كيفية إنشاء وإدارة مستندات الأعمال بنجاح كمستقل

إذن، لقد سئمت من رئيسك في العمل، أليس كذلك؟ حسنا، أنت لست وحدك. يختار الأشخاص من جميع الصناعات والفئات العمرية تمهيد مساراتهم المهنية. وفقًا لـ Zippia، يوجد اليوم أكثر من 70 مليون موظف مستقل نشط في الولايات المتحدة وحدها. وبحلول عام 2029 ، سيكون هناك 90 مليونًا.

لذلك، المستقبل مستقل. وبالنظر إلى ساعات العمل المرنة والاستقلالية والأجور الأفضل، فمن السهل معرفة السبب. ولكن كما هو الحال مع معظم الأشياء الجيدة، هناك مشكلة. كونك رئيس نفسك يعني أن عليك التعامل مع جميع الأعمال الورقية التي تأتي مع إدارة الأعمال.

ولكن لا تقلق، نحن هنا للمساعدة. ستجد أدناه كل ما تحتاج إلى معرفته حول إنشاء المستندات المستقلة وإدارتها .

هل مازلت تقوم بنسخ المحتوى إلى WordPress؟

أنت تفعل ذلك بطريقة خاطئة... قل وداعًا إلى الأبد لـ:

• ❌ تنظيف HTML وإزالة علامات الامتداد وفواصل الأسطر وما إلى ذلك.
• ❌ إنشاء روابط معرف رابط جدول المحتويات لجميع الرؤوس يدويًا،
• ❌ تغيير حجم الصور وضغطها واحدة تلو الأخرى قبل تحميلها مرة أخرى إلى المحتوى الخاص بك،
• ❌ تحسين الصور بأسماء الملفات الوصفية وسمات النص البديل،
• ❌ لصق سمات الهدف = “_blank” و/أو “nofollow” يدويًا لكل رابط على حدة

احصل على 5 صادرات مجانية

ما هي 6 وثائق قانونية لبدء عملك الحر؟

كما ينبغي أن يكون الحال دائمًا، فلنبدأ من البداية. يعد إنشاء عملك المستقل أحد أهم مراحل حياتك المهنية وأكثرها كثافة في الأعمال الورقية. على هذا النحو، يجب عليك التعامل مع الأمر مع الاهتمام الواجب.

لتتعلم كيف تصبح كاتباً مستقلاً اقرأ المقال التالي. ستجد أدناه المستندات القانونية الستة اللازمة لبدء عملك المستقل بشكل صحيح.

1. التسجيل التجاري

أول مستند عمل ستعمل به هو طلب تسجيل الأعمال. تختلف هذه المعلومات بين البلدان، ولكن المعلومات التي ستحتاج دائمًا إلى إرسالها تتضمن ما يلي:

• المعلومات الشخصية لجميع الأطراف المعنية (أنت)
• الموقع الفعلي للمقر الرئيسي للأعمال
• الهيكل التنظيمي للشركة

النقطة الأخيرة هي النقطة الوحيدة التي قد تواجه مشكلة معها، لذلك دعونا نناقش الخيارات المتاحة. يمكن للمستقل تسجيل أعماله على النحو التالي:

أ) العمل الحر / الملكية الفردية

يصف كلا المصطلحين الترتيب الذي تعمل فيه، كشخص عادي، ككيان عام (أي شركة). وفي هذه الحالة، لا يفرق القانون بين الدخل الشخصي ودخل الشركة. لذلك، عليك فقط دفع الضرائب مرة واحدة.

كما أن تسجيل هذا النوع من الأعمال سريع جدًا وسهل وبأسعار معقولة. لكنها تأتي مع جانب سلبي كبير. عليك أن تضمن لشركتك كامل ثروتك الشخصية. وهذا يعني أنك قد تخسر أكثر مما كسبته إذا واجهت مشكلة قانونية.

ب) شركة ذات مسؤولية محدودة، S-Corp. وشركة سي

الشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLCs) والشركات مختلفة تمامًا. ولكن ليس لدينا اليوم كله لمناقشة جوانبها الفريدة، لذا إليك إصدار TL;DR بدلاً من ذلك.

