اجعل اجتماعاتك مبهجة مع برنامج إدارة الاجتماعات

لم يتبق سوى بضعة أشهر على العام الجديد ، وأطلق عليه بالفعل عام الأتمتة.

بين انفجار أحدث صديق لنا ChatGPT وبرامج ذكاء اصطناعي أكثر تقدمًا ، تبحث المؤسسات عن طرق لخفض التكاليف غير الضرورية وزيادة وقت الموظفين المخصص للعمل العميق. ومن المنطقي لماذا.

نقوم بتحسين تدفقات العمل لدينا لمخاوف الركود العالمي وتقلبات الطلب في السوق ، خاصة لشركات B2B. لا أحد منا غافل عن عمليات التسريح التقنية التي حدثت في عام 2022. والآن ، سنرى كيف يمكن للشركات أن تتكيف مع الموارد المنخفضة وتحولات الأسواق ، كل ذلك مع فهم التكنولوجيا المتطورة باستمرار.

باختصار ، عدد أقل من الناس يقومون بعمل أكثر. إحدى الطرق التي ستتكيف بها المنظمات ذات التفكير المستقبلي هي الاعتماد على الترسانة المتنامية للذكاء الاصطناعي.

في كثير من الحالات ، لا تصبح أدوات الأتمتة مجرد ترف - بل ضرورة. عند الاتصال بزملائك في الفريق ، يجب أن تتوقع رؤية تحول إلى الأتمتة في جميع الصناعات ، لا سيما في إدارة الاجتماعات.

سيستمر الاتصال في عالم ما بعد الجائحة والذي حوّل القوى العاملة إلى حد كبير إلى العمل العالمي والبعيد والمختلط في الاعتماد على برامج مؤتمرات الفيديو.

ما تستخدمه الشركات جنبًا إلى جنب مع أدوات المؤتمرات العالمية سيؤثر بشكل كبير على كيفية توفير القوى العاملة للوقت والمال وتخفيف الضغوط اليومية. ومن المجالات التي تتطلع المنظمات إلى تبسيطها أكثر من أي وقت مضى الاجتماعات.

الاجتماعات هي بالفعل موضوع نقاش ساخن - سواء وجدت قيمة في متناول الجميع بانتظام لمؤسستك أو ستكون سعيدًا بدون اجتماع آخر وجهًا لوجه مرة أخرى. أحبهم أو أكرههم ، الاجتماعات هنا لتبقى (قد تبدأ في البحث كثيرًا).

على المستوى الأساسي ، الاجتماعات هي المكان الذي تتواصل فيه وتتعاون معه ، وغالبًا ما تجمع أفكارًا متنوعة معًا لتطوير حلول وخطط مبتكرة. ما يستمر برنامج إدارة الاجتماعات في حله هو كيفية تنظيف اجتماعاتك الحالية - سواء كانت طريقة التحضير أو التشغيل أو المتابعة.

يستمر برنامج إدارة الاجتماعات في التحسن سنويًا ، مع تكنولوجيا أكثر ذكاءً ، واعتمادًا أوسع ، وتحتاج قوة عاملة عالمية عن بُعد إلى إعداد وملخصات أسرع للاجتماعات. لا عجب أن تكون أدوات إدارة الاجتماعات الرقمية اتجاهاً هائلاً يجب البحث عنه. دعونا نفحص السبب.

الاجتماعات السيئة تكلف الشركات مليارات

تكلفة إدارة الاجتماعات السيئة باهظة. كشف تقرير حالة الاجتماعات لعام 2019 أن الاجتماعات سيئة التنظيم تكلف المنظمات 399 مليار دولار في الولايات المتحدة وحدها. في نفس العام ، تم إهدار 73 مليار دولار في ألمانيا ، و 58 مليار دولار في المملكة المتحدة ، و 33 مليار دولار في سويسرا - كل ذلك بسبب الاجتماعات السيئة.

