ما هي مراقبة مخزون المتجر؟ 4 طرق مختلفة لمراقبة المخزون

تتضمن مراقبة المخزون الإجراءات والأنظمة لإدارة عناصر المخزون والمواد الخام والبضائع في الشركة. إنه يتتبع حركة البضائع لحساب مستوى المخزون الذي يجب أن تحافظ عليه لضمان وجود إمدادات كافية للمبيعات. يعد نظام مراقبة المخزون الجيد أمرًا ضروريًا لضمان المنتجات المناسبة في الوقت المناسب لتلبية طلب العملاء وتحقيق أقصى قدر من الأرباح.

تلعب مراقبة المخزون دورًا رئيسيًا في نظام إدارة المخزون. يشمل عمليات التخزين والإنتاج التالية:

• استلام وتخزين العناصر في الأماكن الصحيحة ؛
• تتبع البضائع أثناء النقل بين المستودعات أو المخازن.
• تسجيل تفاصيل المنتج وتاريخ الحركة ؛
• الاحتفاظ بالمخزون ، والإشراف على أوضاع المخزون في المتجر ؛
• تلبية طلبات العملاء بالمخزون الحالي ؛
• تنفيذ ماسحات ضوئية للرموز الشريطية للتحكم في وحدات SKU ؛
• توليد أوامر الشراء.

الغرض من مراقبة المخزون هو تقليل تكاليف الاحتفاظ ومنع الإفراط في التخزين ونقص المخزون. يتيح لك معرفة وقت تجديد المخزون ودفع العناصر القديمة وشراء منتجات جديدة. بالإضافة إلى ذلك ، سيؤدي المخزون المُدار جيدًا إلى تحرير مساحة المستودع ورأس المال المرتبط بمخزونك ، وتجنب المخزون المتقادم الذي يمكن أن يضر بالتدفقات النقدية الخاصة بك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك متجرًا لبيع مستحضرات التجميل بالتجزئة ، فيمكنك الاحتفاظ بالكثير من مستحضرات التجميل وأدوات العناية بالبشرة ومنتجات الشعر وما إلى ذلك. من المهم التحكم في المخزون مثل تتبع مستوى المخزون وعرض منتجات كافية على الرفوف حتى لا تفعل ذلك ر تكدس أو نقص في المخزون. كما أنه يساعدك على التخطيط لعمليات شراء أفضل وتقليل تكاليف صيانة المخزون الواسع.

مواد خام

تستخدم المواد الخام لإنتاج مكون المنتج أو المنتجات النهائية. يمكنك الحصول على المواد الخام من مورد أو تصنيعها بنفسك للوصول السهل والسريع. ثم تصبح المواد الخام أصول مخزونك ويجب تخزينها في المستودع الخاص بك. أمثلة على المواد الخام هي:

• طحين لإنتاج الخبز للمخابز.
• أقمشة لصناعة الملابس.
• أغلفة الورق والحلقة لإنشاء دفاتر الملاحظات.

منتجات غير مكتملة

المنتجات غير المكتملة ، والتي تسمى أيضًا مخزون العمل الجاري ، هي المنتجات التي تتم معالجتها وستصل إلى السوق بعد الانتهاء. يمكن أن تشمل البضائع التي يتم تصنيعها أو انتظار التعبئة قبل أن تصل إلى الرفوف.

مثال على المنتجات غير المكتملة يمكن أن يكون سيارة نصف مجمعة أو زوج أحذية مكتمل جزئيًا. يجب تخزين هذه البضائع في مستودع منفصل لتصنيفها جيدًا ، مما يضمن عدم خلط البضائع غير المكتملة مع البضائع المكتملة.

