كيفية إدارة قوائم البريد الإلكتروني: أفضل الممارسات وأفضل الأدوات

يواجه المسوقون عبر البريد الإلكتروني سؤالًا شائعًا للغاية: هل يجب أن نقضي الوقت في مراجعة قوائم البريد الإلكتروني وتحديثها بشكل استباقي ، أم ينبغي علينا التركيز على التواصل وإصلاح المشكلات كما تظهر بدلاً من ذلك؟

من المنطقي أن ترغب فرق المبيعات والتسويق في إعطاء الأولوية للتواصل ، حيث إنه محرك أساسي لنمو خطوط الأنابيب. ولكن من خلال القيام بذلك ، فإنك تخاطر بإتلاف سمعة علامتك التجارية عن غير قصد عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء من قائمة بريد إلكتروني معيبة.

في هذا المنشور ، سنستكشف العقبات الشائعة لإدارة قائمة البريد الإلكتروني ، وأفضل الممارسات لتحديث تفاصيل الاتصال بكفاءة ، وما الذي تبحث عنه في أداة إدارة قائمة البريد الإلكتروني.

ما هي إدارة قائمة البريد الإلكتروني؟

تشير إدارة قائمة البريد الإلكتروني إلى الطرق العديدة التي يقوم بها فريقك بجمع معلومات المشترك وتحديثها واستخدامها. إنها عملية أساسية لأنها تضمن لفريقك أن يحقق أقصى فائدة من التواصل عبر البريد الإلكتروني ، وبناء علاقات دائمة مع العملاء ، وزيادة المبيعات.

التحديات الشائعة لإدارة قائمة البريد الإلكتروني

حتى المسوقين الأكثر خبرة يواجهون تحديات في إدارة قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بهم. فكر في الأمر: أنت تعمل مع حجم هائل من البيانات المتغيرة باستمرار. ويجب أن تكون قادرًا على التصرف بسرعة لاستخدام هذه البيانات بشكل جيد.

تشمل بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي تواجهها الفرق مع إدارة قائمة البريد الإلكتروني ما يلي:

قائمة النمو والاحتفاظ

تبدأ كل قائمة تسويق عبر البريد الإلكتروني بدون جهات اتصال. قد يكون من الصعب توسيع قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ويثبط عزيمتك العديد من المسوقين إذا كانت قائمتهم تنمو ببطء أكثر مما كانوا يأملون. ناهيك عن أن بعض المشتركين لديك سيلغون اشتراكهم بمرور الوقت وستتحلل قائمتك بشكل طبيعي حيث تقوم جهات الاتصال الخاصة بك بتغيير الوظائف أو معلومات الاتصال. غالبًا ما تشعر وكأنك تخطو خطوة واحدة للأمام وخطوتين للوراء.

المفتاح هو إعطاء الأولوية لجودة قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وليس الكمية. إنه لأمر أكثر قيمة بالنسبة لك أن يكون لديك قائمة جهات اتصال أصغر مع عملاء متفاعلين للغاية بدلاً من إغراق قوائم بريدك الإلكتروني بجماهير غير ذات صلة أو غير مهتمة.

قاوم إغراء شراء أي قوائم توعية بالبريد الإلكتروني - غالبًا ما تكون مليئة بمصائد البريد العشوائي وليست الحل السهل الذي تعتقد بعض الفرق أنها كذلك.

تسليم البريد الإلكتروني

بغض النظر عن عدد جهات الاتصال الموجودة في قائمة بريدك الإلكتروني ، هناك عدة أسباب لعدم تمكنك من الوصول إلى بعض هؤلاء المشتركين.

يمكن توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات البريد العشوائي أو إنشاء ارتداد قوي أو ناعم ، مما يعني أن الرسالة لم يتم تسليمها. من الأهمية بمكان أن تعالج الفرق رسائل البريد الإلكتروني المرتدة هذه وتراقب إمكانية تسليم البريد الإلكتروني - قدرتهم على الوصول إلى البريد الوارد بدلاً من مجلد البريد العشوائي.

