كيف تحافظ على استراتيجية منظمة لإدارة المشروع؟

إدارة المشروع هي عملية متعددة الخطوات حاسمة في تخطيط وتنظيم موارد الشركة لإكمال مهمة محددة. بالنسبة للبعض ، يتم ذلك على أساس كل مشروع. بينما بالنسبة للشركات الأخرى ، فإن إدارة المشاريع متأصلة بالفعل في الثقافة التشغيلية. في الماضي ، كنا نسمع فقط عن إدارة المشاريع عند التعامل مع تكنولوجيا المعلومات أو الهندسة أو مشاريع البناء. ولكن نظرًا لأن المفهوم ينطبق الآن على أي صناعة ، فإن المبادئ هي نفسها تقريبًا - أي تحديد الأهداف ، وتحديد المكونات ، وإسناد المهام ، ومراقبة الجودة.

يتضمن كل مشروع الكثير من الأجزاء المتحركة. ربما يكون الشخص الذي له دور أساسي هو مدير المشروع. إنه مكلف بصنع القرار ، وسلطة الإشراف على كل شيء للوصول إلى النتيجة المرجوة. بالنسبة له ، يعتمد نجاح المشروع على الطريقة التي يضمن بها أن يتبع الفريق الخطوات والعمليات المقترحة طوال دورة الحياة المتوقعة. لكن السيناريو المثالي دائمًا ما يكون أسهل في القول من فعله. الشيء الجيد في إدارة المشاريع اليوم هو توافر الأدوات والموارد الحديثة التي تغذيها التكنولوجيا الرقمية المبتكرة.

هل أدوات إدارة المشاريع الحديثة تجعل المهمة أسهل على المديرين؟

لا يمكنك التحدث عن إدارة المشروع دون التطرق إلى الدور الذي تلعبه التكنولوجيا. سيكون من غير المجدي الانخراط في مشروع إذا لم يقم فريقك بتعظيم الأدوات مثل برامج إدارة المشروع. بغض النظر عن حجم المشروع أو عدد الأشخاص المشاركين ، فإن استخدام البرنامج يساعد في تخطيط المهام وتنظيمها ونشرها ومراقبتها بكفاءة أكبر. ولكن ، لا تفي كل منصة أو أداة بالتحديات التي يواجهها مديرو المشاريع - بسبب المتطلبات الفريدة لصناعتهم أو تعقيد المشروع.

من الضروري أن تضع في اعتبارك استخدام أفضل برامج إدارة المشاريع. على سبيل المثال ، يمكن أن تعمل المشاريع البسيطة بشكل جيد باستخدام أداة لديها قدرات أساسية. وإذا كنت تريد أفضل الميزات التي يوفرها نظام أساسي لإدارة المشاريع ، فمن الضروري مقارنة الإمكانات القوية والنظر في التباين المثالي الذي يلبي احتياجاتك.

موصى به لك: Zoho Projects for Freelancers: كيف تنظم عملك وتكمل المشاريع وتزيد من الإنتاجية؟

الطريقة الصحيحة للتعامل مع اختيار الأداة والتكنولوجيا

اختيار الأدوات ، وخاصة التكنولوجيا ، ليس قرارًا سهلاً لمديري المشاريع. في النهاية ، تريد أن تكون هذه الأدوات أصولًا قيّمة وليست عائقاً أمام الإنتاجية. بالطبع ، التكلفة مهمة أيضًا لأن غالبية أدوات المؤسسة ليست مجانية.

عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع ، يجب أن يكون تنفيذ الأدوات والتكنولوجيا قرارًا موجهًا نحو الهدف. لا يوجد حل أو نظام أساسي واحد يناسب الجميع. ما الذي تريد تحقيقه من خلال مطالبة فريقك باستخدام أداة معينة؟ ما هي أولوياتك في اختيار قدرات برامج إدارة المشاريع؟ بمجرد أن يكون لديك واحد تحت تصرفك ، من الضروري أيضًا أن تدرك أن التكنولوجيا هي عامل واحد فقط سيؤثر على نجاح المشروع. لا يزال مديرو المشاريع بحاجة إلى الاستفادة من التقنيات والاستراتيجيات التي تضمن الكفاءة والإنتاجية.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعنا نناقش النصائح المفيدة لإرشاد مديري المشاريع في البقاء منظمين وعلى رأس كل مشكلة تمت مواجهتها أثناء سير المشروع.

