كيف تساعد الشركات المساعدة الافتراضية الشركات الكبيرة في الوضع الاقتصادي الحالي المتهدم

يتألف أي وضع اقتصادي من أكثر الكلمتين المروعة في أي وقت ؛ شاق وهبوط! لا أحد يستطيع أبدًا أن يتنبأ بمدى الصعود أو الانحدار الذي قد يصل إليه الاقتصاد ، مما يؤدي إلى حالة خداع رجل أعمى.

يستلزم تسريح الموظفين أيضًا إذا كان الوضع الاقتصادي في حالة ركود نصف الخراب المالي. وفقًا للتوقعات ، فإن الاقتصاد الأمريكي في خطر كبير من حدوث ركود آخر. نتيجة لذلك ، يخطط الاحتياطي الفيدرالي لجعل الاقتراض أكثر تكلفة مع زيادة كبيرة في الفائدة ، ربما تكون الأكبر منذ 30 عامًا.

يشمل الوضع الاقتصادي المتهدم أيضًا الركود ، وهو فترة من التدهور الاقتصادي ينخفض ​​خلالها الطلب على السلع والخدمات. من ناحية أخرى ، تتميز فترات الركود أيضًا بتباطؤ الإنتاج وارتفاع معدلات البطالة. ومع ذلك ، يمكن للشركات المساعدة الافتراضية مساعدة الشركات الكبرى في الوضع الاقتصادي الحالي المتهدم من خلال مساعدة الشركات الكبرى على توفير الوقت والمال.

السؤال الأكثر شيوعًا في هذه المرحلة هو ؛ كيف يمكن لمساعد افتراضي أن يساعد أعمالي؟

وفقًا للإحصاءات ، استأجر 67٪ من أصحاب الأعمال مساعدًا افتراضيًا واحدًا على الأقل في عام 2021 نظرًا لمدى ملاءمة المساعدين الافتراضيين لأي صناعة تقريبًا. (المصدر: 99 شركة)

تهدف هذه المدونة إلى أن تكون دليلك من خلال الشركات المساعدة الافتراضية كونها نعمة الادخار في أوقات الخطر الاقتصادي وتعطيك إجابات مختلفة عن كيفية مساعدة المساعد الافتراضي في عمليات عملي.

الدليل النهائي لفهم دور الشركات المساعدة الافتراضية في نمو الأعمال:

من بين عدد كبير من الفوائد التي تحصل عليها من خلال تعيين مساعد افتراضي ، فإن العامل الأول هو الحصول على أفراد مؤهلين تأهيلاً عالياً وماهرة وذات خبرة ومعرفة يقدمون خدمات إدارية أو تسويقية أو فنية أو إبداعية أو محاسبية أو دعم شخصي لأصحاب المشاريع والشركات ، أو الشركات الناشئة عن بعد.

بعد حقبة الوباء ، شهد العاملون لحسابهم الخاص والمساعدون الشخصيون زيادة في الطلب. وذلك لأن الشركات الكبيرة أدركت قيمة فعالية تكلفة خدمات المساعد الافتراضي والمزايا الإضافية للمرونة. علاوة على ذلك ، فتح الوصول السهل إلى الإنترنت وغيره من المنصات المتصلة الأبواب لإمكانيات جديدة للعديد من المهنيين المستقلين الراغبين في العمل كمساعدين افتراضيين.

كيف يمكن أن يساعد المساعدون الافتراضيون عملك على النمو؟

إن الاستعانة بمساعد افتراضي هو الحل الوحيد لسؤال كيف يمكنك مساعدة عملك على النمو؟

لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة السكرتارية أو مسك الدفاتر لعملك ولكن لديك نقص في الموارد لتوظيف موظف آخر بدوام كامل أو بالأحرى تفتقر إلى مساحة مكتبية لتناسب المزيد من الموظفين للمهام الروتينية ، فإن تعيين مساعد افتراضي هو الخيار المناسب لك !

عند القدوم إلى الشركات المساعدة الافتراضية ، فهي كنز دفين من المساعدين الافتراضيين المخصصين! تقوم هذه الشركات بتدريب مساعدين افتراضيين فيما يتعلق بخدمات محددة وتزويد الشركات الكبيرة بالدعم والمساعدة وفقًا لمتطلباتهم.

