كيف تدفع للموظفين

أتساءل كيف تدفع للموظفين؟ نظرًا لأنه يتطلب معرفة ضرائب الرواتب ، وقوانين يوم الدفع ، وحسابات النسبة المئوية ، وغير ذلك الكثير ، فليس من المستغرب أنك قد تكون بعيدًا عن العمق عند التعامل مع أول عدد قليل من كشوف المرتبات في عملك. لحسن الحظ ، قمنا بتغطيتك.

يفصل هذا الدليل كل ما تحتاج إلى معرفته لدفع رواتب موظفيك ، بما في ذلك اختيار طرق دفع الموظفين ، وتحديد جدول الأجور ، وحساب أرباح الموظفين ، وضرائب الرواتب ، وغير ذلك الكثير. هيا بنا نبدأ.

كيف تدفع للموظفين في 11 خطوة

لدفع رواتب الموظفين ، ستحتاج إلى إكمال مهام إدارة كشوف المرتبات ، وحساب رواتب الموظفين ، وإجراء عمليات اقتطاع واستقطاعات ، وأخيراً إرسال كشوف المرتبات الخاصة بك. هل أنت مستعد لإجراء أول كشوف رواتب لك؟

فيما يلي شرح تفصيلي لكيفية دفع رواتب موظفيك في 11 خطوة فقط.

1. التعامل مع الجوانب القانونية: رقم تعريف صاحب العمل الخاص بشركتك ، ونماذج ضريبة الموظفين ، وتقارير التوظيف الجديدة

هناك العديد من المتطلبات القانونية الأساسية التي ستحتاج إلى التعامل معها قبل الدفع لموظفيك ، بما في ذلك:

• الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) لعملك
• تعبئة وتقديم نماذج التوظيف
• الإبلاغ عن التوظيف الجديد
• تصنيف الموظف

حتى تفي بكل من هذه المتطلبات الأساسية لكشوف المرتبات ، لن تكون قادرًا على دفع رواتب موظفيك بشكل قانوني. لحسن الحظ ، فإن معظم هذه المهام لا تستغرق وقتًا طويلاً ويمكن أن تصبح أساس عملية التوظيف الجديدة لشركتك.

فيما يلي نظرة على المتطلبات الأساسية القانونية التي ستحتاج إلى إكمالها لتشغيل كشوف المرتبات لعملك.

2. حدد جدول يوم الدفع وفقًا لقوانين يوم الدفع في ولايتك

عندما يتعلق الأمر باختيار جدول الدفع ، فمن الضروري مراعاة قوانين يوم الدفع في ولايتك. معظم الولايات لديها قوانين يوم دفع حالية تملي الحد الأقصى للفترة بين مدفوعات الموظفين المسموح بها بناءً على مجموعة متنوعة من العوامل ، بما في ذلك نوع العامل الذي تدفعه ، والراتب السنوي للموظف ، وما إذا كان الموظف يحصل على أجر إضافي.

ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا مراعاة التدفق النقدي لشركتك عند اتخاذ قرار بشأن جدول الدفع. يمكن أن تشغل ميزانية كشوف المرتبات الخاصة بشركتك جزءًا كبيرًا من إيرادات عملك. لذلك ، من الأفضل التخطيط حول التدفق النقدي لشركتك (على سبيل المثال ، عندما يكون لديك أموال في البنك بانتظام) عند اتخاذ قرار بشأن يوم الدفع لشركتك.

أخيرًا ، تأكد من مراعاة أيام الدفع القياسية في الصناعة. إذا كانت صناعتك تدفع للموظفين عادة كل أسبوعين وتدفع مرة واحدة في الشهر ، فمن المحتمل أن تخيف الموظفين المحتملين - حتى لو كنت ملتزمًا بقوانين يوم الدفع في ولايتك.

3. اختر طرق دفع الموظف التي ستعرضها

عند اختيار طرق دفع الموظف ، ستحتاج إلى التفكير في الخيارات التي تناسب ميزانيتك ، والأكثر ملاءمة لموظفيك ، والأفضل لحفظ السجلات. بشكل عام ، أكثر طرق الدفع شيوعًا في الولايات المتحدة هي الإيداع المباشر والشيكات الورقية.

تؤدي كل من مدفوعات الإيداع المباشر والشيكات الورقية بشكل أساسي إلى إنشاء سجل قياسي عند استخدامها ، لذا فهي رائعة لحفظ السجلات الضريبية والمحاسبية. عادة ما تكون تكاليف الإيداع المباشر أقل من دولار لكل دفعة ، اعتمادًا على بنك عملك.

ومع ذلك ، يمكن أن تكون الشيكات الورقية أكثر تكلفة قليلاً وتستغرق وقتًا طويلاً ، حيث يتعين عليك تحديد مكان طلب الشيكات التجارية ، والاحتفاظ بمخزون من أوراق الشيكات التجارية ، وربما الاشتراك في برنامج طباعة فحص.

