7 نصائح لكتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة التي تحصل على رد
نشرت: 2021-07-29لا أحد يحب كتابة رسائل بريد إلكتروني للمتابعة ، ومن السهل جدًا تأجيل المهمة.
قد تفترض أنه إذا لم يرد شخص ما على بريدك الإلكتروني ، فهذا يعني أنه غير مهتم. لكن الحقيقة هي أن هناك عددًا من الأسباب التي تجعل الناس لا يستجيبون ، وعادة ما يحتاجون فقط إلى تنبيه لطيف.
سواء أكان ذلك بسبب امتلاء علب الوارد الخاصة بهم ، أو أنهم مشغولون جدًا ونسيوا ببساطة ، أو إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المعلومات قبل اتخاذ قرار ، فقد يكون كل ما تحتاجه هو رسالة بريد إلكتروني للمتابعة جيدة الصنع لحملهم على التفاعل معك.
تابع القراءة لمعرفة سبب أهمية رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ، واكتشف النصائح السبعة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة التلقائية بعد عدم الرد.
1. كن واضحًا ومباشرًا
ليس هناك من ينكر أن المتابعات المتسقة تؤدي إلى نتائج. ولكن ، يجب أن تكون واضحًا ومباشرًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لزيادة فرصك في إثارة الرد.
ضع في اعتبارك أن البريد الوارد للأشخاص عبارة عن أماكن مزدحمة. وفقًا للتقارير الأخيرة ، يبلغ معدل فتح رسائل البريد الإلكتروني B2B 21.3٪ فقط ، مما يعني أنه قد يتعين عليك أن تكون مثابرًا إذا كنت تريد أن يرد المستلمون على رسائلك.
إليك بعض النصائح لمساعدتك في صياغة رسائل بريد إلكتروني واضحة ومباشرة:
- ادخل في صلب الموضوع ودع الناس يعرفون ما تأمل في تحقيقه في الجمل القليلة الأولى.
- اجعل من الواضح تمامًا كيف ولماذا تكون الرسالة ذات صلة بالمستلم.
- اجعل سبب البريد الإلكتروني واضحًا في لمحة.
- تأكد من أن المتلقي يفهم بوضوح ما يجب أن يفعله بعد ذلك.
- لمساعدتك في توفير الوقت ، ضع في اعتبارك إنشاء قالب بريد إلكتروني يمكنك استخدامه يوميًا. سيسمح لك هذا بالحصول على مخطط تفصيلي في كل مرة تجلس فيها لكتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.
نصيحة احترافية: إذا كان لديك أكثر من طلب واحد لتقديمه ، فمن الأفضل اختيار الأكثر أهمية فقط لمتابعاتك لتجنب إغراق المستلم بالمعلومات.
2. إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA)
خطوتك التالية في كتابة رسائل المتابعة الفعالة هي إضافة عبارة مقنعة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. يمكن أن يكون هذا في شكل عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مليء بالقيمة تجعلك متميزًا ، أو في شكل شيء مثل عنصر واجهة الاتصال. يمكن أن يؤدي إضافة زر "اتصل بنا الآن" إلى جذب المستلمين وتحفيزهم على الاتصال بك على الفور ، دون الحاجة إلى الخوض في متاعب العثور على رقم هاتف.
ضع في اعتبارك أنه ليست كل العبارات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء متساوية. يمكن أن يكون لديك العديد من الأسباب لإرسال رسائل متابعة بالبريد الإلكتروني ، بما في ذلك:
- المتابعة بعد إرسال الموارد
- بعد مكالمة فائتة
- بمجرد انتهاء الإصدار التجريبي أو التجريبي المجاني
- قياس الفائدة بعد إرسال عرض أسعار أو عينات منتج
- متابعة العقد المرسل
- إرسال مقدمة بعد الاتصال على وسائل التواصل الاجتماعي
- الرد على استفسار المبيعات
- اتخاذ الخطوة التالية في بناء رابط / حملة ترويج المحتوى
مهما كان السبب ، استخدم CTA قويًا لتوضيح ما يجب على المستلم فعله. لا تترك الأمر لهم للقراءة بين السطور وتفسير رسالتك.
وتأكد من تجنب اللغة الغامضة ، مثل " ما رأيك؟ "، أو" هل لديك تحديث حول هذا؟ ".
بدلاً من ذلك ، قم بتصميم السطر الأخير من بريدك الإلكتروني بطريقة أكثر فاعلية ، كما في المثال أدناه:
لا يؤدي القيام بذلك إلى إثارة فضول المستلم فحسب ، بل يضيف أيضًا CTA مقنعًا يحفزه على الرد على بريدك الإلكتروني.