تحديد أولويات وأهداف المشروع

قبل أن يبدأ فريقك العمل في المشروع ، فإن الخطوة الأولى هي أن يكون لديك على الأقل مخطط أولويات محددة. يجب أن يكون إكمال المشروع عملية ذات مراحل وخطوات يمكنك تقسيمها إلى مهام قابلة للتنفيذ. سيساعدك تحديد الأولويات أنت وفريقك على التكيف مع توقعات المشروع. ستصبح قائمة الأولويات أيضًا أساس معاييرك للمراقبة ومراقبة الجودة. باختصار ، فإن تحديد أولويات المهام بترتيب معين سيمنح الفريق نهجًا موجهًا نحو الهدف في إنتاجه اليومي.

تحديد المواعيد النهائية والجدول الزمني للانتهاء

يجب أن يكون لكل مهمة ، مهما كانت صغيرة ، موعد نهائي. يحافظ مدير الفريق المنظم جيدًا على جدول زمني ضيق لتحفيز كل عضو على عدم التخلف عن الركب. بالطبع ، السيناريو المثالي هو الوفاء بالموعد النهائي المحدد. ولكن في حالة التأخير ، يجب على المديرين أيضًا التحلي بالمرونة والعثور على خطة دورة تدريبية جديدة لاستيعاب التغييرات والتعديلات المحتملة على الموعد النهائي المستهدف.

على الرغم من أن الالتزام بجدول زمني صارم قد يكون مفيدًا للبعض ، إلا أنه جانب مهم من مراقبة الجودة. لا تدع أي عضو في الفريق يخبرك بخلاف ذلك.

تحديد معالم المشروع

ما هو الفرق بين المعلم والهدف؟ يشير المعلم إلى حدث معين يمثل اكتمال مرحلة أو مرحلة معينة من المشروع. يعد المعلم ضروريًا لأنه يمنح المدير والفريق عرضًا تفصيليًا للأحداث الرئيسية التي ستدفع بالمشروع إلى الخطوة التالية. لتجنب الخلط بين المهمة العادية وما هو المعلم الرئيسي ، يجب أن تكون الأسئلة التالية هي اختبارك.

• هل سيؤثر استكمال الحدث المذكور بشكل كبير على النتيجة النهائية؟
• هل الحدث مهم في تحديد ما إذا كان المشروع يمضي قدمًا أم لا؟
• هل يشمل مدخلات من أصحاب المصلحة؟

بشكل عام ، إذا كنت تعتقد أن الحدث مهم ، فيجب اعتباره علامة فارقة في المشروع. سيسمح لك القيام بذلك بتتبع تقدم الفريق وتخطيطه.

لديك مجموعة مميزة من الأهداف قصيرة وطويلة المدى

ذكرنا سابقًا أهمية تحديد أولويات المهام ، وهو ما يسير جنبًا إلى جنب مع هذه التوصية. إذا قمت بتحديد أهداف المشروع قصيرة المدى وطويلة المدى بوضوح ، فمن الأسهل تحديد المهام التي تأتي أولاً. أيضًا ، يمكنك التفويض بشكل أفضل عند تقسيم تسليمات المشروع إلى مهام يمكن التحكم فيها "تتمحور حول الهدف". يجب أن تصبح هذه الأهداف أيضًا أساسًا لرصد التقدم ، خاصةً عندما تحتاج إلى التواصل مع أحد أعضاء الفريق أو تدريبه.

قد ترغب في: كيفية استخدام برنامج Agile Project Management لعمل العميل؟

اتصال متسق

التواصل المستمر صعب ، حتى بالنسبة لمديري المشاريع الأكثر خبرة. عندما تكون مسؤولاً عن فريق كبير ، يمكن أن يقع الكثير في الشقوق. أيضًا ، يمكن للثقة في الأفراد وفهمهم من شخصيات مختلفة أن تقف في طريق التعامل مع المشكلات وإدارتها أثناء العمل في المشروع.

التواصل الفعال هو أيضًا عملية. يتطلب التزامًا من جانب المدير ، ليكون ثابتًا في تشجيع كل عضو في الفريق على أن يصبح أكثر انفتاحًا. لحسن الحظ ، هناك الكثير من الطرق البسيطة لتحقيق ذلك. بصرف النظر عن الاجتماعات المنتظمة وجلسات التدريب الفردية ، يمكنك استخدام أدوات مثل تطبيق المراسلة ومؤتمرات الفيديو وحتى رسائل البريد الإلكتروني العادية لإبقاء خطوط الاتصال مفتوحة. أيضًا ، تقع على عاتق المدير مسؤولية تقبل الآراء والأفكار التي يمكن أن تساعد في معالجة القضايا والاهتمامات المشتركة.

