تدقيق منصة أتمتة التسويق الخاصة بك: خارطة طريق

من المفترض أن تجعل منصات أتمتة التسويق (MAP) ، مثل HubSpot ، حياتك أسهل وتسمح لك بتركيز وقتك واهتمامك على أمور أخرى أكثر إلحاحًا. ومع ذلك ، إذا لم يكن هناك إشراف مناسب على الأصول التي تقوم بإنشائها داخل MAP ، فيمكن أن يكون لها تأثير معاكس بسهولة. ما كان يومًا ما مساهماً إيجابياً في عمليات التسويق والمبيعات والخدمات الخاصة بك أصبح الآن رادعًا رئيسيًا لإدارة مبادراتك وتنفيذها - وهو ما يتطلب التخمين وساعات من غربلة الأصول القديمة فقط لإنجاز أبسط المهام.

إذا كان ما سبق يبدو وكأننا وصفنا يومك للتو ، فأنت لست وحدك. إذا سمحت لـ MAP بالوصول إلى هذه النقطة ، فقد يكون الوقت قد حان للتراجع والقيام بشيء لا يستمتع به أحد ولكنه ضروري لصحة عملك ، والأهم من ذلك ، سلامة عقلك - تدقيق البوابة.

في حين أن جميع خرائط الخرائط ليست متطابقة ، إلا أن هناك بعض الإرشادات العامة التي نوصي باتباعها دائمًا عند القيام بهذا المشروع. يتمثل أحد الجوانب الرئيسية التي غالبًا ما يتم إغفالها لامتلاك خطة عمل البحر المتوسط ​​في وجود واحد أو اثنين من أصحاب المصلحة / الأبطال الداخليين الذين يمكن أن يكونوا مصدرًا للحقيقة لبروتوكول أي شركة أو أفضل الممارسات داخل خطة عمل البحر المتوسط ​​، خاصةً عندما يأتي مستشار خارجي لتدقيق النظام الأساسي وتحسينه. .

أذونات

قبل القيام بأي شيء ، نوصيك بإلقاء نظرة على أذونات المستخدم داخل خريطة خريطة الموقع الخاصة بك. غالبًا ما يكون هذا مصدرًا رئيسيًا لعدم الاتساق داخل النظام الأساسي لأن الأشخاص المختلفين لديهم أفكار مختلفة حول كيفية عمل الأشياء وتشغيلها من منظور ومبادرات دورهم.

لإدارة ذلك ، قم بإجراء مقابلة مع كل قسم أو مستخدم وحدد ما يحتاجون إلى الوصول إليه ومستوى الوصول المطلوب. أعد تنظيم وتوثيق هذه الأذونات حتى يعرف كل فرد في مؤسستك من لديه حق الوصول إلى ماذا ولماذا. يجب أن يساعد اتباع هذا النهج في التخفيف من أي مشاعر قاسية حول سبب حدوث خلط الأذونات وإعطاء الجميع فهمًا أفضل لمن يجب أن يذهبوا إليه عندما يحتاجون إلى إنجاز شيء معين. كقاعدة عامة ، يجب حجز الأذونات على مستوى المسؤول (المشرفون المتميزون في HubSpot) لمجموعة معينة من المستخدمين المتميزين ، إن لم يكن شخصًا واحدًا.

اصطلاحات التسمية

الآن بعد أن تم تربيع الأذونات ، حان الوقت لجعل هؤلاء المستخدمين على نفس الصفحة باستخدام بنية اصطلاح التسمية في MAP. قبل لمس أي من الأصول الموجودة في البوابة فعليًا ، من المهم أن تقرر كيفية تصنيف الأصول المختلفة ، وكيف سيتم ربطها معًا ، وما هي التفاصيل التي يجب التعبير عنها على مستوى عالٍ. ما تم تحديده واتخاذ قرار بشأنه هنا سيفعل المعجزات لإمكانية الاستخدام المستقبلي لخطة عمل البحر المتوسط ​​ويمكّنك من التنقل والإبلاغ بشكل فعال عن الأصول التي تقوم بإنشائها وإدارتها داخل النظام الأساسي.

على الرغم من عدم وجود هيكل اصطلاح تسمية محدد نوصي به ، يجب أن تأخذ في الاعتبار أشياء مثل الحملات التي تديرها وتوقيت تلك الحملات وأي اتصالات خارجية قد تكون لديك مع MAP.

