تعظيم الإنتاجية مع الأتمتة: تنفيذ كفاءة العملية في مكان العمل

تعمل الأتمتة كأداة فعالة لتحسين إنتاجية مكان العمل. من خلال دمج الأتمتة ، يمكن للمؤسسات تنفيذ المهام الروتينية بشكل منهجي وتحسين العمليات وتقليل العمل اليدوي. يؤدي تنفيذ كفاءة العملية من خلال الأتمتة إلى توفير كبير في الوقت والمال والموارد ، مما يسمح للموظفين بالتركيز على مهام أكثر استراتيجية.

تشير الأبحاث الحديثة إلى أن 94٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة تشارك في مهام متكررة ، في حين أن الأتمتة حسنت الرضا الوظيفي لـ 90٪ من العاملين في مجال المعرفة وإنتاجية 66٪ منهم.

توجد أنواع مختلفة من الأتمتة ، مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) وأتمتة عمليات الأعمال (BPA) والحلول التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي (AI). يعد تحديد استراتيجية الأتمتة الأنسب لعملك وتنفيذها بشكل صحيح أمرًا أساسيًا لجعلها استراتيجية رابحة.

إحداث ثورة في كفاءة الأعمال

تعمل الأتمتة على تحسين كفاءة مكان العمل من خلال تبسيط العمليات وتخفيف الاختناقات وتقليل الأخطاء في المهام المتكررة ، مما يمكّن الموظفين في النهاية من التركيز على العمل المتخصص عالي القيمة. علاوة على ذلك ، فإنه يسهل إدارة البيانات واستخدامها بشكل أفضل ، مما يمكّن الشركات من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وتحسين أدائها العام.

كما قال المستشار الإداري الشهير بيتر دراكر ذات مرة ، "الكفاءة هي فعل الأشياء بشكل صحيح ؛ الفعالية هي فعل الأشياء الصحيحة ". مع توفر خيارات الأتمتة المتنوعة ، يمكن للشركات تحقيق التوازن المثالي بين الكفاءة والفعالية في سعيها لتحقيق التميز التشغيلي.

فيما يلي أكثر تقنيات الأتمتة شيوعًا ، ولكل منها ميزة تنافسية خاصة بها عند تنفيذها على النحو الأمثل:

• أتمتة العمليات الروبوتية (RPA): أتمتة المهام اليدوية المتكررة مثل إدخال البيانات أو معالجة الفواتير.
• أتمتة عمليات الأعمال (BPA): تبسيط عمليات سير العمل المعقدة والمتعددة الخطوات التي تشمل أنظمة متعددة وأصحاب المصلحة.

• الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML): تطبيق الخوارزميات المتقدمة وقدرات التعلم على المهام التي تتطلب اتخاذ القرار أو التعرف على الأنماط.
• الأتمتة المعرفية: دمج معالجة اللغة الطبيعية (NLP) ورؤية الكمبيوتر لأتمتة المهام التي تتطلب إدراكًا أو فهمًا يشبه الإنسان.
• أتمتة إنترنت الأشياء (IoT): توصيل وأتمتة الأجهزة وأجهزة الاستشعار وأنظمة جمع البيانات والمراقبة والتحكم.
• أتمتة سطح المكتب: أتمتة المهام على أجهزة الكمبيوتر الفردية ، مثل إدارة الملفات أو معالجة البيانات.

يعد كل نوع من أنواع الأتمتة أداة فريدة توفر مزايا مختلفة. إن فهم احتياجاتك ، وتركيب فريقك ، والحل الأفضل يعني الحصول على نظرة عامة على الخيارات وإحساس بأساليب التنفيذ. يؤدي اتخاذ قرار مستنير إلى إعداد حل أتمتة معين لتحقيق النجاح.

أتمتة عمليات الأعمال

في حين أن الأتمتة يمكن أن تقدم العديد من الفوائد ، إلا أنها لا تخلو من التحديات. في بعض الحالات ، قد لا يؤدي تنفيذ الأتمتة إلى النتائج المرجوة بسبب عوامل مثل التخطيط غير الكافي أو التوافق السيئ مع أهداف العمل أو تدريب الموظفين غير الكافي.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تؤدي المشكلات الفنية غير المتوقعة ، ونقص قابلية التشغيل البيني بين الأنظمة ، ومقاومة التغيير بين الموظفين إلى إعاقة نجاح مبادرات الأتمتة.

المشكلات الفنية مسؤولة عن 90٪ من حالات فشل مشروع الأتمتة ، مع تكاليف التنفيذ بنسبة 37٪ ، والافتقار إلى الرؤية الشاملة أو الاستراتيجية المسؤولة عن 25٪.

