19 نصائح ونصائح حول الإنتاجية ستغير حياتك

نصائح حول الإنتاجية لإنجاز المزيد من العمل

تم تصميم كل شيء من حولنا تقريبًا لجذب انتباهنا ، سواء كانت هواتفنا الذكية أو بريدنا الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو كل شيء تقريبًا على الإنترنت.

حتى عندما نغلق أعيننا للتأمل (أو لأخذ قيلولة) ، لا تزال أذهاننا تشغل صورًا لتلك الأشياء التي نهرب منها. الطريقة الوحيدة لتكون منتجًا في هذا العصر الرقمي هي من خلال تطوير آلية دفاع قوية "مضادة للإلهاء". الوقت هو أثمن ما لدينا ، ويجب أن نستخدمه بحكمة. ستتناول هذه المقالة أكثر من 19 اختراقًا للإنتاجية لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من أيامك.

الموضوعات ذات الصلة: كيفية الدخول في حالة التدفق: 11 أسلوبًا قويًا

19 حيلة ونصائح حول الإنتاجية

1. قاعدة 3 ثوان

قاعدة الثلاث ثوانٍ طريقة رائعة لدفع نفسك للعمل في مهمة تخيفها. يبدو الأمر سخيفًا من حيث المبدأ ، لكنه يعمل كالسحر.

عندما تماطل شيئًا ما ، فقط ابدأ العد التنازلي من 3 ، وبمجرد وصولك إلى الرقم 1 ، ضع كل شيء جانبًا وانجز المهمة فورًا دون التفكير مرتين.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك واجب واجب عليك في غضون ساعات قليلة ، ولكن لا يمكنك الخروج من YouTube ، فقل "3 ... 2 ... 1 ... دعنا نذهب!" وأغلق المتصفح على الفور وافتح المهمة.

2. قياس المدة التي يمكنك التركيز فيها

القياس هو نصيحة إنتاجية رائعة لتتبع التقدم. قم بقياس المدة التي يمكنك خلالها العمل على مهمة ما قبل الانجراف الذهني . بمجرد أن تعرف متوسط ​​وقتك ، اهدف إلى زيادته بنحو 20٪. إذا كنت تعمل لمدة ساعتين وتشعر بالإرهاق ، فاذهب 20 دقيقة إضافية قبل أخذ قسط من الراحة. الإعلانات

يمكنك أيضًا تتبع المدة التي عملت فيها في مهمة واحدة دون أي إلهاء. إذا أنهيت المشروع بسرعة ، فلا تشتت انتباهك بشيء آخر لفترة طويلة وإلا سيستغرق الأمر مزيدًا من الوقت للبدء من جديد.

تعد تقنية بومودورو طريقة رائعة أخرى لتحسين تركيزك. إنها إلى حد كبير فترات زمنية محددة مع فترات راحة صغيرة بينهما. الفكرة هي أن تعمل لمدة 25 دقيقة ، ثم تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق. بعد أربع "بومودوروس" (والتي يمكن أن تتراوح من 25 دقيقة إلى ساعة) ، خذ استراحة من 15 إلى 30 دقيقة.

يمكنك ضبط مؤقت لتتبع دورة عملك ، ولكن لا تنس أن تأخذ فترات راحة. إذا عملت لثلاثة طيور بومودوروس دون أخذ أي فترات راحة ، فربما لن تتمكن من التركيز كثيرًا على ما عليك القيام به بعد ذلك. وإذا كنت ترغب في الحصول على أفضل النتائج من هذه التقنية ، فحاول الحفاظ على اتساق جلسات العمل (العمل لمدة 25 دقيقة دون تشتيت الانتباه).