يساعد المساعدون الافتراضيون الشركات على الدفع نحو قابلية التوسع والنمو ، وإليك الطريقة:

1) يساعدون في تتبع المنتجات والخدمات
يعني تتبع المنتجات أن الشركات المساعدة الافتراضية تساعد في تتبع الطلبات والتسليم والمرتجعات ، خاصة لشركات التجارة الإلكترونية.
توفر شركات المساعد الافتراضي مساعدين افتراضيين بالمهارات والمعلومات حول طلبات المنتجات وحالات التسليم. يرسلون بسلاسة إشعارات في الوقت المناسب إلى المستهلكين حول تأكيد طلبهم ووقت التسليم المحدد.

2) يساعدون في تحديد المواعيد:
تعد جدولة المواعيد للشركات الكبيرة جوهر جميع الصناعات ، ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن تصبح هذه المهمة سلسة إذا كان المساعد الافتراضي يتولى قسم الاستقبال الخاص بك.

تشمل مزايا الحصول على مساعد افتراضي ما يلي: إدارة المواعيد والجدولة وجعل العملية فعالة للعملاء والشركات على حد سواء. سيتولى المساعد الافتراضي أيضًا التعامل مع جميع عمليات إلغاء المواعيد ، وإعادة الجدولة ، والتأكيدات ، جنبًا إلى جنب مع نظام تصنيف العملاء الذي يعمل بمثابة شهادات إيجابية للأعمال.

3) يتعاملون مع المدفوعات:
المساعدون الافتراضيون يزيلون الأخطاء البشرية والتأخيرات المتعلقة بإدارة المدفوعات. بالإضافة إلى ذلك ، يؤكد المساعدون الافتراضيون معاملات الدفع ويقدمون معلومات مفيدة حول المبالغ المستردة وتفاصيل دفع الرسوم المتكررة.

4) يتابعون الحسابات:
لقد جعلتنا التكنولوجيا معتادين على الحصول على المعلومات المتعلقة بأموالنا بنقرة زر واحدة. سواء كان ذلك في تاريخ استحقاق المدفوعات أو الرصيد المصرفي الحالي أو المعلومات المتعلقة بالحساب ، فإن كل سجل متاح بسرعة وكفاءة لا تشوبهما شائبة.

يتم تقدير مجال الحسابات ومسك الدفاتر في وجود مساعدين افتراضيين ، نظرًا لأن البنوك وشركات المرافق المالية الأخرى تعتمد على المساعدة الافتراضية والخدمات الآلية لتتبع الحسابات.

5) هم مساعدي أبحاث لا تشوبها شائبة:
من المعروف أن المساعدين الافتراضيين يساعدون طلاب البحث والشركات الأخرى حيث يشارك البحث في قدرة مساعدي البحث. خلال المراحل المبكرة من البحث ، يساعد المساعدون الافتراضيون في تضييق نطاق واسع من المعلومات عن طريق تصفية كلمات رئيسية أو موضوعات محددة.

6) التقليل من التدخل البشري:
يقدم المساعدون الافتراضيون خدمات ومعلومات مؤتمتة دون تدخل بشري ، مما يساعد على تجنب الآثار المترتبة. في حين أن بعض الشركات والمؤسسات فقط تدعم التحول بالكامل إلى المساعدة الافتراضية ، إذا تم التحكم فيها بكفاءة ومتوازنة مع الموظفين داخل المكتب ، فهذه خدمات موجهة نحو النتائج ومفيدة للغاية.

مندهش أن هناك الكثير لتعرفه عن المساعدين الافتراضيين وفوائدهم؟ لدينا المزيد من أجلك!

أفضل 10 شركات تستفيد من المساعدين الافتراضيين للنمو

إذا كنت لا تزال تفكر في كيفية مساعدة المساعد الافتراضي في عملي ، فقم بإلقاء نظرة على أفضل 10 شركات تستفيد من المساعدين الافتراضيين للنمو:

1) العقارات:
كيف يساعد المساعدون الافتراضيون مجالًا مثل العقارات؟ المساعدون الافتراضيون ذوو قيمة وهامة لشركات العقارات حيث يساعدونهم في تنفيذ المهام في جزء بسيط تقريبًا مما تدفعه الشركات العقارية لموظفيها الدائمين.