جرد الدورة

يشير جرد الدورة إلى بيع جزء من مخزون المتجر وتجديده بسرعة بأخرى جديدة. على عكس الأسهم الآمنة التي تهدف إلى تغطية الزيادات والانخفاضات في الطلب ، يتم تطبيق مخزون الدورة لتغطية غالبية المشتريات.
تستخدم الشركات الصغيرة في الغالب مخزونًا دائريًا بسبب القدرة المحدودة لمخزون الأمان. بالنسبة للشركات الكبيرة ، لا يعد المخزون الآمن خيارًا مفضلاً ما لم يكن مطلوبًا لتلبية متطلبات السوق المتزايدة. عادة ، يجب عليك تحسين مخزون الدورة لتوفير المال على التخزين ، طالما يمكنك إعادة تخزينها في الوقت المناسب لتجنب فقدان فرص البيع.

على سبيل المثال ، أنت بائع أثاث بالتجزئة. بعد كل يوم أو أسبوع ، تقوم بإعادة فحص مخزونك وإصدار أوامر لتجديد العناصر التي تم بيعها للتو في تلك الفترة. بهذه الطريقة تقلل من تكاليف التخزين ، وتضمن لك تخزين ما يبحث عنه العملاء فقط.

الجرد العابر

يسمى المخزون الذي يتم نقله من البائع إلى المستودع الخاص بك بالمخزون العابر. غادرت العناصر مستودع البائع ولكنها لم تصل إلى المستودع الخاص بك. يُعرف أيضًا باسم مخزون خطوط الأنابيب.

على الرغم من أنك لم تستلم المخزون بعد ، إلا أنه لا يزال مدرجًا في إدارة المخزون ويجب تتبعه لضمان النقل السلس. عندما يصل المخزون إلى موقعك ، يتم نقل الملكية وأنت الآن تملك البضائع.

يمكن أن يكون التحكم في المخزون معقدًا لتجار التجزئة. فيما يلي بعض التحديات الرئيسية:

مشاكل سلسلة التوريد

خطتك لتجديد المخزون قد لا تسير على ما يرام دائمًا. خلال جائحة Covid-19 ، تعطلت سلسلة التوريد بسبب العديد من قيود النقل. مثل هذه التأخيرات أو الإلغاءات في التسليم يمكن أن تتسبب في حالات نفاد المخزون وتضر بأرباحك النهائية.

لمعالجة هذه المشكلة ، على سبيل المثال ، يمكنك إعادة ترتيب منتجاتك الأكثر مبيعًا بشكل متكرر للاحتفاظ بكميات كافية في المستودع الخاص بك. قد يكون منقذك إذا كانت هناك صعوبات في الحصول على المنتجات أو تسليمها ، فلا يزال لديك مخزون كافٍ للبيع حتى وصول المخزون الجديد.

قلة مساحة المستودعات

في حين أن عمليات التسليم المتأخرة يمكن أن تتسبب في ضياع الإيرادات ، إلا أنها تخلق أيضًا مشكلة أخرى. قد تصل جميع الطلبات المتأخرة في نفس الوقت وتسبب مشكلة في مساحة التخزين. وبالتالي ، يجب أن يكون لديك بعض المساحة الزائدة للتعامل مع هذا المخزون. عند تخطيط مساحة المستودع الخاصة بك ، يجب عليك تصميم تخطيط فعال وتوحيد الصناديق أو المنصات التي ستستخدمها للاحتفاظ بالبضائع.

طلب العملاء لا يمكن التنبؤ به

يمكن أن يتقلب طلب العملاء ويجعل التنبؤ به أمرًا صعبًا. قد تجد نفسك تخزن كثيرًا أو قليلًا جدًا لتلبية الطلب ، ويمكن أن تسبب كلتا الحالتين ضررًا. إذا لم يكن لديك منتجات كافية ، فسيشتري عملاؤك من منافسيك. في المقابل ، إذا تجاوزت المخزون بينما لا يشتري العملاء بنفس القدر ، فسيتم دفن رأس مالك داخل المخزونات الميتة. ومن ثم ، فإن التنبؤ بالطلب بناءً على بيانات جديرة بالثقة أمر حيوي لمطابقة العرض مع الطلب.

تواصل ضعيف

يمكن أن يكون سوء الاتصال مشكلة في مراقبة المخزون ، من الحصول على مشتريات الطلبات إلى تتبع مستويات المخزون ونقل المنتجات إلى متاجر متعددة. خاصة إذا كنت تقوم بمبيعات متعددة القنوات ، فإن الاتصال المباشر والصحيح ضروري للتعاون الداخلي والخارجي لإدارة المخزون الدقيق.