من السهل وصف الاجتماعات "السيئة" بأنها مكلفة ، ولكن أين على وجه التحديد تصل الاجتماعات إلى النتائج النهائية للمنظمات؟ بشكل رئيسي في تكاليف العمالة - يمكن أن تُعزى الظاهرة الشائعة المعروفة باسم "إجهاد الاجتماع" إلى العمال الذين يحتاجون إلى وقت للتعافي من العمال المحبطين.

في أسوأ السيناريوهات ، يمكن للاجتماعات الجارية والتي تدار بشكل سيء أن تقلل من إنتاجية العمل الإجمالية وتثير غضب الموظفين ، وخاصة أولئك الذين يشغلون مناصب قيادية والذين يمكنهم قضاء ما يصل إلى 23 ساعة في الأسبوع في الاجتماعات ، مما يتسبب في عدم الرضا الوظيفي الذي يمكن أن يساهم في معدل دوران مكلف.

كيف تكافح برامج إدارة الاجتماعات الاجتماعات السيئة

لست وحدك إذا كنت قد استوعبت اجتماعًا لا طائل من ورائه أو اجتماع استمر لفترة طويلة. سيحارب التحول نحو أتمتة الاجتماعات عبر برنامج الاجتماعات بشكل مباشر أكثر شكاوى الاجتماعات شيوعًا.

• الاجتماعات طويلة للغاية وغير منتجة. هذه الشكوى هي جوهر برنامج اجتماع الألم الذي يهدف إلى حلها. يراقب برنامج إدارة الاجتماعات القوي الوقت الإجمالي لجدول الأعمال ، ووقت كل بند من بنود جدول الأعمال ، ووقت المتحدث الفردي.
  بالنسبة للإنتاجية ، يمكن أن تساعد برامج الاجتماعات في إنتاجية فريقك بعدة طرق. على أقل تقدير ، فإن أداة إدارة الاجتماعات الخاصة بك لديها طريقة مباشرة لتسجيل المهام والقرارات في الاجتماع ومتابعة بنود العمل.
• الاجتماعات ليست جيدة التنظيم أو جيدة التخطيط. تحتوي معظم برامج إدارة الاجتماعات ، إن لم يكن كلها ، على بعض منشئ جدول الأعمال الذي يسمح بإنشاء قالب بسيط أو معقد أو مخصص بحيث يمكن للفرق إضافة هيكل وخطة إلى اجتماعاتهم.
• الاجتماعات ليست عملية المنحى ولا تؤدي إلى خطوات تالية واضحة. تعمل برامج الاجتماعات على خفض التكاليف من خلال الأتمتة عن طريق تخزين سجلات اجتماعاتك بشكل حدسي. من السهل الوصول إلى ملخص الاجتماع أو محضر الاجتماع عند الحاجة ، مما يساعدك على معالجة المعلومات المسجلة بشكل أكبر.
• الاجتماعات ليست شاملة ولا تسمح بالمشاركة المتساوية. يعد الدمج في مكان العمل أمرًا حيويًا ، حيث إن الافتقار إلى التنوع والشمول في الاجتماعات يمكن أن يتسبب في حدوث نقاط عمياء مكلفة.

يوفر برنامج إدارة الاجتماعات منصة اجتماعات افتراضية تضمن للجميع نفس الفرصة للمشاركة ، بغض النظر عن موقعهم الفعلي أو ظروفهم الشخصية. هذا يعزز التضمين ويزيد الإنتاجية من خلال تقليل الوقت والجهد المبذولين في السفر والجدولة.

من خلال ميزات مثل اللوحات البيضاء الافتراضية ومشاركة الشاشة والتعاون في الوقت الفعلي ، يتيح برنامج إدارة الاجتماعات للفرق العمل معًا بسلاسة وكفاءة ، بغض النظر عن موقعهم أو منطقتهم الزمنية.

