من الفوضى إلى الطلب: كيفية تبسيط سير عمل العقد

العقود هي أساس نجاح الأعمال ، حيث تؤثر على كل جانب من جوانب العمليات - من توظيف أفضل المواهب وبناء الشراكات إلى بيع المنتجات وتأجير المساحات المكتبية. إنهم ينشئون الثقة ويحمون المصالح ويديرون المخاطر ويمكّنون العمليات السلسة داخل المنظمة.

ولكن هذا هو الشيء. طرق إدارة العقود التقليدية فوضوية. يؤدي التعامل مع العمليات اليدوية والمستندات المادية والبريد الإلكتروني اللامتناهي إلى إبطاء كل شيء ويفتح الباب أمام الأخطاء والفرص الضائعة.

لحسن الحظ ، هناك حل: سير عمل العقد.

من خلال تبني الأتمتة ، ومركزية مستودعات العقود ، واستخدام التوقيعات الإلكترونية ، يمكن للشركات إدخال النظام في عمليات إدارة العقود الخاصة بهم وتعزيز الكفاءة العامة.

تستكشف هذه المقالة سير عمل العقد وطرق تبسيطها للاستفادة من الفرص بسرعة وفعالية.

من خلال تنفيذ سير عمل منظم للعقد ، يمكن للشركات تحسين الكفاءة وضمان الامتثال وتعزيز التعاون وتقليل الأخطاء والتأخيرات.

تحديات سير عمل العقود التقليدية

غالبًا ما تكون طرق إدارة العقود التقليدية غير فعالة وتؤثر بشكل كبير على أرباح الشركة. تشير الدراسات إلى أن الشركات يمكن أن تخسر ما يصل إلى 9٪ من أرباحها بسبب الإدارة غير الفعالة للعقود.

تتضمن بعض التحديات الشائعة المرتبطة بإدارة العقود التقليدية ما يلي:

1. عمليات غير فعالة

تستغرق العمليات اليدوية وقتًا طويلاً ، وغالبًا ما تؤدي إلى تأخيرات في تنفيذ العقد ، مما يؤدي إلى زيادة أوقات التسليم وضياع الفرص. إن التنقل عبر أكوام من الأعمال الورقية أو إنشاء العقود من البداية أو إدارة الإصدارات أو تتبع الموافقات يستهلك وقتًا ثمينًا ويستنزف الموارد التي يمكن توظيفها بشكل أفضل في مكان آخر.

2. عدم وضوح الرؤية والتتبع

بدون نظام مركزي ، يصبح الحصول على نظرة ثاقبة لحالة العقود وتقدمها في كل مرحلة أمرًا صعبًا. يمكن أن يكون تتبع إصدارات العقود والتعديلات والمفاوضات أمرًا صعبًا ، مما يؤدي إلى احتمال حدوث أخطاء وسوء فهم. غالبًا ما تكافح الشركات مع معلومات العقد المتناثرة ، مما يجعل من الصعب إبقاء الجميع على نفس الصفحة.

3. المخاطر الأمنية وقضايا الامتثال

يشكل الاعتماد على المستندات المادية مخاطر مثل الفقد أو التلف أو الوصول غير المصرح به. تعرض هذه المخاطر للخطر سرية وسلامة معلومات العقد الحساسة. علاوة على ذلك ، فإن ضمان الامتثال للوائح خصوصية البيانات (GDPR ، CCPA) ، ومعايير الصناعة (HIPAA ، ISO 27001) ، والمتطلبات القانونية تصبح صعبة بشكل متزايد عند التعامل مع المستندات المادية.

4. محدودية التعاون والتواصل

تؤدي عمليات التسليم اليدوي وتداول المستندات المادية في سير عمل العقد إلى تأخيرات في الاتصال وعدم الكفاءة. يعد تنسيق عمليات مراجعة العقود والتعديلات والموافقات عبر الإدارات وأصحاب المصلحة مضيعة للوقت وعرضة للخطأ. يمكن أن يؤدي إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وسوء الاتصال.