ومن ثم ، لضمان التنفيذ الناجح ، يجب على الشركات تقييم استراتيجية الأتمتة الخاصة بهم بعناية. فيما يلي الخطوات الأربع الرئيسية التي يجب مراعاتها عند وضع استراتيجية لأتمتة عمليات الأعمال:

1. تحديد مجالات الأتمتة : تتمثل الخطوة الأولى في أتمتة العمليات التجارية في تحديد مجالات العمل المتكررة والمستهلكة للوقت والتي يمكن أتمتتها. من الضروري تقييم العمليات الحالية وسير العمل لتحديد المجالات التي يمكن تبسيطها وأتمتتها. من خلال تحليل العمليات التجارية ، يمكن للمؤسسة تحديد العمليات الأكثر ملاءمة للأتمتة.

2. تقييم أدوات وتقنيات الأتمتة المحتملة : بمجرد تحديد العمليات ، من الضروري تقييم أدوات وتقنيات الأتمتة المحتملة التي يمكن تنفيذها لأتمتة العمليات التجارية. يتضمن ذلك البحث عن أدوات وتقنيات الأتمتة المختلفة المتاحة في السوق ، وفهم قدراتها ، وتقييم مدى ملاءمتها للعمليات التجارية.

3. تنفيذ الأتمتة في نهج مرحلي : بعد تحديد مجالات الأتمتة والأدوات اللازمة لتنفيذها ، فإن الخطوة التالية هي تنفيذ الأتمتة في نهج تدريجي. وهذا يعني إدخال الأتمتة تدريجياً واختبارها لتحديد أي مشكلات أو عقبات محتملة. يتيح هذا النهج أيضًا للأعمال التأكد من أن الأتمتة تعمل بشكل صحيح قبل نشرها عبر المؤسسة بأكملها.

4. قياس نتائج تنفيذ الأتمتة : الخطوة الأخيرة هي قياس نتائج تنفيذ الأتمتة لتقييم فوائد الأتمتة. من الضروري مراقبة نتائج الأتمتة من حيث توفير الوقت والتكلفة وزيادة الإنتاجية وتحسين الجودة ورضا العملاء. ستوفر هذه المقاييس رؤى قيمة حول فعالية الأتمتة وتساعد في تحديد الفرص لمزيد من التحسين.

التغلب على التحديات في تنفيذ الأتمتة

كما تمت مناقشته بإيجاز أعلاه ، يمكن أن يمثل تنفيذ الأتمتة في مكان العمل العديد من التحديات التي يجب معالجتها من خلال استراتيجيات ذكية لضمان التنفيذ الناجح.

أحد أهم التحديات في تنفيذ الأتمتة هو دمجها مع الأنظمة القديمة. هذا لأن الأنظمة القديمة غالبًا ما تحتوي على عمليات تكامل معقدة ومخصصة يصعب تكرارها في أنظمة التشغيل الآلي. للتغلب على هذا التحدي ، تحتاج الشركات إلى الاستثمار في خدمات التكامل المخصصة أو الانتقال إلى أنظمة جديدة تمامًا. على سبيل المثال ، نفذت Walmart نظامًا آليًا لسلسلة التوريد الخاصة بها والتي تطلب تكاملًا مخصصًا مع أنظمتها القديمة لضمان التدفق السلس للبيانات بين الأنظمة الجديدة والقديمة.

التحدي الآخر في تنفيذ الأتمتة هو معالجة التأثير على القوى العاملة. تحتاج الشركات إلى الاستثمار في برامج تحسين المهارات وإعادة تشكيلها لمساعدة الموظفين على التكيف مع بيئة العمل المتغيرة. هذا ليس مفهومًا جديدًا تمامًا. في عام 2019 ، نفذت أمازون برنامجًا لتحسين المهارات لمساعدة الموظفين على اكتساب مهارات جديدة والانتقال إلى أدوار جديدة حيث قامت الشركة بأتمتة العديد من العمليات في مستودعاتها. لم يساعد هذا Amazon على الاحتفاظ بقوتها العاملة فحسب ، بل ساعد أيضًا على زيادة إنتاجية الموظفين ورضاهم الوظيفي.

سيستمر الأتمتة في النمو

مع انتقالنا إلى المستقبل ، ستكون الاستفادة من قوة الأتمتة حجر الزاوية لنجاح الأعمال ذات التفكير المستقبلي. ستؤدي زيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى من خلال الأتمتة وتنفيذ كفاءة العمليات في مكان العمل إلى إطلاق العنان لإمكانات غير مستغلة ، وإعادة تحديد دور المواهب البشرية ، وإطلاق العنان لفرص نمو غير مسبوقة. من خلال الاعتماد الاستراتيجي لتقنيات الأتمتة ، يمكن للشركات أن تضع نفسها في طليعة الابتكار ، وتضع معايير جديدة للتميز وتشكل مستقبل صناعاتها.