أعمال اجتماعات دنيوية أقل ، ووقت أكثر للاستراتيجية

من بين 182 من كبار المديرين الذين شملهم الاستطلاع من قبل Harvard Business Review ، قال 64٪ أن الاجتماعات تأتي على حساب التفكير العميق. هذه إحصائية مقلقة للشركات التي تتطلع إلى التكيف باستمرار من خلال استراتيجية عميقة وطويلة الأجل.

لتظل قادرة على المنافسة في أسواق اليوم ، تحتاج الشركات إلى أفضل وأذكى تركيز على العناصر ذات الصورة الكبيرة.

المهام مثل إنشاء جداول الأعمال من البداية أو كتابة محاضر الاجتماع يدويًا تستغرق وقتًا طويلاً وتحبط الموظفين. هذا يؤدي إلى عدم الرضا في مكان العمل ، ودوران الموارد ، وإهدار الموارد. لا يقتصر الأمر على العمل التحضيري الممل للاجتماعات الذي يمكن أن يكون شاقًا. يمكن أن يؤدي الاجتماع السيئ إلى مواجهة متلازمة التعافي ، مما يجعل من الصعب على الموظفين التعافي من الاجتماعات والعمل بكفاءة.

يجب أن تتجنب الاجتماعات المزالق الشائعة: أتمتة المهام إن أمكن ، والحفاظ على الاجتماعات في المسار الصحيح ، والالتزام بالحضور المعنيين فقط. لماذا يقوم موظفوك بتنظيم جدول الأعمال يدويًا ، وتلخيص ملاحظات الاجتماع ، وإعادة كتابة عناصر العمل في موقع رقمي ثانٍ بينما يمكن لتطبيق إدارة الاجتماع القيام بذلك نيابةً عنك في ثوانٍ؟

المصدر: عمل فني لروني جنسن

يتيح برنامج إدارة الاجتماعات عقد اجتماعات استراتيجية مع جدول أعمال ثابت وجدول زمني محدد وموضوعات مركزة ومتحدثين معينين. يعرف الحاضرون ما يمكن توقعه ، حتى يتمكنوا من الاستعداد مسبقًا والتعمق في جدول الأعمال مع تقدم الاجتماع.

الاجتماعات غير المتزامنة تحدث بالفعل ، والشركات بحاجة إلى التكيف

أظهر لنا COVID-19 أن الاجتماعات وجهًا لوجه لم تعد مطلوبة للنجاح التنظيمي. انتقلت الشركات ذات التفكير المستقبلي ، والعديد منها لديها عمال يمتدون إلى مناطق زمنية ، إلى العمل والاجتماعات غير المتزامنة.

ولكن كيف يختلف الاجتماع غير المتزامن عن دردشة Teams البسيطة؟

في الاجتماعات غير المتزامنة ، يقضي المشاركون فترة زمنية محددة على مادة الاجتماع بأكملها بدلاً من مهمة مفتوحة. للاجتماع غير المتزامن الذي يتم إدارته بشكل جيد غرض وجدول أعمال ومكان مركزي للحضور لمشاركة أفكارهم وعملية لتسجيل المحاضر. يتم الانتهاء من محضر الاجتماع وإرساله عند انتهاء الاجتماع.

لا يمكن إجراء مثل هذا الاجتماع بأجزاء متباينة إلا من خلال برنامج إدارة الاجتماعات لدعمك.

المصدر: فيلوسيتي جلوبال

ما الذي تبحث عنه في برنامج إدارة الاجتماعات؟

منذ بداية الاجتماعات (لست متأكدًا ، لم أكن هناك ، لكنني أعتقد أنها حدثت في كهوف ما قبل التاريخ) ، كان هناك موضوع لقاء الشكاوى.

