إجراء تحسينات على خدمة العملاء الخاصة بشركتك الصغيرة

خدمة العملاء أمر بالغ الأهمية لنجاح أي عمل تجاري صغير. كلما كانت خدمة العملاء أفضل ، كلما شعر المستفيدون المستثمرون شخصيًا في نجاح عملك - وكلما زاد استثمارهم ، زاد استعدادهم لتزويدك بالرعاية المستمرة والكلمات الشفهية الإيجابية. على العكس من ذلك ، إذا ترك عملك الكثير مما هو مرغوب فيه في قسم خدمة العملاء ، فلا ينبغي أن تفاجأ برؤية انخفاض ملحوظ في الأعمال المتكررة أو العملاء الجدد. أصحاب الأعمال الصغيرة المستعدين لنقل خدمة العملاء إلى المستوى التالي سيتم خدمتهم جيدًا من خلال النصائح التالية.

الوظائف ذات الصلة: 7 طرق لتطوير إستراتيجية خدمة عملاء فعالة للأعمال

كن على استعداد للاعتراف بالأخطاء

إن عدم الرغبة الكاملة في الاعتراف بالأخطاء لن يقدم لك أي خدمة مع العملاء. لا أحد منا يستمتع بالتعامل مع الأشخاص الذين يعتبرون أنفسهم لا تشوبه شائبة ، خاصة في المواقف التي نعطي فيها هؤلاء الأشخاص أموالنا. لذلك ، إذا اتخذت موقفًا دفاعيًا بشكل غريزي في كل مرة يعرض فيها أحد العملاء مشكلة ، فمن مصلحتك الفضلى تصحيح هذا السلوك في أسرع وقت ممكن.

في المرة التالية التي يأتي فيها عميل إليك بشكوى ، حاول أن ترى الموقف من وجهة نظره. هذا لا يعني أن كل شكوى يمكن تصورها من العملاء شرعية ، ولكنك مسؤول عن أن تجد أن عملك يتحمل مستوى معينًا من المسؤولية عن الجزء الأكبر من المظالم التي يتم تقديمها إليك. علاوة على ذلك ، تأكد من الاعتراف بأي أخطاء ارتكبت من جانب عملك. يكون العديد من المستهلكين أكثر استعدادًا للتسامح مع الأخطاء الفادحة من جانب الشركات عندما تقدم الأطراف المسؤولة اعتذارات صادقة وتبذل جهودًا حقيقية لتصحيح الأمور.

في حين أن اتخاذ موقف دفاعي عند تقديمك لخطأ ارتكبته هو طبيعة بشرية أساسية ، إلا أن هذا لا يُنظر إليه عمومًا على أنه جودة محببة لأي شخص يدير نشاطًا تجاريًا يواجه العملاء. على هذا النحو ، فإن الاستعداد للتعرف على الأخطاء من جانبك والتعويض عنها يمكن أن يكون نعمة لخدمة العملاء.

تثقيف الجناة المتكررين

إذا ترك أعضاء معينون في فريقك الكثير مما هو مرغوب فيه عندما يتعلق الأمر بخدمة العملاء ، فمن الأفضل أن تقوم بتثقيفهم. على الرغم من أن معظم الأشخاص الذين يعملون في خدمة العملاء ملزمون بتقديم شكوى من حين لآخر ضدهم ، إلا أن أعضاء الفريق الذين يتلقون انتقادات متسقة تجاه العملاء يجب أن يتم تصحيحهم. بعد كل شيء ، اعتمادًا على حجم عملك ، قد يستغرق الأمر موظفًا واحدًا غير ملزم بشكل استثنائي لتدمير سمعتك بالكامل.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، تأكد من تثقيف المخالفين المتكررين حول مبادئ خدمة العملاء الجيدة. في بعض الحالات ، قد لا يدرك هؤلاء الأفراد أنهم فظ أو فظاظة. ومع ذلك ، إذا كان أحد أعضاء الفريق مدركًا تمامًا لوقاحته وأظهر عدم رغبة كاملة في تغييرها ، فقد تكون الإجراءات التأديبية في محله.