3. صياغة سطر موضوع مقنع
قبل أن يتمكن مستلمو البريد الإلكتروني من قراءة بريدك الإلكتروني المصمم بعناية ، تحتاج أولاً إلى تشجيعهم على فتحه باستخدام سطر موضوع مقنع.
عندما يصل بريدك الإلكتروني للمتابعة إلى صندوق الوارد الخاص بهم ، سيكون سطر الموضوع هو أول ما يلاحظه مستلمو البريد الإلكتروني. لهذا السبب يجب أن يكون جيدًا حقًا لزيادة فرصك في الحصول على رد.
الطريقة الأكثر فعالية لصياغة سطر الموضوع هي تخصيصه.
وفقًا لدراسات مختلفة ، من المرجح أن يفتح الأشخاص رسائل بريد إلكتروني تحتوي على سطور موضوعية مخصصة بنسبة 26٪.
مصدر الصورة
أصبح المحتوى المخصص الآن غير قابل للتفاوض ويمكن أن يأتي تخصيص المحتوى في العديد من الأشكال المختلفة.
ولكن فيما يتعلق بسطر موضوع البريد الإلكتروني ، إليك بعض الأفكار الأساسية التي يمكنك البناء عليها:
- {FirstName} ، نسيت أن أذكر ...
- لأكون صادقًا ، لقد أذهلني {CompanyName}
- لنجربها مرة أخرى ، {FirstName}
- هل يمكنني تغيير رأيك ، {FirstName} ؟
يمكنك أيضًا ذكر آخر محادثة أجريتها كطريقة لإضافة سياق.
فقط تأكد من أن سطر الموضوع ليس به محتوى غير مرغوب فيه. أيضًا ، يجب أن تحاول دائمًا إظهار القيمة كلما استطعت.
قد يستغرق هذا بعض الجهد ، ولكنه يستحق الاستثمار حيث يمكن أن يكون لسطر الموضوع تأثير كبير على معدلات الفتح والرد لديك ، وفي النهاية النتيجة الإجمالية ، خاصة إذا كنت تحاول عرض منشور ضيف.
نصيحة احترافية: إذا ارتبط بريدك الإلكتروني للمتابعة بالرسالة التي أرسلتها في البداية ، فيمكنك ببساطة الرد على أحدث رسالة ، لذلك لا تحتاج إلى قضاء الوقت في الخروج بسطر موضوع جذاب.
4. توقيت رسائل المتابعة الخاصة بك
أحد أكبر الأسئلة التي يطرحها مسوقو البريد الإلكتروني هو كم من الوقت يجب أن ينتظروا الرد بعد إرسال البريد الإلكتروني الأولي.
الجواب بسيط: لا تنتظر طويلا. عندما يتعلق الأمر بالحصول على إجابة من بريد إلكتروني للمتابعة ، يمكن أن يكون التوقيت مهمًا للغاية.
تحتاج إلى منح المستلم بعض الوقت حتى يتمكن من الوصول إلى بريدك الإلكتروني .
في كثير من الأحيان ، عندما لا يستجيب الناس لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فذلك لأنك ضبطتهم في وسط شيء ما. نتيجة لذلك ، غالبًا ما ينسون الرد ، وبمرور الوقت ، يتم دفن بريدك الإلكتروني في الجزء السفلي من البريد الوارد.
كل ما يتطلبه الأمر هو رسالة متابعة مهذبة بعد أيام قليلة من شأنها أن تثير الرد دون أن تكون مزعجة. أيضًا ، قد تنشأ المشكلة من عناوين البريد الإلكتروني غير الصحيحة ، لذا تأكد من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني. هناك العديد من أدوات البحث عن البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك في ذلك.
ومع ذلك ، لا تنتظر طويلاً حتى ينتهي بهم الأمر بنسيان كل شيء عنها .
إذا قمت بالمتابعة في وقت مبكر جدًا ، فقد يجعلك ذلك تبدو انتهازيًا أو تدخليًا ، ولا أحد يحب ذلك. ولكن ، إذا انتظرت وقتًا طويلاً لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة ، فقد تفقد جهة الاتصال سياق المحادثة.
من الناحية المثالية ، تريد منح جهات الاتصال الخاصة بك يومين إلى ثلاثة أيام للرد على بريدك الإلكتروني.
5. الحصول على الرقم والتردد الصحيح
يعد إرسال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة أمرًا جيدًا وجيدًا ، ولكن ماذا تفعل إذا كنت لا تزال لا تحصل على رد؟
تشير الدراسات إلى أنه غالبًا ما يستغرق العملاء لمسات متعددة للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، وهذا هو السبب في أنك بحاجة إلى أن تكون مثابرًا إذا كنت ستزيد معدل الرد على البريد الإلكتروني الخاص بك.
