كيف تقلل التكلفة وتزيد من ربح عملك؟

عندما تخفض الشركة التكاليف ، فهذا يعني عادة أنه يمكنك توقع منتجات أقل حداثة وخدمة أسوأ. إذا سبق لك إجراء مكالمة مع أحد البنوك أو مزود الاتصالات بعد تنفيذ جولة من التخفيضات والاستعانة بمصادر خارجية ، فربما تكون قد أمضيت ساعات في الانتظار ، فقط للتحدث أخيرًا مع موظف خدمة ليس لديه فكرة عن كيفية المساعدة أنت.

نحن جميعًا متشككون بشكل مبرر في الشركات التي تخفض التكاليف ، لكن تقليل النفقات وتبسيط العمليات لا يعني بالضرورة منتجات أو خدمات أقل جودة.

يمكن لكل شركة ، بغض النظر عن حجمها أو قاعدة العملاء ، خفض التكاليف بطريقة فعالة - بطريقة تؤدي إلى زيادة الإيرادات ، والأهم من ذلك ، خدمة ممتازة. ستوضح لك هذه المقالة بالضبط متى وأين يمكنك خفض التكاليف ، مما يوفر مقدمة أساسية للعمليات الفعالة لأي عمل تجاري.

مفتاح العمل المربح هو خفض التكاليف والحفاظ على الجودة وزيادة الأرباح

ما هي أفضل طريقة لتحقيق أقصى قدر من الأرباح؟ أبسط إجابة هي زيادة الإيرادات ، وهو ما يساعدك بالطبع إذا كان بإمكانك تحقيق ذلك. ولكن هناك طريقة أفضل ويمكن التحكم فيها بسهولة أكبر وتتعلق بإدارة النفقات. إنها تسمى قيادة التكاليف ، وإليك كيفية عملها:

بالنسبة للمبتدئين ، ستحتاج إلى التركيز على النوعين الرئيسيين من التكاليف: الثابتة والمتغيرة.

التكاليف الثابتة مستقلة عن مستوى إنتاج الشركة ، وتشمل أجهزة الكمبيوتر والمكاتب والهواتف وغيرها من المعدات. ولكن يمكن أن يشير المصطلح أيضًا إلى تكاليف أقل واقعية ، مثل الإيجار أو التأمين. في الواقع ، غالبًا ما تُعتبر العمالة تكلفة ثابتة نظرًا لأن تعيين الموظفين يستغرق وقتًا ومالًا.

تعتمد التكاليف المتغيرة على مستوى الإنتاج ، مما يعني أنه كلما زاد استهلاكك ، زاد المبلغ الذي تدفعه. من أمثلة التكاليف المتغيرة المواد الخام والتعبئة والتخزين.

الآن بعد أن تعرفت على النوعين الرئيسيين من التكاليف ، يمكنك البدء في معرفة لماذا ستؤدي إدارتهما بذكاء إلى إنتاج منتجات منخفضة التكلفة ، وبالتالي عائدات أعلى ، كل ذلك مع الحفاظ على نفس معايير الجودة.

يمكنك تقليل التكاليف عن طريق إجراء تخفيضات كبيرة ، ولكن هذا من المحتمل أن يقلل من جودة السلع أو الخدمات التي تقدمها . على سبيل المثال ، إذا قررت توفير المال عن طريق الاستغناء عن فريق دعم العملاء ، فمن المحتمل أن تواجه بعض العملاء غير السعداء في المستقبل القريب.

ومع ذلك ، فإن خفض التكاليف غير الضرورية بحكمة سيزيد من الإيرادات ويحافظ على الجودة. على سبيل المثال ، بنى مؤسس ايكيا Ingvar Kamprad إمبراطوريته المكونة من 235 متجرًا من خلال آليات بسيطة لخفض التكاليف تركت الجودة على حالها. كانت إحدى الإستراتيجيات هي بيع الأثاث غير المفكك ، والذي يشغل مساحة أقل ويتطلب وقتًا أقل للتصنيع.

ولكن كيف يمكنك خفض التكاليف بذكاء؟ دعونا نلقي نظرة أعمق على بعض الاستراتيجيات المحددة لتقليل النفقات مع الحفاظ على الجودة.

الأقل هو الأكثر: التوفير في المساحة والأنشطة غير الضرورية أمر ضروري لخفض التكاليف

عندما يكتشف رواد الأعمال مشروعًا جديدًا ، غالبًا ما يكونون عرضة للإفراط في الإثارة وقد ينتهي بهم الأمر إلى إنفاق أموال لا يملكونها. في حين أن هذا الخطأ شائع ، إلا أنه يمكن أن يشل العمل بشكل خطير قبل أن ينطلق.