4. اختر ما إذا كنت ستستخدم برنامج كشوف المرتبات أو عملية كشوف المرتبات DIY

بغض النظر عما إذا اخترت استخدام برنامج كشوف المرتبات أو معالجة كشوف المرتبات يدويًا ، تظل طريقة معالجة كشوف المرتبات كما هي. ومع ذلك ، فإن الاختيار بين استخدام برنامج كشوف المرتبات أو معالجة كشوف المرتبات DIY يعد قرارًا رئيسيًا له تأثير على الشؤون المالية لأصحاب الأعمال والوقت وعمليات حفظ السجلات.

استمر في القراءة للمقارنة حول الوقت الذي يجب أن تختار فيه برنامج كشوف المرتبات أو معالجة كشوف المرتبات بنفسك لعملك.

عندما يجب أن تفكر في برنامج كشوف المرتبات

الايجابيات

• يوفر وقت تشغيل كشوف المرتبات
• يتعامل مع ضرائب الرواتب
• يمشي المستخدمين من خلال عملية كشوف المرتبات
• ميزات المكافأة (الموارد البشرية ، تتبع الوقت ، إدارة الفوائد ، إلخ.)

سلبيات

• تكاليف الاشتراك
• عرضة للمشكلات التقنية
• بعض الخيارات تفتقر إلى المرونة

بصفتك صاحب عمل ، يجب أن تفكر في استخدام برنامج كشوف المرتبات إذا كنت:

• ليس لديهم خبرة في عملية كشوف المرتبات
• مرتاحين بشكل معقول عند استخدام الكمبيوتر
• تريد توفير الوقت في تشغيل كشوف المرتبات
• لا تريد مسؤولية مواكبة لوائح الرواتب
• على استعداد لدفع تكاليف الخبراء للتعامل مع ضرائب الرواتب الخاصة بك
• على استعداد لدفع تكاليف الاشتراك في برنامج كشوف المرتبات
• على استعداد للبحث عن أفضل خيارات برامج كشوف المرتبات لعملك

5. حساب الأجر الإجمالي لموظفيك

لبدء معالجة كشوف المرتبات ، ستحتاج إلى حساب الراتب الإجمالي لموظفيك.

الراتب الإجمالي للموظف هو إجمالي جميع أرباحهم قبل اقتطاع أي ضرائب على الرواتب أو إجراء استقطاعات. يشمل إجمالي الراتب الأجور المكتسبة للراتب والموظفين بالساعة ، بالإضافة إلى أي أرباح تكميلية ، مثل الإكراميات ، وأجور العمل الإضافي ، والمكافآت ، والعمولات ، والجوائز ، والأجور المتأخرة ، والمزيد.

6. حساب وحجب ضرائب الرواتب

أرباب العمل مسؤولون عن حساب وحجب ضرائب الرواتب نيابة عن موظفيهم. الضرائب التالية هي الضرائب الأكثر شيوعًا التي يحتجزها أصحاب العمل:

• ضرائب Medicare
• ضرائب الضمان الاجتماعي
• ضرائب قانون ضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA)
• ضرائب البطالة الحكومية
• ضرائب الدخل

لحساب ضرائب الرواتب ، ستحتاج إلى مضاعفة كل ضريبة فردية يدويًا في إجمالي أرباح الموظف.

7. إجراء استقطاعات من رواتب الموظفين

بالإضافة إلى ضرائب الرواتب ، يتم أيضًا تخفيض أرباح الموظفين عن طريق الاستقطاعات من الرواتب. قد تكون استقطاعات الرواتب طوعية أو غير طوعية. بالإضافة إلى ذلك ، قد تؤخذ خصومات الرواتب من أرباح ما قبل الضرائب وما بعد الضريبة.

فيما يلي ملخص سريع لبعض الخصومات الضريبية الأكثر شيوعًا في كشوف المرتبات:

• مساهمات حساب التقاعد
• زينة
• مدفوعات أقساط التأمين
• هيئات الخدمات المالية و HSAs
• رسوم الاتحاد

بصفتك صاحب عمل ، فأنت مسؤول عن إجراء استقطاعات من كشوف المرتبات نيابة عن موظفيك والتأكد من تخصيص الأموال المقتطعة بشكل صحيح.

على سبيل المثال ، إذا تم خصم الأموال لتغطية مدفوعات الموظف تجاه التأمين الصحي الذي يرعاه صاحب العمل ، فستحتاج إلى سداد هذه الدفعة بالأموال التي قمت بخصمها من راتب الموظف.