تتضمن بعض مظالم الاجتماع الأكثر شيوعًا تداخل المتحدثين ، والاجتماعات الطويلة ، وعدم وجود جدول أعمال قياسي أو عملية تدوين الملاحظات ، ولا توجد منطقة مركزية لتخزين الملاحظات أو محاضر الاجتماعات ، وشخص واحد يحتكر الاجتماع. هذا هو السبب في أن البحث عن العلاجات الدقيقة لهذه الحوادث الشائعة في الاجتماعات يعد أمرًا ضروريًا عند التفكير في برنامج إدارة الاجتماعات.

عندما تستثمر في برنامج إدارة الاجتماعات ، فأنت تريد الحصول على أكبر فائدة مقابل أموالك. فيما يلي الميزات الرئيسية التي يجب توفرها في قائمة رغبات إدارة الاجتماع:

• منشئ جدول الأعمال. نقاط المكافأة إذا كان بإمكان أعضاء الفريق المتعددين التعاون في جدول الأعمال
• نظام آلي لإنشاء وتوزيع محاضر الاجتماعات
• متعقب الوقت لبنود جدول الأعمال والمتحدثين
• نظام لقياس فعالية اجتماعك وجمع تعليقات الاجتماع من فريقك
• نظام لتنظيم مكبرات الصوت
• نظام لتسجيل المهام في الاجتماع تلقائيًا
• نظام لتسجيل القرارات في الاجتماع تلقائيًا
• آلية التصويت في الاجتماع
• التكامل مع أدوات الإنتاجية الأخرى التي يمكن أن تساعد في إدارة المهام
• التخزين المركزي لمواد الاجتماعات
• القدرة على تخصيص وتمثيل جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات والمزيد

على الرغم من أن هذه القائمة ليست شاملة بالتأكيد ، إلا أنها نقطة انطلاق جيدة عند الاستثمار في تكنولوجيا إدارة الاجتماعات.

ما مقدار الوقت والمال الذي يمكنك توفيره باستخدام برنامج إدارة الاجتماعات؟

يعتمد الوقت والمال الموفر باستخدام برنامج إدارة الاجتماعات على أنواع الاجتماعات التي تديرها وحجم فريقك ومدة الاجتماعات. فيما يلي مثال لحساب الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على الاجتماعات.

وفقًا لآلة حاسبة HBR ، فإن الاجتماع لمدة ساعة مع ثمانية موظفين يتقاضون 70 ألفًا سنويًا سيكلف مؤسستك 392 دولارًا لكل اجتماع. اشطف هذا الاجتماع وكرره عدة مرات في الشهر أو حتى أسبوعيًا ، ويمكنك أن ترى كيف تضيف الاجتماعات.

تكاليف الاجتماع باهظة إذا لم يكن هناك هيكل ونتائج ملموسة ، وغادر العاملون لديك الاجتماع وهم يشعرون بالإحباط والإرهاق. يخفف برنامج إدارة الاجتماعات من نقاط الألم هذه ، مما يحميك من إرهاق الموظفين ويقلل من الإنتاجية.

وداعا للاجتماعات غير المنتجة

نظرًا لأن الشركات تتطلع إلى الأتمتة لخفض التكاليف وتبسيط العمليات ، فلن تكون مساحة الاجتماعات استثناءً. مع الاتجاه المستمر نحو العمل العالمي والبعيد والمختلط ، وعدم اليقين في السوق ، ستعمل الشركات على تقليل التكاليف والموارد حيثما أمكن ذلك.

مع وجود واحد من أكثر الأخطاء تكلفة التي يمكن أن ترتكبها الشركات في كونها اجتماعات غير منتجة ، فإن برنامج إدارة الاجتماعات الذي ينتج عنه نتائج اجتماعات أكثر كفاءة وقابلية للتنفيذ سيكون اتجاهًا لا يحتاج إلى تفكير.

انضم إلى ثورة الاجتماعات التي صمدت أمام اختبار الزمن - اكتشف أسرار Skype وكيف تعمل على تحسين التعاون.