تعمل الأتمتة على تبسيط المهام المتكررة

ذكرنا سابقًا أن إدارة المشاريع الحديثة تعتمد على التكنولوجيا. ولكن هناك أوقات يفشل فيها المديرون في تعظيم فوائد هذه الأدوات. عندما تكون تحت تصرفك ، ابحث عن طرق لأتمتة المهام المتكررة. هل يسمح برنامج إدارة المشروع بجدولة المهام المتكررة وتعيينها تلقائيًا؟ ماذا عن أداة تقوم تلقائيًا بإنشاء تقارير لبيانات معينة؟ يجب أن يفهم المديرون أن القيام بالأشياء يدويًا لا يجعلك أفضل في وظيفتك. تتوفر هذه الأدوات على وجه التحديد لأن لديك عددًا محددًا من الساعات كل يوم لإنجاز المهام.

تفويض وتعيين

لا يحتاج مديرو المشاريع إلى القيام بكل الأعمال الثقيلة. يمكنك تقسيم فريقك إلى وحدات صغيرة تم تعيينها بمهام إدارية محددة. بالطبع ، من الضروري أيضًا التأكد من أنك تختار الموظف المناسب الذي يمكنه التعامل مع المهمة المعينة. تفويض بناءً على نقاط قوتهم وكفاءاتهم الأساسية بحيث يمكنك تعظيم المواهب أو المهارات غير المستغلة لكل عضو.

مراقبة الجودة ومراقبة التقدم

آخر قائمة توصياتنا هي أهمية مراقبة التقدم من خلال مراقبة الجودة. ستساعدك تقارير وتحليلات المشروع في تحديد مجالات التحسين وفرص التدريب المحددة. إذا كانت هناك مؤشرات أداء رئيسية ، فيجب أن يتمتع الفريق بإمكانية الوصول إلى التقارير التي توضح كيفية تكديسها من حيث الأهداف.

التغلب على التحديات المشتركة التي يواجهها مديرو المشاريع

الآن بعد أن ناقشنا النصائح التي ستساعد المديرين على أن يصبحوا أكثر تنظيماً وإنتاجية ، كيف ينبغي عليهم إذن التغلب على تحديات الإدارة المشتركة؟ إنها حقيقة أنه حتى ذلك المدير الأكثر خبرة سوف يعثر على حواجز من وقت لآخر. هذه أمثلة على الحالات التي لا يمكن السيطرة عليها والتي يمكن أن تعيق تقدم المشروع.

1. قيود الميزانية والقضايا: المال هو دائما مصدر قلق بالغ لمديري المشاريع. عندما تكون مقيدًا بالوفاء بميزانية محددة ، فقد يؤدي ذلك إلى تعقيد تحقيق المهام والأهداف. وفقًا لدراسة أجريت في عام 2017 ، يعتبر 49.5٪ من مديري التصنيع أن تكلفة المشروع هي التحدي الأكبر. لحل هذه المشكلة ، سنعود إلى توصيتنا السابقة حول أهمية التخطيط. إن عملية تحديد الأهداف والأولويات ستقلل على الأقل من المشاكل التي تواجهها مع التجاوزات والنقص.
2. يفتقر أعضاء الفريق إلى المهارات: سيكون فريقك جيدًا مثل أضعف عضو. ويعتمد المشروع بشكل كبير على الأداء الفردي. بصفتك مدير المشروع ، سيتعين عليك تقييم الكفاءات بشكل موضوعي لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى تعزيز فريقك بدعم إضافي.

قد يعجبك أيضًا: اجعل تخطيط المشروع سهلًا باستخدام أدوات الإدارة العشر هذه.

الكلمات الأخيرة

في الختام ، يلعب مدير المشروع المنظم جيدًا دورًا مهمًا في نجاح الفريق. بالنسبة للمديرين ، قد تكون المهمة المطروحة مرهقة ومملة ، لكن لا تحتاج إلى التعامل مع المشروع دون مساعدة الأدوات وفريق من الموظفين الأكفاء. لا تشتمل النصائح التي تمت مناقشتها هنا بأي حال من الأحوال على جميع أفضل الممارسات التي يمكن لمدير المشروع استخدامها. على الرغم من أن إدارة الفريق هي مسعى شخصي للغاية ، فإن الالتزام بهذه المبادئ الراسخة للإنتاجية والكفاءة سيضمن نتائج إيجابية.