8. حساب صافي الأرباح لكل موظف

بمجرد إجراء جميع ضرائب الرواتب والخصومات الإضافية لكشوف المرتبات ، فقد حان الوقت لحساب صافي أرباح موظفك. صافي أرباح الموظف هو إجمالي الأجور التي يأخذها الموظف إلى المنزل بعد إجراء الضرائب والخصومات.

لحساب صافي أرباح الموظف ، ما عليك سوى طرح المبلغ الإجمالي لضرائب الرواتب والخصومات من إجمالي أرباحهم لفترة الدفع.

9. مراجعة وإجراء تصحيحات على كشوف المرتبات

بمجرد الانتهاء من جميع العمليات الحسابية لشيكات رواتب موظفيك ، فقد حان الوقت للتحقق مرة أخرى. وفر على نفسك الوقت والمال اللازمين لتصحيح تشغيل خاطئ في كشوف المرتبات. فيما يلي بعض التفاصيل التي يجب التحقق منها عند مراجعة تشغيل كشوف المرتبات قبل التقديم:

• دقة أرباح الموظفين
• طرق الدفع التي يتم اختيارها لكل موظف
• أي حساب بنكي تأتي الأموال منه
• ساعات عمل الموظف المبلغ عنها بشكل صحيح
• تواريخ فترة الدفع الصحيحة

بمجرد عودتك وتصحيح أي أخطاء في تشغيل كشوف المرتبات ، يمكنك إرسال كشوف المرتبات الخاصة بك.

10. دفع رواتب موظفيك

بمجرد تقديم كشوف المرتبات ، حان الوقت لدفع رواتب موظفيك. اعتمادًا على نوع طريقة الدفع التي تستخدمها لدفع رواتب موظفيك ، قد تبدو هذه العملية مختلفة.

إذا كنت تدفع لموظفيك باستخدام الإيداع المباشر ، يجب أن تتذكر تقديم المعاملات إلى البنك الذي تتعامل معه في الوقت المحدد لضمان عدم تأخر دفع رواتب الموظفين.

إذا كنت تدفع لموظفيك بشيك ، فيمكنك ببساطة طباعة الشيكات في يوم الدفع وتوزيعها على الموظفين.

11. جعل الودائع الضريبية على الرواتب ومدفوعات الخصم

حان الوقت الآن لتقديم إيداعات ضريبية على كشوف المرتبات إلى الحكومة الفيدرالية وحكومة الولاية بالأموال التي حجبتها من رواتب موظفيك ومساهماتك الخاصة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى إرسال مدفوعات لأي استقطاعات أخرى أجريتها لشيكات رواتب موظفيك.

يجب إيداع ضرائب العمل ، بما في ذلك الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضرائب الدخل على أساس شهري أو نصف أسبوعي ، اعتمادًا على إجمالي الالتزامات الضريبية التي أبلغت عنها في السطر 9 من النموذج 944 أو في السطر 12 من النموذج 941.

يعد إجراء ودائع ضريبية اتحادية أمرًا إلزاميًا عبر تحويل الأموال الإلكتروني من خلال نظام دفع الضرائب الفيدرالي الإلكتروني للحكومة أو EFTPS.

تستحق الودائع الضريبية FUTA في 30 أبريل و 31 يوليو و 31 أكتوبر و 31 يناير خلال كل سنة ضريبية.

تختلف تواريخ استحقاق إيداع ضرائب الرواتب الحكومية وتواريخ استحقاق خصم الرواتب ، ولكن ستحتاج إلى الحصول على هذه المعلومات للتأكد من أن الودائع والمدفوعات تتم في الوقت المناسب.

الخلاصة حول كيفية دفع رواتب الموظفين

لحسن الحظ ، يكون فهم كيفية دفع رواتب موظفيك أمرًا سهلاً للغاية بمجرد تعلم أساسيات كشوف المرتبات والتعامل مع جميع مهام الإعداد.

يجد العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة أن الجزء الأكثر تحديًا في دفع رواتب الموظفين هو الحصول على ضرائب الرواتب بشكل صحيح ، حيث يمكن أن تختلف قوانين ضريبة الرواتب ولوائح الموارد البشرية بشكل كبير اعتمادًا على المكان الذي تتواجد فيه. لحسن الحظ ، لدينا العديد من موارد ضرائب الرواتب الحكومية لمساعدة أصحاب الأعمال الجدد في كشوف المرتبات والموارد البشرية للحصول على اتجاهاتهم.

تحقق من أدلة ضريبة الرواتب الحكومية الخاصة بنا:

• دليل ضريبة الرواتب لولاية نيويورك
• دليل ضريبة الرواتب في كاليفورنيا
• دليل ضريبة الرواتب في تكساس
• دليل ضريبة الرواتب في ولاية أريزونا
• دليل ضريبة المرتبات في فلوريدا
• دليل ضريبة الرواتب في ماريلاند

كيف تدفع للموظفين أسئلة وأجوبة