لذلك ، من الأساسي فهم إدارة التكلفة من البداية ، والمكان الجيد للبدء هو الملكية.

تعد المساحة تكلفة كبيرة وهدفًا رئيسيًا لتقليص التكلفة. للتعرف على مقدار المساحة الكافية ، ضع في اعتبارك أن المعيار هو 11 مترًا مكعبًا لكل عامل. إذا كان لديك مساحة أكبر من ذلك ، فمن المحتمل أنك تنفق الكثير من المال عليها.

طريقة أخرى رائعة لخفض تكاليف المساحة هي من خلال hotdesking ، وهي وسيلة لتعظيم محطات العمل من خلال التخلص من المكاتب الفردية وجعل الموظفين يستخدمون أيًا منها متاحًا. على سبيل المثال ، تمتلك شركة Stocks ، وهي شركة بريطانية تصنع آلات الخياطة ، فريق مبيعات من عشرة أشخاص يعملون في مساحة مصممة لستة أفراد. ومع ذلك ، فإن المكتب يعمل بسلاسة لأن الموظفين يقضون 60 بالمائة من وقتهم في المواعيد الخارجية.

حسنًا ، بعد أن قمت بتوسيع مساحتك إلى الحد الأقصى ، حان الوقت لخفض التكاليف الأخرى غير الضرورية ، وهذا يعني الاستعانة بمصادر خارجية - بمعنى آخر ، التعاقد على مهام غير ضرورية مع شركات أخرى.

يجب اختبار أي نشاط ليس محوريًا لعملك: إذا كان القيام بذلك داخليًا أكثر تكلفة من الخارج ، فيجب الاستعانة بمصادر خارجية لشخص آخر يمكنه القيام بذلك بسعر أرخص.

في حين أن أعمال الاستعانة بمصادر خارجية التي يتم إجراؤها بالفعل داخل الشركة يمكن أن تكون أكثر تعقيدًا لأن استثمارات رأس المال قد تم بالفعل ، فمن الضروري القيام بذلك مع ذلك.

لنفترض أنك تدرك أنك بحاجة إلى الاستعانة بمصادر خارجية لإعلاناتك ، لكنك استثمرت للتو في برنامج تصميم تسويقي جديد. على الرغم من أنه قد يكون صعبًا ، فمن المهم أن تتقبل التكاليف الغارقة ؛ الأموال التي أنفقتها على البرنامج قد ضاعت بالفعل ، لكن لا يتعين عليك الاستمرار في إهدار المال عن طريق الدفع لموظفي الإعلانات.

يعد تحويل رأس المال بسرعة إلى منتجات والعودة إلى المزيد من رأس المال أمرًا ضروريًا للأعمال عالية الأداء

هل تعرف ما هي الدورة القلبية c ؟ حسنًا ، إنها معرفة أساسية لأي صاحب شركة ، لأن كل شركة تلتزم بها.

وإليك كيف يعمل:

تبدأ بالنقود في يدك ، سواءً كانت ملكك أو بنقود شخص آخر. ثم يتم استخدام هذه الأموال لشراء الأصول الرأسمالية والمواد التي يحولها عمل الموظفين إلى منتجات نهائية للبيع. أنت تدفع لمورديك ، وتدفع من قبل عملائك ونأمل أن يكون لديك بعض المال المتبقي لتكرارها.

لماذا هذا هو المركزية لخفض التكاليف؟

لأن التكاليف المنخفضة تتطلب دورة رأس المال السريعة والتركيز على القول المأثور القديم القائل بأن الوقت هو المال . على سبيل المثال ، كلما زادت الأموال المقيدة في رأس المال العامل مثل الأسهم ، زادت التكاليف الموجهة نحو أشياء مثل الفائدة والتخزين. لذلك من الضروري تحديد مقدار الوقت الذي تمتلكه في حوزتك.

طريقة واحدة لتحقيق ذلك من خلال جرد محدود. خذ شركة Wal-Mart على سبيل المثال ، التي يقل تخزينها في المخزون مرتين ونصف عن متوسط ​​الصناعة ، مما يضمن دورة فعالة.

لكن المفاوضات مع العملاء والموردين يمكن أن تقلل أيضًا من تكلفة الأصول الرأسمالية. على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع سلعًا وخدمات عن طريق الائتمان ، واستغرق الأمر 90 يومًا لتحصيل المدفوعات من أحد العملاء ، فأنت تخسر بشكل أساسي أي فائدة قد تتراكم عليها الأموال. تتمثل الإستراتيجية الأفضل في تحديد فترات دفع أقصر مع تأديب المتأخرين في الدفع بغرامات وتهديد باتخاذ إجراء قانوني.