توضح دراسة الحالة هذه من SalesFolk أن:
- 92٪ من ردود البريد الإلكتروني جاءت من المتابعات
- تم إنشاء 55٪ من الردود بين متابعي البريد الإلكتروني الرابع والثامن
مصدر
لكن يبقى السؤال: كم عدد رسائل المتابعة التي يجب أن ترسلها؟
لا توجد قاعدة واحدة تنص على الحد الأدنى لعدد المتابعات التي يجب عليك إرسالها. إنها مسألة منطقية.
فقط ضع في اعتبارك أن هناك خيطًا رفيعًا جدًا بين المثابرة والمضايقة. أيضًا ، كما هو موضح في دراسة الحالة أعلاه ، فإن رسائل المتابعة الأولى والسادسة والسابعة تجلب فقط زيادة طفيفة في معدل الرد ، مما يعني أنه قد لا يكون من المجدي إرسال أكثر من 3 أو 4 رسائل بريد إلكتروني للمتابعة .
بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي إرسال عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني إلى وضع علامة عليك كمرسل رسائل غير مرغوب فيها عندما يشتكي المستلمون الغاضبون - وهذا هو آخر شيء تريده.
لذا بدلاً من التركيز على الكمية ، فإن الفكرة الأفضل هي العمل على تحسين جودة كل رسالة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، حتى تتمكن من الحصول على نتائج أفضل بجهد أقل.
فيما يلي مثال على جدول متابعة البريد الإلكتروني المستخدم بواسطة Reply.io:
مصدر الصورة
6. تقديم شيء ذي قيمة
لقد تحدثنا عن تقديم طلب واضح ، ولكن عندما يكون لديك عبارة مقنعة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، وفي نفس الوقت تقدم قيمة ، فمن المرجح أن تحصل على إجابة على بريدك الإلكتروني.
الخبر السار هو أن إضافة القيمة لا تعني دائمًا توصيل منتجك أو خدمتك. يمكن أن يكون أيضًا مصدر جذب لشركتك ، أو ندوة إعلامية مجانية عبر الإنترنت تستضيفها ، أو أي شيء آخر تجده آفاقك ذا قيمة ومفيدة.
على سبيل المثال ، إذا قمت بنشر منشور مدونة جديد حول موضوع ذي صلة بالمستلم ، أو إذا أصدرت منتجًا جديدًا أو ميزة يجدونها مفيدة ، فلماذا لا تدرجها في متابعتك التالية؟
يمكنك إضافة قيمة إلى بريدك الإلكتروني وصياغته بطريقة تذكّر العميل المحتمل بأن الرد قد فات موعد استحقاقه دون إلحاح ، كما في المثال أدناه:
فيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكنك من خلالها إضافة قيمة مستمرة إلى رسائلك الإلكترونية:
- مشاركة أخبار الصناعة ذات الصلة
- إرسال حلقة بودكاست في مكانة عميلك المحتمل
- تقديم مشورة أو ملاحظات أو تحليلات مجانية
- اجعلهم يضحكون بقصة شيقة أو نكتة أو GIF
- مشاركة الكتاب الإلكتروني أو الورقة البيضاء المجانية لشركتك
- مشاركة تسجيل ندوة عبر الإنترنت حول نقطة الألم التي يواجهها العميل المحتمل
7. أتمتة رسائل المتابعة الخاصة بك
هناك طريقتان أساسيتان لإرسال متابعات عبر البريد الإلكتروني: يدويًا ، أو عن طريق جدولة تسلسل متابعة تلقائي.
تعتمد الطريقة التي تختارها للتعامل مع عمليات المتابعة عبر البريد الإلكتروني على حجم التواصل عبر البريد الإلكتروني.
إذا كنت تدير أقل من عشرين جهة اتصال في وقت واحد ، فمن الممكن أن ترسل متابعاتك يدويًا. ومع ذلك ، إذا كنت تدير أكثر من ذلك ، فقد تصبح العملية صعبة بعض الشيء. في الواقع ، يمكن أن تتحول إلى فوضى كاملة بدون الأدوات المناسبة لمساعدتك.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه أتمتة البريد الإلكتروني.
باستخدام منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني الحديثة ، لن تتمكن فقط من إرسال كميات ضخمة من رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن سيكون لديك أيضًا الأدوات اللازمة لأتمتة التخصيص على نطاق واسع .
أمثلة على منصات البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها تشمل Woodpecker و Mailshake و Hunter Campaigns.
