خطة الاتصال الداخلي: ما هي وكيفية تطويرها؟
نشرت: 2022-06-26تعد خطة الاتصال الداخلية القوية جزءًا لا يتجزأ من العمليات اليومية. تعد استراتيجية الاتصال الداخلي الفعالة جزءًا أساسيًا من كل مؤسسة. أنت بحاجة إلى فهم كيفية التواصل مع كل فرد في الشركة لتحقيق أهداف العمل.
في معظم الشركات ، يتواصل العملاء والموظفون من خلال تقنيات مخططة بعناية. ستلاحظ زيادة كبيرة في مشاركة الموظفين إذا طبقت نفس مستوى الرعاية في خطة الاتصال الداخلية الخاصة بك. لهذا السبب تحتاج إلى خطة اتصال داخلي فعالة.
هنا في هذه المدونة ، سنناقش:
- تعريف خطة الاتصال الداخلي
- مزايا خطة الاتصال الداخلي
- أفضل الطرق لتطوير خطة الاتصال الداخلي
ما هي خطة الاتصال الداخلي؟
خطة الاتصال الداخلي هي استراتيجية تتناول أهداف العمل لمشاركة الموظفين وتفاعلهم وتعرض الإجراءات المطلوبة للوصول إليها. تُعد إستراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك بمثابة خارطة طريق للنجاح في الاتصالات الداخلية. فيما يلي المكونات الأساسية لخطة اتصالات داخلية فعالة:
- رسالة وأهداف وقيم الشركة
- رسائل تجارية مهمة
- قنوات الاتصال
- المسؤوليات والعمليات للموظفين
- استراتيجيات التسويق والاتصال
هذا كله يتعلق بكيفية حصول موظفيك على المعلومات التي يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم. هذا هو السبب في أن جمع وتحليل ملاحظات الموظفين يجب أن يكون جزءًا مهمًا من استراتيجيتك.
مزايا خطة الاتصال الداخلي
يكون مكان العمل أكثر إنتاجية بشكل ملحوظ عندما يتفاعل مع التواصل النشط. سيكون موظفوك أكثر انخراطًا في عملهم إذا كنت تخطط جيدًا للاتصالات الداخلية. هناك مزايا متعددة لامتلاك استراتيجية اتصال داخلي فعالة تساهم في نجاح شركتك بشكل عام. هذه هي بعض منها:
- يساعد على تعزيز الإنتاجية: عندما يتواصل الموظفون ، فإنهم يفهمون بشكل فعال مسؤولياتهم وأولوياتهم. هذا يزيد من إنتاجية المنظمات ، وتصبح القوة العاملة أكثر إنتاجية.
- يقلل من الأخطاء والأخطاء: غالبًا ما تحدث أخطاء الموظفين بسبب نقص التواصل. عملك يمكن أن يخسر المال إذا أخطأت. إذا قمت بتطوير اتصال فعال في مؤسستك ، فقد يمنع ذلك تلك الأخطاء والأخطاء.
- يساعد على زيادة مشاركة الموظف: الاتصال الداخلي هو وسيلة ناجحة لزيادة مشاركة الموظفين. يتفاعل الموظفون ويتم تحفيزهم عندما توفر المنظمة تحديثات مستمرة.
- يحسن ثقافة مكان العمل: يتحسن تفاعل الموظف عندما تتواصل الإدارات والفرق. يسمح للموظفين بالوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجون إليها في أي وقت.
- يساعد على فهم أهداف العمل: يضمن الاتصال الداخلي أن تكون شركتك بأكملها في نفس الصفحة. يساعد على تحقيق هدف العمل والرؤية والاستراتيجية.
- زيادة نتائج القيادة: تساعد استراتيجية الاتصال الداخلي المديرين والقادة في تحسين نتائج القيادة. يساعد على فهم كيف ومتى يجب عليهم التواصل مع موظفيهم.
تُظهر إستراتيجية الاتصال الداخلي كيف يتناسب كل فرد في المؤسسة مع الاستراتيجية الشاملة ويساهم فيها. إنه يبقيهم على اطلاع دائم بالمشاريع والأنشطة والأهداف المستقبلية.
أفضل الطرق لتطوير خطة الاتصال الداخلي
خطط الاتصالات الداخلية مطلوبة لأسباب متنوعة. يشرح كيفية التواصل مع بعضنا البعض من أجل المساعدة وتحقيق أهداف الشركة. يمكنك استخدام خطة اتصال إذا كنت بحاجة إلى توصيل رسالة إلى مجموعة من الأشخاص أو شركة بأكملها. دعونا نلقي نظرة على دليل خطوة بخطوة لتطوير استراتيجية اتصال داخلي فعالة من شأنها تحسين تواصل الموظفين.
تحليل الوضع الحالي للاتصالات الداخلية
قبل إنشاء خطة اتصال داخلي ، من الضروري معرفة مدى نجاح اتصالاتك الداخلية الحالية. قم بتحليلها واعرف أين يمكنك إجراء تحسينات. يمكن تحقيق ذلك باستخدام مجموعة متنوعة من طرق التتبع ، بما في ذلك:
- كم عدد أهداف الاتصال الداخلي الخاصة بك التي تم تحقيقها؟
قم بتدوين نقاط القوة والقيود في خطتك السابقة. اكتشف ما تريد تحقيقه في المستقبل.
