كيفية تنفيذ إدارة المعرفة بنجاح في فريقك

المعرفة هي مصدر قيم للأعمال. ومع ذلك ، نظرًا لأنها ليست أصلًا ملموسًا ، فنادراً ما تمتلك الشركات استراتيجية لإدارة المعرفة.

باستخدام استراتيجية إدارة المعرفة ، يمكنك تحديد المعرفة وتتبعها وإدارتها ومشاركتها عبر مؤسستك والحصول على قيمة أكبر من هذا الأصل.

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة هي مفهوم يشير إلى طرق مختلفة يمكنك استخدامها لإنشاء المعرفة وإدارتها ومشاركتها. سواء كنت تقوم بإنشاء موارد جديدة أو تحديث الموارد القديمة أو مشاركتها مع موظفين جدد ، فإن إدارة معرفتك يمكن أن تدعم أهداف عملك.

غالبًا ما تمتلك الشركات معرفة واضحة يسهل التعرف عليها وإدارتها. تتضمن المعرفة الصريحة أفضل الممارسات التي قمت بوضعها كتابيًا ، أو موارد التدريب ، أو الملكية الفكرية ، أو جدول الصيانة لقطعة من المعدات التي تستخدمها.

ومع ذلك ، تعتمد المنظمات أيضًا على المعرفة الضمنية. هذا النوع من المعرفة هو أكثر صعوبة في الكتابة. يحدث النقل عادةً شخصيًا ، لكن بعض المعرفة الضمنية هي شيء يكتسبه الموظفون من خلال سنوات من الخبرة.

لماذا تعتبر إدارة المعرفة مهمة؟

تمثل المعرفة قيمة لعملك. إنها أحد الأصول ، ولكن على عكس الأصول الملموسة ، قد لا يكون لديك رؤية مناسبة لها.

تعتمد مؤسستك على خبرة موظفيها يوميًا. مع ظهور ممارسات مثل العمل عن بعد والاستعانة بمصادر خارجية ، أصبح من المهم أكثر من أي وقت مضى تحسين الاتصالات والتأكد من أن كل شخص لديه إمكانية الوصول إلى المعرفة التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم.

تعد إدارة المعرفة أمرًا ضروريًا أيضًا نظرًا لوجود فجوة في المهارات في العديد من الصناعات وغالبًا ما يتعلم الموظفون الجدد كيفية أداء وظائفهم أثناء عملية التدريب الأولية. يعد نقل المعرفة إلى الموظفين الجدد أكثر أهمية من أي وقت مضى مع وجود أعداد قياسية من مواليد بومرز المتقاعدين.

المعرفة هي أيضًا جزء محوري من ثقافة شركتك. إذا لم تنقل المعرفة إلى الموظفين والشركاء الجدد ، فقد تفقد ما يجعل شركتك فريدة من نوعها. المعرفة ونقلها أشياء يجب أن تزرعها للحفاظ على ثقافة شركتك ، وتحقيق النمو والابتكار ، وتقديم تجربة إيجابية للعملاء والموظفين.

خمس استراتيجيات لتبني إدارة المعرفة

ستساعدك هذه الاستراتيجيات على اعتماد نظام إدارة المعرفة لتحسين الرؤية والحصول على قيمة أكبر من هذا المورد.

ابدأ باستبيان

اطلع على المعرفة التي وضعتها مؤسستك كتابيًا من خلال مراجعة الكتيبات والسياسات وأفضل الممارسات والمواد التدريبية والمزيد.

يجب عليك أيضًا إنشاء قائمة بالمعرفة الضمنية. قد تتضمن هذه القائمة عمليات لم تقم بتوثيقها بعد ، بالإضافة إلى الأشياء التي تعلم الموظفون القيام بها على مر السنين دون تلقي تدريب صريح.

الرقمنة

إن تحويل المعرفة إلى موارد رقمية يحسن الوصول إليها. كما يضمن أن تظل المعرفة متاحة حتى إذا تخليت عن نموذج مكان العمل التقليدي واحتضنت العمل عن بُعد أو الاستعانة بمصادر خارجية.

تتمثل الإستراتيجية الجيدة في إنشاء مستودع مركزي حيث يمكن للموظفين والشركاء الوصول إلى جميع مواردك. تعد ميزات البحث والأدلة ميزة إضافية لأنها تساعد المستخدمين في تحديد المعلومات المحددة التي يبحثون عنها بسرعة.