هذه هي طريقة القلم والورق التقليدية لتسجيل حركة المخزون. تعمل هذه الطريقة فقط مع الشركات الناشئة والشركات الصغيرة التي يسهل التحكم في مخزونها. ومع ذلك ، عندما تنمو شركتك بشكل أكبر وتتوسع لتشمل المزيد من وحدات SKU ، يمكن أن يكون هذا النهج عائقًا أمام التوسع. إنها تستغرق وقتًا طويلاً ، وعرضة للخطأ ، ولديها قدرة محدودة على تحليل البيانات بكفاءة.

بطاقات المخزون

يعد استخدام بطاقات الأسهم طريقة أكثر تعقيدًا إلى حد ما لمراقبة عمليات الشراء والمبيعات وتبادل المنتجات والمرتجعات. إنه جدول يسجل تكلفة البضائع المباعة وأسعار البيع والمخزون المتاح لكل منتج.

باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك استخدام بطاقات فردية لكل عنصر لتتبع حركتها عبر المستودعات وغرف المخزون. يمكنك تضمين ملاحظات أو ملاحظات إضافية على البطاقة ، مثل أية مشكلات أو مشكلات مرتبطة بهذا العنصر.

لا يكون نظام بطاقة المخزون فعالاً إلا إذا قمت بتسجيل معلومات ثابتة وحديثة فور نقل المخزون. يجب عليك أيضًا تتبع عمليات سحب المخزون غير العادية لتجنب البيانات غير الدقيقة. يعد هذا الأسلوب طريقة جيدة لتتبع منتجاتك ، خاصةً إذا كنت تستخدم طريقة المخزون الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO).

ومع ذلك ، فإن بطاقات الأسهم لديها أيضًا نقاط ضعف. لا تزال كتابة آلاف البطاقات عملية طويلة ، ناهيك عن مخاطر فقدان بطاقات الأسهم. بالإضافة إلى ذلك ، في حالة حدوث أي مشاكل ، من الصعب تتبع بطاقة المخزون وإصلاحها بالضبط. استخدام هذه البطاقات الفعلية ليس هو الأمثل ، حيث لا يمكنك الاستفادة من الأتمتة مع التكنولوجيا الحالية.

جداول البيانات

أفضل طريقة للتحكم في الأسهم هي جداول البيانات ، مثل Microsoft Excel أو التطبيقات المماثلة. يتيح لك استخدام جداول البيانات تحديث بيانات منتجك بسهولة وثبات. إذا كنت تتقن برنامج Excel بمهارات الترميز ، فهذه طريقة جيدة للأتمتة الأساسية للحصول على بيانات ومستويات مخزون محدثة.

يمكن لبرنامج Excel ربط جداول بيانات متعددة والاتصال بأنظمة أخرى عبر وحدات ماكرو عالية المستوى أو ترميز. باستخدام Excel ، يمكنك تصميم جداول بيانات مخصصة لبيانات المنتج وبيانات المخزون ومعلومات البائع وأداء المبيعات مع حقول البيانات ذات الصلة لك.

ومع ذلك ، فإن استخدام جداول بيانات Excel له بعض العيوب. ليس كل شخص مؤهلًا في استخدام برنامج Excel ، لذلك يستغرق الأمر وقتًا لتدريبهم على الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك ، كلما زاد عدد المنتجات لديك ، زاد حجم الملفات المراد تشغيلها على أجهزة الكمبيوتر. إذا كنت من كبار البائعين بالتجزئة ولديك سلسلة إمداد وعملية مبيعات معقدة ، فستحتاج إلى حل أصغر حجمًا وأكثر قوة للتعامل مع مخزون المتجر. تعد جداول البيانات أكثر ملاءمة للشركات الصغيرة والمتوسطة لإعداد إمكانات مراقبة المخزون الأساسية.