توقف مؤقتًا عن التواصل إذا كان هناك انخفاض مفاجئ في إمكانية التسليم حتى تتمكن من تحديد المشكلة. هل نفذت بروتوكولات مصادقة البريد الإلكتروني الصحيحة ؟ هل تمد يدك كثيرًا؟ هل رسائل البريد الإلكتروني لعملائك قديمة؟ إذا واصلت إرسال رسائل البريد الإلكتروني على الرغم من ضعف إمكانية التسليم ، فأنت تهدر وقت فريقك وربما تدمر سمعتك كمرسل.

إضفاء الطابع الشخصي

يعد جمع وتخزين تفاصيل مشترك البريد الإلكتروني الخاص بك شيئًا واحدًا ، ولكن الاستخدام الفعال لتلك المعلومات لتخصيص وإثراء تجربتهم هو مفتاح النجاح في التسويق عبر البريد الإلكتروني.

يجب أن تكون المعلومات التي تخزنها في قائمة بريدك الإلكتروني قابلة للتنفيذ وأن يكون لها فائدة واضحة للعميل ، مثل استخدام أسماء العملاء وألقابهم لمخاطبتهم في البريد الإلكتروني واستخدام موقعهم لتسليط الضوء على عروض المتاجر المحلية. إنه تحدٍ مستمر لإدارة قائمة البريد الإلكتروني لتحديد المعلومات المراد تخزينها وكيفية ضمان استخدام المعلومات بالطريقة الصحيحة.

صوامع البيانات

إضافة إلى تحدي التخصيص الذي ناقشناه أعلاه ، من المحتمل أن تنتشر بيانات العملاء عبر عدة أنظمة مختلفة في مؤسستك. تستخدم الفرق المختلفة بياناتك لاحتياجات محددة ، وغالبًا ما يكون هناك انقطاع في الاتصال عبر مؤسستك.

تمثل صوامع البيانات تحديًا كبيرًا لفرق التسويق ، لأنها تعني أنه قد لا يكون لديك رؤية كاملة لتفاصيل المشترك الفردي في أداة التسويق عبر البريد الإلكتروني. يجب أن يتماشى فريق التسويق والمبيعات وكل فريق يواجه العملاء مع كيفية جمع البيانات ومكان تخزينها للتأكد من أنه يمكنك الحصول على نظرة واحدة على بيانات العملاء الخاصة بك.

كيف يمكن أن تساعدك أداة إدارة البريد الإلكتروني؟

على الرغم من أن ممثليك سيحتاجون دائمًا إلى إجراء بعض الصيانة اليدوية لقوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك ، إلا أن هناك أدوات لإدارة البريد الإلكتروني تعالج التحديات التي ناقشناها أعلاه وتمكن ممثليك من استخدام بيانات العملاء الخاصة بك إلى أقصى إمكاناتها.

لماذا يجب أن تتبنى الفرق أداة إدارة البريد الإلكتروني؟ تشمل بعض الفوائد فقط:

تأكيد بواسطة البريد الالكتروني

يمكن للعديد من أدوات البريد الإلكتروني المتقدمة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني للعملاء والتأكد من صحة العنوان قبل النقر على إرسال. يمكن لأدوات إدارة البريد الإلكتروني اكتشاف الأخطاء الإملائية ونطاقات البريد الإلكتروني غير الصحيحة وعدد قليل من المشكلات الأخرى التي قد تتسبب في حدوث ارتداد قوي من التوعية.

قائمة التقليم

يصبح التحقق من تفاصيل العملاء وتحديث قائمة الاتصال الخاصة بك أمرًا صعبًا للغاية في إدارته حيث تنمو قائمتك إلى مئات وآلاف من جهات الاتصال.

تقلل أداة إدارة البريد الإلكتروني بشكل كبير من العبء الثقيل لنظافة القائمة ، مما يساعدك على تحديث تفاصيل العملاء ، وإزالة العناوين القديمة ، وتقسيم قوائمك بسرعة ودقة أكبر بكثير مما يمكن لأي إنسان القيام به بمفرده.