يقوم المساعدون الافتراضيون بتصميم وتحرير مواد التسويق الرقمي للمنازل المفتوحة والممتلكات من كل نوع. إنهم يديرون حسابات وسائل التواصل الاجتماعي لشركات العقارات ، ويعقدون اجتماعات مع المشترين المحتملين ويدونون التذكيرات في التقويم لذلك.

2) الشركات الناشئة ورجال الأعمال:
إنه عالم مليء بالشركات الناشئة ، ونحن نعيش فيه! تواجه الشركات الناشئة فرصًا وتحديات جديدة يوميًا ويجب أن تعوض عن الوقت الضائع. لسوء الحظ ، ينتج عن هذا حاجز حيث يصبح التعامل مع كل شيء مستحيلًا وتظل المهام المهمة غير مكتملة.

مع رواد الأعمال والشركات الناشئة التي تعمل بميزانية محدودة للتوظيف ، تستمر قائمة المهام غير المكتملة في التزايد. ومع ذلك ، مع المساعدين الافتراضيين ، يمكن لرجال الأعمال والشركات الناشئة البقاء على الميزانية وإنجاز أعمالهم دون إرهاق مواردهم المالية.

3) التجارة الإلكترونية:
يشهد قطاع التجارة الإلكترونية نمواً مطرداً ، وسيستمر لفترة طويلة بسبب موثوقية الناس على منصات التجارة الإلكترونية للاستفادة مما يحتاجون إليه.

إذا كنت تتساءل كيف يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي عملك وأنت من مجال التجارة الإلكترونية ، فيجب أن تعلم أن المساعدين الافتراضيين مجهزون جيدًا في مجال التجارة الإلكترونية. يمكنهم التعامل مع مهام إدارة الطلبات وإكمالها ، ويمكنهم إجراء محادثات مباشرة للتفاعل وحل استفسارات العملاء ، ويمكنهم أيضًا تلقي مكالمات من العملاء أثناء إدارة مخزون المنتجات.

4) أعمال تكنولوجيا المعلومات:
لقد كان من أوائل قطاعات الأعمال التي استفادت من الإمكانات الحقيقية للمساعدين الافتراضيين. تستخدم شركات تكنولوجيا المعلومات مساعدين افتراضيين لخدمات مثل تطوير مواقع الويب الخالية من العيوب ، والدعم الفني ، ودعم العملاء والإدارة ، والمهام الأخرى المتعلقة بالتكنولوجيا.

أيضًا ، تتوفر البنية التحتية لشركات تكنولوجيا المعلومات طوال أيام الأسبوع على مدار 24 ساعة في اليوم ، وبالتالي ، يمكن للمساعدين الظاهريين البقاء على اتصال مع الموظفين عبر شبكات موثوقة وآمنة.

5) المحاسبة ومسك الدفاتر:
تتطلب أعمال المحاسبة ومسك الدفاتر خبرة في مجالها وتحتاج باستمرار إلى المزيد من الموظفين لتولي العمل المكثف الذي يقدمونه على مدار العام.

يساعد المساعدون الظاهريون أعمال المحاسبة ومسك الدفاتر في إدخال البيانات ، والحسابات الدائنة والمدينين ، وإدارة التقويم ، والتسوية المصرفية ، وتنظيم السجلات. كما أنها تساعد في إدخالات دفتر الأستاذ وتسوية المعاملات وإدارة الفواتير. كل هذه المهام التي يقوم بها المساعدون الافتراضيون تساعد هذه الشركات في التخلص من بعض أعباء العمل المالي.

6) إدارة قواعد البيانات:
إدارة قواعد البيانات هي حاجة الساعة لمعظم الشركات ، ووجود خبراء مؤهلين في هذا المجال يأتي بمكافأة.
هذا هو المكان الذي يمكن أن يوفر فيه تعيين مساعدين افتراضيين على دراية جيدة بإدخال البيانات مساعدة شاملة في حل مشاكل الإنتاجية وتحقيق العديد من المزايا على متن الطائرة.