وكما يوحي الاسم، فإن هذه الأنواع من الشركات تقدم مسؤولية محدودة. وهذا يعني أن المحاكم يمكنها فقط أن تمس أصول الشركة، وليس أصولك. لكن إعدادها أكثر تكلفة بكثير ويستغرق التسجيل بعض الوقت.

2. رخصة تجارية

تحدد هذه الوثيقة القانونية قدرتك وقدرتك على العمل داخل بلد ومنطقة وصناعة معينة. يختلف الأمر من مكان إلى آخر، لذا من الأفضل دائمًا البحث في اللوائح المحلية الخاصة بك.

ما عليك سوى الحصول على ترخيص تجاري لصناعات محددة (الرعاية الصحية، والتمويل، والخدمات الغذائية، وما إلى ذلك). والبعض الآخر يسمى "الصناعات الحرة" وتسمح لأي شخص ببدء عمل تجاري.

3. النظام الداخلي للشركة/اتفاقية التشغيل

اعتمادًا على هيكل شركتك، قد يُطلب منك قانونًا كتابة اللوائح الداخلية. تفصّل هذه المستندات العمليات التجارية وشروط الخدمة والمعلومات الأخرى.

مثال: باعتبارك مؤلفًا للنصوص، يمكنك الاحتفاظ بجميع حقوق الملكية الفكرية الخاصة بك. هذا يعني أنه يمكنك استخدامها بقدر ما تريد في المستقبل. اقرأ المقال التالي لتعرف كيف تنجح ككاتب مستقل .

لا تتطلب الملكية الفردية لوائح داخلية أو اتفاقيات تشغيل. ومع ذلك، لا تزال فكرة كتابتها فكرة جيدة. سيسمح لك القيام بذلك بالتواصل مع عملائك بوضوح والتوصل إلى اتفاقيات بشكل أسرع.

4. اتفاقية الملكية / الشراكة

إذا كنت ترغب في بدء مشروع تجاري مع صديق أو أحد أفراد العائلة، فسيتعين عليك كتابة اتفاقية شراكة. تحدد هذه الوثيقة شروط شراكتك وكيفية تقسيم الشركة. ولهذا السبب، فإن معظم الناس لديهم محامون يكتبون عقودهم لهم. ينبغي أن تشمل:

• حصة الملكية لكل طرف،
• الأدوار والمسؤوليات وقدرات اتخاذ القرار،
• تقسيم الأرباح والخسائر،
• استراتيجيات التعامل مع النزاعات الداخلية
• عملية الشراء الشامل في حالة رحيل أحد الأطراف.

وبطبيعة الحال، قد تشعر بعدم الارتياح إذا كنت قريبًا بشكل خاص من شريك حياتك. لكن كل علاقة يمكن أن تسوء، لذا فإن الحصول على النسخة التجارية من اتفاق ما قبل الزواج ليس أمرًا سيئًا أبدًا.

5. اتفاقية البائع

كل عمل هو عبارة عن دورة لا نهاية لها من المدخلات والمخرجات. لذلك، من المحتمل أن تكون المورد والمتلقي في أوقات مختلفة. في كلتا الحالتين، يعد إبرام اتفاقية البائع أمرًا رائعًا.

هذه وثائق ملزمة تحدد شروط الخدمة لكلا الطرفين. وهي تتضمن معلومات مثل:

• أنواع السلع/الخدمات،
• الكمية / الجودة المطلوبة،
• أوقات التوصيل،
• أوقات الدفع،
• و اكثر.

6. اتفاقية عدم الإفصاح

اتفاقيات عدم الإفصاح هي وثائق قانونية تحد من قدرة الأطراف على الكشف عن المعلومات السرية. يمكن أن يشمل ذلك تفاصيل الصفقة والعمليات التجارية والمزيد. غالبًا ما يأتي انتهاك اتفاقية عدم الإفشاء بغرامة كبيرة.

هذه المستندات القانونية مفيدة للشركات من جميع الأحجام، حتى العاملين لحسابهم الخاص. ويمكنك استخدامها لتأمين الأسعار والخدمات والمزيد من المعلومات.

ما هي 6 أمثلة وثيقة مهمة للعاملين لحسابهم الخاص؟

لقد قمت بتسجيل عملك وحددت بشكل قانوني جميع علاقاتك المهمة. عمل عظيم. الآن يمكنك الانتقال إلى – كما خمنت – المزيد من الأعمال الورقية!

