ما هو مكان العمل الهجين؟ كيفية تنظيمها وإدارتها

النماذج الهجينة هي مستقبل مكان العمل.

مع انتقال الشركات الناشئة إلى مساحات العمل المشترك والعمل عن بُعد ، إلى الشركات الأكبر التي تقدم خيارات عمل مختلطة ، أصبحت نماذج العمل المرنة أكثر شيوعًا. أظهر الدفع نحو العمل الهجين فوائد كبيرة للمؤسسات والموظفين الأفراد ، مثل توازن أفضل بين العمل والحياة وتوفير التكاليف.

ومع ذلك ، كما هو الحال مع أي شيء جديد ، فإن التكيف مع العمل الهجين ينطوي على تجربة عمليات جديدة. تضمن إدارة مكان العمل المختلط الصحيح سير أعمالك بسلاسة وكفاءة. يساعد في التغلب على تحديات مكان العمل ويزودك بالأدوات والهياكل التنظيمية المناسبة لإعدادك للنجاح.

انظر كيف يمكن للنهج المختلط المنسق أن يعزز إنتاجية الموظف ومعنوياته بشكل كبير. لكن أولاً ، لنبدأ بفهم ما هو مكان العمل المختلط.

ما هو مكان العمل المختلط؟

مكان العمل المختلط هو بيئة يعمل فيها الموظفون عن بُعد وفي بيئة مكتبية. يمكن للموظفين العمل من المنزل أو في مساحة عمل مشتركة أو في المكتب في أيام وأوقات محددة.

يتيح العمل الهجين مزيدًا من المرونة ويعود بالفائدة على كل من الموظفين وأصحاب العمل. يعمل ترتيب العمل هذا على تخفيف التوتر وزيادة الإنتاجية ، مما يمكّن الموظفين من العمل في بيئة أكثر راحة وملاءمة.

بالنسبة لأصحاب العمل ، فهو يقلل من النفقات العامة ويضيف قوة عاملة أكثر تنوعًا إلى مجموعة المواهب الخاصة بهم. في حين أنه من المهم تحقيق التوازن بين العمل عن بعد وداخل المكتب ، فإن مساحات العمل المختلطة توفر للموظفين وأصحاب العمل أفضل ما في العالمين.

فوائد مكان العمل المختلط

مع انتشار الوباء ، ينتقل الموظفون بسرعة إلى العمل عن بُعد ويعانون من توازن أفضل بين العمل والحياة ، لكنهم يفقدون الفرصة لبناء علاقات شخصية في مكان العمل. يمنحهم النهج الهجين أفضل ما في العالمين.

يحسن الإنتاجية

يعمل العمل الهجين على تحسين الإنتاجية ويسمح للموظفين بالعمل حيث يكونون أكثر تركيزًا وراحة.

بعض الناس أكثر إنتاجية في مكاتبهم المنزلية المريحة مع القليل من الإلهاء. يحتاج الآخرون إلى صخب مساحة العمل المشتركة أو المقهى ليشعروا بالحماس. ومع ذلك ، يحتاج البعض الآخر إلى التوازن بين الاثنين لكسر الرتابة. ببساطة ، يوفر العمل الهجين المنسق للقوة العاملة لديك خيارات عمل مرنة تعمل على تحسين الإنتاجية بشكل كبير.

يوفر التكاليف

في حين أن العمل الهجين غالبًا ما يتمحور حول الموظف ، إلا أنه يفيد المنظمة بشكل مباشر. تتمثل الطريقة الأكثر وضوحًا لمعرفة تأثير العمل المختلط في توفير التكاليف. يمكن للمؤسسة توفير ما يصل إلى 30٪ من تكاليف المكتب باستخدام نموذج مختلط!