3. أتمتة المهام المتكررة

يمكن أن تساعدك أتمتة المهام المتكررة على توفير بضع ساعات إضافية في يومك لاستخدامها في أشياء أكثر أهمية . تعتبر المهام التي لا تحتاج إلى "اللمسة البشرية" أمثلة جيدة على الأشياء التي يمكن أتمتتها. لماذا تستمر في القيام بالمهام العادية مرارًا وتكرارًا عندما يتمكن جهاز الكمبيوتر الخاص بك من القيام بذلك نيابة عنك؟ ستندهش من مقدار وقت الفراغ الذي يمكنك استعادته بمجرد أتمتة بعض هذه الأشياء.

يمكنك استخدام أدوات مثل Hootsuite لأتمتة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي ، Mailchimp لحملات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، HubSpot لأنشطة المبيعات والتسويق الخاصة بك ، Lemlist للتواصل البارد على LinkedIn.

يمكنك أيضًا تثبيت روبوت على موقع الويب الخاص بك وصفحات الوسائط الاجتماعية للمساعدة في تبسيط دعم العملاء والرد تلقائيًا على الأسئلة. أي مهمة متكررة لا يمكنك أتمتتها لسبب ما ، استعن بمصادر خارجية بدلاً من ذلك. الإعلانات

4. تعلم كيف تقول لا

هذا هو واحد من أفضل الاختراقات الإنتاجية. إن قول "نعم" في كثير من الأحيان يجبرك على قضاء يومك كجزء من خطط الآخرين وعدم وجود وقت خاص بك. تعلم كيف تقول لا بحزم ، ولكن بأدب. ولا تشعر أبدًا بالذنب بسبب ذلك.

يفتح قول لا وقتك للقيام بالأشياء التي تريد فعلها فعلاً (ويترك مساحة للآخرين ليستمتعوا بيومهم بدونك).

الإعلانات بالطبع ، ليس من السهل قول "لا" في بعض الأحيان - فنحن نعرف كيف يكون الأمر. قد يكون من الصعب رفض الخطط عندما تعلم أنها صُنعت بنوايا حسنة ، خاصةً إذا كانت صغيرة. ولكن هناك طرق لقول لا للخطط ومطالب الآخرين في وقتك ، دون ترك طعم سيئ في أفواههم.

هناك طريقتان لرداء الناس: مباشرة أو طيبة. مباشرة عندما تخبرهم لماذا لا يستطيعون الحصول على وقتك. عندما تقول ، "لا يمكنني الخروج يوم الثلاثاء لأنني مشغول" أو "لا أريد الخروج الليلة." لن يجعل هذا الشخص سعيدًا ، لكنهم يعرفون على الأقل سبب رفضك.

وبعد ذلك هناك كونك طيبًا. يمكنك أن تقول ، "علي أن أعمل" ، وهذا صحيح. ولكن يمكنك أيضًا أن تقول ، "لست مستعدًا للتسكع الليلة ، ولكن أخبرني إذا كنت تريد القيام بشيء ما في الأسبوع المقبل."

كونك طيبًا منفتح على التفسير ، مما قد يجبر الشخص على أن يكون مبدعًا في خطته ب. لذا خطط بحكمة لمنهجك عندما يتعلق الأمر بقول "لا". الإعلانات

5. خذ فترات راحة منتظمة

عندما تعمل لساعات طويلة دون أخذ استراحة ، تبدأ مستويات إنتاجيتك حتما في الانخفاض. يساعد أخذ فترات راحة منتظمة في إعادة شحن بطارياتك حتى تتمكن من العودة بعقل أكثر حدة .

والخبر السار هو أنك لست بحاجة إلى تخصيص ساعات في كل مرة لجني ثمار أخذ فترات راحة منتظمة. يمكنك رؤية تحسينات قابلة للقياس من خلال أخذ فترات راحة عقلية قصيرة ، وفقًا لبحث أجرته جامعة إلينوي.

وجدت الدراسة أن المشاركين الذين أخذوا استراحة لمدة 10 دقائق بعد نصف ساعة من اختبار ذاكرتهم كانوا قادرين على ارتكاب أخطاء أقل بشكل ملحوظ عند استئناف الاختبار مقارنة بأولئك الذين لم يأخذوا استراحة.