الاستفادة من التكنولوجيا لتقديم خدمات أفضل

أكثر الشركات الصغيرة نجاحًا تتبنى التكنولوجيا. ومع انفتاح المزيد من رواد الأعمال على التحول الرقمي ، تظهر أدوات مبتكرة جديدة. نتيجة لذلك ، تضمن شركات التكنولوجيا أنها تقدم حلولًا متطورة وسهلة الاستخدام وفعالة من حيث التكلفة وآمنة لمساعدة الشركات الصغيرة على الحفاظ على العديد من جوانب عملياتها اليومية ، بما في ذلك دعم العملاء. بهذه الطريقة ، يمكنهم جذب المزيد من العملاء والنمو.

يمكنك تقديم دعم أفضل للعملاء من خلال الاستفادة من الحلول التكنولوجية المبتكرة ، مثل برامج مكتب المساعدة للشركات الصغيرة . يعمل على تسريع أوقات استجابة العملاء بفضل التشغيل الآلي. يمكن لفرق خدمة العملاء إدارة رسائل البريد الإلكتروني بسلاسة من صناديق واردة متعددة في نظام أساسي مركزي باستخدام هذه الأداة. وبالتالي ، لا توجد فرصة لفقدان أي طلب أو شكوى عاجلة من العميل.

تعمل برامج مكتب المساعدة الجيدة أيضًا على تعزيز التعاون الجماعي الجيد. بهذه الطريقة ، يمكن لفريقك جمع بيانات دقيقة لأغراض إعداد التقارير والمساعدة في فهم العملاء لتعزيز التواصل الممتاز من الاتصال الأولي إلى حل المشكلة.

بصرف النظر عن برامج مكتب المساعدة ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة أيضًا التأكد من أن لديهم حلول تقنية قوية للأمن السيبراني ، مثل جدران حماية الشبكة وتخزين البيانات السحابية ، لحماية بيانات العملاء والأصول الرقمية للشركة. تقدم العديد من شركات التكنولوجيا حلولًا للأمن السيبراني للمساعدة في تقليل نقاط الضعف والتهديدات التي يمكن أن تؤثر على عملاء الشركات الصغيرة.

اقرأ أيضًا: 8 خطوات فعالة لتعزيز قيمة تأهيل شركتك

تمديد العروض الخاصة للمستفيدين العاديين

يحب الجميع الشعور بالتقدير ، ومن المرجح أن يستمر العملاء الذين يشعرون بأن رعايتهم موضع تقدير في دعم أعمالك. على هذا النحو ، يجب أن تفكر في تقديم عروض خاصة للأشخاص الذين قدموا لك الأعمال باستمرار. لحسن الحظ ، لا يوجد نقص في الطرق للقيام بذلك.

اعتمادًا على أنواع المنتجات والخدمات التي يقدمها عملك ، يمكن أن تكون بطاقات الطوابع التي ينتج عنها هدية خاصة كلما تم جمع عدد معين من الطوابع أدوات فعالة للحفاظ على عودة المستفيدين. قد ترغب أيضًا في تشجيع العملاء على تزويدك بمعلومات الاتصال الخاصة بهم ، حيث سيمكنك ذلك من إرسال رسائل بريد إلكتروني ورسائل نصية تحتوي على قسائم حصرية و / أو إعلامهم بالعروض القادمة. بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على مقدار ما تعرفه عن تفضيلات شخص ما ، يمكنك حتى تخصيص عروض خاصة لتلبية الاحتياجات الفردية للعميل. يجب على المؤسسات المالية التي تتطلع إلى تزويد العملاء بتجربة مصرفية مريحة أن تفكر في استخدام واجهة برمجة تطبيقات عالية التصنيف لـ FIS.

اقرأ أيضًا: ما هي أهمية إدارة العقود للأعمال التجارية المتنامية؟

إذا كان عملك الصغير يفشل بشكل روتيني في تقديم خدمة العملاء ، فمن المحتمل أن يتأثر صافي أرباحك المالية. يجب أن تكون خدمة العملاء أولوية لكل عمل ، بغض النظر عن الحجم ، وإذا كان عملك غير موجود في هذا الصدد ، فلا يوجد وقت مثل الوقت الحاضر للتعامل مع الأشياء. يمكن أن يساعدك تجهيز نفسك بالمؤشرات الموضحة أعلاه على تسريع خدمة العملاء وإرساء الأساس لرضا المستفيد على المدى الطويل.