من المهم أيضًا ملاحظة أن هذا يجب أن يكون مناقشة مع نفس المستخدمين الذين تدير لهم الأذونات. قدم نقطة انطلاق بناءً على معرفتك على مستوى الخبراء بخطة عمل البحر المتوسط ​​، ولكن قم بتخصيصها للمستخدمين الذين يقومون بالبناء / العمل داخل خطة عمل البحر المتوسط ​​يوميًا. في نهاية العملية ، يجب أن يكون لديك مستند يمكنك مشاركته مع فريقك يحدد بوضوح اصطلاحات التسمية لاستخدامها في سيناريوهات الأصول المختلفة. لا تخف من التحديث مع تطور عملك ، وتأكد من إبلاغ هذه التحديثات / التغييرات لبقية أعضاء فريقك.

في هذه المرحلة من المشروع ، تكون قد وضعت الأساس للعمل الفعلي الذي سيبدأ ضمن خطة عمل البحر المتوسط. أنت تعرف من يمكنه تحرير / إنشاء أصول معينة وتحديد الهيكل الذي ترغب في تنفيذه. في نهاية اليوم ، تهدف خطة عمل البحر المتوسط ​​إلى الترويج لجهات الاتصال في قاعدة البيانات الخاصة بك وبيعها و / أو خدمتهم. لهذا السبب ، نوصي بالبدء بفهم كيفية وصول جهات الاتصال هذه إلى قاعدة البيانات الخاصة بك حتى تتمكن من متابعة مسار التنقل من الإنشاء إلى العمليات النهائية التي ينتهي بها الأمر ثم تحسينها على طول الطريق.

النماذج والصفحات المقصودة

عند فحص النماذج الحالية في MAP الخاصة بك ، ابحث عن التكرار أو النماذج التي لم تعد قيد الاستخدام. اعتمد على الإحصائيات مثل وقت إرسال النموذج آخر مرة ، وعدد مرات عرض النموذج ، ومتى تم إنشاء النموذج / آخر تحديث له لتحديد ما إذا كان النموذج لا يزال نشطًا.

أثناء البحث في النماذج الخاصة بك ، قم بتوثيق الصفحات المقصودة المرفقة بها - هل يمكن أرشفة / إعادة توجيه هذه الصفحات أم أنها في الواقع لا تزال قيد الاستخدام / مطلوبة؟ بمجرد اكتمال ذلك ، ابحث عن دمج هيكل النموذج الخاص بك. استخدم خط تفكير قمعي لمحاذاة المحتوى / عمليات الإرسال في مستودعات للمساعدة في صيانة البوابة وعمليات الواجهة الخلفية على حدٍ سواء.

الهدف ليس الحصول على نموذج رئيسي واحد ، بل تجميع أكثر قابلية للإدارة (على سبيل المثال ، إذا كنت تدير ندوات عبر الإنترنت ، فهل تنشئ نموذجًا جديدًا في كل مرة؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، ففكر في الحصول على نموذج رئيسي للندوة عبر الإنترنت). تذكر أيضًا استخدام اصطلاحات التسمية التي حددتها مسبقًا في العملية.

نقاط إدخال قاعدة البيانات الأخرى

وإلا كيف يتم الحصول على جهات الاتصال في قاعدة البيانات الخاصة بك؟ هل هناك عمليات تكامل (مثل Salesforce ) يجب أخذها في الاعتبار؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فستحتاج إلى توثيق عمليات الدمج وإعادة تقييمها والتأكد من أن أي تعيينات وإعدادات تتماشى مع اصطلاحات التسمية الجديدة وعمليات تجزئة قاعدة البيانات. هل هناك عمليات استيراد متكررة يقوم بها المستخدمون؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، تحقق من بعض الواردات على الفور وتأكد من إجراء نظافة البيانات المناسبة قبل الاستيراد - هل الحقول الصحيحة موجودة؟ هل يقوم المستخدمون بإنشاء حقول مزدوجة؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فقد يكون تأمين الأذونات أكثر من ذلك ، أو ضع في اعتبارك تزويد المستخدمين بقالب / مستند عملية للمساعدة في توحيد إجراءات الاستيراد الخاصة بهم.

على الرغم من وصول جهات الاتصال إلى قاعدة البيانات الخاصة بك ، يجب أن يكون لديك الآن جميع الحقول والقوائم والصفحات والنماذج المطلوبة أمامك في هذه المرحلة من التدقيق. حان الوقت الآن لكسر زر الحذف هذا للتخلص من أي خصائص غير ضرورية (تأكد من الدمج في مواقف الازدواجية) والقوائم و LPs والنماذج. إذا كنت قلقًا بشأن الحذف التام ، فاستخدم هياكل المجلدات لأرشفة الأصول غير الضرورية لوضعها بعيدًا عن الأنظار وبعيدًا عن الذهن ، ولكن لديك أيضًا القدرة على الرجوع إليها في تاريخ لاحق إذا لزم الأمر.