تشير نتائج هذه الدراسة الصغيرة أيضًا إلى أنه في حين أن أخذ استراحة أطول بعد العمل لمدة ساعة قد يصفي ذهنك ويقلل من التعب ، فإن أخذ استراحة قصيرة بعد نصف ساعة فقط يمكن أن يكون له تأثير أكبر بكثير على أدائك المعرفي.

يمكن أن تكون فترات الراحة الخاصة بك على شكل المشي لمسافة قصيرة أو التمدد أو صنع القهوة أو حتى مجرد الخروج للحصول على بعض الهواء النقي. فقط كن حريصًا على عدم الوقوع في الهاء الذي يصعب الابتعاد عنه ، مثل استخدام وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك دائمًا القيام بذلك في نهاية يومك.

6. القضاء على كل المشتتات غير الضرورية

الإلهاءات تعيق قدرتنا على التركيز. وفقًا لهذا البحث ، لا يمكن للعامل العادي أن يذهب أكثر من 6 دقائق دون التحقق من بريده الإلكتروني أو المراسلة الفورية. تخلص من جميع مصادر التشتيت غير الضرورية أثناء ساعات العمل.

إذا لم تتمكن من مقاومة فحص هاتفك كل بضع دقائق ، فقم بإيقاف تشغيله وإبعاده عن مكان قريب منك. لا تقلق بشأن فقد المكالمات أو الرسائل "المهمة" ، يمكنك دائمًا الرد عليها لاحقًا.

تشجّع الانحرافات على تعدد المهام - وهو عمل شعوذة ذهني يحط من أداء كلا المهمتين. كلما قل عدد المشتتات لديك ، زاد العمل الذي يمكنك إنجازه.

7. حدد وقتًا محددًا لفحص بريدك الإلكتروني

يرجع السبب في عدم قدرتنا على مقاومة فحص بريدنا الإلكتروني كل بضع دقائق إلى تأثير FOMO. معظم رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها لا تتطلب في الواقع ردنا العاجل. يمكنك تعيين أوقات محددة خلال اليوم للتحقق من صندوق الوارد الخاص بك والرد على الرسائل على دفعات.

يمكنك التحقق من ذلك في الظهيرة - بعد الانتهاء من أهم مهامك الصباحية ، ثم مرة أخرى في وقت متأخر من بعد الظهر ، قبل تسجيل الخروج من العمل مباشرة. تخلص من عادة التحقق من ذلك باندفاع كل بضع دقائق.

8. حماية "التدفق" الخاص بك

التدفق هو حالة ذهنية تكون فيها منغمسًا تمامًا في نشاط يجعلك غافلًا عن محيطك . عندما تكون في مثل هذه الحالة ، لم يعد العمل يشعر بأنه عمل. إذا كنت تقرأ كتابًا ، فإن الصفحات تقلب نفسها. إذا كنت تكتب ، فإن الكلمات تتدفق منك دون عناء.

عندما تدخل في مثل هذه الحالة ، قم بحمايتها كما لو كانت حياتك تعتمد عليها. هذا عندما يكون إبداعك في ذروته. كتم صوت هاتفك ، وأوقف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني ، وابتعد عن وسائل التواصل الاجتماعي وأي شيء آخر من شأنه أن يجعلك تفقد التركيز. لا تتحدث حتى مع الناس. لا شيء آخر يهم سوى المهمة التي تركز عليها. عندما يتعطل التدفق الخاص بك ، يمكن أن تستغرق استعادته مرة أخرى ساعات أو في بعض الأحيان لا يحدث خلال النهار.