الالتزام بالخصوصية

تعمل القوانين والمعايير المتعلقة بخصوصية العملاء على تغيير كيفية حصول المسوقين على بيانات عملائهم واستخدامها. أحد الأمثلة الواضحة هو حماية خصوصية البريد من Apple ، والذي تم إصداره في سبتمبر 2021. (هل تعرف كيفية إدارة نظافة قائمتك لعالم ما بعد MPP ؟) تساعدك أدوات إدارة البريد الإلكتروني على البقاء في صدارة أحدث لوائح الخصوصية وحماية علامتك التجارية من القضايا القانونية المحتملة.

تقارير البيانات في الوقت الحقيقي

قد يستغرق تحويل بيانات التوعية الخاصة بك إلى رؤى قابلة للتنفيذ أحد أعضاء فريقك أيامًا أو أسابيع. باستخدام أداة إدارة البريد الإلكتروني الصحيحة ، يمكنك الوصول إلى التقارير في غضون ثوانٍ لقياس وفهم نجاح التسويق عبر البريد الإلكتروني وصحة قائمة بريدك الإلكتروني والطرق التي يمكنك تحسينها.

أطلق العنان لزيادة الإنتاجية

كل فائدة شاركناها أعلاه تؤدي إلى توفير الوقت لفريقك. ستتناسب أفضل أدوات إدارة البريد الإلكتروني بسلاسة مع سير العمل اليومي لفريقك وتتكامل مع جميع الأدوات التي تستخدمها لإدارة بيانات العملاء. من خلال التحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، وتقليم القوائم تلقائيًا ، وتقديم تقارير بيانات دقيقة ، يمكن لأداة إدارة البريد الإلكتروني تبسيط عمل فريقك بشكل كبير وتحسين نتائجهم.

أفضل الممارسات الأساسية لإدارة قائمة التسويق عبر البريد الإلكتروني

بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها للمساعدة في التسويق عبر البريد الإلكتروني ، هناك العديد من أفضل الممارسات لكيفية إدارة قوائم البريد الإلكتروني التي يجب عليك اتباعها:

الحفاظ على نظافة قائمة البريد الإلكتروني

مرتبطًا بقائمة التقليم التي شرحناها أعلاه ، ستحدد نظافة قائمة بريدك الإلكتروني مدى نجاحك في التوعية بالمبيعات والتسويق.

ستتدهور جودة قوائم بريدك الإلكتروني بمرور الوقت لعدة أسباب:

• يغير المشتركون عناوين البريد الإلكتروني (خاصة عندما يغيرون وظائفهم)
• يخطئ ممثلوك عن طريق الخطأ في كتابة تفاصيل العميل
• يتم تكرار العملاء في نظامك
• يصبح بعض المشتركين غير مرتبطين

درب فريقك على الطرق المختلفة التي يمكن أن تتدهور من خلالها بيانات العملاء وكيفية معالجة هذه المخاوف. يمكنك معرفة المزيد حول كيفية تنظيف قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك في ثلاث خطوات في هذا المنشور حول النظافة القائمة .

دع المشتركين يختارون وتيرة رسائل البريد الإلكتروني

منح المشتركين التحكم في عدد المرات التي يسمعون فيها عنك وحول الموضوعات التي ستقطع شوطًا طويلاً نحو تحسين نجاح التسويق عبر البريد الإلكتروني. اسمح للعملاء بتحديد عدد المرات التي يريدون فيها تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعلامتك التجارية ، سواء كانت يومية أو أسبوعية أو شهرية.

اشرح الأنواع المختلفة من رسائل البريد الإلكتروني التي قد ترسلها - مثل توصيات المنتجات الجديدة أو تنبيهات البيع أو معلومات أعضاء الولاء - وقم بتمكينهم من تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي يرغبون في تلقيها. يعد مركز تفضيلات البريد الإلكتروني مكانًا مثاليًا لتوفير هذه الخيارات.

قسّم جمهورك

كل شخص في قائمة التسويق عبر البريد الإلكتروني لديه تاريخ فريد مع علامتك التجارية واحتياجات مختلفة عن عملائك الآخرين.