في المرحلة الثانية من التدقيق ، ستنظر في ما يحدث لجهات الاتصال بعد الإنشاء. مرة أخرى ، نظرًا لأن صحة قاعدة البيانات وتجربة الاتصال الخاصة بك يجب أن تكون في صميم إستراتيجية MAP الخاصة بك ، فإن النظر إليها من منظور رحلة جهة الاتصال يساعدك على تحديد الأولويات واتخاذ القرارات بشأن الأصول التي تشكل تلك الرحلة.

العمليات الترويجية / الأتمتة

من المحتمل أن تصطدم بالرسالة والأتمتة في قسم النماذج في تدقيقك (وقد ترغب في التفكير فيها في ذلك الوقت أيضًا) ولكنك الآن تريد إلقاء نظرة على التشغيل الآلي لتسليم الرسائل إلى جهات الاتصال الخاصة بك. قد تكون الإجراءات التي قد تختار القيام بها في هذه المرحلة هي:

• التأكد من دقة معايير البداية (على سبيل المثال ، نظرًا لأنك قمت بدمج النماذج ، فهل تحتاج الآن إلى الإشارة إلى أسماء الصفحات أيضًا؟)
• التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني المضمنة في الأتمتة تتوافق مع صوتك وعلامتك التجارية الحالية نظرًا لأنهما قد يكونان جيدًا منذ سنوات
• التأكد من توافق أهداف سير العمل مع الهيكل الجديد وقاعدة البيانات
• حذف أو أرشفة الأتمتة القديمة
• إعادة تطبيق اصطلاحات التسمية لتتطابق مع النماذج والقوائم التي قد تكون هي الدافع وراء تسجيلهم

العمليات التشغيلية / الأتمتة

لقد قمنا بفصل التشغيل عن الأتمتة الترويجية فقط لإيصال حقيقة أن اهتمامك الأساسي يجب أن يكون حول تجربة جهات الاتصال في قاعدة البيانات الخاصة بك - يجب أن يكون كل شيء آخر ثانويًا.

الآن بعد أن قمت بتنظيم الرسائل المواجهة لجهة الاتصال أعلاه ، حان الوقت لجذب الانتباه إلى واحدة من أكبر مزايا خطة عمل البحر المتوسط ​​وقاعدة البيانات والتدفقات التشغيلية التي تساعدك على أتمتة المهام / الإخطارات وتوحيد / تنظيف بياناتك.

هنا ، ستأخذ في الاعتبار الكثير مما أخذته في الاعتبار مع التدفقات الترويجية ولكن أيضًا انتبه لأشياء مثل:

• مراحل دورة الحياة ومتى / كيف يتم تعيينها
• يؤدي التهديف
• استراتيجية نظافة قواعد البيانات
• ما هي الإخطارات الداخلية قيد التشغيل وهل هناك أي ثغرات يجب سدها؟

مع كل من العمليات الترويجية والتشغيلية ، يعد التوثيق أمرًا بالغ الأهمية لسهولة استخدام خطة عمل البحر المتوسط ​​الخاصة بك. ضع في اعتبارك استخدام أداة مثل Lucidchart لربط رحلة جهة الاتصال بأكملها معًا للتأكد من أنك لا تترك العملاء المحتملين الجيدين يموتون ، أو يتم الترويج لهم بشكل مفرط أو تلقي الرسائل الخاطئة. وبالمثل ، سيسمح لك التوثيق بتحديد وتقليص الأداء للحفاظ على تشغيل أنظمتك بالطريقة المثلى والحفاظ على انخفاض التكاليف ، سواء من حيث الساعات التي تقضيها ، أو من حيث إبقائك تحت أي نظام أو قيود اشتراك قد تكون لديك.

تختلف MAP لكل شركة ، وهذا يعني أن كل عملية تدقيق ستكون مختلفة أيضًا. الممارسات الموضحة هنا هي خارطة طريق بداية قوية للتأكد من أنك تصل إلى المجالات الكبيرة ، ولكن تأكد من تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك وأولوياتك المحددة. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك أن منصات أتمتة التسويق تدور حول أكثر من مجرد المجالات المذكورة أعلاه ؛ قد يتوسع تدقيقك في مجالات / أدوات أخرى أيضًا. في الواقع ، من المحتمل.

كنصيحة أخيرة ، إذا أصبحت خريطة MAP الخاصة بك غير قابلة للإدارة ، ففكر في التعاقد مع شريك مثل Kuno Creative للمساعدة في كشف أي تشابك رقمي وإعادة النظام الأساسي إلى المسار الصحيح. الاعتماد على الخبرة المكتسبة عبر منصات وصناعات متعددة هو مستوى لا يقدر بثمن لمعرفة فريقك ومجموعات المهارات ويمكنه تسريع الجدول الزمني الخاص بك إلى منصة zen!

جاهز للاتصال؟ حدد موعدًا لاستشارة حيث يمكننا مناقشة احتياجاتك التسويقية.