5. عدم كفاءة التكلفة والموارد

عمليات العقود اليدوية لها العديد من التكاليف المرتبطة التي يمكن أن تؤثر على ميزانية الشركة. تضاف المصاريف مثل الطباعة وتخزين الورق والبريد والمهام الإدارية والتفاعلات الفعلية مع العميل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون تكاليف السفر كبيرة ، بما في ذلك النقل والإقامة للاجتماعات الشخصية وتوقيع العقود. الوقت الذي يقضيه السفر للقاء العملاء وإجراء مفاوضات وجهاً لوجه يزيد من عدم كفاءة الموارد.

6 طرق لتبسيط سير عمل العقد

يعني تبسيط سير عمل العقد أتمتة وتوحيد الخطوات المتضمنة في إدارة العقود. يتضمن استخدام مهام سير العمل لتنظيم المهام والإجراءات ، مما يضمن حصول الأشخاص المناسبين على المستندات المناسبة في الوقت المناسب. الهدف هو تبسيط العملية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والدقة.

فيما يلي ست طرق يمكنك من خلالها تبسيط سير العمل التعاقدي في مؤسستك.

المصدر: Signeasy

1. تطبيق حل التوقيع الإلكتروني

تعمل حلول التوقيع الإلكتروني على تبسيط سير عمل العقد من خلال التخلص من الحاجة إلى معالجة المستندات المادية ، مثل الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي والإرسال بالبريد. بدلاً من ذلك ، يمكن توقيع العقود رقميًا ، مما يوفر الوقت والموارد ويقلل من مخاطر الأخطاء أو الخسارة.

تتيح التوقيعات الإلكترونية أيضًا إمكانية التعاون عن بُعد وتسريع عملية التوقيع. يمكن للأطراف توقيع العقود الإلكترونية من أي مكان وفي أي وقت باستخدام أجهزتهم. إنه يلغي الحاجة إلى الاجتماعات الشخصية أو تنسيق جداول متعددة ، مما يؤدي إلى تسريع تنفيذ العقد وتقليل التأخيرات.

علاوة على ذلك ، توفر التوقيعات الإلكترونية أمانًا ومصداقية معززين . تضمن تقنيات التشفير وآليات المصادقة المتقدمة سلامة وصلاحية العقود الموقعة. تسجل مسارات التدقيق الرقمي من قام بالتوقيع على المستند ومتى ، مما يضيف طبقة إضافية من الأمان والمساءلة.

من خلال تبسيط عملية التوقيع ، تعمل التوقيعات الإلكترونية على تحسين الكفاءة والإنتاجية بشكل عام. فهي تقلل الأعباء الإدارية ، وتزيل أوجه القصور الورقية ، وتوفر تجربة سلسة لجميع الأطراف المعنية.

2. مركزية إدارة العقود

يمكن للشركات تحقيق العديد من الفوائد من خلال دمج جميع العقود في نظام مركزي. أولاً ، يتيح سهولة الوصول إلى العقود وتتبعها واستعادتها. يمكن للمستخدمين تحديد موقع العقود واستردادها بسرعة من مصدر واحد بدلاً من غربلة الملفات المادية أو البحث عبر أنظمة مختلفة. يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء ويعزز الكفاءة في إدارة العقود.

تسهل المركزية التعاون والتحديثات في الوقت الفعلي. يمكن لأصحاب المصلحة المتعددين الوصول إلى العقود والعمل عليها في وقت واحد ، مما يلغي الحاجة إلى عمليات التسليم اليدوية ويقلل من حالات التأخير. من خلال الإشعارات الفورية والوصول المشترك ، يمكن للفرق التعاون بسلاسة وإجراء التعديلات وإضافة التعليقات وتتبع التغييرات في الوقت الفعلي ، مما يؤدي إلى موافقات أسرع على العقود وتحسين الإنتاجية.

