيا المعلومات حيز التنفيذ مؤخرًا الضوء على قضية البيانات الوصفية .

عدلت الإرشادات الجديدة نظام الحد الأدنى من البيانات الوصفية الإلزامية ليتم ربطها بوثيقة تكنولوجيا المعلومات ، والتي كانت تقتصر حتى الآن على 6 بيانات وصفية إلزامية. يضاعف المعيار الجديد بالفعل عدد الحد الأدنى من البيانات الوصفية ، مما يتطلب تعزيز المعلومات الجديدة ؛ ليس من السهل دائمًا تحديد ذلك لجميع المنظمات.

أجبر هذا التغيير الهائل الشركات ومقدمي الحفظ المتخصصين على إجراء ترقيات كبيرة لأنظمتهم من أجل التمكن من التعامل مع الهيكل الجديد.

ما وراء الحد الأدنى من البيانات الوصفية الإلزامية

بالطبع ، بالإضافة إلى الحد الأدنى من البيانات الوصفية التي تتطلبها اللوائح المختلفة ، من الممكن دائمًا تضمين معلومات إضافية في مجموعة البيانات الوصفية الخاصة بنا ، والتي يمكن أن تكون مفيدة في سياق عمل معين ولدعم المزيد من البحث أو الإدارة أو الوظائف الهيكلية.

في الوقت نفسه ، عندما نريد إثراء مجموعة بيانات وصفية بعناصر إضافية ، فمن الجيد اتباع بعض المعايير الأساسية على الأقل لتجنب تكاثر الحقول بما يتجاوز ما هو مطلوب وأي تعقيدات غير ضرورية.

بادئ ذي بدء ، من الجيد تحديد الوظائف التي نحتاج إلى ضمانها أو ، على سبيل المثال ، مفاتيح البحث التي نستخدمها غالبًا لاسترداد نوع معين من المستندات ، وبالتالي ، ما هي البيانات الوصفية التي نحتاجها. ربما تكون بعض هذه المعلومات بالفعل جزءًا من الحد الأدنى لمجموعة البيانات الوصفية ، مثل التاريخ أو الموضوع ؛ قد تكون المعلومات الأخرى ، التي ربما تتعلق على وجه التحديد بسياق معين أو ممارسات تجارية راسخة ، مفقودة وقد يكون من المفيد تضمينها.

ومع ذلك ، غالبًا ما يتم تطبيق قاعدة "الأقل هو الأكثر": لا فائدة من إضافة الكثير من المعلومات التي لن نستخدمها أبدًا أو نادرًا ما نستخدمها للبحث عن هذا المستند المحدد ؛ من الأفضل التركيز على القليل من المعلومات المفيدة. يمكن أن تصبح البنية شديدة الثراء والتعقيد ، على المدى الطويل ، صعبة الإدارة ويمكن أن تؤدي إلى نتائج عكسية ، وتعقيد عمل المشغلين دون داعٍ وزيادة مخاطر الأخطاء.

أخيرًا ، من الجيد تعيين "ملصقات" للبيانات الوصفية التي ننوي إضافتها ، أي التسميات التي تجعل الموضوع واضحًا على الفور والتي تحدد المعلومات التي يجب أن نتوقعها من تلك البيانات الوصفية. هذا ضروري لعدة أسباب.

أولاً ، يسهل عمل المشغلين ويقلل من مخاطر أخطاء التكوين أو التجميع .

ثانيًا ، بينما ننتقل إلى عالم الحفظ الرقمي ، يكون الوضوح أمرًا بالغ الأهمية. إذا احتجنا إلى نقل أرشيفاتنا من مزود خدمة حفظ إلى آخر ، ربما بعد بضع سنوات ، فقد يتسبب استخدام بيانات وصفية غير واضحة في حدوث عدد من المشكلات وتقويض درجة قابلية التشغيل البيني وإمكانية فهم الفهارس في حزم الحفظ ، مما يجعل الأمر أكثر صعوبة لأداء المهام.