يتيح لك إنشاء مكتبة رقمية أيضًا العمل بتنسيقات مختلفة. يمكنك استخدام مقاطع الفيديو أو الملفات الصوتية لمشاركة المعرفة التي يصعب كتابتها ، على سبيل المثال ، من خلال تصوير كيفية أداء الموظف لمهمة معينة.

سيسمح لك المستودع المركزي أيضًا بتتبع المعرفة بشكل أكثر فعالية. ستتمكن من تحديد الثغرات والتأكد من أن كل شخص لديه حق الوصول إلى أحدث إصدارات المستندات التي تستخدمها. بالإضافة إلى ذلك ، تعد مشاركة الموارد أمرًا سهلاً حيث يمكنك إرسال روابط إلى الموظفين الذين يحتاجون إلى مراجعة جزء معين من المعلومات.

إدارة المعرفة والثقافة

إن العمل الذي يتمتع بثقافة تقدر المعرفة والتعلم هو عمل سيحقق المزيد من إدارة المعرفة.

يجب عليك مراجعة ثقافة شركتك والقيم الأساسية. ضع في اعتبارك إضافة قيم مثل التواصل والنمو الشخصي والمهني أو التعلم المستمر.

اتخذ إجراء مع بعض المشاريع الجديدة

بمجرد تحديث قيم شركتك ، يجب أن تبحث عن حلول ملموسة لجعل هذه القيم جزءًا من عملياتك اليومية.

وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• يمكنك تحديث أوصاف الوظائف لإعلام الجميع أنك تتوقع منهم مشاركة المعرفة مع الفريق. يمكنك أيضًا أن تطلب من المديرين البحث عن هذا السلوك عند تقييم الأداء.
• قم بإنشاء دليل يحتوي على وصف لمكانة وخبرة كل شخص. سيساعد هذا المستند الموظفين على اللجوء إلى الشخص المناسب عندما يحتاجون إلى المساعدة.
• كوِّن فريقًا متعدد الأقسام بحيث يمكن للأعضاء مشاركة المعلومات عبر مؤسستك وإنشاء موارد رقمية معًا.
• يمكن لقسم الموارد البشرية لديك أن يلعب دورًا مهمًا في إدارة المعرفة من خلال برامج التطوير الشخصية والمهنية حيث يمكن لكل موظف تحديد الأهداف واستخدام تخصيص وقت التدريب الأسبوعي عن بُعد لمراجعة موارد التدريب المخصصة.
• راجع عملية التدريب الخاصة بك وكيف تقدم المعرفة للموظفين الجدد. ربما يكون لدى الموظفين المسؤولين عن التدريب الكثير للمساهمة في برنامج إدارة المعرفة الخاص بك.

لماذا النهج الاستراتيجي مهم

ستحصل على نتائج أفضل إذا اتبعت نهجًا استراتيجيًا لإدارة المعرفة. هناك بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك عند إنشاء هذه العملية:

• ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها مع إدارة المعرفة؟
• ما هو نوع الدور الذي يمكن أن تلعبه المعرفة في مؤسستك؟
• كيف تحصل على المزيد من المعرفة؟

يمكن أن يكون تنفيذ عملية إدارة المعرفة تغييرًا مهمًا. قم بإنشاء خطة خطوة بخطوة مع جدول زمني. اجعل بعض الموظفين مسؤولين عن هذا التحول وتحقق من برامج إدارة المعرفة لجعل العملية أكثر كفاءة.

ابحث أيضًا عن طرق لمواصلة تحسين عملية إدارة المعرفة الخاصة بك. ابحث عن طرق جديدة لتحديد المعرفة ، واستمر في إنشاء موارد جديدة ، وتحديث الموارد الحالية بانتظام. استمع إلى التعليقات الواردة من الموظفين وحدد المقاييس التي يمكنك استخدامها لتقييم أداء هذا النظام الجديد.

افكار اخيرة

العديد من الشركات تتغاضى عن إدارة المعرفة. ومع ذلك ، فإن أفضل طريقة للحفاظ على هذه الأصول القيمة هي تنفيذ خطة إستراتيجية لإنشاء المعرفة وإدارتها ومشاركتها. ستستمر إدارة المعرفة في أن تصبح دورًا أكثر أهمية في المستقبل مع ابتعاد المزيد من الشركات عن النماذج التقليدية واعتماد العمل عن بعد بدلاً من ذلك أو العمل مع عدد متزايد من البائعين والشركاء.