7) التسويق الرقمي:
لقد استحوذ التسويق الرقمي على أساليب التسويق التقليدية ، ويجب أن يكون لجميع الشركات وجود رقمي حتى يراها العملاء المحتملون ويسمعونها. ومع ذلك ، فإنه يتطلب ذروة الإبداع والتفكير خارج الصندوق ، وهو أمر غير ممكن إذا تم تكليف الموظفين المنتظمين بمهام التسويق الرقمي.

ولكن كيف يمكن لمساعد افتراضي أن يساعدك في التسويق؟

تقوم شركات التسويق الرقمي بتوظيف مساعدين افتراضيين يقومون بإنشاء حملات إعلانية وخطط تسويقية عملية وموجهة نحو النتائج وفقًا لأحدث الاتجاهات عبر العديد من منصات الوسائط الرقمية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المساعدين الافتراضيين الماهرين في تنظيم المحتوى وكتابة المدونات وتحرير المدونات وتوليد الشركات الرائدة يقودون العلامات التجارية إلى الاعتراف وتحقيق الإيرادات.

8) مكاتب المحاماة:
في حين أن الاتصال بين المساعدين الافتراضيين وشركات المحاماة قد يكون ضبابيًا لقرائنا ، دعنا نخبرك أن المساعدين الافتراضيين يساعدون شركات المحاماة في توفير التكاليف بشكل كبير وتعزيز ربحيتها.

بدلاً من البحث عن متدربين عديمي الخبرة للمهام الإدارية ، تقوم شركات المحاماة بتوظيف مساعدين تنفيذيين افتراضيين لأن هذا المنصب لا يتطلب خبرة قانونية. إن تسليم مثل هذه المهام لمساعدين افتراضيين يساعد شركات المحاماة على التركيز على الجوانب القانونية ذات الأهمية.

9) الموارد البشرية:
من تكنولوجيا المعلومات إلى شركات التسويق ، يعد أخصائي الموارد البشرية كيانًا مهمًا للتشغيل السلس للمؤسسة.

إذا كنت تعمل في مجال الموارد البشرية ، فقد تتساءل ، "كيف يمكن لمساعد افتراضي أن يساعد عملي."

يمكن للمساعدين الظاهريين الذين يعملون في قدرة المساعدين الافتراضيين للموارد البشرية إكمال مهام الموارد البشرية بوتيرة أسرع وبأموال أقل مقارنة بتعيين موظف إضافي.

مثل أي موارد بشرية عادية أخرى ، يدير المساعد الافتراضي للموارد البشرية المهام اليومية مثل سياسات الإجازة ، وضمان تحقيق الموظفين لأهدافهم ، والتحقق باستمرار من بيئة العمل ، والعمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين.

10) الفنون والترفيه:
ساحة الفنون والترفيه مزدحمة كما هي ، وهناك دائمًا متطلبات إضافية للدعم الإداري في الأعمال الفنية والترفيهية في جميع الأوقات. تتضمن هذه المهام إدارة التقويم والاتصال وإدخال البيانات والمساعدة في التسويق.

يفيد تعيين مساعد افتراضي لهذه المهام أيضًا خلال الأحداث المتعلقة بالعثور على الأماكن ووضع اللمسات الأخيرة عليها ، والعمل مع متعهدو الطعام والبائعين ، وإرسال الدعوات ، وترتيب الديكور.

الوضع الاقتصادي الحالي ودور المساعدين الافتراضيين:

الوقت المقدر الذي يستمر فيه الركود ما بين 12 إلى 18 شهرًا من ذروته. لذلك ، إذا حسبنا وفقًا لذلك ، فلدينا حوالي ستة أشهر للتعافي من نقطة الركود في عام 2022.