9. اكتب كل شيء

هذه واحدة من أفضل النصائح المتعلقة بالإنتاجية لإنجاز المهام. نميل إلى المبالغة في تقدير قدرتنا على تذكر الأشياء. طور عادة كتابة كل شيء ، من خططك اليومية إلى أسماء الأشخاص الجدد الذين تقابلهم. لا يستغرق الأمر الكثير من الوقت أو الجهد. يمكنك استخدام هاتفك الذكي أو حمل دفتر صغير بحجم الجيب وقلم.

ستندهش من مدى مساعدتك في اختراق الإنتاجية هذا. كل شيء مكتوب ويمكنك شطب العناصر عند اكتمالها ، مما يمنحك إحساسًا بالرضا والتقدم. سيجعلك هذا تشعر بتحكم أكبر في يومك.

عندما نكتب الأشياء ، نضطر إلى تنظيم مهامنا . نفكر في الخطوات اللازمة لتحقيق هدف ما ونخطط لكيفية تقسيم الهدف إلى أجزاء عمل يمكن التحكم فيها. كل شيء هناك على الورق ، من رؤوسنا حيث يمكن نسيانه.

ليس هناك ما هو أكثر إحباطًا من عدم تذكر ما تريد القيام به أو ما كنت تقصد شراءه. إنه أمر محبط أكثر عندما تدرك أنه أحد الأشياء العديدة التي لا يمكنك تذكرها. تطوير عادة كتابة كل شيء يحل هذه المشكلة بشكل نهائي.

10. خطط ليومك مقدما

لا يوجد الكثير من الاختراقات الإنتاجية أكثر أهمية من هذا. تزيد كتابة قوائم المهام من فرص المتابعة حتى 91٪. حدد عددًا قليلاً من الأولويات ليومك - ويفضل أن يكون ذلك في اليوم السابق ، ثم تعامل معها أولاً في الصباح بينما لا يزال عقلك منتعشًا.

إذا لم تكن تخطط لأنشطتك مسبقًا ، فستجد نفسك تتفاعل مع الأشياء التي تطرأ. هذا يعني أن إكمال المهام الصغيرة يمكن أن يستغرق يومك بالكامل.

السبب وراء أهمية التخطيط هو أنه يؤهلك للنجاح على المدى الطويل. ستوفر الوقت من خلال عدم الاضطرار إلى معرفة ما عليك القيام به بعد ذلك. فقط اختر مهمة من قائمة المهام الخاصة بك ، وابدأ.

من خلال عدم التخطيط لقائمة المهام الخاصة بك مسبقًا ، يمكنك أن تقضي يومًا حافلًا جدًا ولكنك لا تزال تحقق تقدمًا ضئيلًا للغاية ، نظرًا لأنك لم تكن قد عملت على الأشياء الأكثر أهمية.

11. ابدأ يومك بمعالجة أهم المهام

من المرجح أن تستسلم للمشتتات في وقت لاحق من اليوم عندما تكون مرهقًا ويتم استنزاف قوة إرادتك. أيضًا ، مع تقدم اليوم ، تصبح جودة مخرجاتك أقل وأقل.

يميل الناس إلى الاستسلام للمشتتات عندما يلاحظون أن إرادتهم تنفد. إذا بدأت يومك بالتركيز فقط على المهام الأكثر أهمية ، فستكون أقل رغبة في الاستسلام للمشتتات لاحقًا.

ستجد أيضًا أن مخرجاتك ذات جودة أعلى. يساعدك التخطيط المسبق ليومك في التخلص من الفوضى والمشتتات من خلال تذكيرك بالأشياء التي تحتاج إلى تركيزك الكامل بمجرد استيقاظك . حجز ساعات الصباح لتلك المهام.

12. ارفق المكافآت على إنجازاتك

يمكن أن يمنحك ربط المكافآت بالإنجازات دفعة إضافية عندما تشعر بالتعب والإرهاق الذهني. يمكن أن تكون المكافآت أي شيء تستمتع به.