علاوة على ذلك ، يوفر النظام المركزي رؤية أفضل وتحكمًا أفضل في دورة حياة العقد. يسمح للشركات بتتبع المعالم الرئيسية ومراقبة أداء العقود وإدارة التجديدات أو انتهاء الصلاحية بشكل أكثر فعالية. يساعد هذا النهج الاستباقي في التخفيف من المخاطر ، وضمان الامتثال ، وتحسين عمليات إدارة العقود.

3. تمكين أتمتة سير العمل

باستخدام تدفقات العمل القابلة للتكوين ، يمكنك تصميم مسار سلس لاتباعه عقودك. فهو يقلل من الجهد اليدوي ويوفر الوقت الثمين. على سبيل المثال ، يمكن أتمتة إنشاء المستندات ، وإنشاء قوالب عقود موحدة بحقول ديناميكية يمكن ملؤها بالمعلومات ذات الصلة.

يمكن أيضًا أتمتة عمليات سير عمل الموافقة عن طريق تحديد تسلسل الموافقات وتشغيل الإخطارات لأصحاب المصلحة المناسبين. فهو يسرع من مراحل المراجعة والموافقة ، ويقلل من حالات التأخير ويحسن الكفاءة.

تعمل الإخطارات والتنبيهات الآلية على إبقاء أصحاب المصلحة على علم بحالة العقد ، والمعالم الرئيسية ، والاقتراب من المواعيد النهائية ، والإجراءات المطلوبة. إنه يحسن التواصل ، ويضمن الاستجابات في الوقت المناسب ، ويقلل من مخاطر عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو المهام التي يتم التغاضي عنها.

4. التكامل مع الأنظمة الأخرى

من خلال ربط برامج إدارة العقود بأنظمة البرامج الأساسية الأخرى ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة وتنفيذ الإجراءات اللازمة داخل واجهة واحدة ، مما يلغي الحاجة إلى نقل البيانات يدويًا أو التبديل بين التطبيقات المختلفة. يوفر الوقت والجهد ، ويقلل من مخاطر الأخطاء ، ويعزز تجربة المستخدم.

يتيح التكامل مع مساحات العمل الشائعة مثل Microsoft و Google ، جنبًا إلى جنب مع CRM أو ERP أو برامج الموارد البشرية ، للمستخدمين توقيع العقود وإرسالها للتوقيع وتتبعها دون مغادرة مساحة عملهم. يضمن هذا التكامل مشاركة المعلومات المتعلقة بالعقد بدقة عبر الأنظمة ، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.

يخلق التكامل بيئة موحدة حيث تتوافق المهام المتعلقة بالعقود بسلاسة مع عمليات الأعمال الأوسع نطاقًا لديك. على سبيل المثال ، أتمتة إنشاء العقود بناءً على الفرص. عند تحديد فرصة جديدة في نظام CRM ، يمكن إنشاء قوالب العقود ذات الصلة تلقائيًا ، مما يوفر الوقت ويحسن الاتساق.

5. استخدام مكتبات قوالب العقود

قالب العقد هو مستند مصمم مسبقًا يعمل كنقطة بداية لإنشاء العقود ، ويوفر تنسيقًا منظمًا يمكن تخصيصه ليعكس تفاصيل محددة. يتيح وجود مجموعة من قوالب العقود الموحدة صياغة أسرع. بدلاً من البدء من نقطة الصفر في كل مرة ، يمكن للمستخدمين الوصول بسهولة إلى القوالب المعتمدة مسبقًا والمصممة خصيصًا لأغراض محددة. إنه يسرع عملية إنشاء العقد ، مما يوفر الوقت والجهد.

يضمن الاحتفاظ بمكتبة من المستندات والعقود والاتفاقيات شائعة الاستخدام وصولاً سهلاً إلى القوالب المعتمدة. يعزز الاتساق في لغة العقد وهيكله ، مما يقلل من فرص الأخطاء وعدم الاتساق في إنشاء العقد.

تساعد مكتبات قوالب العقود أيضًا في ضمان التحكم في إصدار المستند. من خلال مركزية القوالب في المكتبة ، يمكن للشركات إدارتها وتحديثها بسهولة حسب الحاجة. إنه يضمن عمل المستخدمين دائمًا مع أحدث الإصدارات ، مما يقلل من مخاطر استخدام القوالب القديمة والحفاظ على الامتثال.