مع وجود فريق مختلط ، يأتي عدد أقل من الأشخاص إلى المكتب يوميًا ، وقد يعمل البعض عن بُعد بدوام كامل. لذلك ، مطلوب مساحة أقل للأشخاص الذين يعملون بشكل شخصي. بالنسبة للمؤسسات الصغيرة ، يمكن لمساحات العمل المشتركة أن تلغي 100٪ من تكاليف التأجير ، بينما يعد تقليص الحجم خيارًا للمؤسسات الكبيرة.

توفر الشركات أيضًا تكاليف الطاقة مثل التدفئة والكهرباء. إذا جاء عدد أقل من الأشخاص إلى المكتب أو كانت هناك أيام لا يوجد فيها موظفين ، فيمكن فصل الكهرباء تمامًا. يمكن أيضًا تقليل التكاليف الإضافية مثل الصيانة والتأمين وبدل السفر.

يوفر الموظفون الذين يدفعون مقابل الغاز أو وسائل النقل العام المال من خلال عدم الاضطرار إلى التنقل. يمكنهم أيضًا التوفير في تناول الطعام في الخارج في مطعم أو وجود جليسة أطفال ، لم تعد هناك حاجة إليها في المكتب المنزلي.

يحسن التوازن بين العمل والحياة

لقد كنتم جميعًا هناك ، عالقون في دوامة العمل ومشغولون للغاية ، ولا يوجد وقت لتناول الغداء أو التمرين ، ناهيك عن قضاء الوقت مع العائلة أو الأصدقاء. ولكن مع القدرة على العمل في أي مكان ، يمكن للموظفين إعطاء الأولوية لجوانب مختلفة من حياتهم الشخصية ، مثل المسؤوليات العائلية والصحة.

يتم تحرير الوقت الذي تقضيه عادة في التنقل دون التواجد فعليًا في المكتب لأخذ الأطفال إلى المدرسة أو التمرين في الصباح الباكر. مع نموذج العمل المكتبي التقليدي من 9 إلى 5 ، نادرًا ما تتاح لك الفرصة لتكريس نفسك لما تحب وتحتاجه لصحتك الجسدية والعقلية.

ولكن مع خيار العمل الهجين ، إذا كانت هناك حاجة إلى جلسة يوجا في منتصف النهار لتخفيف التوتر ، يمكن للموظفين اختيار العمل من بينها وتخصيص وقت للتأمل السريع.

يقلل من معدل دوران الموظفين

يؤدي التوازن الأفضل بين العمل والحياة أيضًا إلى زيادة رضا الموظفين. إن القيام بما تحب أثناء العمل والشعور بالتقدير يجعلك تشعر بالرضا. تخيل رؤية العالم أثناء قيامك بعملك ، وتعيش حبك للسفر دون تعريض الاستقرار المالي للخطر.

تؤدي المرونة إلى مزيد من الرضا لأسباب عديدة. يسمح للموظفين بالعمل في بيئات يشعرون فيها براحة أكبر. بالإضافة إلى ذلك ، في النموذج الهجين ، غالبًا ما يتم الحكم على العمل على أساس الجودة وليس الكمية ، مما يقلل الضغط غير الضروري لساعات طويلة. هذا يحفز الموظفين على العمل بشكل أفضل ويدفع الولاء.

تعتبر ساعات العمل المرنة والعمل المستقل عن الموقع من العوامل الحاسمة للعديد من الأشخاص ، وخاصة الموظفين الأصغر سنًا ، عند اختيار الشركة. عندما يكون الموظفون سعداء ، يختارون البقاء. هذا يقلل من معدل دوران الموظفين ويجذب موظفين جدد.

يخلق فريقًا متنوعًا

يمكن للمنظمات الهجينة أن تتوسع عالميًا دون حدود جغرافية تملي موقع فرقها. يمكنك الوصول إلى أفضل المرشحين في جميع أنحاء العالم حيث أن مجموعة التوظيف مفتوحة في جميع أنحاء العالم.

كما أنه يجلب وجهات نظر مختلفة في المحادثة ، مما يحفز الابتكار والإبداع. يفتح النموذج المرن أيضًا فرصًا للأشخاص ذوي الإعاقة الذين لا يمكنهم التواجد فعليًا في المكتب. أولئك الذين لم يتمكنوا من العمل في المكاتب المادية يمكنهم القيام بذلك الآن.