على سبيل المثال ، يمكنك تناول وجبة خفيفة بعد الانتهاء من مهمة. يمكنك الخروج لتناول مشروب مع أصدقائك بعد الوصول إلى حصة المبيعات الخاصة بك. يمكنك التخطيط لأخذ إجازة بعد الانتهاء من مشروع طويل ومروع. كلما كان الإنجاز أكبر ، يجب أن تكون المكافأة أكبر.

13. سر إنتاجية “جيري سينفيلد”

هذا هو أحد حيلتي الإنتاجية المفضلة. احصل على تقويم حائط كبير يحتوي على كل الأيام والأشهر على صفحة واحدة ، ثم قم بتعليقه بجوار محطة العمل الخاصة بك (أو جدار بارز في منزلك). لكل يوم تنجز فيه جميع مهامك ، ضع علامة X كبيرة بعلامة حمراء.

بعد أيام قليلة ، ستبدأ سلسلة في التراكم ولن يكون هدفك كسرها. عندما يكون لديك سلسلة مدتها عدة أسابيع ، فستفعل كل ما يلزم لتجنب كسرها حتى لا تضطر إلى البدء من جديد.

14. قسّم المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إدارتها

عندما تكون المهمة كبيرة جدًا أو صعبة ، يكون رد فعلنا الأول هو الخوف منها ، مما يؤدي بعد ذلك إلى التسويف. التفكير في الأمر يمكن أن يمنحنا ليال بلا نوم. عندما تواجه مثل هذه المهمة ، قسّمها إلى أجزاء أصغر يصعب التفكير فيها.

على سبيل المثال ، إذا كان عليك كتابة تقرير من 10000 كلمة ، فقم بتقسيمه حسب الموضوعات التي تنوي تغطيتها ، ثم ركز طاقتك على موضوع واحد قبل الانتقال إلى الموضوع التالي ، ثم التالي. لا تنظر إلى الأمر ككل وإلا فلن تجد الدافع للبدء.

15. مهام متشابهة دفعة واحدة

يمكن أن يكون القيام بمهام غير مرتبطة ببعضها البعض مرهقًا عقليًا ويمنعك من الدخول في حالة تدفق . يساعد تجميع المهام المتشابهة في الحفاظ على نفس الإطار الذهني أثناء العمل.

يمكنك تجميع الأنشطة الاجتماعية معًا مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات ؛ الأنشطة البدنية مثل الطهي والتنظيف وتسوق البقالة ؛ الأنشطة الترفيهية مثل مشاهدة التلفزيون والقراءة ووسائل التواصل الاجتماعي. من المؤكد أن القيام بها بالتبادل سيؤدي إلى إفساد تدفقك.

16. توقف عن تعدد المهام

تعدد المهام ليس فعالًا كما يعتقد الكثير من الناس. تظهر الأبحاث أنه يمكن أن يقلل من إنتاجيتك بنسبة تصل إلى 40٪ لأنك لا تولي اهتمامك الكامل لأي شيء.

يمكن أن يقلل أيضًا من كفاءتك ويبطئك وحتى يتركك متوترًا. بدلاً من محاولة القيام بالمزيد في وقت واحد ، حاول التركيز أكثر على مهمة واحدة فقط في كل مرة .

أظهرت دراسة أجرتها جامعة لندن أن تعدد المهام لا يسمح لعقلك بمعالجة المعلومات بعمق كما لو كنت تركز على مهمة واحدة في كل مرة. عندما تقوم بمهام متعددة في وقت واحد ، فإنك في الواقع تقلل من قدرتك على استعادة الذكريات ومعالجة المعلومات.

لذلك ، في المرة القادمة التي تواجه فيها الاضطرار إلى القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد ، اختر واحدة بدلاً من ذلك. ستكون قادرًا على إنجاز مهامك بسرعة أكبر ، وتوفير الوقت ، والبقاء على اطلاع بكل شيء لبقية اليوم.