6. تنفيذ تحليلات العقد وإعداد التقارير

يسمح برنامج تحليلات العقود للشركات باكتساب فهم عميق لأداء العقد. يمكن للمؤسسات تحديد الأنماط والاتجاهات ومجالات التحسين من خلال تحليل البيانات المتعلقة بحالة العقد وأوقات التسليم والاستخدام. تمكنهم هذه المعرفة من اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات ، وتحسين سير العمل ، ومعالجة الاختناقات ، مما يؤدي في النهاية إلى تبسيط عملية إدارة العقود.

يوفر إنشاء تقارير حول مقاييس العقد رؤية شاملة لأنشطة العقد وأدائه. توفر هذه التقارير رؤية في الوقت الفعلي لحالة العقد والمعالم ومؤشرات الأداء الرئيسية. مع توفر هذه المعلومات بسهولة ، يمكن لأصحاب المصلحة بسهولة تتبع التقدم وتحديد التأخيرات واتخاذ تدابير استباقية لإبقاء العقود على المسار الصحيح.

من خلال تحليل بيانات العقود التاريخية ، يمكن للشركات معالجة المشكلات بشكل استباقي وتخفيف المخاطر وتحسين سير العمل لتحسين إدارة العقود بشكل عام.

كيف تقوم الأقسام المختلفة بتبسيط سير عمل العقد

تعد العقود جزءًا لا يتجزأ من الفرق المختلفة ، مثل الشؤون القانونية والمبيعات والتمويل. يعمل التعاون والتنسيق بين هذه الفرق على تسهيل التفاعلات وتقليل عمليات التسليم وتحسين الاتصال. إنه يعزز الإنتاجية ، ويقلل من الأخطاء ، ويسرع دورات العقد ، وفي النهاية يقدم نتائج أفضل للمؤسسة.

دعونا نرى كيف تقوم الفرق المختلفة بتبسيط سير عمل العقد.

1. المبيعات والتسويق

تستخدم فرق المبيعات والتسويق العقود لدعم أنشطتها ، بما في ذلك اتفاقيات المبيعات وشراكات التسويق واتفاقيات مستوى الخدمة واتفاقيات عدم الإفشاء. تعمل هذه الفرق بشكل وثيق مع المهنيين القانونيين لضمان الامتثال والتفاوض على شروط العقد. ويتعاونون مع فرق التمويل لإدارة التسعير وشروط الدفع وتقدير الإيرادات.

تعمل فرق المبيعات والتسويق على أتمتة إنشاء العقود وعمليات الموافقة وتتبع المستندات. يسرع تنفيذ العقود ويلغي الأعمال الورقية اليدوية. يعزز هذا النهج التعاوني الإنتاجية ويحسن العلاقات مع العملاء ويدفع نمو الإيرادات.

2. قانوني

يتعامل القسم القانوني مع اتفاقيات البائعين وعقود العملاء واتفاقيات التوظيف واتفاقيات عدم الإفشاء واتفاقيات الترخيص. يعد التعاون أمرًا حيويًا للإدارة القانونية لأنها تعمل عن كثب مع فرق مختلفة ، بما في ذلك المشتريات والموارد البشرية والمالية والقيادة التنفيذية.

يقوم القسم القانوني بأتمتة إنشاء العقود وعمليات الموافقة وتخزين المستندات لتبسيط سير عمل العقد. تسمح مركزة العقود في مستودع رقمي لهم بتتبع حالة العقد بسهولة والوصول إلى المستندات ذات الصلة والتعاون مع أصحاب المصلحة في الوقت الفعلي. إنه يعزز رؤية العقد ويقلل من الأخطاء اليدوية ويضمن الامتثال للمتطلبات القانونية.

3. الموارد البشرية

تستخدم فرق الموارد البشرية عقود العمل ، وخطابات العرض ، واتفاقيات السرية ، والاتفاقيات غير التنافسية في مهام سير العمل الخاصة بهم. يتضمن تبسيط سير عمل العقود في قسم الموارد البشرية التعاون بين متخصصي الموارد البشرية والفرق القانونية ومديري التوظيف والموظفين الجدد.