لحسن الحظ، مع الأدوات والقوالب المناسبة، سيكون هذا بمثابة "ورقة" أكثر من "عمل". وهو أمر ضروري للغاية نظرًا لأن 78% من الشركات تعتمد على المستقلين هذه الأيام. لذا، دعونا نلقي نظرة على أمثلة المستندات الستة المهمة التي يحتاجها كل مستقل.

1. مقترح المشروع

لسوء الحظ، فإن معظم المستقلين لا يهتمون بمقترحات المشاريع. لكنهم يرتكبون خطأ. تعتبر وثائق الأعمال هذه رائعة لعرض احترافيتك ومبادرتك.

تحدد المقترحات نطاق المشروع وأهدافه وجدوله الزمني وميزانيته، وهي الأنسب للمبادرات الأكبر حجمًا. وعلى الرغم من أنها قد تبدو مستهلكة للوقت، إلا أنها تصبح سهلة بمجرد إعداد المخطط التفصيلي.

(مصدر الصورة: سمارت شيت)

2. عرض الأسعار

يعد عرض الأسعار أحد المستندات المالية التي غالبًا ما تراها كموظف مستقل. إنه بمثابة عرض ويحتوي على تفاصيل الأعمال لكلا الطرفين، وقائمة المنتجات/الخدمات، والسعر، والصلاحية، والمزيد.

شيء واحد يجب ملاحظته هو أنه غير ملزم . بمعنى أن المتلقي يمكنه اختيار قبوله أو رفضه. علاوة على ذلك، يمكنك تغيير عرض الأسعار بحرية بعد انتهاء صلاحيته. لإنشاء عروض الأسعار بسرعة وبساطة، استخدم منشئ عروض الأسعار.

(مصدر الصورة: بيلدو)

3. العقد

تخدم العقود عدة أغراض. أولاً، يجبرونك أنت وعملائك على الالتزام بأهدافك من الصفقة. كما أنها تحميك من الدعاوى القضائية المحتملة وتساعد على تعزيز رضا العملاء.

يمكنك رؤية هذه التأثيرات من خلال استطلاع صافي نقاط المروج الذي تم إرساله عبر أداة تجربة عملاء التجزئة.

(مصدر الصورة: جوتفورم)

4. الفاتورة

النوع التالي من مستندات الأعمال التي يجب مراعاتها هو الفواتير. تعمل هذه المستندات المالية كدليل على التسليم وطلب الدفع. علاوة على ذلك، فهي أيضًا مهمة جدًا بالنسبة للضرائب ونزاعات العملاء والمحاسبة.

سوف تقوم بإنشاء الكثير من هذه الأشياء في حياتك المهنية المستقلة. لكن لحسن الحظ، لن تضطر إلى قضاء الكثير من الوقت عليها بعد الآن. تعمل الحلول مثل مولدات الفواتير المجانية عبر الإنترنت على تبسيط عملية الإنشاء مع الحفاظ على الشكل والمظهر الاحترافي.

(مصدر الصورة: بيلدو)

ولكن إذا كنت بحاجة إلى حل أكثر قوة، فهناك العديد من الأدوات والبرامج الأخرى المتاحة للعاملين المستقلين. على سبيل المثال، يقدم Refrens العديد من قوالب الفواتير القابلة للتخصيص بالإضافة إلى خيارات الدفع والخدمات الأخرى. كما أنها تتمتع بمراجعات وتقييمات استثنائية مع G2 وCapterra.

(مصدر الصورة: كابتيرا)

يأتي هذا البرنامج وخيارات برنامج الفواتير الأخرى مزودًا بميزات متقدمة، بما في ذلك:

• الفواتير الآلية
• تتبع الوقت
• قوالب قابلة للتخصيص
• و اكثر

(مصدر الصورة: بيلدو)

5. نموذج الملاحظات/الشهادة

لأن البشر مخلوقات اجتماعية، فإن أفكار وآراء الآخرين تؤثر على أفكارنا وآراءنا. لذا، فإن المراجعات والشهادات مفيدة جدًا للعاملين المستقلين الذين يبحثون عن عملاء جدد.