- تصميم وإجراء مسح لشركتك.
يعد إجراء الاستبيان أسلوبًا بسيطًا وفعالًا للحصول على ملاحظات موظفيك. قبل إجراء أي تعديلات ، قم بتحليل ما يعمل بالفعل وما لا يعمل.
مع مجموعة واسعة من الأسئلة ، يأخذ QuestionPro منهجًا فريدًا لمسح تجربة الموظف. ستحصل على عرض 360 درجة لشركتك بهذه الطريقة. هذه طريقة رائعة لجمع ملاحظاتهم.
- تحقق من النتائج على فترات مختلفة.
سيساعدك الإطار الزمني على تحليل الوضع الحالي. قم بإنشاء مخطط للمعلومات على فترات زمنية مختلفة وتحقق من النتيجة.
تحديد الأهداف
الخطوة التالية هي اختيار الأهداف المناسبة. استراتيجية SMART هي واحدة من أكثر الطرق تأثيرًا وبساطة:
- محددة: حدد أهدافك على وجه التحديد. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون "ما هي أهداف عملك؟" أو "من الذي يعمل على تحقيقها؟"
- القياس: يجب أن يكون الهدف قابلاً للقياس. لتعزيز الإيرادات والإنتاج والعمل الجماعي ، على سبيل المثال.
- الإنجاز: يجب أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق. يجب أن تكون عملية وتستند إلى قدرتك على تنمية عملك.
- ذات صلة: هل ستؤثر الأهداف على الأداء العام للشركة؟ يجب أن تتجنب الأهداف غير ذات الصلة التي لا علاقة لها بتطوير خطتك الفعالة.
- الوقت: ما هي الجداول الزمنية لتحقيق كل هدف؟ بدون مقياس زمني ، لن يؤثر على الخطة بشكل صحيح.
الجمهور الذي تريد الوصول إليه
من الضروري معرفة من تحاول الوصول إليه. إنه يضمن أن فقط أولئك الذين يحتاجون إلى رؤيته يتلقون المحتوى المناسب.
سيكون من الأفضل أن تخاطب الأنواع المختلفة من الفرق والأقسام الخاصة بشركتك من أجل خطتك. لا يمكنك استخدام نفس اللغة عند التحدث إليهم جميعًا. عند وضع الخطة ، يجب مراعاة جميع الإدارات والفرق والمشرفين والناشئين.
اختيار أداة الاتصال الداخلي المناسبة
من الضروري اختيار أداة الاتصال المناسبة لجمهورك المستهدف. تعد شبكة الإنترانت واحدة من أكثر التقنيات المستخدمة على نطاق واسع للاتصال الداخلي. تعد الإنترانت الطريقة المثالية للتواصل للوصول إلى الجميع في شركة عبر العديد من المواقع. يمكن أن تعمل الشبكات الداخلية الحديثة كمحور رقمي لشركتك. إنه يدمج ويجمع بين تقنيات اتصال متعددة مثل:
- أداة المراسلة الفورية (سلاك)
- البريد الإلكتروني (Gmail ورسائل البريد الإلكتروني في Outlook والتقويم)
- إدارة المشروع (Trello)
- مؤتمر واجتماع عبر الفيديو (Zoom ، Google Meet ، Microsoft Teams)
- إدارة مساحة العمل (Google Drive)
يعد فهم أدوات الاتصال واستخدامها بنجاح للتواصل الداخلي أمرًا ضروريًا. قد يكون الوقت مناسبًا الآن للبدء إذا لم يكن لديك شبكة إنترانت بالفعل.
قياس خطة الاتصال الداخلي
بعد تنفيذ خطتك ، حان الوقت لقياس النتائج. من المهم جمع بيانات قابلة للقياس الكمي لتحديد فعالية اتصالاتك الداخلية. ستساعدك برامج التحليلات في جمع البيانات القابلة للقياس الكمي.
هناك تقنيات مختلفة لتقييم أداء الاتصال الداخلي. دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة:
- تحقق من إنتاجيتك. هل هناك تحسن؟
- هل الإيرادات آخذة في الازدياد؟
- هل الأخطاء والأخطاء أقل تواترا؟
- هل استمر الاحتفاظ بالموظفين في التحسن؟
- هل لاحظت أي تحسن في مشاركة الموظفين؟
- هل نجحت في تحقيق هدف معين؟
إذا لاحظت أن خطتك ليست فعالة ، فعليك تحديد الخطأ الذي حدث في خطتك والإجراءات الضرورية التي تحتاج إلى اتخاذها لتحسين خطة الاتصال الداخلية الخاصة بك.
استنتاج
مطلوب خطة اتصالات داخلية لتحقيق النمو الناجح للشركة. يجب أن تحافظ على اتصال منتظم مع موظفيها. حدد الطريقة التي تناسب أهدافك. الاختبار في كثير من الأحيان هو أفضل طريقة لتحقيق ذلك.
هذا يتطلب التقنيات المناسبة. ستوفر استطلاعات خبرة الموظف رؤى ستساعدك على تطوير خطة اتصال داخلي وعمل أفضل.
تعرف على المزيد حول QuestionPro Workforce وكيفية جمع ملاحظات الموظفين المستمرة لخلق تأثير أفضل في مؤسستك.