يمكن لفرق الموارد البشرية تسريع عملية إدارة العقود من خلال الاستفادة من التكنولوجيا مثل التوقيعات الإلكترونية وسير العمل الآلي. ويتضمن صياغة العقود وإرسالها للمراجعة والموافقة ، والتقاط التوقيعات الإلكترونية ، وتخزين مستندات العقد وإدارتها بشكل آمن.

4. عمليات تكنولوجيا المعلومات

تسهل فرق عمليات تكنولوجيا المعلومات عمليات تنفيذ التكنولوجيا ، ومشاركة البائعين ، واتفاقيات مستوى الخدمة ، وعقود الصيانة. هذه العقود ضرورية لإدارة العلاقات مع البائعين الخارجيين ، وضمان العمليات السلسة ، والحفاظ على سلامة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

يتضمن تبسيط سير عمل العقود في أقسام عمليات تكنولوجيا المعلومات التعاون بين متخصصي تكنولوجيا المعلومات وفرق المشتريات والإدارات القانونية والموردين الخارجيين. من خلال الاستفادة من أدوات وعمليات إدارة العقود الفعالة ، يمكن لهذه الفرق تبسيط إنشاء العقود والتفاوض عليها وتنفيذها.

5. المالية والمحاسبة

تستخدم فرق المالية والمحاسبة العقود لإدارة الاتفاقيات المالية ، وعلاقات الموردين ، وارتباطات العملاء ، والتزامات الامتثال. تضمن هذه العقود معاملات مالية دقيقة ، وتقلل من المخاطر وتحافظ على النزاهة المالية.

تتعاون إدارات المالية والمحاسبة مع الفرق القانونية وإدارات المشتريات والأطراف الخارجية. تساعد تدفقات عمل العقود المؤتمتة على تتبع مراحل العقد وشروط الدفع والالتزامات المالية ، مما يضمن إعداد الفواتير في الوقت المناسب ، وتحصيل المدفوعات ، والامتثال للشروط التعاقدية.

من خلال تبسيط سير عمل العقد ، يمكن لفرق المالية والمحاسبة تعزيز الدقة المالية ، وتحسين إدارة التدفق النقدي ، وتخفيف المخاطر التعاقدية ، وضمان الامتثال التنظيمي.

التطبيقات الخاصة بالصناعة لتدفقات عمل إدارة العقود

في مختلف الصناعات ، يوفر تبسيط سير العمل التعاقدي مزايا محددة مصممة خصيصًا لاحتياجات كل قطاع. دعونا ننظر إليهم أدناه.

1. الرعاية الصحية

تعتمد المستشفيات وشركات الأدوية والمؤسسات البحثية ومقدمو الرعاية الصحية على إدارة العقود بكفاءة من أجل الأداء السلس والامتثال. يتضمن إدارة الاتفاقيات مع البائعين والموردين ومقدمي الرعاية الصحية وشركات التأمين.

يتمثل أحد الجوانب الرئيسية في ضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية وقوانين الخصوصية ، مثل HIPAA ، لحماية معلومات المريض الحساسة.

تتيح تدفقات العمل الفعالة للعقود تنفيذ العقود في الوقت المناسب ، وتعزز تعاون أصحاب المصلحة ، وتساعد على الوفاء بالالتزامات التعاقدية. من خلال الاستفادة من الأدوات الرقمية والأتمتة ، تعمل مؤسسات الرعاية الصحية على تبسيط عمليات العقود الخاصة بها ، والتركيز على رعاية المرضى وتعزيز العلاقات الإيجابية مع أصحاب المصلحة.

2. التكنولوجيا

تعتمد شركات التكنولوجيا وبائعي البرامج وموفرو SaaS على إدارة العقود المبسطة لدفع الابتكار والحفاظ على علاقات العملاء والامتثال للوائح الصناعة.