يعد تقسيم قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك حسب الجمهور أو شخصية المشتري الرئيسية أو مرحلة دورة الحياة أمرًا بالغ الأهمية لإرسال رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة والحفاظ على مشاركة المشتركين لديك. إذا أرسلت نفس الرسالة إلى جميع عملائك بغض النظر عن احتياجاتهم ، فسوف يدركون أنك لا تهتم بهم كأفراد وتشعر بأنك أقل ولاءً لعلامتك التجارية. تتمثل إحدى طرق تحسين تقسيم جمهورك في اختبار A / B لرسائل البريد الإلكتروني ومعرفة كيف تتفاعل الشخصيات المختلفة مع عناصر الرسائل المختلفة.

اجعل إلغاء الاشتراك أمرًا سهلاً

إذا لم تكن هناك طريقة سهلة للمشتركين لإلغاء الاشتراك من قائمتك ، فسيتم وضع علامة على رسائلك كرسائل غير مرغوب فيها (ومن المحتمل أن تشكل وجهة نظر غير مواتية لشركتك). لا يضر إلغاء الاشتراك بإمكانية تسليم البريد الإلكتروني بشكل عام — شكاوى البريد العشوائي تفعل ذلك.

لقد حصلنا عليها — تريد الاحتفاظ بأكبر عدد ممكن من المشتركين ، ويشعر فقدان أي منهم وكأنه خطوة إلى الوراء.

لكن يجب أن تحترم عملائك وحريتهم. قم بتضمين رابط فيكلبريد إلكتروني ترسله يسمح للأشخاص بإلغاء الاشتراك وتضمين قسمًا اختياريًا لهم لشرح سبب إلغاء اشتراكهم.

تذكر: قد يفضلون تلقي اتصالاتك بطرق أخرى ، وقد يكون هذا الوداع الحالي مجرد رؤيتك لاحقًا.

قم بتنمية قائمتك بشكل طبيعي

قلنا هذا من قبل ولكن يجدر بنا التكرار: لا تشتري قوائم البريد الإلكتروني. يعد إرسال التوعية إلى قائمة البريد الإلكتروني المشتراة طريقة مضمونة لإلحاق الضرر بإمكانية تسليم بريدك الإلكتروني وربما تدمير سمعة المرسل تمامًا.

قم بتنمية قائمة التسويق عبر البريد الإلكتروني بطرق عضوية. اطلب من العملاء التسجيل في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعلامتك التجارية في نقطة البيع ومن خلال منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. استضف المسابقات واليانصيب التي تشجعهم على التسجيل في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

النمو العضوي هو أفضل طريقة لاكتساب مشتركين لهم صلة فعلاً بعلامتك التجارية.

قم بتحسين نماذج وعمليات التقيد الخاصة بك

أثناء سعيك لتنمية قائمة التسويق عبر البريد الإلكتروني بشكل طبيعي ، ستعتمد على نماذج الاشتراك للأشخاص لتزويدك بمعلومات الاتصال الخاصة بهم.

تأكد من أنك تطلب المعلومات الأساسية فقط في هذه النماذج ، وتأكد من أن كل إرسال نموذج يوجه بشكل مناسب إلى CRM أو أي حل آخر لتخزين البيانات.

قم بتمكين اختبار CAPTCHA في جميع النماذج لتصفية الروبوتات التي قد تزودك بتفاصيل غير دقيقة أو غير ذات صلة بالمشترك. أخيرًا ، قم بتنفيذ الاشتراك المزدوج ، حيث سيؤكد المشترك اشتراكه عبر البريد الإلكتروني قبل إضافته رسميًا إلى قائمتك.

ما الذي يجعل برنامج إدارة قائمة البريد الإلكتروني فعالاً؟

قد يكون من السهل إدارة قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما يكون بها أقل من 100 جهة اتصال ، ولكن أي شيء أكثر من ذلك يمكن أن يصبح سريعًا أكثر من اللازم للتعامل معه من خلال الوسائل اليدوية بالكامل.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة قائمة البريد الإلكتروني في تبسيط كل شيء ناقشناه في هذا المنشور وغرس شعور أكبر بالثقة في نجاح برنامجك. عندما تقوم بتقييم أدوات قائمة البريد الإلكتروني المحتملة لفريقك ، نوصيك باستكشاف هذه الميزات والإمكانيات الرئيسية:

تكامل CRM

لن توفر لك أداة قائمة البريد الإلكتروني أي قيمة إذا لم تتمكن من الاتصال ببيانات العملاء والأدوات التي تستخدمها لإجراء التوعية. اسأل عن عمليات تكامل CRM المتوفرة مع الحل المحتمل - هل يتصل بجميع الأدوات والأنظمة التي يستخدمها فريقك لتخزين بيانات العملاء وإدارتها؟

تقارير مفصلة

تتضمن أفضل أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني إمكانات قوية لإعداد التقارير تمنحك نظرة سريعة على المقاييس الرئيسية المتعلقة بصحة برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. انظر إلى التقارير التي يوفرها كل برنامج إدارة قائمة بريد إلكتروني محتمل ، واسأل عن كيفية فرز هذه التقارير أو تصفيتها أو تخصيصها بناءً على أهدافك التسويقية المحددة عبر البريد الإلكتروني.

التجزئة المناسبة

يعد التخصيص تحديًا شائعًا للتسويق عبر البريد الإلكتروني ، ولكن الأداة الصحيحة يمكن أن تجعل هذا الأمر سهلًا. تسمح لك معظم حلول قوائم البريد الإلكتروني بتقسيم جمهورك وإنشاء قوائم بناءً على المعلومات الديموغرافية وسلوك التسوق. من الصعب للغاية إدارة التقسيم بدون أداة - ستحتاج إلى تحديث جداول البيانات يدويًا في كل مرة تحصل فيها على معلومات ذات صلة حول المشتركين الفرديين لديك ، وهناك مجال كبير للخطأ البشري.

ابحث في عمق التجزئة الذي توفره كل أداة محتملة لمساعدتك على فهم أيها سيمنحك الاستهداف الدقيق الذي تحتاجه.

قدرات الأتمتة

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لأي أداة تسويق في إمكانات الأتمتة التي توفرها. كيف يمكن لبرنامج قائمة البريد الإلكتروني أن يجعل عمل مندوبيك أسهل ويمنعهم من إضاعة الوقت في المهام الإدارية المتكررة؟ قم بتقييم نوع الأتمتة الذي يمكن أن توفره أداة إدارة القائمة المحتملة ، وحدد مقدار الوقت الذي يمكن أن يوفره لمندوبيك. يمكن أن تساعدك هذه المدخرات في تبرير التكلفة المحتملة للحل الخاص بك.

واجهة بديهية

مدى سهولة استخدام برنامج قائمة البريد الإلكتروني الخاص بك سيؤثر بشكل كبير على مدى سرعة فريقك في التعجيل بتحسين إنتاجيته. ضع في اعتبارك مقدار منحنى التعلم المتاح لحلولك المحتملة ، واسأل عن مستويات الدعم التي يمكنك الوصول إليها لتعزيز فريقك. هل يقدم الموفر مستندات أو مقاطع فيديو إرشادية؟ هل يمكنك الوصول إلى التدريبات والدعم العملي؟

تعمل قوائم البريد الإلكتروني النظيفة على دفع الأعمال إلى الأمام

يتحمل كل عضو في فريقك مسؤولية الحفاظ على نظافة قوائم التواصل عبر البريد الإلكتروني الخاصة بك. اشرح بدقة كيف ستنخفض جودة بيانات العميل بمرور الوقت وعلّم ممثليك كيفية اكتشاف تفاصيل العملاء غير الصحيحة وتصحيحها.

سترغب معظم الفرق في العثور على أداة لإدارة قوائم البريد الإلكتروني يمكنها معالجة المخاوف الأكثر شيوعًا وتبسيط عمل فريقهم بشكل كبير. إذا كانت قائمة التواصل عبر البريد الإلكتروني تحتوي على عدة مئات من جهات الاتصال ، فإن الأداة ضرورية.

يعد العمل بقائمة وصول نظيفة الخطوة الأولى لتحسين التسويق عبر البريد الإلكتروني ، ولكن هناك العديد من الاعتبارات الأخرى لتحقيق نتائج ذات مغزى من خلال البريد الإلكتروني.

لمزيد من إرشادات الخبراء لإتقان أحدث تحديات البريد الإلكتروني ، تحقق من ندوتنا عبر الإنترنت عند الطلب ، "وضع الذكاء الاصطناعي في البريد الإلكتروني: 10 تنبؤات الخبراء لبدء العام القوي".