على الجانب الآخر من العملة ، إذا قدم لك مورديك ائتمانًا ، فقد يكون من المغري الحصول عليه. ومع ذلك ، اعتمادًا على الموقف ، قد يكون من المنطقي من الناحية التجارية الدفع مقدمًا مقابل تكلفة إجمالية أقل. وبالطبع ، من الضروري تجنب السداد المتأخر ، لأن القيام بذلك سيعطيك سمعة سيئة في الصناعة.

يعد استخدام هامش ربح شركتك لتحفيز الموظفين أمرًا ضروريًا مثل تعظيم تأثير الحوافز غير المالية

تعد زيادة الإنتاجية طريقة رائعة لخفض التكاليف المتغيرة ، ولكن هذا يعني إقناع موظفيك بإنجاز المزيد - ونعلم جميعًا أن هذه ليست مهمة سهلة. لحسن الحظ ، هناك إستراتيجية رائعة لزيادة الإنتاجية ، وكلها تعتمد على تحفيز موظفيك من خلال هوامش الربح الخاصة بك بدلاً من معدل دورانهم ؛ هذا يجعلك في نفس الجانب مثل العاملين لديك مع زيادة أرباحك الخاصة.

في معظم الشركات ، يكافأ فريق المبيعات على المبيعات التي يقومون بها. يتسبب هذا الهيكل في جعل الموظفين يركزون على قطع الصفقات وغالبًا ما تُترك التكاليف بدون قيود. تتمثل الإستراتيجية الأفضل في ربط العمولات بأرباح الشركة ، وبالتالي تركيز فريق المبيعات لديك على توفير المال وتحسين أرباح الشركة.

على سبيل المثال ، ضاعفت Atrium ، وهي شركة إضاءة مقرها لندن ، أرباحها بأكثر من الضعف عن طريق التحول إلى نظام مكافآت مرتبط بإجمالي الربح. توقف مندوبو مبيعاتهم عن خفض الأسعار ، وبدلاً من الاعتماد على عقلية "أي شيء لإرضاء العميل" ، استثمروا في خفض التكاليف الخارجية وتحسين الكفاءة.

لكن المال لا يكفي. في حين أن الراتب الجيد هو جانب رئيسي من جوانب الرضا في مكان العمل ، فإن الراتب السمين وحده لا يضمن أن يعمل موظفوك بكفاءة مثالية. في الواقع ، الرضا الوظيفي هو أيضًا نتيجة للعديد من المحفزات غير النقدية ، مثل الشعور بالإنجاز الذي تريد أن يشعر به عمال خفض التكاليف.

لكن كيف يمكنك تحقيق ذلك؟

تتمثل إحدى الطرق في ملاحظة الجهد الذي يبذله موظفوك. في الواقع ، يمكن لمجرد إرسال بريد إلكتروني "شكرًا" أو حفل عشاء للموظفين بعد مشروع كبير أن يقطع شوطًا طويلاً نحو تحفيز فريقك دون كسر البنك!

حافظ على انخفاض تكاليف التمويل من خلال البحث عن مسابقات التمويل والاتصال بالأصدقاء والعمل في البنوك

من المؤكد أن كل شركة متنامية ستواجه تحدي تكاليف التمويل ، ومن الضروري السيطرة عليها قبل أن تبدأ في التهام أرباحك.

تنشأ تكاليف التمويل - أي تكلفة جمع الأموال - بسبب الفوائد والرسوم الأخرى. من المهم تحديد طرق لكسب المال فعليًا بتكلفة قليلة أو بدون تكلفة.

تتمثل إحدى الإستراتيجيات في الذهاب إلى الوكالات الحكومية أو بعض الشركات ، مثل البنوك والصحف ، التي قد تكون لها مصلحة في أنشطة تجارية معينة تجري في منطقة معينة ؛ قد يقودهم ذلك إلى المساهمة بالمال أو تقديم مزايا لشركتك.

على سبيل المثال ، يتم تقديم الآلاف من الجوائز كل عام حول العالم للشركات الجديدة أو الصغيرة. يعتمد معظمها على خطة عمل مثل جوائز بدء التشغيل من HSBC والتي تمنح ما يصل إلى 25000 جنيه إسترليني.

طريقة أخرى هي أن تطلب المال من العائلة والأصدقاء. هذه التقنية مفيدة لأنك تتجنب الامتثال للإجراءات الرسمية والمستهلكة للوقت مع منحك شروطًا أكثر مرونة. ومع ذلك ، من الضروري أن تشرح أي وجميع المخاطر لمثل هؤلاء الممولين لأن آخر شيء تريده هو أن يعاني صديق أو أحد أفراد الأسرة المتعاونين من صعوبات اقتصادية بسبب التزاماتك المالية الفاشلة.