تشمل تدفقات العمل التعاقدية في قطاع التكنولوجيا مجموعة من الاتفاقيات ، مثل اتفاقيات ترخيص البرامج ، واتفاقيات مستوى الخدمة ، وعقود تطوير البرامج ، واتفاقيات الملكية الفكرية ، وعقود الشراكة. تحدد هذه العقود الحقوق والالتزامات والتوقعات لكل من مزود التكنولوجيا والعميل.

علاوة على ذلك ، تعمل شركات التكنولوجيا في بيئة شديدة التنظيم. يتعين عليهم الامتثال للوائح خصوصية البيانات ومعايير الأمان واللوائح الخاصة بالصناعة. يُمكّن تبسيط سير عمل العقود المؤسسات من ضمان الامتثال وإدارة المخاطر وإثبات الالتزام بالمتطلبات القانونية.

3. العقارات

في صناعة العقارات ، تعد تدفقات العمل الخاصة بالعقود أمرًا بالغ الأهمية في إدارة عقود الإيجار وعقود بيع العقارات وعقود البائعين. من خلال تبسيط تدفقات العمل هذه ، يمكن لمحترفي العقارات أتمتة العمليات مثل اتفاقيات الإيجار وتجديد الإيجار وعقود صيانة الممتلكات ، مما يوفر الوقت والجهد.

تعمل تدفقات العمل التعاقدية الفعالة أيضًا على تحسين الاتصال والتعاون بين مالكي العقارات والمستأجرين وفرق إدارة الممتلكات ، مما يضمن التشغيل السلس والفعال. علاوة على ذلك ، فإن تبسيط سير عمل العقد يساعد المؤسسات العقارية على الامتثال للوائح المحلية والمتطلبات القانونية ، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويضمن عملية سليمة من الناحية القانونية.

4. التصنيع

في الصناعة التحويلية ، يضمن سير العمل المبسط للعقود عمليات سلسة ، من إدارة عقود الموردين واتفاقيات الشراء إلى التعامل مع عقود سلسلة التوريد.

يمكن للمصنعين توفير الوقت والموارد عن طريق أتمتة أوامر الشراء ، وإعداد الموردين ، وتجديد العقود ، مما يسمح لهم بالتركيز على أنشطة الأعمال الأساسية. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل تدفقات العمل التعاقدية الفعالة على تعزيز التعاون بين المصنعين والموردين والموزعين ، مما يعزز شراكات أكثر قوة وتواصل سلس عبر سلسلة التوريد.

5. الخدمات المالية

تعمل مهام سير العمل التعاقدية في صناعة الخدمات المالية على أتمتة اتفاقيات القروض وإعداد العميل ووثائق الامتثال. إنه يتيح معالجة أسرع ويقلل من الأخطاء اليدوية ويحسن تجربة العملاء.

يمكن للمنظمات ضمان الشفافية وتقليل التأخير وتقوية العلاقات مع العملاء من خلال تسهيل التعاون بين المؤسسات المالية والعملاء والفرق القانونية. تضمن تدفقات عمل العقد المبسطة التزام الخدمات المالية باللوائح ، مثل قوانين مكافحة غسيل الأموال (AML) ومتطلبات اعرف عميلك (KYC).

من خلال تبسيط سير عمل العقد ، يمكن للمؤسسات تنفيذ تدابير امتثال قوية ومراقبة التغييرات التنظيمية وتخفيف مخاطر الامتثال.

كيفية اختيار برنامج سير عمل العقد الصحيح

مع وفرة الخيارات المتاحة ، قد يكون العثور على البرنامج الذي يناسب احتياجات مؤسستك أمرًا صعبًا.

لمساعدتك في اتخاذ قرار مستنير ، إليك خمسة أسئلة أساسية يجب مراعاتها عند اختيار توقيع إلكتروني وبرنامج سير عمل العقد.