يساهم العمل الهجين في زيادة التنوع من خلال تمكين المزيد من النساء من دخول سوق العمل. تتحمل العديد من النساء مسؤوليات عائلية تمنعهن من ممارسة مهنة ، مثل رعاية الأطفال.

لكن العمل من أي مكان يسمح للمرأة في هذا الموقف برعاية أسرها (مع الاستمرار في العمل). على سبيل المثال ، الأم العاملة التي لم تعد مضطرة للذهاب إلى المكتب لديها المزيد من الوقت لأخذ طفلها إلى المدرسة.

تحديات مكان العمل الهجين

بينما توفر أماكن العمل المختلطة العديد من الفوائد ، إلا أنها لا تخلو من بعض التحديات ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بالإدارة. قد تكون قيادة فريق لا تراه يوميًا عبر مناطق زمنية ومواقع مختلفة أمرًا صعبًا حتى بالنسبة لأفضل القادة والمديرين.

التحيز في الإنتاجية

غالبًا ما نقول ، "بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن العقل". لسوء الحظ ، هذا ليس هو الحال مع أماكن العمل المختلطة. بسبب "التحيز في الإنتاجية" ، عندما لا يرى المديرون فريقهم فعليًا ، فإنهم يعتقدون أن العمل لم يتم إنجازه.

في حين أن هذا غالبًا ما يكون خطأ ، بالنسبة للمديرين التقليديين ، فإن هذا التحيز يؤدي إلى عدم الثقة في العمال عن بعد. عندما يتعلق الأمر بالعمل المختلط ، لا يمكن قياس الإنتاجية من خلال عدد الساعات التي يتم قضاؤها في المكتب. يضر تحديد الإنتاجية بثقافة الشركة وفرص التنفيذ الناجح لمكان عمل هجين.

إدارة الفضاء

الفكرة الأساسية للعمل الهجين هي أن الموظفين يأتون إلى المكتب فقط في أيام معينة. ومع ذلك ، فإن هذا يمثل تحديًا عندما تحتاج الفرق إلى العمل معًا شخصيًا أو عندما لا تستوعب مساحة المكتب سوى نصف الفريق في المرة الواحدة.

قد تكون إدارة المساحات صعبة عندما تدير مؤسسة مختلطة. يحتاج كل موظف يأتي إلى المكتب إلى مكان عمل مريح ، ويحتاج الفريق إلى مساحات للتعاون.

تنسيق العمل الشخصي (وعن بعد)

في مكان العمل المختلط ، لا يجب إدارة المكان فحسب ، بل يجب أيضًا إدارة الوقت. يحتاج المديرون إلى معرفة من يعمل من المنزل ومتى. غالبًا ما تستخدم المؤسسات الهجينة "الوقت المرن" ، والذي يسمح للموظفين بالعمل عندما يكونون أكثر إنتاجية خلال اليوم.

ومع ذلك ، فإن تنسيق ساعات العمل ليس بالأمر السهل. متى سيكون كل عضو في الفريق على مدار الساعة؟ متى سيعملون من المنزل؟ متى يكون لديهم حرية التنقل إلى المكتب؟ عليك أن تأخذ في الحسبان العديد من العوامل.

الحفاظ على التواصل والثقافة في مكان العمل

قد يكون من الصعب الاتصال وإنشاء ثقافة العمل الجماعي عندما تنتشر الفرق عبر المناطق الجغرافية والمناطق الزمنية. يقوم البشر بشكل طبيعي بتكوين علاقات وعلاقات مع الأشخاص المقربين منهم. يمكن أن يجعلك العمل عن بُعد تشعر بالانفصال عن الفريق أو المنظمة.