نحن نعلم ما تفكر فيه ، "كيف يمكن لمساعد افتراضي أن يساعد أعمالي في استرداد التكاليف مع عقبة زيادة الأجور؟

• تعد أجور الموظفين من أكثر الجوانب المالية تكلفة بالنسبة للشركات الكبرى ، ومع ارتفاع معدلات التضخم ، فإن تكلفة الأجور آخذة في الارتفاع أيضًا. لذلك من الآمن القول أنه في غضون سنوات قليلة ، سيتم تحدي قانون الفيزياء ، وستكون سرعة التضخم أسرع من سرعة الضوء!
• في ظل اقتصاد متقلب باستمرار ، فإن توظيف مساعدين افتراضيين هو أفضل رهان لأي شركة كبيرة. في حين أن هذا يبدو وكأنه عبارة عن لعبة لسان ، إلا أنه المفتاح الأكثر وضوحًا لزيادة الإنتاجية والربحية من خلال تفويض المهام العادية للبحث والإدارة وإدخال البيانات.
• في أوقات الأزمات الاقتصادية ، يمكن للمرء أن يثق فقط في الشركات المساعدة الافتراضية لتوظيف مساعدين افتراضيين. تتمثل فائدة تعيين مساعدين افتراضيين من شركات المساعدة الافتراضية في أن الشركات الكبرى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في تدريب هؤلاء المساعدين الافتراضيين ، حيث اهتمت شركات VA بهذا الجانب.
• علاوة على ذلك ، لا يتم سداد أي تكاليف للتنقلات في مكان العمل أو التأمين الصحي أو الإجازات المدفوعة للمساعدين الظاهريين.
• أخيرًا وليس آخرًا ، المساعدون الافتراضيون غير مكلفون ومرنون ومدربون ؛ ماذا تطلب الشركات الكبيرة أيضًا؟

في حين أن هذا يبدو رائعًا من الناحية النظرية ، فهل يستحق التطبيق العملي؟ وهل يمنحك إجابة قوية لقلقك حول كيف يمكن للمساعد الافتراضي أن يساعد أعمالي؟

بقدر ما يبدو مفهوم الشركات الكبيرة التي تستفيد من الشركات المساعدة الافتراضية ، يجب مراعاة العديد من الجوانب قبل تنفيذ ذلك عمليًا.

• في حين أن المساعدين الظاهريين ذوي الخبرة يمكنهم تسهيل هذه العملية بسلاسة ، إلا أن معظم الشركات الكبرى ليس لديها ما يكفي من الموارد أو الوقت للتحقق من خلفية هؤلاء المساعدين الافتراضيين. هذا هو المكان الذي تظهر فيه الشركات المساعدة الافتراضية في الصورة ولا تقدم سوى هؤلاء المساعدين الافتراضيين الذين يتمتعون بالمهارات والخبرة الكافية لمساعدة الشركات الكبيرة على الانطلاق إلى العمل.
• علاوة على ذلك ، عندما تقوم الشركات الكبيرة بتوظيف شخص ما ، فمن الضروري معرفة ما تتوقعه الشركة منهم والعكس صحيح. مع المساعدين الافتراضيين ، يقل نطاق الخطأ بينما تزداد المرونة ونادرًا ما تسوء الأمور بهذه الطريقة.
• المساعد الافتراضي هو معيار جديد للعمل. لقد أثبتوا أنهم أصول مربحة في جميع الصناعات ، بما في ذلك التسويق الرقمي والعقارات وتكنولوجيا المعلومات والرعاية الصحية. وبالتالي ، تحتاج معظم الشركات الكبرى إلى الاستفادة من مزايا المساعدين الافتراضيين عاجلاً أم آجلاً ، حيث يمكن لكل شركة كبيرة استخدام يد مساعدة إضافية في المهام الإدارية وما شابه ذلك.

في الأساس ، يمكن للشركات الكبيرة توفير ما يصل إلى 78٪ من تكاليف التشغيل سنويًا مع كل مساعد افتراضي تقوم بتعيينه. علاوة على ذلك ، نظرًا للوضع الاقتصادي الحالي ، فإن تكلفة المساعدين الافتراضيين ميسورة التكلفة ويمكن إدارتها بسهولة مقارنة بالموظفين الداخليين.

علاوة على ذلك ، وفقًا لدراسة أجريت في جامعة ستانفورد ، فإن المساعدين الافتراضيين أكثر كفاءة بنسبة 13٪ من الموظفين الداخليين. نتيجة لذلك ، يمكن للشركات الكبيرة الاستفادة بشكل كامل من مهاراتها الفريدة وكفاءتها وسمات العمل المرنة للإبحار في الأزمات الاقتصادية والخروج بأرباح.