17. إنشاء قوالب للأنشطة الروتينية

يعد هذا أحد أفضل الاختراقات الإنتاجية لإنجاز المزيد في وقت أقصر. إذا كان عملك يتضمن القيام بنفس المهام مرارًا وتكرارًا ، فقم بإنشاء قوالب حتى لا تضطر دائمًا إلى البدء من نقطة الصفر . يمكنك إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمقترحات وما إلى ذلك ، ثم تخصيصها للمستلم فقط.

إذا كنت تتعامل كثيرًا مع العملاء ، فاكتب قائمة بالأسئلة الشائعة والإجابات ذات الصلة. كلما تلقيت رسالة بريد إلكتروني بخصوص أي من الأسئلة من قائمتك ، يمكنك فقط نسخ / لصق الإجابة (وبالطبع ، قم بتخصيصها قبل الإرسال).

18. تخلص من الكمالية

عندما تقضي الكثير من الوقت في محاولة صنع شيء لا تشوبه شائبة بينما يكون جيدًا بالفعل بما فيه الكفاية ، فأنت فقط تؤدي إلى نتائج عكسية.

لن يكون أي شيء تفعله مثاليًا على الإطلاق. البشر مخلوقات معيبة ومن طبيعتنا ارتكاب الأخطاء. نحن لسنا آلات. تعلم كيف تتخلى عن التوقعات غير الواقعية لنفسك والأشخاص الذين تعمل معهم.

في حين أن السعي إلى الكمال أمر صعب ، فمن المرجح أن يؤدي كونك واقعيًا إلى إنجاز عملك (دون إجهاد نفسك). يمكنك دائمًا تحسين جودة مخرجاتك ، ولكن معرفة الوقت المناسب للتخلي عنها سيمنعك من إضاعة الوقت في شيء جيد بما فيه الكفاية بالفعل. لا بأس أن يكون لديك توقعات عالية ، لكن اعرف متى تتركها. لن تحقق النجاح أبدًا من خلال كونك قاسيًا جدًا على نفسك.

19. اشرب الكثير من الماء

أخيرًا وليس آخرًا ، اشرب الكثير من الماء! احمل زجاجة في كل مكان تذهب إليه. في بعض الأحيان قد لا تشعر بالعطش ، ولكن جسمك بحاجة ماسة إلى الماء للوصول إلى المستوى الأمثل . يمكن أن يجعلك الجفاف تشعر بالخمول وسرعة الانفعال ويجعل من الصعب التركيز حتى على أصغر المهام.

يمكن أن يؤثر أيضًا على مظهرك الجسدي. إذا كنت تعاني من الجفاف ، يمكن أن تصبح بشرتك جافة وقد تبدو عينيك غارقة.

إذا كنت تريد حقًا أن تبقى رطبًا ، يجب أن تعرف لون بولك الذي يخبرك به. إذا كان لونه أصفر داكن ، فهذا يعني أنك لا تشرب كمية كافية من الماء. إذا كان لونه واضحًا ، فتهانينا! ربما تشرب كمية كافية من الماء.

قد يبدو الأمر مقززًا ، لكن أفضل وقت للتحقق من بولك هو في الصباح عندما تستيقظ. هذا هو الوقت الذي تستغرقه المياه من الليلة الماضية للخروج بشكل كامل من نظامك. بحلول الوقت الذي تتحقق فيه من بولك في الصباح ، سيكون كل هذا الماء قد غادر مثانتك. إذا كان لونه أصفر ، فحاول شرب المزيد من الماء على مدار اليوم.

إذا كنت مضطرًا للتبول بشكل متكرر ، فقد يعني ذلك أنك تشرب الكثير من الماء ويجب عليك الإبطاء. ولكن إذا كنت تتبول بشكل أقل من المعتاد ، فقد يعني ذلك أن جسمك يكافح للتخلص من الماء لأنه لا يحصل على ما يكفي. جرب شرب كوب من الماء كل ساعة حتى يصبح لون بولك طبيعيًا.