تشرح مقالة نشرتها Harvard Business Review كيف أن وجود أصدقاء في العمل يحسن نتائج الأعمال ، لذا فإن إعطاء الأولوية للاتصال له تأثير حقيقي على الأعمال. وبالمثل ، يتم بناء الثقافة من خلال الخبرات المشتركة. وعلى الرغم من أن هذا يمكن أن يحدث افتراضيًا ، إلا أنه من الصعب إنشاؤه والمحافظة عليه.

كيفية التغلب على تحديات مكان العمل المختلطة

تساعد الأهداف التقنية والتنظيمية الفرق على الازدهار في مكان عمل مختلط. سواء أكان مديرو تحسين المهارات أو تطبيق برنامج إدارة مكان العمل المختلط ، فإن هذه النصائح ستساعد عملك المختلط على العمل بسلاسة.

تدريب المديرين لمكان العمل المختلط

تعتبر قيادة فريق مختلط تجربة جديدة للعديد من المديرين. على وجه الخصوص ، قد يكون أولئك الذين لديهم المنظمة لفترة طويلة متجذرًا في الطرق التقليدية ويحتاجون إلى تعلم قيادة الفرق في هذا السياق الجديد. مثلما ستساعد الموظفين الجدد على اكتساب المهارات التي ستفيد شركتك ، فإنك تدرب المديرين على العمل في أماكن عمل مختلطة.

يقترح تقرير استشاري لـ HSM أنه يجب على المديرين تخفيف التوترات التي تنشأ في مكان العمل المختلط ، مثل "الحضور مقابل الأداء". لتجنب التحيز ، يجب على المديرين تقييم أعضاء فريقهم بناءً على الأداء الفعلي بدلاً من الوقت الذي يقضونه في المكتب ، والذي لم يعد مقياسًا للإنتاجية.

يقترح التقرير أيضًا العديد من المهارات التي يجب أن يكتسبها المديرون الجيدون ، مثل "مهارات التعامل مع الأشخاص" و "مهارات القيادة التي تركز على الأداء". تعرف على المزيد حول كيفية إنشاء ثقافة عمل مختلطة ناجحة.

استخدم برنامج جدولة الموظفين

من خلال الابتكار في تقنية العمل الهجين ، يمكنك التغلب على كل عقبة عند الانتقال إلى مؤسسة أكثر مرونة باستخدام مجموعة متنوعة من منصات البرامج.

تحسين الاتصال المتزامن

قبل أن ينتقل العالم إلى العمل عن بُعد ، ساعدت العديد من منصات الاتصال في تحسين الاتصال المتزامن - عندما لا يكون الجميع حاضرين في نفس المكان في نفس الوقت. مكّنت مؤتمرات الفيديو الفرق من الاتصال عبر البلدان أو العالم ، وأتاحت منصات الدردشة إمكانية المراسلة الفورية دون انتظار رد البريد الإلكتروني على سؤال أو طلب بسيط.

ركز على الجداول المختلطة

يسمح برنامج جدولة الموظفين للموظفين بالحجز أثناء تواجدهم في المكتب أو العمل عن بُعد أو في منطقة زمنية مختلفة. يمكن للمديرين بعد ذلك تحديد الأيام الأفضل للاجتماعات الشخصية بسرعة. هذا يحفظ المديرين من مراجعة الجدول الزمني لكل شخص على حدة وتوحيد معلومات الجدولة.

إدارة الفضاء

يتطلب ارتفاع أسعار العقارات والطاقة تحسين أو تقليل مساحة المكاتب. تساعد برامج إدارة المساحة في جمع المعلومات حول استخدام المساحات المكتبية ، مثل عدد الأشخاص الذين يأتون يوميًا وفي أي أيام يمكن رؤية المزيد من الأشخاص.

تُظهر هذه البيانات أنك قد لا تحتاج إلى مساحة كبيرة كما كنت تعتقد سابقًا ، مما يساعدك على تقليص حجم عملك. قد يشير أيضًا إلى أن عددًا قليلاً من الأشخاص يأتون إلى المكتب في أيام معينة ، مما يتيح لك التوقف عن العمل وتوفير فواتير الطاقة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمديري المكاتب ضمان حصول الجميع على المساحة التي يحتاجونها في الأيام التي يريدون القدوم إليها.