برمجة

في هذا العصر الرقمي ، تلعب البرامج دورًا مهمًا في إدارة الأعمال ، وتعد مراقبة مخزون المتاجر جزءًا منها. يمكن أن يساعدك استخدام نظام مراقبة المخزون مثل نظام تتبع المخزون Magestore في إزالة عقبات الطرق السابقة. فيما يلي بعض الفوائد التي ستحصل عليها من خلال اعتماد حل رقمي:

• توفير الوقت الذي يقضيه في المهام اليدوية والمتكررة ؛
• تقليل الأخطاء الناتجة عن الأخطاء البشرية ؛
• تبسيط قنوات الاتصال وجعل الفريق واضحًا بشأن سير العمل ؛
• منع عدم دقة المخزون ، والخسائر ، والسرقة ؛
• تقليل حالات المخزون الميت ونفاد المخزون.

يمكن تخصيص نظام إدارة المخزون Magestore وفقًا لاحتياجات عملك ، بغض النظر عن حجمك ومجال عملك. يأتي النظام مزودًا بوظائف نقاط البيع وميزات إدارة البيع بالتجزئة الأخرى. إنه موطن لـ Magento ويرث جميع قوى Magento والتكاملات. مع Magestore ، يمكن أن يصل التحكم في مخزونك إلى مستوى آخر من الكفاءة. استكشف أهم ميزاتهم أدناه

• قم بإنشاء وتحرير عدد غير محدود من وحدات SKU بأرقام تسلسلية
• تحديث حركة المخزون عبر المواقع تلقائيًا وفي الوقت الفعلي عن طريق مسح الرموز الشريطية ؛
• تنظيم المستودع باستخدام صناديق ومنصات نقالة قياسية ؛
• مزامنة جميع بيانات المنتجات والمبيعات والموردين والعملاء في قاعدة بيانات مركزية ؛
• إرسال تنبيهات المخزون المنخفض وإنشاء أوامر شراء للبائعين ؛
• دعم مبيعات omnichannel وعكس مدى توفر المنتج على مواقعك العامة ؛
• تنفيذ طلبات العملاء بسرعة وتحديث مستوى المخزون وفقًا لذلك ؛
• تقييم أداء الموردين لاختيار الأفضل لسلسلة التوريد الخاصة بك ؛
• تحليل وتقديم تقرير عن مخزون المتجر ، والمهلة الزمنية ، وتكاليف البضائع المباعة ، وتكاليف التخزين ، والمنتجات الأكثر مبيعًا والأسوأ مبيعًا ؛
• دعم المحاسبة وتدقيق المخزون ؛
• توقع طلب المخزون لمساعدتك في قرارات الشراء.

تقدم Magestore قابلية التوسع والمرونة لمتجر البيع بالتجزئة الخاص بك. يمكنك الوصول إلى البرنامج من أي متصفح وجهاز بفضل تقنية PWA ، على عكس أوراق Excel الثابتة. للمضي قدمًا بشكل أسرع في صناعة التجزئة التنافسية هذه ، ستحتاج إلى نظام قوي مثل Magestore للتحكم في الأسهم وما وراءها.

على الرغم من تشابه مراقبة المخزون وإدارة المخزون ، إلا أن هناك بعض الاختلافات. بينما تتعامل مراقبة المخزون مع المخزون الحالي في المستودع ، فإن إدارة المخزون تتعامل مع الحركة الإجمالية للمخزون عبر سلسلة التوريد.

فيما يلي مقارنة بين العمليتين فيما يتعلق بالهدف والنطاق والاهتمامات الرئيسية والأنشطة:

تعد مراقبة المخزون أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سير أعمال البيع بالتجزئة الخاصة بك بسلاسة. الآن بعد أن عرفت الطرق الأربع للتحكم في المخزون ، فإن الاستثمار في نظام إدارة المخزون مفتوح المصدر هو أفضل خيار لك. ستؤدي الاستفادة من التكنولوجيا إلى زيادة إنتاجيتك وحل العديد من التحديات في عمليات سلسلة التوريد الخاصة بك.