تتيح لك الشهادات جمع التعليقات وتحسين منتجاتك وبناء الثقة. كما أنها تأتي في أشكال مختلفة، بما في ذلك:

• استطلاعات الرأي (على سبيل المثال، نماذج Google)
• توصيات لينكدإن
• شهادات مكتوبة

لسوء الحظ، قد يكون الحصول على ردود الفعل أمرًا صعبًا إلى حد ما. لذلك، لا تثبط عزيمتك إذا رفض بعض العملاء طلبك أو تجاهلوه. فقط تأكد من كتابة بريد إلكتروني مهذب للاستفسار عن رضاهم، واطلب الإذن لإرسال النموذج الخاص بك، واستمر في المحاولة حتى تنجح.

(مصدر الصورة: جوتفورم)

6. التجنيب

الحقيقة المؤسفة للعمل الحر هي أنه في بعض الأحيان يكون من الصعب الحصول على العمل. تميل المشاريع إلى أن تكون موسمية للغاية، لذا فإن أفضل الممارسات هي التأكد من حصولك على دخل منتظم على مدار العام مع الخدم.

تعمل هذه المستندات القانونية كعقود، وتلزمك أنت وعملائك بالعمل المتكرر، أسبوعيًا ، أو شهريًا ، أو ربع سنوي . تقليديًا، يتابعون مشاريع أكبر (على سبيل المثال، تطوير وصيانة مواقع الويب)، ولكن يمكنهم أيضًا ضمك كجزء غير رسمي من فريق الشركة (على سبيل المثال، كتابة النصوص، والتصميم الجرافيكي، وما إلى ذلك).

(مصدر الصورة: التوقيع)

ما هي قوالب المستندات الأربعة الأكثر أهمية للعاملين المستقلين؟

الآن بعد أن قمنا بتغطية أهم المستندات المستقلة التي يتعين عليك التعامل معها، قد ترغب في أن تتنفس الصعداء. ومع ذلك، يجب عليك إضافة المزيد من مستندات الأعمال إلى ذخيرتك – في حالة حدوث ذلك. وتشمل هذه:

1. بيانات الدخل

​​تُعرف هذه المستندات المالية أيضًا ببيانات الأرباح والخسائر والأرباح. إنهم يتتبعون إيرادات عملك المستقل ونفقاته وإجمالي صافي الدخل / الخسارة بمرور الوقت.

تستخدم الشركات الكبرى بيانات الدخل لقياس الأداء والتخطيط واتخاذ القرار. ولكن بالنسبة للعاملين لحسابهم الخاص، فهي مفيدة للغاية للامتثال الضريبي.

​​

(مصدر الصورة: زيرفانت)

2. الميزانيات العمومية

تشبه الميزانيات العمومية بيانات الدخل بعدة طرق. أنها توفر لمحة سريعة عن الوضع المالي لشركتك في وقت محدد. كما أنها مهمة لنفس الأسباب الموضحة أعلاه.

ومع ذلك، فإن تركيزهم على أصول عملك، وخصومك ، وحقوق المساهمين يختلف . يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عند إنشاء شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مع شريك.

(مصدر الصورة: Vertex42)

3. توثيق الملكية الفكرية

تعتبر وثائق أعمال الملكية الفكرية ذات أهمية خاصة للعاملين لحسابهم الخاص في الصناعات الإبداعية. يمكن لوثائق الأعمال هذه حماية حقوق الملكية الفكرية الخاصة بك والحد من استخدام الملكية الفكرية من قبل أطراف أخرى.

تتعلق الملكية الفكرية في المقام الأول بالمقالات والنسخ التسويقية والتصميمات والأصول غير الملموسة الأخرى. تعد وثائق الملكية الفكرية مهمة لعدة أسباب أخرى، بما في ذلك:

• الحماية من السرقة،
• تسييل,
• إعتراف بعلامة تجارية،
• و اكثر.

(مصدر الصورة: التوقيع)

4. السيرة الذاتية / السيرة الذاتية / المحفظة

أخيرًا وليس آخرًا، دعنا نتطرق إلى تسويق نفسك. على الرغم من أن السيرة الذاتية أو ملف الأعمال ليس مطلوبًا للحصول على وظيفة، إلا أن الحصول على واحدة يمكن أن يساعدك في الحصول على خدمات أفضل وأعلى مستوى.