نعم للثقة ، لا للإدارة التفصيلية

أحد تحديات الإدارة الرئيسية في أماكن العمل المختلطة هو بناء الثقة بين القادة والموظفين والأقران ، حتى لو لم يلتقوا شخصيًا.

لتكون قادرًا على إنشاء تلك الثقة ، تجنب الإدارة التفصيلية. كما ذكرنا سابقًا ، قد يرى المدراء تعثر الإنتاجية عندما لا يرون عبء عمل فريقهم. لكن ثق بهم لإنجاز المهمة بدلاً من محاولة استعادة السيطرة عن طريق المرور فوق كل موظف.

لا يتعلق قياس النجاح في مكان العمل الهجين بقدر الوقت الذي يقضيه في العمل والمزيد حول النتائج الفعلية. وغالبًا ، عندما يتمكن الموظفون من الاستكشاف والتفكير والإبداع دون ضغوط الإدارة التفصيلية ، فإنهم يحققون نتائج أفضل.

احتضان التركيز على الناس

لإزالة عدم وجود اتصال بين الموظفين عن بعد ، عليك أن تتبنى التركيز على الأشخاص. و لكن ماذا يعني ذلك؟ يعني إعطاء الأولوية لموظفيك ورفاهيتهم عبر جميع جوانب مؤسستك. يمكن أن يتخذ التمركز حول الناس عدة أشكال ، لكن دعنا نتحدث عن بعضها.

على سبيل المثال ، امنح زملائك الفرصة للقاء شخصيًا. اعتمادًا على نموذج عمل شركتك ، قد يكون هذا ضروريًا إلى حد ما. لنفترض أنك تقود فريقًا عالميًا موزعًا بدرجة عالية. في هذه الحالة ، يعد دعم الاجتماعات مع أعضاء الفريق أو تنظيم لقاءات على مستوى الشركة أمرًا ضروريًا لبناء المجتمع والاتصال.

يمكن أن يعني التركيز على الإنسان أيضًا إشراك الفريق بشكل أكبر في صنع القرار. سواء كان الأمر بسيطًا مثل اختيار اليوم للاجتماع شخصيًا أو معقدًا مثل التخطيط الاستراتيجي للعام المقبل ، فإن السماح للجميع بالمشاركة يخلق ثقافة الشمولية التي يمكن أن تضيع أحيانًا عندما يعمل بعض أعضاء الفريق عن بُعد.

يزيد العمل الهجين من الإنتاجية ورضا الموظفين ، لذلك سيستفيد عملك إذا انتهزت الفرصة لتجربته. تذكر أن التنظيم والتنسيق في مكان عمل مختلط باستخدام الأدوات والإدارة الصحيحة هو المفتاح لتحقيق أقصى استفادة منه.

سواء كان التنسيق يعني اعتماد البرامج أو الالتزام بنهج يركز على الناس ، فإن هذه الخطوات ضرورية لضمان النجاح.

استثمر في رفاهية موظفيك

يكون الموظفون الذين يعملون في بيئة هجينة أكثر تفاعلًا وإنتاجية وسعادة من نظرائهم في مكان العمل التقليدي.

يمكن أن يضمن توفير المرونة للعمل من المنزل أن يجد الموظفون توازنًا أفضل بين حياتهم المهنية وحياتهم الشخصية ، مما يؤدي إلى تحسين الروح المعنوية وزيادة الرضا الوظيفي. ليس من المستغرب أن تنتقل العديد من الشركات إلى أماكن عمل مختلطة - فمن المنطقي بالتأكيد الاستثمار في رفاهية موظفيها.

يشعر الموظفون المندمجون بتحسن ويعملون بشكل أفضل في مكان العمل. إليك دليل أفضل الممارسات لمشاركة الموظفين وكيفية القيام بذلك بشكل استراتيجي.