1. هل تقدم تجربة مستخدم بديهية؟

سهولة الاستخدام عامل حاسم في اختيار برمجيات التوقيع الإلكتروني. ابحث عن حل يوفر واجهة سهلة الاستخدام ، مما يسمح للموظفين بتوقيع المستندات بسهولة وسرعة. تعد الميزات مثل إرسال العقود إلى العديد من الموقعين في وقت واحد ، وتوقيع مستندات متعددة في جلسة واحدة ، وإنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام ، وتشغيل مهام سير عمل إضافية ، وتحديثات الحالة في الوقت الفعلي ضرورية للحصول على تجربة توقيع مبسطة ومريحة.

2. هل يتكامل مع أدواتي الحالية؟

ضع في اعتبارك توافق البرنامج مع تطبيقات عملك الحالية. ابحث عن حلول التوقيع الإلكتروني التي تتكامل بسلاسة مع الأدوات الشائعة. يجب أن يحتوي البرنامج على موصلات مسبقة الصنع أو واجهات برمجة تطبيقات مرنة لضمان التبادل السلس للبيانات وتبسيط سير عملك عبر الأنظمة الأساسية المختلفة.

3. هل تقدم تجربة هاتف محمول سلسة؟

في عالم اليوم الذي يركز على الأجهزة المحمولة ، يعد اختيار البرامج التي توفر تجربة سلسة على الأجهزة المحمولة أمرًا بالغ الأهمية. ابحث عن حلول التوقيع الإلكتروني التي تقدم تطبيقات أصلية للأنظمة الأساسية الرئيسية مثل iOS و Android والويب. يسمح للموظفين بإرسال المستندات وتوقيعها وإدارتها بأمان أثناء التنقل ، مما يحسن الإنتاجية ويضمن إكمال المهام في الوقت المناسب.

4. ما هو الأمان الذي يقدمه البرنامج؟

الأمن هو الشغل الشاغل عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع الوثائق الحساسة. تأكد من أن برنامج التوقيع الإلكتروني يوفر تدابير أمنية قوية مثل تشفير SSL لحماية المستندات. ابحث عن ميزات مثل طرق المصادقة (بيانات اعتماد تسجيل الدخول ، والتوقيعات الرقمية الآمنة) ، والامتثال لمعايير الصناعة (على سبيل المثال ، قانون تحديث E-SIGN ، و eIDAS ، و HIPAA ، و SOC 2) ، ومسار تدقيق مفصل لتتبع عملية التوقيع وتقديم دليل قانوني إذا لزم الأمر.

5. هل يستوعب نظام التسعير التوسع؟

ضع في اعتبارك قابلية التوسع وفعالية تكلفة البرنامج. إذا كانت مؤسستك في حالة نمو مرتفع ، فاختر حلاً يمكنه استيعاب احتياجاتك المتزايدة دون تكبد تكاليف إضافية كبيرة. ابحث عن التنفيذ السريع وتجربة المستخدم الممتعة ودعم العملاء الموثوق به وميزات توفير التكاليف التي يمكن أن تحل محل عمليات التوقيع الورقية.

يجب على المؤسسات الأصغر ذات الميزانيات المحدودة البحث عن البائعين الذين يقدمون حلولًا سهلة الإدارة ، وتكاملًا سلسًا مع التطبيقات الحالية ، وقابلية التوسع لحالات الاستخدام المستقبلية. اختر دائمًا موردًا يوفر دعمًا شاملاً للتنفيذ والتدريب وإدارة التغيير لضمان انتقال ناجح.

تحقيق النظام في حالة من الفوضى

إن الانتقال من الفوضى إلى الطلب في سير عمل إدارة العقود ليس مجرد احتمال بل ضرورة لنجاح الأعمال. يمكن للمؤسسات تبسيط ممارسات سير العمل التعاقدية مع قوة الأتمتة والعقلية الرقمية أولاً.

من خلال الشروع في هذا المسار ، تفتح الشركات الأبواب لعمليات محسّنة وتقليل المخاطر والأداء العالي. يفتح هذا التحول الكفاءة المعززة وخفض التكاليف وثقافة التعاون.

يعد البحث عن أفضل أداة لعملك أمرًا حيويًا لأن سر إدارة العقود يكمن في البرنامج.