اعتمادًا على مجال عملك، يمكنك اختيار تنسيق المستند والمحتوى الذي يناسبه بشكل أفضل لعرض قيمتك. يمكن أن يشمل ذلك دراسات الحالة أو المقتطفات أو لقطات الشاشة أو النتائج أو الشهادات أو حتى عينات العمل الكاملة.

(مصدر الصورة: كيكريسومي)

ما هي الطرق الأربع الناجحة لإدارة المستندات المهمة كمستقل؟

أخيرًا، قبل أن نتركك، من الأفضل أن نخاطب الفيل الموجود في الغرفة – كيف من المفترض أن تتبع كل هذه المستندات؟!

قد يبدو الأمر شاقًا، لكن لا تقلق. لم يعد عليك الاعتماد على المجلدات وأدراج المكتب للتخزين. لذا، إليك أفضل أربع ممارسات لمساعدتك في إدارة مستندات عملك المستقل .

1. اجعلها رقمية

كما هو مذكور أعلاه، الورق ليس وسيلة للحفاظ على مكتبك مرتبًا وصالحًا عقليًا. ننصحك برقمنة جميع أوراقك القديمة والالتزام بصانعي المستندات في المستقبل لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

2. مركزية تخزين المستندات

لا يميل المستقلون إلى أن يكونوا الأشخاص الأكثر تنظيمًا - فأنت تعمل متى وأينما تريد/تحتاج وتقلق بشأن الباقي لاحقًا. ومع ذلك، فإن ضمان حفظ المستندات المتعلقة بعملك المستقل دائمًا في مكان واحد سيوفر عليك الكثير من التوتر على المدى الطويل.

اختر خدمة التخزين السحابية المفضلة لديك (Google Drive، iCloud، Dropbox، وما إلى ذلك). بعد ذلك، ضع جميع مستنداتك هناك، واعلم أن اللحظات القليلة التي استغرقها الأمر وفرت عليك عدة ساعات من البحث المحموم.

3. وضع سياسة واضحة للتسمية ووضع العلامات

لقد لاحظت الآن أن هناك عددًا كبيرًا جدًا من أنواع المستندات التي يمكنك تتبعها بنفسك، حتى بدون جميع الملفات المتعلقة بالمشروع. لحسن الحظ، يمكنك جعل الحياة أسهل بالنسبة لك من خلال التسمية والتسمية الدقيقة.

تأكد من حساب:

• نوع الوثيقة
• الموضوع/حالة الاستخدام
• اسم العميل

4. تنفيذ النسخ الاحتياطي/التعافي من الكوارث

بعد كل ذلك، أنت لا تريد أن تفقد كل التقدم الذي أحرزته، أليس كذلك؟ لذا، فإن إنشاء نسخة احتياطية هو في مصلحتك – فقط في حالة حدوث ذلك.

قم بتنزيل البيانات المتعلقة بالعمل على القرص الصلب. احتفظ بنسخ مادية من المستندات الأكثر أهمية. قم بإنشاء نسخة على حل تخزين سحابي آخر.

الخيار لك. فقط تأكد من أنك تفعل شيئا .

الخلاصة: هل حصلت على نظرة عامة على المستندات المهمة للعاملين المستقلين؟

يرى؟ لم نكذب عندما قلنا أن العمل الحر أكثر مما رأيت لأول مرة. وعلى الرغم من ذلك، لا ينبغي أن تشعر بالإحباط. لقد جعل الملايين من الأشخاص أسلوب حياة العمل الحر مناسبًا لهم، لذلك لا يوجد سبب يجعلك مختلفًا.

الشيء المهم هو أن تأخذ إنشاء عملك على محمل الجد. كن هادفًا في إدارة مستنداتك، ولا تترك أي شيء للصدفة. خذ المعلومات الواردة في هذه المقالة على محمل الجد، وستكون متأكدًا من أنك ستزدهر، وليس فقط البقاء على قيد الحياة.

نتمنى لك حظا سعيدا ونأمل أن نراكم في مقال آخر من مقالاتنا. عمل حر سعيد!