يمكنك ببساطة إعداد تسلسل المتابعة الخاص بك ثم السماح للأداة بالتعامل مع كل شيء آخر نيابةً عنك ، بما في ذلك:
- إرسال رسائل البريد الإلكتروني
- تتبع آخر مرة قمت فيها بالمتابعة
- رؤية من استجاب بالفعل
- اكتشف من تحتاج إلى المتابعة مرة أخرى
- الحصول على رؤى حول كيفية أداء رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة
- أ / ب اختبار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لتحسين النتائج
… وأكثر بكثير.
باختصار ، استخدام أداة مثل تلك المذكورة أعلاه يشبه تعيين مساعد للعمل على مدار الساعة من أجلك!
نصيحة احترافية: إذا كنت تقوم بالكثير من التواصل مع المدونين والمؤثرين ، فهناك منصات رائعة للتواصل مع المدونين يمكنك استخدامها لأتمتة التوعية الخاصة بك ، وكذلك العثور على الاحتمالات ذات الصلة ومعلومات الاتصال.
نصائح إضافية لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال
ستساعدك النصائح السبعة الموضحة أعلاه في إنشاء رسائل بريد إلكتروني للمتابعة تتلقى ردًا.
فيما يلي بعض النصائح الإضافية التي ستساعدك على صياغة رسائل بريد إلكتروني رائعة:
- اكتب بإيجاز: إذا فشل شخص ما بالفعل في الرد على بريدك الإلكتروني الأصلي ، فلا تجعله يقرأ رسالة أخرى ضخمة. علاوة على ذلك ، فإن الهدف الكامل من رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة ليس إقناع العميل المحتمل مرة أخرى ، ولكن بدلاً من ذلك لتذكيره بالرسالة الأولية التي لم يردوا عليها.
- اربطهم في الجملة الأولى: اكتب سطرًا افتتاحيًا جذابًا يلفت انتباهك على الفور. يجب أن يعطي السياق ويجعلهم مهتمين بمعرفة المزيد عن عرضك. تجنب الأسطر الافتتاحية العامة مثل "تسجيل الوصول" أو " قاعدة اللمس " أو "أردت فقط تسجيل الوصول ومعرفة ".
- استخدم لغة مبهجة: يعمل بريدك الإلكتروني الأول على كسر جدار الإجراءات الشكلية ، مما يعني أنه يمكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني اللاحقة بنبرة شخصية ودودة. من السطر الافتتاحي إلى العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، ركز على استخدام لغة متفائلة لجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تبدو أكثر جاذبية.
- تجنب نهج "الارتداد إلى أعلى بريدك الوارد": يأتي معدل استجابة البريد الإلكتروني المرتفع من بناء علاقات محترمة ودائمة مع جهات الاتصال الخاصة بك. نهج إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى أعلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم غير فعال لأنه لا يفعل أي شيء لتقديم قيمة أو جعل العميل المحتمل يشعر بالرضا.
- لا تشغل بالك بالذنب لعملائك المحتملين: من الصعب ألا تشعر بالسلبية حيال عدم رد العملاء المحتملين على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لكن عليك أن تظل إيجابيًا ومرنًا مهما حدث. كن حذرًا من الانزعاج والإحباط والمشاعر السلبية الأخرى التي قد تتسلل إلى بريدك الإلكتروني لأن هذا لن يجعلك أقرب إلى هدفك.
- كن متاحًا بمجرد الضغط على إرسال: وفقًا للبحث ، يذهب ما يصل إلى 50٪ من المبيعات إلى البائعين الذين يستجيبون أولاً. لذلك ، بعد إرسال المتابعة الخاصة بك ، تأكد من استفادتك لمدة ساعة أو نحو ذلك في حال كان العميل المحتمل جاهزًا لاتخاذ إجراء فورًا بعد فتح بريدك الإلكتروني.
هذا هو التفاف
ستساعدك هذه النصائح في الحصول على مزيد من الردود من جهات الاتصال الخاصة بك. لا يستخدم العديد من منافسيك هذه المعلومات لصالحهم ، مما يعني أنك إذا كنت مثابرًا ، فستحصل على نصيب الأسد من العمل.
دورك. أي من النصائح التالية لكتابة رسائل المتابعة الآلية تلقى صدى معك أكثر؟ شارك بأفكارك في التعليقات أدناه!
رون ستيفانسكي هو رائد أعمال وأستاذ تسويق عبر الإنترنت لديه شغف بمساعدة الأشخاص في إنشاء وتسويق أعمالهم التجارية عبر الإنترنت. يمكنك معرفة المزيد منه بزيارة OneHourProfessor.com. يمكنك أيضًا التواصل معه على YouTube أو Linkedin.