تتمثل الإستراتيجية الثالثة والأخيرة في التفاوض مع البنوك للحصول على شروط أفضل. ولكن للقيام بذلك ، فإنك تحتاج إلى كل من الدراية الفنية اللازمة وخطة العمل. في النهاية ، تخضع البنوك لنفس عوامل الاقتصاد الكلي والضغط من أجل جني الأرباح كما أنت ، لذلك من الحكمة البحث عن بنك في حالة مالية جيدة ، حيث سيكونون قادرين على تقديم سعر أفضل لك.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في قراءة القسم المالي من الصحيفة مع الأخذ في الاعتبار أن أسعار الفائدة تميل إلى أن تكون من ثلاثة في المائة إلى تسعة في المائة. بطبيعة الحال ، يجب أن تطلق النار على الطرف الأدنى من النطاق ويجب أن تتسوق حتى تصل إلى هناك.

يمكن أن يتطلب خفض التكاليف في أزمة ما اتخاذ إجراءات جادة

إذا أصابت الكارثة شركتك ، فمن المحتمل أن يكون خفض التكاليف هو الإجراء الأول الذي ستتخذه. قد يعني هذا أحيانًا اتخاذ قرارات صعبة للحفاظ على نشاطك التجاري قائمًا ، ونعلم جميعًا أن الأوقات العصيبة يمكن أن تتطلب إجراءات متطرفة.

تتمثل إحدى هذه الإستراتيجيات في تداول الديون مقابل حقوق الملكية ، لأن التخلص من الديون يمكن أن يكون في بعض الأحيان يساوي جزءًا كبيرًا من شركتك. على سبيل المثال ، قامت شركة الأمتعة Samsonite بتداول 60 في المائة من أسهمها إلى CVC Capital Partners ، إحدى أكبر مجموعات الأسهم الخاصة في أوروبا ، مقابل سداد دين بقيمة 175 مليون دولار تقريبًا.

إجراء متطرف آخر هو نقل عملك إلى بلد جديد لتوفير الضرائب. على سبيل المثال ، تتمتع بعض البلدان بمعدلات ضرائب منخفضة جدًا على الأعمال ، مثل جزر المالديف بمعدل ضرائب يبلغ تسعة بالمائة والإمارات العربية المتحدة بمعدل ضريبة واحد بنسبة 15 بالمائة. قارن ذلك بالدول ذات المعدلات الأعلى ، مثل إيطاليا حيث يبلغ معدل ضريبة الأعمال 76 بالمائة أو الهند حيث 86 بالمائة.

ولكن بغض النظر عن الإجراء الذي تتخذه في أزمة ، فإن طرد موظفيك ليس أبدًا الخيار الأذكى ؛ الشركات التي لديها موظفين غير آمنين أسوأ بكثير.

لماذا ا؟

حسنًا ، الطرد هو المصدر الرئيسي للخوف بالنسبة لأي موظف ، مما يؤثر على إنتاجيته وجودة عمله. في الواقع ، قد يؤدي فصل الموظفين إلى البحث عن طرق للخروج من شركة يرون أنها سفينة غارقة.

ومع ذلك ، فإن الموظفين على استعداد أيضًا لتقديم تضحيات من شأنها توفير أموال الشركة ، إذا كان القيام بذلك يضمن لهم وظيفة. على سبيل المثال ، في يونيو 2009 ، أقنعت الخطوط الجوية البريطانية 6940 موظفًا بأخذ إجازة طوعية غير مدفوعة الأجر - وهي الخطوة التي وفرت للشركة 16.7 مليون دولار بالإضافة إلى الوظائف طويلة الأجل لهؤلاء العمال.

وبالطبع ، هناك مقياس الملاذ الأخير: القطع والهرب. بعد كل شيء ، الفشل هو مجرد حقيقة من حقائق العمل ، وفي المملكة المتحدة وحدها ، 400000 شركة تغلق أبوابها كل عام! لذا تذكر ، الخروج من عمل غير مربح ، إذا تم القيام به بشكل جيد ، يمكن أن يتركك في حالة أفضل لبدء عمل آخر.

استنتاج

ينظر بعض الأشخاص إلى خفض التكاليف كإجراء طارئ ، لكن استراتيجية خفض النفقات طويلة الأجل ضرورية بالفعل لتعزيز هوامش الربح لأي شركة.

ستساعدك إدارة تكاليفك بشكل فعال أيضًا على بناء مشروع تجاري جاهز لمواجهة أي أزمة أو موقف صعب.